Jak korzystać z systemu przesyłania wiadomości dla pracowników w celu lepszej komunikacji w miejscu pracy

W dzisiejszym środowisku rozproszonych pracowników bez biurek skuteczna komunikacja z pracownikami jest trudniejsza niż kiedykolwiek. Wielu pracowników przebywa w terenie przez większą część dnia lub pracuje w różnych strefach czasowych, więc tradycyjne metody komunikacji nie zawsze działają. System przesyłania wiadomości dla pracowników może pomóc w pokonaniu tych wyzwań, dzięki czemu możesz dotrzeć do pracowników bez względu na to, gdzie i kiedy pracują.

Co to jest system przesyłania wiadomości dla pracowników?

System wiadomości pracowniczych to narzędzie do komunikowania się ze wszystkimi w Twojej organizacji za pomocą centralnej platformy. Dzięki systemowi wiadomości dla pracowników możesz komunikować się za pomocą wiadomości błyskawicznych, czatów, połączeń głosowych, tablic ogłoszeń, kanałów społecznościowych i nie tylko. Pracownicy mogą łatwo udostępniać informacje, współpracować i zarządzać codziennymi zadaniami.

Cechy skutecznego systemu komunikacji z pracownikami

Nie wszystkie systemy przesyłania wiadomości dla pracowników są równie przydatne. Aby w pełni wykorzystać swoje możliwości, poszukaj rozwiązania, które ma następujące funkcje:

Przyjazny dla użytkownika interfejs

Jeśli interfejs użytkownika systemu przesyłania wiadomości jest nieporęczny i przestarzały, trudno będzie przekonać pracowników do korzystania z niego. Dobry system przesyłania wiadomości będzie integralną częścią niemal każdego przepływu pracy, więc wybór łatwego w użyciu systemu powinien być priorytetem.

Idealnie byłoby, gdyby system miał intuicyjną konstrukcję — każdy powinien być w stanie dowiedzieć się, jak to działa z pulpitu nawigacyjnego lub punktu dostępowego. Być może będziesz musiał zapewnić swoim pracownikom szkolenie w zakresie twojego systemu, ale nie powinno to być tak skomplikowane, aby sprawiało więcej kłopotów niż to warte.

Dostęp mobilny

Ludzie korzystają z urządzeń mobilnych znacznie częściej niż z laptopów czy komputerów stacjonarnych — w szczególności pracownicy bez biurek. Twoi pracownicy prawdopodobnie zawsze mają przy sobie urządzenie mobilne, więc skuteczny system pozwoli im komunikować się i otrzymywać powiadomienia na telefony lub tablety.

Integracje

Twój system przesyłania wiadomości powinien zostać włączony do Twojej codziennej rutyny, aby pracownicy mogli z niego korzystać bez wysiłku przez cały dzień pracy. Dobry system zintegruje się z narzędziami, których już używasz, takimi jak poczta elektroniczna i oprogramowanie do zarządzania projektami.

Dostosowywanie

Każda firma jest inna, a Twój system przesyłania wiadomości dla pracowników musi być w stanie uwzględnić te różnice, umożliwiając dostosowanie platformy. Możliwość konfigurowania różnych kanałów lub grup w oparciu o projekty, tematy — a nawet wspólne zainteresowania — sprawi, że Twój system będzie bardziej użyteczny.

Funkcja wyszukiwania

Starsze wiadomości niekoniecznie tracą na znaczeniu, gdy nowsze je zakopują, więc „zniknęło” nie powinno oznaczać „zapomniane”. Przeszukiwanie starych konwersacji jest niezwykle przydatne, gdy potrzebujesz informacji o poprzednich projektach.

Udostępnianie plików

Kiedy Twoi pracownicy współpracują nad projektem, możliwość udostępniania plików w systemie przesyłania wiadomości może przyspieszyć postęp.

Bezpieczeństwo i prywatność

Będziesz omawiać poufne informacje biznesowe w swoim systemie przesyłania wiadomości, więc wybierz taki, który chroni Twoją prywatność i zapewnia zaawansowane funkcje bezpieczeństwa.

Jak wybrać odpowiedni system przesyłania wiadomości dla pracowników

Twoja firma jest wyjątkowa, podobnie jak Twoje potrzeby komunikacyjne. Zanim zaczniesz oceniać dostawców, zastanów się, w jaki sposób obecnie się komunikujesz i jak możesz poprawić swoją obecną komunikację. Będziesz potrzebować innych funkcji, jeśli Twoi pracownicy pracują głównie w terenie niż wtedy, gdy wszyscy są zwykle w tym samym biurze.

Zapytaj pracowników, co sądzą o Twoim obecnym systemie i w jaki sposób chcieliby się komunikować. Kiedy czują, że mają głos w wyborze systemu, są bardziej skłonni do jego wdrożenia i zaangażowania w jego użytkowanie.

Gdy zrozumiesz, czego chcą Twoi pracownicy i jakie funkcje mogą pomóc w poprawie komunikacji, możesz zacząć porównywać dostawców. Poszukaj funkcji, które uznałeś za najważniejsze, upewnij się, że Twoje dane będą chronione i porównaj ceny potrzebnych Ci planów. Wiele firm oferuje uproszczone darmowe wersje, ale mogą one nie być najlepszym wyborem.

Jak korzystać z systemów przesyłania wiadomości dla pracowników w celu lepszej komunikacji w miejscu pracy

Gdy masz już gotowy system, oto kilka sposobów wykorzystania go do usprawnienia codziennych operacji biznesowych:

Wdrażanie i orientacja

Twoi pracownicy muszą się wiele nauczyć, kiedy rozpoczynają z tobą współpracę. Od tego, skąd wziąć zapasy kawy, po opanowanie nowej roli, pomyślne wdrożenie wymaga czegoś więcej niż tylko podpisania kilku formularzy HR i obejrzenia kilku filmów szkoleniowych. Chcesz, aby Twoi nowi pracownicy przyjęli kulturę i wartości Twojej firmy, gdy będą się uczyć. Nie chcesz też, żeby stali i czekali, aż ktoś powie im, co dalej.

Twój system przesyłania wiadomości dla pracowników może uprościć proces wdrażania i ułatwić nowym pracownikom asymilację w swoich zespołach roboczych. Zatrudnianie nowych pracowników wymaga zaangażowania wielu różnych działów.

Przepływ pracy wdrażania w Twoim systemie przesyłania wiadomości może ułatwić różnym działom śledzenie działań związanych z wdrażaniem i orientacją. W ten sposób pracownicy będą dokładnie wiedzieć, czego się od nich oczekuje i co powinni zrobić dalej, a menedżerowie i dział HR nie będą musieli powielać pracy dla każdego pracownika.

Systemy przesyłania wiadomości ułatwiają również pracownikom poznanie nowych członków zespołu oraz kontakt z mentorami i przełożonymi. Jeśli mają pytanie, wysłanie wiadomości jest szybsze i łatwiejsze niż wysyłanie wiadomości e-mail lub fizyczne wyszukiwanie przełożonych.

Praca drużynowa

Twoi pracownicy mogą używać systemów przesyłania wiadomości do współpracy, szybko dzieląc się pomysłami, aktualizacjami i plikami. Systemy przesyłania wiadomości zapewniają komunikację w czasie rzeczywistym, dzięki czemu Twoje zespoły mogą natychmiast omawiać i rozwiązywać problemy — bez potrzeby długich, przeciągających się wątków e-mailowych lub spotkań osobistych.

Wykorzystaj swój system przesyłania wiadomości jako centralną lokalizację dokumentów i innych informacji związanych z bieżącymi projektami, do której mają dostęp wszyscy członkowie zespołu. Informując wszystkich na bieżąco, możesz uniknąć nieporozumień i sprzecznych priorytetów. Solidny system przesyłania wiadomości będzie służył jako narzędzie do zarządzania projektami w ruchu, umożliwiając pracownikom bycie na bieżąco z postępami i planowanie kolejnych kroków.

Informacje zwrotne od pracowników

Otwarta komunikacja jest niezbędna do stworzenia pozytywnej kultury pracy, w której pracownicy są zaangażowani i czują się docenieni. Informacje zwrotne to jeden ze sposobów wspierania bardziej otwartej, szczerej komunikacji między kierownikami a pracownikami oraz między współpracownikami.

Korzystanie z wewnętrznych kanałów komunikacji w celu ułatwienia przekazywania informacji zwrotnych na wielu poziomach zapewnia wszystkim w Twojej firmie wgląd, którego potrzebują, aby poprawić swoją wydajność na swoich stanowiskach. Menedżerowie mogą przekazywać pracownikom informacje zwrotne, aby docenić dobrze wykonaną pracę i wskazać obszary wymagające poprawy. Systemy przesyłania wiadomości są idealne, gdy rozmowa jeden na jednego po prostu nie jest możliwa. Świetnie nadają się również do kontynuacji po bardziej formalnej ocenie wyników.

Rówieśnicy mogą przekazywać sobie nawzajem informacje zwrotne, aby potwierdzić, że ktoś wyszedł ponad to. I chociaż opinie przełożonego i pracownika są niezbędne, nie zapominaj o znaczeniu pozyskiwania opinii pracowników na temat menedżerów i zasad firmy.

Zastępowanie pracowników jest drogie — kosztuje średnio od połowy do dwukrotności ich wynagrodzenia. Kiedy zabiegasz o opinie swoich pracowników i działasz na ich podstawie, zwykle czują się doceniani i są bardziej zaangażowani w firmę i swoją pracę. Możesz to zrobić za pomocą systemu przesyłania wiadomości na kilka sposobów.

1. Kanał firmowy daje pracownikom możliwość reagowania w czasie rzeczywistym na wydarzenia i komunikację. Mogą zostawiać komentarze i emotikony w wiadomościach, dzięki czemu możesz poznać nastroje pracowników wokół Twoich ogłoszeń.
2. Możesz użyć swojego systemu przesyłania wiadomości do generowania i wysyłania ankiet — od prostych kontroli pulsu po bardziej kompleksowe ankiety satysfakcji pracowników. Kontynuuj, korzystając z danych wygenerowanych z ankiet, aby podejmować świadome decyzje w celu poprawy doświadczenia zawodowego swoich pracowników.

Komunikacja awaryjna

Na szczęście prawdziwe sytuacje awaryjne są rzadkie w przypadku większości firm. Ale kiedy się pojawiają, wymagają szybkiego działania w celu ochrony wszystkich zaangażowanych. Nie chcesz próbować wymyślić skomplikowanego systemu komunikacji awaryjnej w środku kryzysu.

Zamiast tego możesz użyć swojego systemu przesyłania wiadomości do komunikacji w sytuacjach awaryjnych. Ustanowienie procedur reagowania na sytuacje awaryjne i protokołów bezpieczeństwa z wyprzedzeniem zapewni Ci przewagę nad konkurencją w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnej. Będziesz mógł powiadomić pracowników, jakie działania powinni podjąć w czasie kryzysu lub klęski żywiołowej. Możesz także wysyłać powiadomienia i upewnić się, że wszyscy wiedzą, gdzie się zebrać po alarmie pożarowym lub ewakuacji.

Nawet w przypadku mniejszych sytuacji awaryjnych Twój system komunikacyjny może uratować życie. Poinformuj swoich pracowników, że nie muszą się martwić próbami dojazdu do pracy po oblodzonych drogach lub wyślij wskazówki dotyczące gotowości na wypadek sytuacji kryzysowych w sezonie huraganów.

Planowanie zmian i przypomnienia

Nadążanie za zmieniającymi się harmonogramami stanowi wyzwanie zarówno dla pracowników, jak i menedżerów. Twój system komunikacji może pomóc wszystkim śledzić, udostępniając zmiany i harmonogramy w centralnej lokalizacji.

Menedżerowie mogą szybko opracowywać harmonogramy i wysyłać pracownikom przypomnienia o zbliżającym się rozpoczęciu zmiany. Pracownicy mogą zmieniać zmiany bezpośrednio, bez konieczności przechodzenia przez menedżerów. Pracownicy mogą również poprosić o czas wolny bezpośrednio za pośrednictwem systemu przesyłania wiadomości, więc nie ma błędów ani nieporozumień. Możesz powielać harmonogramy, aby uniknąć powtarzalnej pracy i wysyłać każdemu powiadomienie, gdy zostanie opublikowany nowy harmonogram.

Komunikacja z pracownikami niebędącymi pracownikami biurowymi

Pracownicy bez biurek mogą czuć się odcięci od reszty zespołu, jeśli komunikacja nie będzie traktowana priorytetowo. Chociaż pracownicy bez biurka nie są nowością, technologia oferuje teraz środki do komunikowania się z nimi skuteczniej niż kiedykolwiek. Pracownicy służby zdrowia, usług restauracyjnych, produkcji i budownictwa nie zawsze mają łatwy dostęp do poczty e-mail, jaki mają pracownicy biurowi, dlatego potrzebują bardziej bezpośrednich form komunikacji.

Systemy przesyłania wiadomości zapewniają bezpośredni kontakt z pracownikami bez biurek, dzięki czemu mogą być na bieżąco i czuć się włączeni w wydarzenia firmowe. Mogą również szybko zgłaszać pytania lub wątpliwości i informować swojego przełożonego o postępach bez wykonywania połączeń telefonicznych.

Ankiety i udostępnianie informacji

Poinformuj swoich pracowników o wydarzeniach firmowych, takich jak:

• Oferty pracy
• Nowe zasady
• Terminy zapisów na świadczenia
• Imprezy towarzyskie

Jeśli planujesz wydarzenie, wyślij krótką ankietę, aby poznać opinię wszystkich. Na przykład, jeśli planujesz firmowe przyjęcie bożonarodzeniowe, określ opcje — czy Twoi pracownicy chcą zjeść potluck, wymienić się ciasteczkami, czy wyjść na karaoke? Wypełnij szybką ankietę, aby się dowiedzieć.

Uznanie pracowników i podnoszenie morale

Możesz także użyć swojego kanału firmowego do wyróżnienia pracowników i okrzyków. Każdy lubi czuć się doceniany za swoją pracę, a stworzenie kultury uznania poprawi retencję pracowników.

Aby było skuteczne, uznanie powinno być terminowe i powiązane z wartościami firmy. Uznanie, które przychodzi kilka miesięcy po dobrej pracy, nie będzie tak skuteczne, jak natychmiastowy okrzyk. Skorzystaj z firmowego pliku danych, aby natychmiast rozpoznać i nagrodzić najlepszych.

Możesz także upoważnić pracowników do wzajemnego nagradzania się, tworząc program nagradzania pracowników. Menedżerowie i pracownicy mogą przyznawać nagrody, które można wymienić na karty podarunkowe.

Chociaż nagrody publiczne mają ogromną wartość, ważne jest również wysyłanie osobistych wiadomości z podziękowaniami. Ponieważ środowisko pracy bez biurka oznacza, że ​​pracownicy są w ciągłym ruchu, jest mało prawdopodobne, że spotkasz pracownika, który podzieli się swoją pochwałą. Zachęcaj menedżerów do wysyłania prywatnych wiadomości zachęcających do budowania relacji.

Komunikacja z nowymi pracownikami

Dostosowanie się do nowej pracy może być przytłaczające, a Twoi nowi pracownicy są szczególnie narażeni w ciągu pierwszych kilku tygodni. Ułatw ten proces, pozostając w bliskim kontakcie za pośrednictwem systemu przesyłania wiadomości.

Poinformuj nowych pracowników, jak korzystać z systemu przesyłania wiadomości, i dodaj ich do wszystkich kanałów, z których korzysta ich zespół, aby stworzyć poczucie wspólnoty. Menedżerowie powinni utrzymywać bliski kontakt przez cały okres szkolenia, upewniając się, że pracownicy mogą zadawać wszelkie pytania i że postępują zgodnie z oczekiwaniami.

Skonfiguruj automatyczne wiadomości, aby komunikować się z nowymi pracownikami na podstawie określonych wyzwalaczy. Na przykład możesz wysłać wiadomość z gratulacjami wraz z nagrodą, gdy ukończą szkolenie orientacyjne. Jednak upewnij się, że ich przełożony również wysyła spersonalizowane wiadomości i często się z nimi kontaktuje.

Najlepsze praktyki dotyczące korzystania z systemów wiadomości tekstowych dla pracowników

Systemy przesyłania wiadomości dla pracowników to potężne narzędzia komunikacji. Jednak, jak każde narzędzie, mogą być niewłaściwie użyte. Aby upewnić się, że Twój jest używany z korzyścią zarówno dla Twojej firmy, jak i dla Twoich pracowników, powinieneś ustalić najlepsze praktyki korzystania z niego.

Ustaw jasne wytyczne

Staraj się nie nadużywać przywileju, jakim jest możliwość kontaktu z pracownikami. Jeśli Twoja organizacja ma jasne godziny pracy, nie używaj systemu wiadomości poza godzinami pracy. Jeśli Twoja firma działa przez dłuższy czas, upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą, że nie powinni sprawdzać ani odpowiadać na wiadomości poza godzinami pracy.

Niekoniecznie chcesz ograniczać korzystanie z systemu przesyłania wiadomości tylko do rozmów służbowych — tworzenie kanałów dla wspólnych zainteresowań to świetny sposób na wspieranie społeczności i innowacji — ale powinieneś oczekiwać, że wszystkie wiadomości będą pełne szacunku i profesjonalizmu. Wyjaśnij oczekiwania i daj wszystkim do zrozumienia, że ​​jeśli nie powiedzą tego swojemu przełożonemu, nie powinni tego mówić w systemie wiadomości.

Zachowaj prywatność i bezpieczeństwo

Nie tylko musisz chronić poufne informacje firmowe, ale także Twoi pracownicy muszą wiedzieć, że ich komunikacja będzie w stosownych przypadkach poufna. Jeśli pracownik wyśle ​​swojemu przełożonemu wiadomość w sprawie osobistej, powinien mieć pewność, że zostanie ona potraktowana poufnie.

Unikaj zakłóceń

Twój system przesyłania wiadomości powinien poprawiać produktywność pracowników, a nie ją obniżać. Unikaj nadużywania systemu i odwracania uwagi pracowników od ich podstawowej pracy. Ludzki mózg nie został zaprojektowany do wielozadaniowości, więc pozwól swoim pracownikom skoncentrować się na zadaniach o dużej wartości.

Dodatkowo, jeśli przeładujesz SMS-em, twoi pracownicy zaczną cię ignorować. Kiedy wszystko jest ważne, nic nie jest ważne. Niekończące się powiadomienia o każdym drobnym problemie stracą na znaczeniu. Zachowaj drobne aktualizacje w aktualnościach firmowych i ogranicz powiadomienia do naprawdę ważnych wiadomości i informacji pilnych czasowo.

3 najlepsze systemy przesyłania wiadomości dla pracowników

Connecteam to wszechstronny system przesyłania wiadomości dla pracowników z zaawansowanymi funkcjami czatu, dzięki czemu możesz pozostać w kontakcie ze swoim zespołem bez względu na jego lokalizację. Dzięki Connecteam możesz wysyłać wiadomości audio, wideo, obrazy i pliki. Funkcja geolokalizacji pozwala nawet dokładnie wiedzieć, gdzie znajdują się Twoi pracownicy podczas pracy.

Dzięki aplikacji internetowej i dostępowi mobilnemu nie potrzebujesz żadnego specjalnego sprzętu, aby pozostać w kontakcie, dzięki czemu Connecteam jest idealnym rozwiązaniem dla pracowników bez biurka.

Możesz tworzyć niestandardowe inteligentne grupy na podstawie kryteriów we wbudowanym katalogu pracowników. Dodaj wszystkich członków określonego zespołu do jednego czatu grupowego, a wszystkich menedżerów do innego. Nie musisz ręcznie dodawać osób pojedynczo.

Utrzymuj rozmowy na właściwym torze i profesjonalnie, wyznaczając moderatora. Administrator może usuwać nieodpowiednie treści i ustawiać kontrole w celu ograniczenia dostępu do niektórych funkcji.

Dzięki ulepszonym funkcjom bezpieczeństwa Connecteam zapewnia bezpieczeństwo wiadomości i innych danych. Kiedy pracownicy opuszczają Twoją organizację, automatycznie tracą dostęp do Connecteam. Dane nie są pobierane na poszczególne urządzenia, a informacji nie można zapisywać ani eksportować z systemu.

Connecteam wykracza daleko poza komunikację i zapewnia kompletny system zarządzania pracownikami. Możesz zarządzać planowaniem, HR, zarządzaniem projektami i komunikacją z tej samej przystępnej cenowo platformy.

Slack został zaprojektowany z myślą o komunikacji biznesowej. Jego przepływ pracy i funkcje czatu umożliwiają współpracę i komunikację w czasie rzeczywistym. Możesz skonfigurować różne kanały w Slack na podstawie projektu, lokalizacji, zespołu lub dowolnej innej kategorii.

Dzięki Slack Twoje czaty grupowe są zorganizowane w wątki, przedstawiając przejrzystą strukturę. Możesz edytować i usuwać wiadomości oraz wysyłać szybkie odpowiedzi. Slack integruje się z innymi popularnymi narzędziami biznesowymi i oferuje bezpłatną subskrypcję.

WhatsApp to darmowy system przesyłania wiadomości należący do Meta. WhatsApp jest często używany do bezpiecznej komunikacji ze względu na uwierzytelnianie dwuskładnikowe, szyfrowanie i znikanie wiadomości. Możesz tworzyć czaty grupowe, aby wysyłać SMS-y, notatki głosowe, pliki, zdjęcia i filmy. WhatsApp informuje Cię, kto jest online i kto widział Twoje wiadomości.

Oprócz bezpłatnego abonamentu WhatsApp ma również biznesplan dotyczący komunikacji wewnętrznej i masowego wysyłania wiadomości tekstowych do pracowników, a także bezpośredniego wysyłania wiadomości tekstowych do klientów.