Jak stworzyć podręcznik pracownika dla małej firmy: najlepszy przewodnik

Podręcznik pracownika to dokument opisujący wartości firmy, zasady, procedury i zobowiązania prawne. Bez niego menedżerowie spędzają więcej czasu na odpowiadaniu na pytania, a pracownicy nie wiedzą, czego się od nich oczekuje. Ponadto właściciele firm mogą napotkać problemy prawne, jeśli nie mają jasnego procesu postępowania z wrażliwymi kwestiami pracowniczymi.

Dobrze napisany podręcznik pracownika zapewnia Twojemu zespołowi jasność co do standardów, procedur i oczekiwań firmy. Ponadto otrzymasz niezawodny, poręczny przewodnik dotyczący wszelkich spraw pracowniczych lub pracowniczych.

W tym artykule przedstawiamy szczegółowe wskazówki dotyczące tworzenia podręcznika dla pracowników małej firmy oraz kompleksowy przykładowy podręcznik dla pracowników, który można pobrać i dostosować do własnych potrzeb.

Dlaczego potrzebujesz podręcznika pracownika

Dzięki podręcznikowi dla pracowników właściciele i menedżerowie małych firm mogą:

• Zachowaj zgodność. Wszystkie firmy muszą przestrzegać lokalnych, stanowych i federalnych przepisów prawa pracy, więc podręcznik pracownika powinien być zgodny z wymogami prawnymi i prawami pracowniczymi. To świetny sposób, aby upewnić się, że nie łamiesz prawa i pomaga zabezpieczyć swoją firmę na wypadek pozwu pracownika.

• Określ jasne oczekiwania. Podręcznik pracownika małej firmy pozwala dzielić się kulturą, wartościami i standardami firmy ze swoimi pracownikami. Twój zespół będzie miał jasność co do tego, czego się od niego oczekuje i jakie będą konsekwencje złamania zasad.

• Ustal spójność. Podręczniki pracownicze dla małych firm zawierają jasne, spójne zasady zatrudnienia. Dotyczą one wszystkich w firmie, niezależnie od działu, lokalizacji lub stażu pracy. To dobry sposób na zapewnienie, że wszyscy pracownicy będą traktowani w ten sam sposób.

• Zmniejsz ryzyko prawne. Podręczniki dla pracowników zapewniają przejrzystość w zakresie dyskryminacji, molestowania, zwalniania pracowników i innych wymogów prawnych. To nie tylko zmniejsza ryzyko pozwów sądowych, ale także chroni cię, jeśli zostaniesz pozwany, o ile postępowałeś zgodnie z procedurami prawnymi.

• Oferuj łatwe wdrożenie. Nowo zatrudnieni mogą skorzystać z podręcznika dla pracowników, aby zrozumieć misję, zasady, świadczenia pracownicze i nie tylko Twojej firmy. Pomoże im to szybko się zaaklimatyzować i uzyskać odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące praktyk pracy w Twojej firmie.

• Oszczędzaj czas. Dzięki kompleksowemu podręcznikowi dla pracowników menedżerowie małych firm mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu w obliczu problemów pracowniczych. Mogą natychmiast skorzystać z podręcznika, aby uzyskać wskazówki, zamiast tracić cenny czas na szukanie rozwiązania.

<< Pobierz obszerny przykładowy podręcznik >>

Jak stworzyć podręcznik pracownika dla swojej małej firmy

Krok 1: Dołącz najważniejsze elementy

Pierwszym krokiem do napisania podręcznika pracownika dla małych firm jest podjęcie decyzji, jakie tematy będzie on obejmował. Poniżej znajdują się niezbędne elementy, które zalecamy uwzględnić.

Wartości i misja firmy

Aby Twoi pracownicy byli zaangażowani w Twoją firmę, muszą odnosić się do jej misji, celów i podstawowych zasad. Ustal priorytety na początku podręcznika, aby pracownicy wiedzieli, jak ważne są te elementy i mieli do nich łatwy dostęp.

Ta pierwsza sekcja powinna zaczynać się od misji Twojej firmy. Upewnij się, że Twoja misja jest jasna, zwięzła i odzwierciedla ogólny cel Twojej firmy. Powinien inspirować i motywować pracowników, klientów i innych interesariuszy.

Następnie powinieneś przedstawić podstawowe wartości i zasady swojej firmy, na przykład doskonałość, uczciwość i innowacyjność. Jasno zdefiniuj każdy z nich, wyjaśnij, dlaczego są one ważne dla firmy i omów, w jaki sposób znajdują odzwierciedlenie w codziennych operacjach. W ten sposób pracownicy wiedzą, w jaki sposób mają prezentować te wartości w swojej pracy.

Ogólne zasady i informacje dotyczące zatrudnienia

Wszystkie podręczniki dla pracowników małych firm zawierają sekcję dotyczącą ogólnych zasad zatrudnienia. Tutaj pracownicy mogą znaleźć kluczowe informacje na temat praktyk zatrudnienia w firmie, w tym:

Zasady zatrudniania

Skorzystaj z tej podsekcji, aby poinformować pracowników o procesie rekrutacji w Twojej firmie, w tym o procesie aplikacji, wymaganiach dotyczących wdrożenia i sprawdzaniu przeszłości.

Dodatkowo wykorzystaj to miejsce, aby wyjaśnić, jakie rodzaje zatrudnienia oferuje Twoja firma, na przykład zatrudnienie na żądanie. To wtedy ty lub twoi pracownicy macie swobodę rozwiązania umowy o pracę w dowolnym momencie bez podania przyczyny, z okresem wypowiedzenia lub bez.

Wreszcie, jest to dobre miejsce do omówienia wszelkich okresów próbnych dla nowych pracowników. Omów czas trwania okresu próbnego oraz to, czy są uprawnieni do czasu wolnego i świadczeń w okresie próbnym.

Godziny pracy

Jasno zdefiniuj godziny pracy dla pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin. Pamiętaj, aby nakreślić różnice w statusie zatrudnienia, świadczeniach i zasadach dotyczących czasu wolnego między nimi.

Przerwy i posiłki

Prawo zazwyczaj wymaga od pracodawców zapewnienia pracownikom godzin posiłków i przerw na odpoczynek w godzinach pracy. Twój podręcznik pracownika powinien określać minimalne i maksymalne czasy przerw. Możesz także określić, jak i kiedy chcesz zapewniać te przerwy — na przykład w połowie zmiany pracownika lub w przerwach rozłożonych w czasie, aby nie wszyscy pracownicy mieli przerwę w tym samym czasie.

Ponadto zachowaj przejrzystość w kwestii tego, czy pracownicy otrzymują wynagrodzenie podczas przerw na odpoczynek. Wyjaśnij również, czy mają jakieś inne ograniczenia, takie jak przebywanie w określonym obszarze lub miejscu pracy podczas przerw.

Czas wolny i urlopy

Pracownicy powinni mieć jasność co do tego, jakie są ich dodatki za czas wolny. Obejmuje to płatny czas wolny, taki jak urlop, dni chorobowe, urlop żałobny, dni wolne od pełnienia funkcji ławnika lub dni osobiste.

Pracownicy muszą również rozumieć dłuższe urlopy, jakie oferuje Twoja firma. Mogą to być urlopy wojskowe, przedłużone urlopy medyczne, urlopy naukowe lub urlopy rodzicielskie.

Upewnij się, że przestrzegasz wymogów prawnych dotyczących czasu wolnego i nieobecności. Na przykład niektóre przepisy stanowe wymagają oferowania urlopu macierzyńskiego, jeśli Twoja firma osiągnie określoną liczbę pracowników.

Co ważne, określ dozwolone dni dla wszystkich rodzajów urlopów długoterminowych, wszelkie ograniczenia dotyczące tego, kiedy pracownicy mogą z nich korzystać oraz czy urlopy są płatne, czy bezpłatne.

Wreszcie, ta sekcja powinna również zawierać informacje o tym, jak wnioskować o nieobecność, kryteria kwalifikowalności nieobecności i proces powrotu do pracy.

Procedury zarządzania wydajnością

Małe firmy powinny uwzględnić procesy i procedury zarządzania wynikami w swoich podręcznikach dla pracowników. Powinno to obejmować oczekiwania dotyczące wyników, kryteria awansu oraz przegląd wyników i proces odwoławczy.

Powinieneś również wyjaśnić swój proces poprawy wydajności. Przedyskutuj, jakie kroki podejmujesz, aby pracownicy osiągający słabe wyniki wrócili na właściwe tory i jakie problemy mogą doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy.

Procedury bezpieczeństwa i ochrony

Każdy podręcznik dla pracowników małych firm będzie zawierał zasady bezpieczeństwa i ochrony dotyczące stanowisk pracy lub miejsc pracy. Obejmuje to informacje dotyczące bezpieczeństwa dotyczące ćwiczeń przeciwpożarowych, procedur ewakuacji i nagłych przypadków medycznych. Upewnij się, że Twój podręcznik jest zgodny z odpowiednimi przepisami Urzędu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA) oraz przepisami dotyczącymi odszkodowań pracowniczych.

Ponadto procedury bezpieczeństwa mogą również obejmować ochronę danych, politykę haseł i fizyczne środki bezpieczeństwa, takie jak dostęp do bezpiecznych obszarów.

Procesy rezygnacji i wypowiedzenia

Podręczniki pracownicze powinny zawierać jasne wytyczne dotyczące procedur rezygnacji i rozwiązania stosunku pracy. Pracownicy muszą wiedzieć, jak złożyć wypowiedzenie i jaki jest ich okres wypowiedzenia. Możesz również zawrzeć informacje o przekazaniu, wywiadach końcowych i zwrocie mienia firmy.

W przypadku wypowiedzenia podaj szczegółowe informacje o tym, dlaczego umowy mogą zostać rozwiązane — na przykład z powodu niewłaściwego postępowania, nienależytych wyników lub zwolnienia.

Uwzględnij również zasady dotyczące odpraw obowiązujące w Twojej firmie, w tym informacje o tym, jakiej odprawy mogą się spodziewać, w jaki sposób są obliczane oraz warunki płatności.

Na koniec możesz również skorzystać z tej sekcji, aby poinformować pracowników, w jaki sposób mogą uzyskać dostęp do listów referencyjnych dotyczących zatrudnienia lub dołączyć do absolwentów firmy.

Umowa o nieujawnianiu lub zachowaniu poufności

Jest to temat, który znajdziesz w każdym szablonie podręcznika pracownika. Umowy o nieujawnianiu lub zachowaniu poufności uniemożliwiają pracownikom udostępnianie poufnych informacji biznesowych podmiotom zewnętrznym lub wykorzystywanie ich do osobistych korzyści. Może to obejmować tajemnice handlowe, plany biznesowe, dane klientów lub inne informacje prywatne.

Podręcznik powinien określać, jak długo obowiązuje umowa o zachowaniu poufności, konsekwencje naruszenia oraz wszelkie wyjątki, na przykład gdy ujawnienie jest wymagane przez prawo.

Przepisy antydyskryminacyjne i przeciwdziałające molestowaniu

Ta część podręcznika pracownika jest wymagana przez prawo federalne i ma na celu zapobieganie dyskryminacji i molestowaniu w pracy. Powinien również spełniać wszystkie odpowiednie wymagania prawa stanowego.

Jasno wyjaśnij, w jaki sposób Twoja firma definiuje dyskryminację i molestowanie, w tym zachowania zabronione. Może to obejmować molestowanie seksualne, dyskryminację ze względu na płeć, dyskryminację rasową lub inne formy dyskryminacji i molestowania.

Podręcznik powinien przedstawiać procedury Twojej firmy dotyczące przeciwdziałania dyskryminacji i molestowaniu. Powinno to obejmować sposób zgłaszania skarg, jakie dochodzenia mają miejsce i jakie są konsekwencje dla przestępców. Ponadto możesz zdecydować się na omówienie podejścia Twojej firmy do szkolenia pracowników w zakresie dyskryminacji i molestowania w pracy.

Wreszcie, jeśli jesteś pracodawcą stosującym zasadę równych szans, jest to dobre miejsce, aby to podkreślić. Omów swoje podejście do zatrudniania, awansowania i wynagradzania pracowników bez dyskryminacji.

Kodeks postępowania

Ta część podręcznika dla pracowników koncentruje się na zachowaniu i postępowaniu pracowników w firmie. Od pracowników oczekuje się przestrzegania zasad określonych w kodeksie postępowania. Upewnij się, że zaznaczyłeś również konsekwencje złamania kodu.

Oto, co należy uwzględnić:

• Profesjonalizm: jak pracownicy powinni traktować współpracowników, klientów i inne osoby w pracy.

• Dress code: Co pracownicy mogą, a czego nie mogą nosić w pracy. Uwzględnij wszelkie szczególne ograniczenia, takie jak zakaz noszenia przez lekarzy i pielęgniarki odzieży z długimi rękawami lub lakieru do paznokci.

• Etyka: Definicje i standardy firmy dotyczące nieuczciwości, oszustw i zachowań niezgodnych z prawem.

• Używanie narkotyków i alkoholu: Zasady dotyczące używania narkotyków i alkoholu w pracy i poza nią. Podkreśl konsekwencje łamania zasad.

• Korzystanie z technologii: Zasady dotyczące sposobu, w jaki pracownicy korzystają z firmowych telefonów komórkowych, służbowych wiadomości e-mail, Internetu na stacji roboczej lub w miejscu pracy lub aplikacji związanych z pracą.

• Zasady dotyczące mediów społecznościowych: Co pracownicy mogą, a czego nie mogą publikować na temat Twojej firmy lub swojej pracy w mediach społecznościowych. Może to również obejmować inne ograniczenia, takie jak nietolerowanie przez firmę pracowników publikujących mowę nienawiści lub nieodpowiednie komentarze na ich kontach w mediach społecznościowych.

• Konflikty interesów: polityka firmy dotycząca sytuacji, w których osobiste lub finansowe interesy pracownika kolidują z jego zdolnością do działania w najlepszym interesie firmy.

Powinno to obejmować zasady dotyczące przyjmowania prezentów od klientów, potencjalnych pracowników lub dostawców. Powinien również obejmować stanowisko Twojej firmy w sprawie romantycznych relacji między pracownikami, klientami lub innymi interesariuszami, a także zatrudniania krewnych, przyjaciół, byłych współpracowników lub znajomych.

Ponadto powinien obejmować temat pracowników posiadających własność finansową w firmie lub pracowników angażujących się w działania konkurujące z firmą.

• Nagabywanie: zasady Twojej firmy dotyczące wszelkiego rodzaju nagabywania, w tym przekupstwa, prób sprzedaży usług innym pracownikom lub klientom w celu uzyskania osobistych korzyści lub naciągania współpracowników do nowej firmy, gdy pracownicy odchodzą.

• Wydatki i zwrot kosztów: Proces ubiegania się o zwrot kosztów związanych z pracą. Określ dokładnie, co liczy się jako wydatek związany z pracą, na przykład podróż lub szkolenie.

• Zgłaszanie naruszeń: w jaki sposób pracownicy powinni zgłaszać wszelkie naruszenia polityki lub kodeksu firmy oraz jak będą one traktowane.

Odszkodowania i świadczenia

Pracownicy często odwołują się do sekcji dotyczącej wynagrodzeń i świadczeń. Dostarcza ważnych informacji o wynagrodzeniach pracowników i benefitach firmowych.

W tej sekcji opisz sposób wynagradzania pracowników — na przykład godzinowy, dzienny, tygodniowy lub miesięczny. Należy również wyjaśnić, kiedy pracownicy mogą spodziewać się zapłaty w przypadku urlopu lub innych okoliczności, które mogą opóźnić płatność. Na przykład, jeśli dzień wypłaty przypada na święto państwowe lub weekend, pracownicy otrzymają wynagrodzenie następnego dnia roboczego.

Omów również, w jaki sposób obliczane są płace — na przykład, w jaki sposób pracownicy godzinowi powinni rejestrować swój czas i stawki wynagrodzenia za godziny pracy. Upewnij się, że przestrzegasz wymogów prawnych, takich jak płaca minimalna, wynagrodzenie za nadgodziny i zasady przerw na odpoczynek.

Możesz również uwzględnić różne dostępne metody płatności, takie jak wpłaty bezpośrednie, czeki lub karty płatnicze.

Ponadto określ, jakich potrąceń pracownicy mogą oczekiwać od swoich wypłat. Mogą to być wymagane potrącenia, takie jak podatki federalne i stanowe, lub dobrowolne potrącenia za świadczenia, takie jak rachunki oszczędnościowe. Ponadto ważne jest, aby wspomnieć, czy Twoja firma potrąca wynagrodzenie za zwolnienie chorobowe lub inne nieobecności.

Chociaż nie musisz wymieniać szczegółów wszystkich oferowanych korzyści, powinieneś omówić podstawy. Na przykład określ, jakie plany ubezpieczenia zdrowotnego są oferowane, czy osoby pozostające na utrzymaniu są objęte ubezpieczeniem i kiedy ma miejsce coroczna otwarta rejestracja.

Podobnie, przedstaw podstawowe informacje na temat innych świadczeń, w tym płatnego czasu wolnego (PTO), planów emerytalnych, ubezpieczenia na życie, zniżek na siłownię i tak dalej. To świetny sposób, aby poinformować pracowników, do czego są uprawnieni, i pochwalić się oferowanymi przez Ciebie bonusami w pracy.

Polityka dyscyplinarna i rażące wykroczenia

Pracodawcy często muszą uciekać się do działań dyscyplinarnych, gdy pracownicy naruszają zasady firmy. Podręcznik powinien jasno określać, czym jest postępowanie dyscyplinarne. Wyjaśnij proces dochodzenia i oczekiwane wyniki, w tym ustne i pisemne ostrzeżenia lub rozwiązanie umowy w przypadku rażącego wykroczenia.

Podaj przykłady tego, jakie zachowania zaliczają się do rażącego wykroczenia, np. kradzież, zażywanie narkotyków, dyskryminacja itp. Dodatkowo określ, co oznacza rozwiązanie umowy z powodu rażącego wykroczenia w odniesieniu do okresu wypowiedzenia, referencji do przyszłego zatrudnienia i niewypłaconych premii.

Zastrzeżenie i podpis

Dołącz zastrzeżenie stwierdzające, że podręcznik pracownika nie jest umową. Zapobiegnie to pozwaniu cię przez pracowników, jeśli procedury podręcznika nie będą przestrzegane.

Możesz również znaleźć opcjonalną sekcję dotyczącą podpisów w przykładowym podręczniku dla pracowników małych firm. W tym miejscu pracownicy mogą podpisać potwierdzenie, że otrzymali egzemplarz podręcznika, przeczytali go i zrozumieli. Ponownie, pomaga to chronić firmę na wypadek, gdyby pracownik złożył bezprawny pozew pod pretekstem nieznajomości zasad firmy.

Krok 2: Upewnij się, że odzwierciedla kulturę firmy

Twój podręcznik pracownika to świetne narzędzie do zaprezentowania, co reprezentuje Twoja firma i czego pracownicy mogą oczekiwać od kultury firmy.

Używaj tonu głosu, który pasuje do tożsamości Twojej firmy, na przykład ciepłego lub oficjalnego. Opracuj także swoje zasady, aby były zgodne z wartościami firmy. Na przykład możesz wykazywać zerową tolerancję dla dyskryminacji, ale możesz być bardziej wyrozumiały w kwestii ubioru. Na bieżąco dopasowuj każdą sekcję, aby podręcznik naprawdę reprezentował Twoją firmę i jej kulturę.

Krok 3: Sprawdź, czy jest to zgodne z prawem pracy

Podręczniki pracowników napisane przez działy kadr lub właścicieli firm mogą skorzystać z przeglądu prawnego. Wynika to z faktu, że przepisy różnią się w zależności od czynników, takich jak miejsce pracy, liczba pracowników i rodzaje pracowników. Adwokat, który przegląda dokument, może upewnić się, że obejmuje on wszystkie odpowiednie przepisy federalne, stanowe i lokalne. Pomaga to chronić Twoją firmę w przypadku procesu sądowego.

Krok 4: Uczyń go łatwym do odczytania i znalezienia

Uważaj na nadmierny żargon i inne złożone terminy, zwłaszcza jeśli korzystasz z bezpłatnego szablonu podręcznika pracownika dla właścicieli małych firm, który może zawierać słowa i wyrażenia, których Twoja firma nie używa. Twój podręcznik powinien być prosty w czytaniu i łatwy do zrozumienia.

Ponadto udostępnij podręcznik. Rozważ przechowywanie go na dysku współdzielonym, gdzie pracownicy mogą go łatwo znaleźć.

Connecteam to świetna aplikacja do przechowywania i udostępniania ważnych dokumentów firmowych. Możesz go użyć do bezpiecznego przechowywania podręcznika pracownika. Co więcej, Twoi pracownicy będą mogli uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca na swoich telefonach komórkowych. Możesz zapisać się na bezpłatną wersję próbną, aby przetestować to i wiele innych zaawansowanych narzędzi operacyjnych, kadrowych i komunikacyjnych.

Krok 5: Publikuj go i regularnie przeglądaj

Po przejrzeniu podręcznika i podjęciu decyzji, gdzie go przechowywać, możesz opublikować go do przeczytania przez pracowników.

Ponadto zalecamy wyznaczenie właściciela lub zespołu do regularnego przeglądania i aktualizowania podręcznika w oparciu o opinie pracowników i zmieniające się przepisy.

Krok 6: Skorzystaj z pomocy — pobierz nasz kompleksowy przykładowy podręcznik!

Tworzenie podręcznika pracownika może być przytłaczające. Na szczęście nie musisz pisać od zera. Możesz spojrzeć na podręczniki innych firm jako punkt odniesienia lub poprosić opłacanego profesjonalistę o napisanie go dla Ciebie.

Najskuteczniejszym sposobem stworzenia podręcznika byłoby jednak skorzystanie z bezpłatnego szablonu podręcznika pracownika dla małych firm. Pobierz nasz kompleksowy szablon poniżej i po prostu dostosuj go do zasad i procedur swojej firmy.

<< Pobierz obszerny przykładowy podręcznik >>

Streszczenie

Stworzenie podręcznika pracownika to ważny krok dla każdej małej firmy. Pomaga określić jasne oczekiwania wobec pracowników i zapewnia zgodność z przepisami lokalnymi, stanowymi i federalnymi.

Dobry podręcznik dla pracowników powinien być kompleksowy i obejmować informacje o zatrudnieniu, wynagrodzeniach i świadczeniach, politykach dotyczących dyskryminacji i nękania, zachowaniu pracowników i nie tylko. Powinien być łatwy do odczytania i zrozumienia, a także łatwy do uzyskania z dowolnego miejsca. Wskazane jest również, aby prawnik przejrzał podręcznik pracownika i wyznaczył wyznaczonego właściciela do regularnego aktualizowania go, aby zawsze był zgodny z wymogami prawnymi i zasadami biznesowymi.

Tworząc skuteczny podręcznik dla pracowników, możesz wspierać kulturę przejrzystości i bezpieczeństwa swoich pracowników oraz chronić swoją małą firmę przed ryzykiem prawnym.