Jak stworzyć formularz oceny pracownika + darmowe szablony

Formularze oceny pracowników pomagają firmom zachować spójność i uczciwość w ocenach, zapewniają menedżerom sposób komunikowania oczekiwań i oferują pracownikom szansę na otrzymanie informacji zwrotnej i poprawę ich wydajności. Pomagają również menedżerom określić, jakie pytania zadać podczas oceny wydajności. Ponieważ formularze te zapewniają również uczciwość, chronią nawet firmy przed sporami prawnymi.

W tym artykule zbadamy, czym jest formularz oceny pracownika i jakie są jego zalety, a także przedstawimy kilka przydatnych szablonów do tworzenia formularzy oceny pracownika. Omówimy również kilka najlepszych wskazówek dotyczących tworzenia świetnego formularza oceny pracownika.

Pobierz bezpłatny standardowy formularz oceny pracownika tutaj

Pobierz bezpłatny formularz samooceny pracownika tutaj

Co to jest formularz oceny pracownika?

Formularz oceny pracownika to formularz używany przez kierowników i przełożonych do oceny zachowań pracowników oraz oceny i zarządzać ich wydajnością . Zwykle wypełnia je przełożony lub kierownik, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie pracy pracownika i jest zaznajomiony z jego wynikami. W ten sposób mogą przekazać konstruktywną informację zwrotną na temat mocnych stron pracownika i obszarów do poprawy.

Formularze oceny są używane podczas procesu oceny wyników i zwykle mają od 1 do 3 stron, w zależności od tego, co chcesz ocenić. Możesz również poprosić pracowników o dokonanie samooceny w ramach procesu oceny.

Formularze mogą oceniać umiejętności pracowników, takie jak komunikacja, wiedza zawodowa, praca zespołowa i inicjatywa. Mogą również obejmować to, jak dobrze pracownicy spełniają kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), cele, umowy dotyczące poziomu usług (SLA) i inne. Zaletą stworzenia własnego formularza oceny pracownika jest to, że możesz dostosować go do pomiaru wszelkich kompetencji, które są ważne dla Twojej firmy.

Po wypełnieniu formularzy oceny pracowników możesz zidentyfikować obszary, w których pracownik może potrzebować dodatkowego szkolenia lub rozwoju. Możesz również użyć tej wiedzy do wyznaczenia celów dla członków swojego zespołu. Następnie zwykle organizujesz spotkanie ze swoimi pracownikami, aby omówić wyniki oceny. Zwykle dzieje się to podczas przeglądów miesięcznych lub kwartalnych, ale można również użyć formularzy do jednorazowego ustalenia celów lub spotkań kompetencyjnych.

Dlaczego warto korzystać z formularza oceny pracownika?

Istnieje wiele powodów, dla których warto korzystać z formularzy oceny pracowników. Możesz ich użyć do:

Zachowaj uczciwość w ocenach wydajności

Formularze oceny pracowników zapewniają ustandaryzowany proces oceny pracowników na tym samym stanowisku na podstawie tych samych kryteriów. Pomaga to stworzyć spójność i sprawiedliwość. To z kolei eliminuje możliwość stronniczości lub faworyzowania.

Możesz użyć różnych formularzy oceny dla różnych ról, aby upewnić się, że pracownicy są oceniani sprawiedliwie pod kątem ich określonych obowiązków służbowych.

Wspieraj rozwój zawodowy

Formularze oceny pracowników zapewniają sprawiedliwy i obiektywny sposób oceny wydajności pracowników oraz określają obszary, w których pracownicy potrzebują dodatkowych szkoleń lub możliwości rozwoju. Może to pomóc pracownikom w zdobyciu nowych umiejętności i postępie w Twojej organizacji.

Możliwości rozwoju zawodowego nie zawsze muszą oznaczać awanse. Mogą również obejmować boczne przeniesienia do innej roli lub działu, pracownika goszczącego nowego pracownika lub szkolenie grupowe lub pracownika przyjmującego dodatkowe obowiązki.

Dokumentuj postępy pracowników

Przeprowadzanie regularnych ocen pracowniczych i rejestrowanie formularzy ocen tworzy pisemny zapis postępów pracowników. Jest to korzystne, gdy przeprowadzasz oceny wydajności lub decydujesz, kto zasługuje na awans lub podwyżkę.

Zamiast opierać swoje decyzje na wynikach pracowników w ostatnim czasie, ten zbiór dokumentacji może pomóc w podejmowaniu uczciwych i bezstronnych decyzji na podstawie danych historycznych.

Pro Tip: Użyj oprogramowania do zarządzania pracownikami, takiego jak Connecteam, aby śledzić wszystkie oceny i całą oś czasu pracowników w Twojej firmie. Ułatwia to personelowi HR przeprowadzanie regularnych przeglądów opartych na faktach.

Zacznij bezpłatnie korzystać z Connecteam.

Zwiększ informacje zwrotne i komunikację

Formularze oceny oferują ustrukturyzowany sposób przekazywania udokumentowanych informacji zwrotnych swoim pracownikom. Ta informacja zwrotna może obejmować mocne strony pracownika, obszary do poprawy i wkład w firmę. Możesz również dołączyć informacje zwrotne dotyczące pomiaru czasu, dni nieobecności z powodu nieobecności, ogólnego zachowania w pracy, celów zawodowych i innych.

Przekazywanie informacji zwrotnych w pracy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu pracowników . Ankieta przeprowadzona przez firmę Gallup wykazała, że ​​pracownicy, którzy regularnie przeglądają informacje zwrotne, 3,6 razy częściej twierdzą, że są zmotywowani do wykonywania wyjątkowej pracy. Przyniesie to korzyści Twoim klientom, całemu zespołowi, a ostatecznie Twojemu wynikowi finansowemu.

Chroń swoją firmę przed sporami prawnymi

Formularze oceny pracowników mogą również zapewnić ochronę prawną Twojej firmie.

Załóżmy na przykład, że musisz zwolnić pracownika za słabe wyniki. Jednak ten pracownik twierdzi, że dobrze się spisał i uważa, że ​​zwolniłeś go z powodów dyskryminacyjnych. Mogą próbować wnieść przeciwko tobie roszczenie prawne. Będziesz w lepszej sytuacji prawnej, jeśli możesz przedstawić dowody słabych wyników pracownika za pomocą historycznych formularzy oceny pracowników.

Upewnij się, że pracownicy podpisują formularze oceny pracowników po przeprowadzeniu spotkania oceniającego. Należy również podpisać dokument, a następnie wykonać kserokopię formularza. Przekaż swoim pracownikom kopię formularza, a drugą zachowaj w swoich aktach. Ponadto możesz wykonać kopię zapasową rekordu w bezpiecznym, opartym na chmurze oprogramowaniu do zarządzania zasobami ludzkimi.

Wskazówki dotyczące tworzenia formularza oceny pracownika

Mieć określone skupienie

Upewnij się, że twój formularz oceny ma wyraźny nacisk, taki jak wydajność pracy, kompetencje lub cele i zadania.

Na przykład, jeśli oceniasz wydajność pracy, możesz uwzględnić pytania, które oceniają zdolność pracownika do osiągania kluczowych wskaźników wydajności i wypełniania podstawowych obowiązków związanych z jego rolą.

Zdefiniuj kryteria oceny

Zastanów się, jakie kompetencje, obowiązki, umiejętności i/lub zachowania są najważniejsze do oceny sukcesu w Twojej organizacji. Możesz to zrobić, przeglądając opisy stanowisk i odświeżając pamięć o misji i wartościach firmy.

Na przykład kryteria oceny mogą obejmować silne umiejętności komunikacyjne, pozytywne nastawienie i chęć współpracy z innymi.

Dostosuj formularze do różnych ról

Dostosowanie formularzy do każdego stanowiska, które oceniasz, gwarantuje, że oceniasz umiejętności i kompetencje najważniejsze na tym stanowisku. To z kolei gwarantuje, że Twoje oceny są sprawiedliwe . Pracownicy nie będą oceniani na podstawie kryteriów, które nie mają związku z ich rolami.

Załóżmy na przykład, że oceniasz sprzedawcę. W swoim formularzu umieść pytania, które oceniają zdolność pracownika do realizacji celów sprzedażowych i budowania relacji z klientami.

Uwzględnij okres przeglądu

W formularzu zanotuj okres czasu, do którego będziesz się odwoływać podczas oceny. Na przykład, jeśli przeglądasz wyniki pracownika w ciągu ostatnich 3 miesięcy, zanotuj dokładne daty w formularzu, np. od 3 stycznia 2023 r. do 3 kwietnia 2023 r.

Użyj systemu ocen

System ocen to wstępnie ustalona skala służąca do pomiaru wydajności, zachowań lub kompetencji pracownika w znormalizowany sposób . Pomaga to w dokonywaniu obiektywnych ocen i gwarantuje, że są one sprawiedliwe.

Skala ocen może być:

• Liczbowy. Na przykład skala 1-5, gdzie 1 oznacza słabe wyniki, a 5 oznacza doskonałe wyniki.
• Opisowy. Na przykład „bardzo słaba”, „słaba”, „przeciętna”, „bardzo dobra” i „wybitna”.
• Wizualny. Na przykład skala gwiazd lub buźki, zwykle łącznie 5 lub 10.
• Sygnalizacja świetlna. Na przykład kolor czerwony oznacza słabe wyniki, żółty spełnia oczekiwania, a zielony oznacza przekraczanie oczekiwań.

Używaj jasnego, obiektywnego języka

Unikaj skomplikowanych zwrotów lub żargonu technicznego w formularzach oceny pracowników. Używaj języka, który jest jasny i łatwy do zrozumienia.

Podobnie ważne jest używanie obiektywnego języka. Unikaj subiektywnego lub emocjonalnego języka , który może być otwarty na interpretację.

Na przykład nie umieszczaj pytania typu: „Czy uważasz, że pracownik jest leniwy?” „Leniwy” jest terminem subiektywnym i zbyt emocjonalnym, aby można go było używać w formularzu oceny pracownika. Zamiast tego możesz zapytać: „Jak konsekwentnie pracownik osiąga swoje cele wydajnościowe?”

Używaj zarówno pytań zamkniętych, jak i otwartych

Uwzględnienie w tych formularzach pytań zamkniętych i otwartych to świetny sposób na zapewnienie gromadzenia danych ilościowych i jakościowych na temat wydajności pracowników.

Pytania zamknięte mają ograniczone odpowiedzi. Zazwyczaj odpowiadasz na nie „tak” lub „nie”, „prawda” lub „fałsz” lub inną z góry określoną odpowiedzią z szeregu opcji (na przykład w skali ocen). Zwykle dostarczają informacji ilościowych.

Przykładem pytania zamkniętego może być: „W skali od 1 do 10, jak dobrze pracownik współpracuje ze współpracownikami?” Odpowiedzi mogą wahać się od „1: Wymaga znacznej poprawy” do „10: Konsekwentnie przekracza oczekiwania”.

Na pytania otwarte nie można odpowiedzieć „tak” lub „nie”. Dostarczają informacji jakościowych. Przykładem pytania otwartego jest: „W jakich obszarach pracownik powinien się poprawić?”

Zrób miejsce na opinie

Poza pytaniami zamkniętymi i otwartymi pamiętaj o uwzględnieniu miejsca na komentarze i ogólne informacje zwrotne dla pracowników. Po każdym pytaniu możesz dołączyć małą sekcję na informację zwrotną lub umieścić większe pole na końcu formularza oceny.

Dobrym pomysłem jest zaznaczenie w formularzu, że osoba oceniająca powinna uwzględnić zarówno pozytywne, jak i negatywne informacje zwrotne oraz używać przy tym bezpośredniego, ale uprzejmego języka. Dzięki temu informacja zwrotna jest wyważona i konstruktywna.

Przeczytaj naszą dogłębną recenzję najlepszych narzędzi do zbierania opinii pracowników

Na przykład: „Świetna robota zajmująca się problemami klientów i dostarczająca rozwiązania spełniające ich potrzeby. Użyłeś jednak terminów, których klienci mogli nie znać, co mogło spowodować zamieszanie. Radzę używać prostszych terminów, aby wyjaśnienia były łatwiejsze do zrozumienia. Ogólnie rzecz biorąc, doceniam twoje starania, aby nasi klienci byli zadowoleni”.

Ponadto osoby oceniające, zostawiając komentarze w formularzu, powinny wskazywać przykłady z życia wzięte. Na przykład, przekazując negatywną informację zwrotną na temat terminowości, podaj konkretne przypadki spóźnienia pracownika.

Dołącz sekcję do omówienia celów SMART

W swoim formularzu dodaj miejsce na przedstawienie celów, nad którymi pracownik może pracować po dokonaniu oceny. Te cele powinny być SMART:

• Specyficzny . Na przykład „poprawa pomiaru czasu” nie jest konkretna. Jednak fakt, że pracownik jest 5 minut wcześniej na każdą zmianę, jest specyficzny.
• Wymierny. Na przykład pracownik może dążyć do zwiększenia przychodów ze sprzedaży o 20% od pierwszego do drugiego kwartału.
• Osiągalny. Czy cel jest osiągalny z punktu, w którym znajduje się pracownik? Na przykład nie mogą przejść od podpisywania 1 klienta miesięcznie do podpisywania 10 klientów miesięcznie z dnia na dzień. Możliwym do osiągnięcia celem mogłoby być przejście od podpisywania umowy z 1 klientem do 3 klientów miesięcznie w ciągu następnego kwartału. Można to zwiększyć w późniejszym terminie, aby pracownik nadal robił postępy.
• Odpowiedni. Czy cel jest istotny dla pracownika i Twojej firmy? Na przykład odpowiednim celem dla kierownika hotelu byłoby zwiększenie wyników zadowolenia klientów o 10% w ciągu najbliższych 3 miesięcy.
• Ograniczony czasowo. Na przykład kierownik projektu może dążyć do ukończenia komercyjnego projektu budowlanego w ciągu 6 miesięcy. Ten cel jest ograniczony w czasie, ponieważ ma określony termin.

Zapewnij poufność

Bardzo ważne jest, aby oceny wydajności pracowników pozostały poufne. Szczegółów nie należy omawiać z nikim innym niż pracownik i jego kierownik lub przełożony. Podobnie pracownicy nie powinni mieć dostępu do fizycznych formularzy oceny pracowników, które nie należą do nich.

Aby zapewnić poufność, bezpiecznie przechowuj kopie wypełnionych formularzy oceny pracowników. Możesz to zrobić, przechowując je w zamkniętej szafce na akta lub przechowując formularze cyfrowo, na przykład w systemie zarządzania dokumentami.

Jeśli wybierzesz drogę cyfrową, upewnij się, że formularze są chronione hasłem i ustaw odpowiednie uprawnienia dostępu dla każdego formularza. Tylko pracownicy i ich kierownicy lub przełożeni powinni mieć dostęp do swoich formularzy ocen.

Szablony formularzy oceny pracowników

Dołączyliśmy 2 bezpłatne szablony recenzji pracowników, które możesz wykorzystać zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy, aby ocenić swoją pracę.

Jednym z nich jest szablon standardowego formularza oceny, który jako menedżer wypełnisz. Drugi to szablon formularza samooceny, który pracownicy mogą wypełnić podczas samooceny.

Standardowy formularz oceny pracy pracownika

Pobierz przykładowy formularz oceny wydajności pracownika

Formularz samooceny

W przypadku formularzy samooceny wskazówka tkwi w nazwie: członkowie Twojego zespołu wypełniają je samodzielnie. Na podstawie ich punktacji możesz rozpocząć rozmowę o tym, dlaczego zdobyli taką ocenę. Na przykład, jeśli pracownik źle ocenił swoją obecność, ale nigdy nie opuścił dnia pracy, zapytaj go, dlaczego.

Zazwyczaj formularz samooceny wykorzystuje z góry określony system ocen. Pracownicy będą oceniać się pod kątem kompetencji kluczowych dla ich roli zawodowej.

Pobierz przykładowy formularz samooceny pracownika

Streszczenie

Formularze oceny pracowników zapewniają prosty sposób oceny wyników i zachowania pracowników. Korzystając z tych formularzy, możesz również przekazywać pracownikom konstruktywne opinie, wyznaczać i udostępniać cele oraz identyfikować mocne strony pracowników i obszary wymagające poprawy.

Ponieważ formularze te zapewniają ustandaryzowany sposób oceny pracowników, zapewniają one uczciwość wszystkich ocen. Pomaga to chronić Cię w mało prawdopodobnym przypadku sporu prawnego.

Postępując zgodnie ze wskazówkami przedstawionymi w tym artykule i korzystając z naszych bezpłatnych szablonów, możesz mieć pewność, że tworzysz uczciwe, wydajne i łatwe do wykonania formularze oceny pracowników.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj