Kompletny przewodnik po zarządzaniu dokumentacją pracowników + najlepsze narzędzia

Pomiędzy kartami czasu pracy, listami płac i przeglądami wyników zarządzanie dokumentacją pracowników może być przytłaczającym zadaniem dla większości działów HR. I nie zawsze łatwo jest to naprawić.

W najlepszym przypadku złe zarządzanie dokumentacją jest niedogodnością, utrudniając znalezienie potrzebnych dokumentów. W najgorszym przypadku staje się odpowiedzialnością z poważnymi konsekwencjami prawnymi. Dlatego tak ważne jest stosowanie efektywnego systemu zarządzania aktami pracowniczymi.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR jest do tego idealne. Oszczędza czas i wysiłek, automatyzując procesy rejestrowania i wyszukiwania. Daje Ci dostęp do dokumentów HR z dowolnego miejsca, jednocześnie przechowując je zgodnie z Twoimi obowiązkami dotyczącymi zgodności. Ponadto ułatwia utrzymywanie aktualności i dokładności dokumentów pracowniczych.

W tym artykule wyjaśniamy, jak skonfigurować system zarządzania dokumentacją pracowniczą oraz najlepsze narzędzia cyfrowe, które Ci w tym pomogą.

Co to jest zarządzanie dokumentacją pracowniczą?

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą odnosi się do zarządzania cyklem życia dokumentacji pracowniczej zgodnie z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Nazywany również zarządzaniem dokumentami HR, obejmuje przechowywanie, dostęp, obsługę i niszczenie dokumentów pracowniczych.

Najlepszym sposobem obsługi akt pracowniczych jest system zarządzania dokumentami. Zwykle oparty na oprogramowaniu system zarządzania dokumentami przechowuje, organizuje i śledzi dokumenty w formie elektronicznej.

Rodzaje akt pracowniczych

Akta pracownicze obejmują:

• Dane osobowe , takie jak imiona i nazwiska, adresy, dane konta bankowego i kontakty w nagłych wypadkach.
• Informacje medyczne , w tym dokumentacja medyczna, pisma od lekarzy, informacje o niepełnosprawności i prośby o zakwaterowanie.
• Rekordy rekrutacyjne , takie jak opisy stanowisk, aplikacje, CV, notatki z rozmów kwalifikacyjnych, listy ofertowe i sprawdzenie referencji.
• Historie zatrudnienia , takie jak akta zatrudnienia, informacje dotyczące wdrażania i formularze I-9.
• Listy płac i świadczenia , w tym karty czasu pracy, rejestry obecności, dokumenty podatkowe, plany świadczeń zdrowotnych i formularze zapisów na świadczenia.
• Akta osobowe , w tym ostrzeżenia lub inne działania dyscyplinarne, nagrody i dokumenty separacyjne, takie jak wywiady końcowe.
• Dokumentacja rozwoju zawodowego , w tym przeglądy wyników, awanse i dokumenty transferowe.
• Rejestry urlopów , w tym wnioskowane i zatwierdzone urlopy.
• Kontrakty i umowy , takie jak umowy o pracę, umowy o zachowaniu poufności i podpisane regulaminy pracownicze
• Dokumenty kadrowe , takie jak pisemne zasady.
• Zapisy dotyczące bezpieczeństwa i ochrony , w tym materiały szkoleniowe w zakresie bezpieczeństwa, raporty o incydentach i dokumenty dotyczące odszkodowań pracowniczych.
• Materiały szkoleniowe, licencje zawodowe i certyfikaty.

Dlaczego efektywne zarządzanie dokumentacją jest ważne?

Jest to konieczne do celów zgodności

System zarządzania dokumentacją pracowniczą jest często wymagany przez prawo. Do firm ma zastosowanie zestaw przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji. Wymagają one od pracodawców prowadzenia dokładnych akt osobowych pracowników przez określony czas — zwany „okresem przechowywania”.

W Stanach Zjednoczonych istnieje kilka przepisów federalnych, które zobowiązują pracodawców do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Należą do nich:

• Ustawa o dyskryminacji ze względu na wiek
• Ustawa o równych płacach
• Ustawa o uczciwych standardach pracy (FLSA)
• Ustawa o urlopach rodzinnych i lekarskich (FMLA)
• Ustawa o bezpieczeństwie i higienie pracy (ustawa o BHP)
• Tytuł VII ustawy o prawach obywatelskich

Na przykład, zgodnie z FLSA, pracodawcy muszą przechowywać przez dwa lata wszelkie rejestry wykorzystywane do obliczania wynagrodzeń, w tym karty czasu pracy i harmonogramy.

Istnieją również przepisy i regulacje dotyczące prowadzenia rejestrów na poziomie stanowym i lokalnym. Określają one różne okresy przechowywania i wymagania dotyczące przechowywania.

Bardzo ważne jest, aby zrozumieć swoje obowiązki prawne dotyczące dokumentacji pracowniczej, aby uniknąć kar. Może to obejmować złożone ramy prawne, dlatego powinieneś zasięgnąć profesjonalnej porady na temat przepisów, które mają zastosowanie do Twojej firmy.

Bezpiecznie przechowuje poufne informacje

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą obejmuje przetwarzanie danych osobowych pracowników. Obejmuje to dane konta bankowego, informacje podatkowe i dokumenty medyczne. Te wrażliwe dokumenty często podlegają przepisom o ochronie danych osobowych. Dlatego ważne jest, aby przechowywać je w bezpieczny sposób i upewnić się, że dostęp do nich mają tylko odpowiednie osoby.

Dobry system zarządzania dokumentacją jest idealny do ochrony poufnych dokumentów. W szczególności cyfrowe systemy zarządzania dokumentami oferują szereg funkcji bezpieczeństwa. Obejmują one ochronę hasłem, szyfrowanie, kontrolę uprawnień i historię dostępu.

Takie funkcje zapewniają dostęp do dokumentów tylko zatwierdzonym osobom. Tworzą również cyfrową mapę historii dokumentu, pokazującą, kiedy powstał, kto i kiedy miał do niego dostęp.

Środki bezpieczeństwa, takie jak kontrola dostępu i szyfrowanie, pomagają zmniejszyć ryzyko cyberataków lub naruszeń danych. Kontrola wersji może również wykrywać próby włamania do systemu zarządzania dokumentami, umożliwiając szybką reakcję.

Poprawia wydajność i zapewnia zgodność Twojej firmy

Ręczne zarządzanie rekordami może być czasochłonne. Polega na przeszukiwaniu szafek na akta lub jednostek magazynowych zawierających setki lub tysiące dokumentów w celu znalezienia tego, którego szukasz. W badaniu Wakefield Research 54% respondentów stwierdziło, że spędza więcej czasu na szukaniu potrzebnych dokumentów niż na odpowiadaniu na e-maile lub wiadomości.

Oprogramowanie do zarządzania rekordami digitalizuje proces przechowywania i wyszukiwania dokumentów. Dzięki przechowywaniu i porządkowaniu plików cyfrowych w centralnej lokalizacji możesz szybko i łatwo znaleźć potrzebne dokumenty. W ten sposób Twój czas jest wolny na ważniejsze zadania.

Szybki dostęp do dokumentów jest również niezbędny do tworzenia dokumentów do raportów z audytu lub do innych celów regulacyjnych. Jest to również istotne w przypadku odpowiadania na skargi lub procesy sądowe. W takich sytuacjach często wiążą się terminy, dlatego szybkie odzyskanie dokumentów ma kluczowe znaczenie.

Zarządzanie dokumentacją cyfrową umożliwia również automatyzację niektórych etapów procesu zarządzania dokumentacją — na przykład kategoryzowanie i archiwizowanie dokumentów. Dzięki temu praca jest wykonywana szybciej niż ręczne przenoszenie dokumentów. Zmniejsza również ryzyko błędu ludzkiego, w tym przypadkowego zniszczenia dokumentów.

Poprawia wymianę informacji

Dobrze zorganizowane i łatwo dostępne dokumenty ułatwiają udostępnianie informacji odpowiednim osobom w Twojej organizacji.

Dzięki przechowywaniu dokumentów w scentralizowanej lokalizacji pracownicy mają zawsze dostęp do dokumentów potrzebnych im do wykonywania pracy. Pozwala również uniknąć powielania pracy. Pracownicy mogą sprawdzić, czy dokument istnieje przed jego utworzeniem.

Ponadto skuteczny system zarządzania dokumentami ułatwia pracownikom współpracę. Mogą udostępniać i aktualizować dokumenty w czasie rzeczywistym.

Pomaga również Twojemu zespołowi w szybszym podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych. Każdy ma najbardziej aktualne informacje na wyciągnięcie ręki, aby podejmować świadome decyzje.

Jak skonfigurować cyfrowy system zarządzania dokumentami

Kategoryzuj swoje dokumenty kadrowe

Pierwszym krokiem podczas konfigurowania systemu zarządzania dokumentami jest określenie, jakie typy plików HR muszą być przechowywane. Aby pomóc w archiwizacji, podziel je według kategorii. Na przykład akta personelu, zapisy dotyczące bezpieczeństwa, zapisy dotyczące szkoleń i skargi.

Organizowanie dokumentów w ten sposób ułatwia ich archiwizację, zwłaszcza jeśli oprogramowanie do zarządzania dokumentacją ma funkcję automatycznego archiwizowania. Zapewnia również oddzielne przechowywanie dokumentów, co ułatwia przypisywanie im praw dostępu.

Ustaw uprawnienia dostępu

Następnie możesz zdecydować, kto potrzebuje dostępu do każdego typu dokumentu. Z reguły im bardziej wrażliwe są dane, tym mniej osób potrzebuje do nich dostępu.

Menedżerowie HR zazwyczaj mają dostęp do szerokiego zakresu akt pracowników. Na przykład powinni mieć możliwość wglądu do dokumentacji płacowej, a także danych osobowych i medycznych pracowników.

Z drugiej strony pracownik zmianowy nie potrzebuje dostępu do tych informacji. Zamiast tego muszą mieć dostęp do formularzy, raportów bezpieczeństwa i zasad HR.

Ustawiając uprawnienia, możesz kontrolować, kto ma dostęp do którego dokumentu. Tak więc, podczas gdy każdy z działu HR może przeglądać dane dotyczące wynagrodzeń i pracowników, możesz uniemożliwić otwieranie ich wszystkim innym pracownikom.

Ważne jest, aby sprawdzić odpowiednie przepisy dotyczące pozwoleń na dokumenty. Niektóre przepisy określają, kto może uzyskać dostęp do określonych dokumentów lub informacji zawartych w aktach pracowniczych.

Zdefiniuj okresy przechowywania i zdarzenia wyzwalające

Następnie określ, jak długo będziesz przechowywać rodzaje dokumentów i kiedy zegar zacznie biec w tym czasie (tj. zdarzenie wyzwalające). Na przykład zdarzenia wyzwalające mogą obejmować utworzenie rekordu, datę przeglądu wyników lub rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem.

Okresy przechowywania i zdarzenia wyzwalające są często określone przez prawo. Na przykład w Stanach Zjednoczonych na szczeblu federalnym pracodawcy są zobowiązani do przechowywania:

• Podania o pracę i CV na 1 rok.
• Rekordy płacowe przez 3 lata od ich utworzenia.
• Dokumentacja Urzędu ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA) przez 5 lat po roku, którego dotyczy dokumentacja.

Sprawdź prawa i regulacje na poziomie federalnym i stanowym, które mają zastosowanie do Twojej firmy.

Chociaż możesz zdecydować się na przechowywanie dokumentacji po upływie ustawowego okresu przechowywania, najlepiej jest regularnie usuwać dokumenty, które wygasły. Niepotrzebne przechowywanie akt może utrudnić zarządzanie dokumentami. Mogą zwiększyć koszty przechowywania dokumentów i spowolnić ich pobieranie, zwłaszcza w wersji papierowej.

Musisz także zdecydować, jak pozbyć się dokumentów na koniec okresu ich przechowywania. Rozwiązania do zarządzania dokumentacją cyfrową zazwyczaj automatyzują ten proces. W bezpieczny sposób niszczą zapisy elektroniczne po upływie terminu ich ważności, aby nie można ich było odtworzyć.

Jeśli posiadasz również dokumentację fizyczną, zastanów się, czy możesz po prostu wyrzucić dokumenty, czy też należy je bezpiecznie usunąć. Być może będziesz musiał zaangażować firmę zajmującą się niszczeniem dokumentów, stosującą surowe procedury kontroli pochodzenia, w celu zbierania, niszczenia i niszczenia poufnych dokumentów, takich jak te zawierające dane osobowe pracowników.

Dodaj dodatkowe środki bezpieczeństwa

Na koniec rozważ sposoby dodania dodatkowych zabezpieczeń do systemu zarządzania dokumentami.

Dzięki cyfrowemu systemowi zarządzania dokumentacją możesz ustawić uprawnienia dostępu zgodnie z typem dokumentu. Ale powinieneś również sprawdzić, czy dane pracowników są zaszyfrowane. Oznacza to, że są one chronione przed odczytaniem lub edycją, jeśli osoba trzecia uzyska do nich dostęp, gdy Twoi pracownicy będą ich używać, udostępniać lub przesyłać.

Jako dodatkową warstwę bezpieczeństwa możesz również dodać hasła lub uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla użytkowników uzyskujących dostęp do niektórych dokumentów.

Regularne tworzenie kopii zapasowych danych pracowników jest również ważne na wypadek awarii systemu. Używaj zaszyfrowanych plików do przechowywania cyfrowych kopii zapasowych na bezpiecznych serwerach lokalnych lub w chmurze. Kopie zapasowe w formie papierowej należy przechowywać w zamykanych szafkach na akta lub w zamkniętym pomieszczeniu magazynowym.

Innym sposobem ochrony systemu zarządzania dokumentami pracowniczymi jest edukowanie pracowników w zakresie bezpieczeństwa danych — na przykład poprzez szkolenia online. Pomaga im to zrozumieć ryzyko i zidentyfikować potencjalne cyberzagrożenia, które mogą naruszyć dokumentację pracowników.

Inne najlepsze praktyki, o których warto pamiętać

Poznaj prawa swoich pracowników

Oprócz przepisów dotyczących przechowywania i okresów przechowywania dokumentów, ważne jest zrozumienie praw pracowników w odniesieniu do ich dokumentacji.

Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych dają pracownikom prawo do informacji, w jaki sposób ich dane osobowe są gromadzone, przetwarzane i udostępniane. Upewnij się, że zarówno dział HR, jak i pracownicy przeszli szkolenie w tym zakresie. Na przykład przeprowadź serię webinarów na temat ochrony danych osobowych i upewnij się, że poruszyłeś ten temat w swoim podręczniku dla pracownika. Pomaga to wszystkim w Twojej organizacji zrozumieć swoje prawa i obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych.

Ważne jest również skonfigurowanie procesów umożliwiających pracownikom wnioskowanie o dostęp lub zmianę danych osobowych, na przykład za pośrednictwem formularza online. W swoim podręczniku zasad i procedur określ, która osoba lub dział jest za to odpowiedzialny, aby pracownicy wiedzieli, kogo pytać.

Opracuj jasne, spisane zasady i procesy zarządzania dokumentami

Twój plan zarządzania dokumentami powinien być poparty pisemnymi zasadami i procesami. Pomagają działowi kadr w tworzeniu, organizowaniu i przechowywaniu akt pracowników.

Pisząc, pamiętaj o wyjaśnieniu różnych rodzajów dokumentów pracowniczych, sposobu składania tych dokumentów, kto ma do nich dostęp oraz kiedy i jak należy je zniszczyć.

Istotne jest również udostępnienie tych zasad i procesów swoim pracownikom. Możesz to zrobić, włączając je do swojego podręcznika zasad i procedur, włączając je do procesu wdrażania i wysyłając regularne e-maile w całej firmie, aby przypominać pracownikom o procedurach prowadzenia dokumentacji.

Zapisanie tych wskazówek i przekazanie ich zespołowi zapewnia spójność zarządzania dokumentacją w organizacji. Daje również Twojemu działowi HR łatwy punkt odniesienia, dzięki czemu może podejmować właściwe decyzje podczas obsługi dokumentacji pracowniczej.

Bądź na bieżąco ze zgodnością prawną

Prawa i przepisy dotyczące zarządzania dokumentacją często się zmieniają. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku ewoluującej technologii związanej z zarządzaniem dokumentacją cyfrową.

Upewnij się, że jesteś na bieżąco z tymi zmianami i odpowiednio dostosuj swoje zasady i procedury. W ten sposób możesz ograniczyć ryzyko niezgodności, która może skutkować karami, takimi jak grzywny lub postępowanie prawne.

Regularnie przeglądaj swoje akta pracowników

Informacje o pracownikach zmieniają się regularnie, często w wyniku rotacji, awansów i zmian sytuacji osobistej. Wprowadź systemy do regularnego przeglądania dokumentacji pracowników w celu potwierdzenia, że ​​zawierają one dokładne informacje.

Narzędzia do zarządzania dokumentacją cyfrową często mają funkcje, które mogą w tym pomóc. Możesz na przykład ustawić coroczne przypomnienie dla członków zespołu, aby zaktualizowali swoje dane osobowe i dane kontaktowe w sytuacjach awaryjnych.

3 najlepsze narzędzia do zarządzania dokumentami pracowniczymi

Przy szerokiej gamie dostępnych programów do zarządzania dokumentacją pracowniczą wybór najlepszego oprogramowania dla Twojej firmy może być trudny. Oto nasze rekomendacje dotyczące trzech najlepszych narzędzi do zarządzania dokumentami.

Connecteam ułatwia zarządzanie wszystkimi rodzajami dokumentów pracowniczych od momentu ich utworzenia do ich usunięcia. Funkcje zarządzania dokumentami Connecteam bezpiecznie przechowują poufne dokumenty, upraszczają operacje i pomagają zachować zgodność.

Korzystając z w pełni funkcjonalnej aplikacji mobilnej Connecteam, Ty i Twoi pracownicy możecie przesyłać dokumenty w podróży. Następnie możesz uzyskać dostęp do akt pracowników z ich bezpiecznej lokalizacji za pośrednictwem scentralizowanego pulpitu nawigacyjnego.

Ponadto Connecteam oferuje nieograniczoną przestrzeń dyskową. Przechowuj tyle, ile potrzebujesz i przechowuj swoje dokumenty tak długo, jak wymaga tego prawo.

Dzięki wbudowanemu czatowi zespołowemu Connecteam umożliwia również udostępnianie i omawianie dokumentów z pracownikami w czasie rzeczywistym. Dostępne są również zaawansowane funkcje powiadomień, dzięki którym dokumenty są aktualne i dokładne. Na przykład Connecteam może powiadomić Cię o wygaśnięciu umów o pracę.

Uprawnienia dostępu i kompleksowe szyfrowanie dodatkowo chronią poufne dokumenty pracowników, zapobiegając wszelkim naruszeniom danych.

Connecteam posiada również intuicyjny interfejs i kompleksową obsługę klienta. Twój zespół może łatwo rozpocząć pracę i może łatwo skontaktować się z działem obsługi klienta, jeśli ma jakiekolwiek pytania lub wątpliwości.

Ale Connecteam to znacznie więcej niż aplikacja do zarządzania danymi pracowników. To kompleksowe cyfrowe rozwiązanie do zarządzania pracownikami, które obejmuje funkcje planowania, komunikacji, uznawania pracowników i szkolenia.

Jest to również bardzo przystępne cenowo rozwiązanie do zarządzania dokumentami. Plan Connecteam dla małych firm, dostępny bezpłatnie na zawsze, zapewnia nawet 10 użytkownikom dostęp do najpopularniejszych funkcji, w tym do zarządzania dokumentami pracowników. Płatne plany zaczynają się od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników, a następnie tylko 0,50 USD miesięcznie za każdego dodatkowego użytkownika.

cennik

• Już od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników
• Bezpłatny 14-dniowy okres próbny
• Dostępny bezpłatny plan

DynaFile to oprogramowanie do zarządzania dokumentami w chmurze, którego można używać do zarządzania plikami pracowników. Zapewnia scentralizowaną pamięć masową opartą na sieci i digitalizuje procesy zarządzania dokumentacją firm.

Zawiera funkcję automatycznego skanowania, która obsługuje skanowanie wsadowe dużej liczby dokumentów. Użytkownicy mogą również udostępniać pliki za pośrednictwem publicznych lub prywatnych linków do dokumentów.

Podczas skanowania DynaFile przypisuje plikom kody kreskowe, które później można wykorzystać do wyszukiwania rekordów. Oferuje również funkcję umożliwiającą automatyczne archiwizowanie dokumentów.

Inne funkcje obejmują uprawnienia dostępu użytkownika, kontrolę administratora i podpisy elektroniczne. Jednak DynaFile nie oferuje aplikacji mobilnej.

cennik

• Skontaktuj się ze sprzedawcą w sprawie ceny
• Wersja próbna: Nie
• Bezpłatny plan: Nie

Avokaado to cyfrowe narzędzie do zarządzania cyklem życia kontraktu. Pomaga użytkownikom w przygotowywaniu, negocjowaniu, podpisywaniu i zarządzaniu umowami.

Użytkownicy mogą sporządzać umowy w oparciu o automatyzację i szablony oparte na klauzulach. Mogą również zautomatyzować śledzenie terminów i ustawić przypomnienia o ważnych datach związanych z dokumentami, takimi jak daty odnowienia.

Avokaado korzysta z prywatnej pamięci masowej w chmurze. Umożliwia to pracodawcom śledzenie i współpracę w zakresie oryginalnych lub opartych na szablonach umów. Platforma umożliwia również użytkownikom zarządzanie dostępem do plików oraz dodawanie podpisów elektronicznych do umów.

Avokaado to samodzielny system zarządzania umowami. Oferuje jednak integracje z istniejącym oprogramowaniem użytkowników, w tym Persona i Salesforce.

cennik

• Zaczyna się od 312,40 USD/miesiąc (Ceny podane tylko w euro: 290 EUR/miesiąc)
• Wersja próbna: Tak
• Bezpłatny plan: Tak

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszym artykułem na temat 10 najlepszych programów do zarządzania dokumentami HR.

Rozwiązanie do zarządzania dokumentacją cyfrową dla Twojej firmy

Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją pracowników to najlepszy sposób przechowywania i uzyskiwania dostępu do dokumentacji pracowników. Pozwala to zrobić szybko i łatwo, przy poziomie bezpieczeństwa, którego nie można osiągnąć przy ręcznej obsłudze danych.

Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania dokumentacją pracowników jest zrozumienie swoich zobowiązań prawnych. Sprawdź prawa i regulacje na poziomie federalnym i stanowym, aby dowiedzieć się, jakie dokumenty musisz przechowywać, jak długo musisz je przechowywać i kto ma do nich dostęp.

Następnie możesz skonfigurować cyfrowy system zarządzania dokumentami, który nie tylko jest zgodny z odpowiednimi przepisami, ale także spełnia potrzeby Twojej firmy.