Jak obliczyć wskaźnik utrzymania pracowników

Dobrzy pracownicy są podstawą sukcesu Twojej firmy. Pracownicy, którzy są z Tobą najdłużej, często mają największą wiedzę i najwyższe wskaźniki produktywności. Jednak kiedy odchodzą, szkolenie nowych pracowników do wykonywania ich pracy jest kosztowne i czasochłonne.

Kluczowe dania na wynos:

• Zatrzymanie pracowników ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy.
• Pomiar wskaźników utrzymania i rotacji pracowników jest niezbędny do śledzenia zaangażowania i satysfakcji pracowników.
• Niskie wskaźniki retencji mają ukryte koszty, które wpływają na produktywność i morale.
• Regularne mierzenie wskaźników retencji jest ważne, aby identyfikować problemy i wprowadzać znaczące zmiany w celu zatrzymania najlepszych talentów.

Na dzisiejszym konkurencyjnym rynku pracy wiele firm ma trudności z obsadzaniem wolnych stanowisk pozostawionych przez odchodzących pracowników. Wysoki wskaźnik rotacji jest kosztowny — skutkuje utratą produktywności, zwiększonymi kosztami rekrutacji i spadkiem morale. Śledzenie wskaźnika rotacji pracowników może zapewnić potężne narzędzie do wprowadzania niezbędnych zmian w celu zatrzymania najlepszych talentów i zapewnienia sprawnego funkcjonowania firmy.

Co to jest wskaźnik retencji i dlaczego ma to znaczenie?

Wskaźnik retencji pracowników odnosi się do liczby pracowników, którzy pozostają w Twojej firmie przez określony czas. Jest to istotny kluczowy wskaźnik wydajności (KPI) doświadczenia pracownika, który zapewniasz. Stosowany wraz ze wskaźnikiem rotacji, wskaźnik utrzymania pracowników może pomóc w uzyskaniu ogólnego przeglądu zaangażowania i satysfakcji pracowników.

Kiedy Twoi pracownicy są szczęśliwi i zaangażowani, wpływa to na każdy aspekt Twojej działalności biznesowej. Korzyści z zaangażowania pracowników obejmują:

• 81-procentowy spadek absencji
• 28-procentowy spadek kradzieży
• 18-procentowy wzrost sprzedaży
• 23-procentowy wzrost rentowności
• 10-procentowy wzrost zaangażowania i lojalności klientów
• Spadek rotacji pracowników o 18 do 43 procent

Chociaż wskaźnik utrzymania pracowników nie jest bezpośrednią miarą zaangażowania pracowników, jest ważnym barometrem do pomiaru atmosfery, którą tworzysz dla swoich pracowników.

Jak obliczyć wskaźnik retencji

Obliczenie wskaźnika retencji jest dość proste.

1. Zdecyduj się na określony okres czasu, dla którego chcesz obliczyć wskaźnik retencji
2. Weź liczbę pracowników na początku okresu, a także liczbę pracowników pozostających na końcu. Nie uwzględniaj pracowników zatrudnionych w tym czasie.
3. Podziel liczbę pracowników pozostałych na koniec okresu przez liczbę pracowników, z którymi zaczynałeś, i pomnóż przez 100.

Prosty wzór na obliczenie wskaźnika retencji to:

Liczba poszczególnych pracowników, którzy pozostali zatrudnieni przez cały okres pomiarowy /liczba pracowników na początek okresu pomiarowego) x 100

Na przykład, używając tego wzoru na wskaźnik retencji, jeśli 1 czerwca miałbyś 100 pracowników i 80 pracowników na 30 czerwca, podzieliłbyś 80 przez 100 (0,8) i pomnożyłbyś przez 100. W takim przypadku wskaźnik retencji pracowników za czerwiec byłoby 80 proc.

Jak często należy obliczać wskaźnik retencji?

Chociaż wiele organizacji co roku mierzy zaangażowanie pracowników, często nie wystarcza to do zidentyfikowania problemów i wprowadzenia znaczących zmian.

Podobnie jak nieszczelna rura wodociągowa może z czasem spowodować znaczne szkody, zmiany w kulturze i polityce firmy mogą negatywnie wpłynąć na zadowolenie pracowników, a ostatecznie na produktywność, rentowność i lojalność klientów.

Śledząc co miesiąc wskaźnik retencji pracowników, możesz szybko zidentyfikować problemy i wprowadzić poprawki, zanim staną się poważnymi problemami. Nie tylko dostarczy Ci to cennych informacji na temat inwestycji w poprawę zadowolenia pracowników, ale także pomoże Ci wyprzedzić konkurencję.

Regularne mierzenie retencji pracowników dostarcza wczesnych sygnałów ostrzegawczych, ujawnia ukryte trendy i dostarcza informacji zwrotnych na temat inwestycji w poprawę zadowolenia pracowników.

Wskaźnik retencji vs. Wskaźnik obrotów

Chociaż wskaźniki retencji i wskaźniki rotacji są ze sobą powiązane, nie są takie same. Wskaźnik retencji pracowników mierzy, ilu pracowników pozostaje w Twojej firmie. Z drugiej strony, wskaźnik rotacji pracowników mierzy, ilu pracowników odchodzi z Twojej firmy. Pomiar obu da ci pełniejszy obraz niż każdy z osobna.

Obecnie nie ma standardowego sposobu obliczania wskaźnika obrotów, a szybkie wyszukiwanie w Google pokaże kilka różnych podejść. Jedno podejście, zgodne z opisem podanym w ISO 30414, normie dotyczącej raportowania kapitału ludzkiego z 2018 r., wygląda następująco:

Podziel liczbę pracowników, którzy odeszli z Twojej firmy w danym okresie przez liczbę pracowników na początku tego okresu i pomnóż razy 100.

Na przykład, jeśli 20 osób zrezygnowało w danym miesiącu, a Ty zacząłeś miesiąc ze 100 pracownikami, podzielisz 20 przez 100 (0,2) i pomnożysz przez 100, aby uzyskać wskaźnik rotacji na poziomie 20 procent.

Liczba poszczególnych pracowników, którzy odeszli z Twojej firmy w całym okresie pomiarowym /liczba pracowników na początku okresu pomiarowego) x 100

Wysoki koszt niskiego utrzymania pracowników

Dobrowolny obrót kosztuje amerykańskie firmy bilion dolarów rocznie. Choć liczba ta jest trudna do zrozumienia, zastąpienie pracownika, który odchodzi, kosztuje od połowy do dwukrotności jego rocznego wynagrodzenia . I to jeśli możesz je wymienić. Na dzisiejszym napiętym rynku pracy wiele firm traci pieniądze, ponieważ nie może znaleźć pracowników na wolne stanowiska.

Chociaż natychmiastowy koszt finansowy zastąpienia wartościowych pracowników jest oczywisty, istnieje również wiele ukrytych kosztów związanych z niskim wskaźnikiem retencji pracowników, w tym:

Zmniejszona produktywność

Osiągnięcie poziomu produktywności obecnych pracowników może zająć od jednego do dwóch lat. Ten spadek produktywności będzie miał negatywny wpływ na wyniki finansowe przez długi czas.

Utracona wiedza

Kiedy dobrzy pracownicy odchodzą, zabierają ze sobą swoją wiedzę. Na przykład możesz dowiedzieć się dopiero kilka tygodni po odejściu pracownika, że ​​tylko on wiedział, jak działa dany program. Co więcej, najlepsi pracownicy często opracowują strategie sprzedaży lub obsługi klienta, które napędzają ich wyniki. Te informacje mogłyby zostać udostępnione innym pracownikom, gdyby zostali.

Brak innowacji

Ze względu na swoją głęboką wiedzę na temat Twojej branży i konkretnej firmy, pracownicy, którzy są z Tobą od jakiegoś czasu, są często najlepszym źródłem innowacyjnych pomysłów i produktów. Bez ich kreatywności i umiejętności rozwiązywania problemów możesz przegapić znaczące możliwości rozwoju.

Niższe morale

Wysoki wskaźnik rotacji obniża morale pracowników, którzy pozostają w tyle. Muszą radzić sobie ze zwiększonym obciążeniem pracą, chaotycznym środowiskiem i niezadowolonymi obecnymi klientami. To negatywne środowisko przenika wszystkie obszary działalności biznesowej i jest jednym z powodów, dla których wskaźnik zatrzymania pracowników wpływa na wskaźnik zatrzymania klientów.

Poprawa wskaźnika retencji pracowników

Znając wskaźnik retencji pracowników, możesz skupić się na jego poprawie. Wstrząs związany z pandemią spowodował dramatyczną zmianę w kulturze pracy. Wiele osób przeszło na pracę zdalną, wzięło na siebie nowe obowiązki i stanęło w obliczu niespotykanych dotąd wyzwań. Czynniki te doprowadziły do ​​powszechnej ponownej oceny priorytetów.

Pracownicy szukają pracy, która zapewnia większą elastyczność i większą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Wzrosło uznanie znaczenia zdrowia psychicznego, a ludzie są skłonni odejść od środowisk pracy, które nie są pozytywne i wspierające. Czynniki te będą nadal kształtować krajobraz biznesowy i rynek pracy w nadchodzących latach.

Jako pracodawca będziesz musiał stworzyć strategię zatrzymywania pracowników, która będzie cenić Twoich pracowników, jeśli chcesz zatrzymać swoje największe talenty. Możesz to zrobić na wiele sposobów, w tym:

Oferuj konkurencyjne wynagrodzenie i korzyści

Chociaż prawdą jest, że płaca nie jest jedynym czynnikiem branym pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o przyjęciu lub odejściu z pracy, zajmuje ona dość wysokie miejsce. Jeśli chcesz przyciągnąć i zatrzymać wykwalifikowanych pracowników, musisz im dobrze płacić i zapewniać dobre świadczenia. Chociaż korzyści, takie jak członkostwo w siłowni i food trucki w porze lunchu, są miłe, to podstawowe korzyści z ubezpieczenia zdrowotnego, oszczędności emerytalne i czas wolny mają kluczowe znaczenie.

Uwzględnienie świadczeń i przedziałów wynagrodzeń w ofercie pracy pomoże Ci przyciągnąć więcej wykwalifikowanych kandydatów, a nieuwzględnienie wynagrodzenia może być czerwoną flagą. W dobie dużych zbiorów danych standardowe stawki są dostępne za jednym kliknięciem, więc pominięcie ich nie ma sensu. Jeśli to zrobisz, potencjalni kandydaci albo przeprowadzą własne badania, albo skreślą cię z listy.

Powinieneś również ocenić, czy wystarczająco płacisz obecnym pracownikom. W przeciwieństwie do minionych dziesięcioleci, kiedy od pracowników oczekiwano, że będą pracować w tej samej firmie przez całe życie zawodowe, dzisiejsi pracownicy wiedzą, że jednym z najskuteczniejszych sposobów uzyskania podwyżki jest zmiana pracy. Większość osób, które odeszły z pracy w 2021 r. – 63 procent – ​​podaje niskie wynagrodzenie jako główny powód odejścia.

Zapewnij możliwości rozwoju

Zmotywowani i ambitni pracownicy chcą awansować w swojej karierze. To są typy pracowników, których chcesz. Pojawiają się wcześnie i idą o krok dalej. Możesz chcieć zatrzymać ich na obecnej pozycji, ponieważ wykonują świetną pracę, ale nie będą z tego zadowoleni na długo.

Daj znać swoim pracownikom, że zależy Ci na ich karierze, wdrażając program rozwoju talentów. Kiedy inwestujesz w swoich pracowników, dając im możliwość zdobycia nowych umiejętności, zarobienia większych pieniędzy i objęcia zaawansowanych ról, istnieje większe prawdopodobieństwo, że pozostaną w Twojej firmie i dostosują się do Twoich wartości.

Oprócz poprawy wskaźnika retencji pracowników, program rozwoju talentów może pomóc w wypełnianiu ról, które w przeciwnym razie mogłyby pozostać puste. Ze względu na szybkie tempo transformacji cyfrowej i innowacji technologicznych, umiejętności, które były bardzo poszukiwane jeszcze kilka lat temu, są już przestarzałe.

Gartner Research wykazał, że 58 procent pracowników będzie potrzebowało nowych umiejętności, aby efektywnie wykonywać swoją pracę. Jeśli nie oferujesz programów szkoleniowych w zakresie podnoszenia i przekwalifikowywania umiejętności, wkrótce znajdziesz siłę roboczą wypełnioną niezadowolonymi pracownikami o przestarzałych umiejętnościach.

Oferuj elastyczne warunki pracy

Kiedy biura musiały zostać zamknięte z powodu COVID-19, firmy dostosowały się, tworząc możliwości pracy z domu dla swoich pracowników. Podczas gdy wielu pracowników — zwłaszcza rodziców małych dzieci, które nie mogły uczęszczać do szkoły — było zestresowanych z powodu godzenia obowiązków zawodowych i rodzinnych, cenili oni również większą elastyczność.

Pracodawcy zauważyli to i zareagowali, oferując hybrydowe opcje pracy. Ankieta McKinsey & Company wykazała, że ​​58 procent pracowników mogłoby zdecydować się na pracę z domu przynajmniej przez jeden dzień w tygodniu, a 35 procent ma taką możliwość codziennie. A kiedy zaoferowano im szansę na elastyczne warunki pracy, skorzystało z niej 87 procent osób.

Chociaż powszechna elastyczność pracy zrodziła się z desperackiej reakcji na globalny kryzys, teraz, gdy pracownicy jej doświadczyli, większość z nich chce ją zachować. Oferowanie pracownikom elastyczności w zakresie miejsca i czasu pracy zapewni przewagę konkurencyjną w przyciąganiu i zatrzymywaniu najlepszych talentów.

Elastyczność nie musi być propozycją typu „wszystko albo nic”. Jeśli cenisz sobie pracowników na miejscu, możesz pozwolić im w niektóre dni pracować z domu, a w inne przychodzić do biura. W zależności od potrzeb biznesowych możesz wyznaczyć określone godziny jako obowiązkowe i pozwolić pracownikom na swobodę pracy w innych godzinach, kiedy im to odpowiada.

Poproś o opinię pracowników

Przed wdrożeniem zasad mających na celu poprawę zadowolenia pracowników poświęć trochę czasu na wysłuchanie swoich pracowników. Dowiedzenie się, czego Twoi pracownicy oczekują od swojej pracy, to najlepszy sposób na zapewnienie pozytywnych wrażeń. Jednak, aby uzyskać ich szczerą opinię, musisz stworzyć kulturę pozytywnej opinii.

Poinformuj swoich pracowników, że cenisz ich opinie, zarówno pozytywne, jak i negatywne. Twoi liderzy i menedżerowie powinni informować pracowników, że Twoja firma im ufa i chce wiedzieć, co myślą o ciągłym ulepszaniu firmy. Będą cenić to, że ich opinia ma znaczenie dla Twojej firmy.

Zapewnij swoim pracownikom wiele ścieżek wyrażania opinii. Niektóre z najbardziej skutecznych metod obejmują:

Regularne spotkania jeden na jeden

Kiedy Twoi menedżerowie spotykają się regularnie ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi, mogą przekazywać i otrzymywać informacje zwrotne, które przynoszą korzyści obu stronom. Nawiązanie osobistego kontaktu ułatwi otwartą i szczerą komunikację. Pracownicy mogą zgłaszać problemy w miarę ich pojawiania się, a menedżerowie mogą rozwiązywać drobne problemy, zanim staną się one dużymi. Spotkania jeden na jeden to także świetna okazja, by docenić duże i małe sukcesy Twoich pracowników.

Ankiety

Okresowe wysyłanie ankiet w całej firmie może zapewnić ogólny przegląd satysfakcji pracowników. Ankiety zaangażowania pracowników dają pracownikom możliwość wyrażenia opinii na temat kultury firmy, środowiska pracy i wyników zarządzania.

Zaprojektuj ankiety, aby uwzględnić podstawowe koncepcje związane z zaangażowaniem pracowników. Twoja ankieta nie będzie przydatna, jeśli będziesz zabiegać o opinie na tematy, które nie są istotne. Najistotniejsze pytania będą dotyczyć:

• Władza i autonomia
• Planowanie i rozwój kariery
• Wydajność przywództwa
• Komunikacja i współpraca
• Uznanie i nagrody
• Przydział zasobów
• Wypłata i dodatki
• Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym

Twoje ankiety powinny zapewniać możliwości anonimowej opinii. Bez względu na to, jak pozytywna jest Twoja kultura, niektórzy pracownicy nie będą czuli się komfortowo, przekazując negatywne opinie bezpośrednio lub w ankietach, które ich identyfikują.

Po uzyskaniu wyników z ankiety możesz wyodrębnić spostrzeżenia z danych i użyć ich do wprowadzania zmian. Możesz także śledzić trendy ankietowe w czasie, aby mierzyć skuteczność tych zmian.

Przeczytaj naszą dogłębną recenzję najlepszych narzędzi ankiet pracowniczych do śledzenia satysfakcji pracowników.

Przeprowadzaj wywiady wyjściowe

Kiedy pracownik odchodzi, może to być napięta i niezręczna sytuacja dla wszystkich. Jednak przeprowadzenie wywiadu wyjściowego pozwala wyciągnąć wnioski z sytuacji i wprowadzić ulepszenia dla pozostałych pracowników.

Wywiad wyjściowy powinien być zrelaksowany i przyjemny. Nikt nie lubi być stawiany na miejscu lub przesłuchiwany przez HR. Zabranie odchodzącego pracownika na kawę może sprawić, że poczuje się bardziej komfortowo.

Dobrym pomysłem jest również, aby wywiad przeprowadziła osoba inna niż bezpośredni przełożony. Powinieneś starać się słuchać, a nie bronić swojej firmy. Jeśli byli wartościowymi pracownikami, dobrze przeprowadzona rozmowa końcowa może pozostawić im otwarte drzwi do powrotu.

Ustawa o wynikach

Nie ma sensu zabiegać o opinie pracowników, jeśli nie zamierzasz na nich działać. W rzeczywistości zaszkodzisz swojej uczciwości w oczach swoich pracowników, jeśli zostaniesz poinformowany o problemie i nic z tym nie zrobisz. To wysyła wiadomość, że nie cenisz swoich pracowników.

Menedżerowie powinni osobiście monitorować obawy pracowników wyrażane podczas indywidualnych spotkań. Podczas następnego spotkania zaadresowanie informacji zwrotnej powinno być pierwszym punktem porządku obrad.

W przypadku ankiet obejmujących całą firmę warto podzielić się wynikami i poinformować pracowników, jakie zmiany są wprowadzane w wyniku. To nie tylko doprowadzi do bardziej pozytywnego środowiska pracy, ale także sprawi, że pracownicy będą chętniej dzielić się swoimi uczuciami w przyszłości.

Kolejne kroki w poprawie wskaźnika retencji personelu

Dobrą wiadomością jest to, że poprawa wskaźnika retencji pracowników jest możliwą do opanowania przeszkodą. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy pozostali z Tobą, skup się na stworzeniu pozytywnego, satysfakcjonującego środowiska pracy. Bez wątpienia zainwestowałeś ogromną ilość czasu i pieniędzy w zrozumienie swojego idealnego klienta i zaspokojenie jego potrzeb. Jednak Twoja strategia utrzymania pracowników zasługuje na taką samą uwagę.

Chociaż Twoi pracownicy nie są Twoimi klientami, kiedy zrozumiesz, czego chcą i potrzebują oraz jakie czynniki wpływają na optymalną wydajność, możesz zapewnić im te warunki i zmotywować ich do pozostania.

Budowanie lepszego miejsca pracy nie tylko przynosi korzyści Twoim pracownikom, ale także pozwala zaoszczędzić pieniądze i sprzyja innowacyjności i kreatywności w Twojej firmie. Jest to sytuacja korzystna dla wszystkich zaangażowanych.