Jak napisać wniosek o urlop dla pracownika + bezpłatny szablon

Jako menedżer śledzenie wniosków o urlop dla całego zespołu może przyprawiać o ból głowy. Musisz pogodzić indywidualne potrzeby pracowników z zapewnieniem odpowiedniego personelu. Dlatego tak ważne jest posiadanie jasno zdefiniowanego procesu składania wniosków o czas wolny.

Formularze wniosków urlopowych pracowników, w ramach większej polityki urlopowej, są doskonałym narzędziem do standaryzacji tego procesu. Dają one pracownikom formalny sposób ubiegania się o czas wolny i ułatwiają Tobie lub innym członkom personelu działu kadr (HR) zatwierdzanie i odrzucanie wniosków.

Na każdym formularzu można również odnotować zatwierdzenie lub odmowę. W ten sposób możesz na pierwszy rzut oka zobaczyć, kto otrzymał urlop — i ile.

W tym artykule wyjaśniamy, czym są formularze wniosków o urlop dla pracowników, dlaczego są ważne i jak pasują do zasad dotyczących czasu wolnego. Ponadto oferujemy bezpłatny szablon i wyjaśniamy, jak najlepiej wdrożyć formularze wniosków w Twojej organizacji.

Co to jest formularz wniosku o urlop?

Formularz wniosku o czas wolny od pracy to pisemny dokument, który umożliwia członkom zespołu wnioskowanie o dowolny rodzaj urlopu, jakiego mogą potrzebować. Rodzaje urlopów obejmują m.in.:

• Wakacje
• Urlop macierzyński
• Zwolnienie lekarskie
• Chore dni
• Urlop wojskowy
• Urlop żałobny
• Urlop z powodu kontuzji
• Urlop na podstawie Ustawy o urlopach rodzinnych i lekarskich (FMLA)
• Ogólny bezpłatny lub płatny urlop (PTO) z innych powodów

Formularze te są następnie przesyłane do menedżerów, kierowników zespołów lub personelu HR, którzy zatwierdzają lub odrzucają każde żądanie.

Jednak nie wszystkie organizacje korzystają z dokumentów wniosku o urlop. Niektórzy proszą pracowników o wnioskowanie o urlop za pośrednictwem poczty elektronicznej, ustnych wniosków lub platformy cyfrowej.

Ogólnie rzecz biorąc, te formularze są częścią szerszej polityki firmy dotyczącej czasu wolnego i pomagają ujednolicić proces składania wniosków o czas wolny .

Dlaczego to jest ważne?

Dobra polityka dotycząca czasu wolnego i formularz wniosku o urlop dla pracowników mogą pomóc Twojej organizacji w:

Zgodność

Pracodawcy podlegają prawnym wymogom zapewnienia określonych rodzajów urlopów, takich jak zwolnienie chorobowe lub urlop rodzinny. Na przykład ustawa o urlopach rodzinnych i lekarskich (FMLA) wymaga od pracodawców zapewnienia 12 tygodni bezpłatnego urlopu chronionego pracą pracownikom, którzy potrzebują zwolnienia chorobowego lub opieki nad przewlekle chorym członkiem rodziny.

Korzystając z formularza wniosku o czas wolny, możesz mieć pewność, że Twoja firma przestrzega wymogów prawnych i dokumentuje prośby pracowników o czas wolny w sposób spójny i rzetelny.

Ponadto posiadanie rejestru próśb i zatwierdzeń pracowników dotyczących czasu wolnego może pomóc w wykazaniu, że polityka dotycząca czasu wolnego w Twojej firmie jest zgodna z przepisami dotyczącymi pracy i prowadzenia dokumentacji.

Zarządzanie urlopami pracowników i potrzebami pracowniczymi

Formularze wniosków pozwalają zobaczyć, kto wykorzystuje swój płatny czas wolny (PTO). Pozwalają planować z wyprzedzeniem, aby zmniejszyć ryzyko luk kadrowych . Formularze pozwalają również śledzić, kto został zatwierdzony do urlopu i zapewniają, że żaden wniosek o urlop nie zostanie przeoczony.

Wspieranie swoich pracowników

Pracownicy amerykańscy należą do najbardziej przepracowanych na świecie, a ponad 20% pracowników sektora prywatnego nie ma dostępu do PTO. To powoduje, że mają słabą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, co może przyczynić się do problemów, takich jak wypalenie i brak zaangażowania.

Dobra polityka dotycząca czasu wolnego zapewnia pracownikom dostęp do bardzo potrzebnych przestojów, a ustandaryzowane formularze znacznie ułatwiają wnioskowanie o urlop. Z kolei pracownicy czują się wspierani, wiedząc, że mają jasną ścieżkę do wykorzystania czasu wolnego od pracy, aby się naładować i odświeżyć.

Zmniejszenie rotacji i absencji

Podobnie ankieta Deloitte przeprowadzona wśród 1000 profesjonalistów wykazała, że ​​42% wszystkich pracowników i prawie połowa pracowników milenijnych zgłosiła odejście z pracy z powodu wypalenia. Harvard Business Review donosi, że kiedy pracownicy są przepracowani, firmy doświadczają większej rotacji, zwiększonej absencji i wyższych kosztów ubezpieczenia.

Dzięki formularzom wniosków członkowie zespołu mogą łatwo poprosić o urlop, kiedy go potrzebują . W ten sposób mogą być mniej skłonni do opuszczania pracy lub, co gorsza, rezygnacji.

Co należy zawrzeć w formularzu wniosku o urlop

Oto, co może zawierać dobry formularz wniosku o urlop.

Instrukcje dotyczące formularza

Powinny one wyjaśnić pracownikowi, jak wypełnić formularz. Możesz także wskazać, z jakim wyprzedzeniem pracownicy powinni prosić o urlop.

Data zamówienia

Ważne jest, aby zespoły HR i menedżerowie widzieli, kiedy pracownik poprosił o urlop, aby mogli zatwierdzić lub odrzucić formularz w odpowiednim czasie.

Informacje o pracownikach

Formularz powinien zawierać imię i nazwisko oraz podpis pracownika. W zależności od organizacji może to również obejmować numer pracownika, rolę i dział, aby pomóc firmie zidentyfikować pracownika.

Żądane daty i dlaczego

W formularzu powinna znajdować się sekcja, w której pracownik może wskazać dokładne dni lub godziny, o które prosi, oraz całkowitą liczbę dni lub godzin, o które prosi.

Ważne jest również, aby śledzić, dlaczego pracownik prosi o urlop. Może to pomóc działowi HR w podjęciu decyzji o zatwierdzeniu wniosków o urlop.

Ta sekcja może również zawierać miejsce na dodatkowe komentarze, jeśli pracownik chce podać więcej informacji na temat swojej prośby.

Sekcja do śledzenia, czy żądanie zostało zatwierdzone

Powinno istnieć miejsce, w którym personel HR może wskazać, czy prośba została zatwierdzona. W tej sekcji powinno być również miejsce na podpis kierownika lub personelu HR.

Szablon wniosku o bezpłatny urlop dla pracowników

Możesz utworzyć formularz wniosku o urlop za pomocą Dokumentów Google, Adobe Acrobat, Microsoft Word lub innego edytora tekstu. Możesz dodać logo i kolory swojej firmy, a następnie zapisać formularz w formacie PDF . Zaleca się zapisanie formularza w formacie PDF, ponieważ w tym formacie łatwiej jest wypełnić go cyfrowo.

Tworząc formularz, używaj prostego i zwięzłego języka . Pomoże to pracownikom szybciej wypełnić formularz i zapobiegnie nieporozumieniom. Będziesz także chciał przyjąć nieco formalny ton. Nawet jeśli twoje środowisko pracy jest swobodne, formalny i rzeczowy ton oddaje wagę dokumentu.

Utworzenie formularza od podstaw może być trudne, więc pobierz nasz szablon formularza wniosku o urlop bezpłatny i użyj go jako punktu wyjścia. Możesz dostosować go do swoich potrzeb.

>> Pobierz szablon formularza wniosku o czas wolny <<

Najlepsze praktyki skutecznego wdrażania formularzy wniosków o urlop dla pracowników

Wprowadź politykę czasu wolnego

Twój formularz wniosku o czas wolny powinien być częścią większej polityki czasu wolnego, aby zapewnić sprawiedliwe rozpatrywanie wniosków. Twoja polityka dotycząca czasu wolnego powinna być łatwo dostępna dla pracowników. Dołącz go do podręcznika pracownika i przechowuj w miejscu, w którym członkowie zespołu mogą z niego łatwo korzystać.

W swojej polisie możesz wyjaśnić następujące kwestie:

• Różne rodzaje nieobecności, takie jak zwolnienia chorobowe, urlopy rodzinne, PTO itp.
• Kiedy pracownicy mogą wziąć wolne.
• Jak pracownicy mogą żądać czasu wolnego.
• Właściwe wykorzystanie formularzy wniosków urlopowych.
• Co pracownicy powinni zrobić, jeśli mają nagły wypadek lub chorobę w ostatniej chwili, która nie pozwala na formularz wniosku o urlop.
• Ilu pracowników może być jednocześnie nieobecnych w pracy. Można to wyrazić w procentach, na przykład 20% zespołu lub działu.
• Kto przegląda, zatwierdza i odrzuca prośby.
• Gdzie pracownicy powinni się zwrócić lub z kim powinni się skontaktować, jeśli mają pytania dotyczące wniosków o urlop.
• Co pracownicy mogą zrobić, jeśli ich prośba zostanie odrzucona.

Twoja polityka dotycząca czasu wolnego powinna również szczegółowo określać:

Okres(y) wypowiedzenia dla żądań

Pracownicy powinni wiedzieć , z jakim wyprzedzeniem muszą wystąpić o urlop. Niektóre firmy chcą co najmniej 2 tygodni do 1 miesiąca wypowiedzenia na czas wolny.

To, o jaki okres wypowiedzenia poprosisz, może zależeć od tego, jak elastyczny jest harmonogram Twojej firmy. Na przykład możesz poprosić pracowników, aby informowali Cię z co najmniej 2-miesięcznym wyprzedzeniem o dłuższych urlopach, takich jak 4 tygodnie lub więcej.

Istotne powiadomienie pomaga odpowiednio zaplanować harmonogramy pracowników. Daje to również czas na zatrudnienie tymczasowego zastępcy, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Twoja oś czasu odpowiedzi

Najlepiej byłoby, gdybyś był w stanie odpowiedzieć na formularze wniosków urlopowych w ciągu 3 dni lub krócej . Nie powinno to zająć więcej niż tydzień. Jeśli Twoi pracownicy przesyłają wnioski cyfrowo za pośrednictwem platformy internetowej, możesz na nie odpowiadać jeszcze szybciej.

Zasady modyfikowania wniosków

Zastanów się, jakie są zasady dotyczące modyfikowania formularzy wniosków, jeśli zmienią się plany pracownika. Możesz chcieć, aby członkowie zespołu wysłali wiadomość e-mail do określonego menedżera lub członka zespołu HR w celu zmodyfikowania ich formularza. Możesz też wymagać od pracowników przesłania nowego formularza żądania.

Procedura odmowy udzielenia urlopu

Stwórz formalną procedurę, której muszą przestrzegać menedżerowie lub pracownicy HR, odrzucając wnioski o czas wolny. Następnie opisz to w swojej polityce dotyczącej czasu wolnego.

Na przykład możesz rozważyć poproszenie osoby, która odrzuciła wniosek, o bezpośredni kontakt z pracownikiem w celu wyjaśnienia swojej decyzji. Możesz zauważyć w polityce, że menedżerowie lub HR będą oferować pracownikom alternatywne dni lub godziny wolne jako kompromis.

Możesz też poprosić pracowników o przesłanie określonej liczby dodatkowych próśb po odrzuceniu jednego — na przykład 1 lub 2. Możesz wymagać od pracowników podania różnych dni lub godzin w kolejnych formularzach próśb.

Skorzystaj z cyfrowego rozwiązania do zarządzania czasem wolnym

Cyfrowe oprogramowanie do zarządzania czasem wolnym, takie jak Connecteam, może pomóc w łatwym tworzeniu zasad czasu wolnego i zarządzaniu wnioskami o czas wolny.

Connecteam to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracownikami, które oferuje szereg funkcji zaprojektowanych, aby pomóc Ci wydajniej zarządzać pracownikami.

Korzystając z funkcji zarządzania czasem wolnym Connecteam, Twoi pracownicy mogą przesyłać wnioski o czas wolny ze swoich urządzeń mobilnych, a menedżerowie mogą zatwierdzać lub odrzucać wnioski za pomocą zaledwie kilku kliknięć. System automatycznie śledzi wszystkie wnioski o urlop i zatwierdzenia, więc nie ma potrzeby ręcznego śledzenia wniosków ani korzystania z arkuszy kalkulacyjnych.

Powinieneś także przeczytać naszą dogłębną recenzję najlepszych narzędzi do śledzenia pracowników

Dzięki Connecteam możesz skonfigurować zasady określające, ile czasu wolnego mogą wziąć pracownicy, ile czasu muszą złożyć wypowiedzenie oraz czy określone okresy w roku są wyłączone z powodu wniosków o urlop.

Co najlepsze, funkcja zarządzania czasem wolnym Connecteam jest bezproblemowo zintegrowana z resztą platformy Connecteam, umożliwiając zarządzanie wszystkimi aspektami pracowników z jednej platformy. Ułatwia to planowanie zmian, komunikację z pracownikami oraz śledzenie czasu i obecności, a wszystko to z jednej centralnej lokalizacji.

Zacznij korzystać z Connecteam za darmo już dziś!

Planuj z wyprzedzeniem wąskie gardła i problemy

Podczas dużych imprez i w okolicach świąt wielu pracowników często prosi o urlop w tym samym czasie.

Możesz to zaplanować z wyprzedzeniem, komunikując się ze swoimi pracownikami na miesiąc lub dłużej przed wakacjami, aby dowiedzieć się, kto jest chętny do pracy. Stwórz bank pracowników, z których będziesz mógł korzystać w tym okresie. Możesz również rozważyć udzielenie tym pracownikom wolnego czasu podczas następnych wakacji. W ten sposób nie polegasz na tych samych pracownikach, którzy zajmują zbyt wiele dni lub godzin.

Należy również ustalić minimalny poziom zatrudnienia . Zastanów się, jaki procent personelu potrzebujesz na każdą zmianę. Upewnij się również, że ta liczba pracowników może zaoferować jakość usług, jakiej oczekują Twoi klienci o każdej porze roku.

Jeśli Twoja organizacja pracuje przez święta lub jest bardziej zajęta, gdy wszyscy chcą mieć wolne, możesz przed świętami zaaranżować tymczasowe rozwiązania kadrowe , aby wypełnić luki.

Ponadto istnieje kilka sposobów, dzięki którym wnioski o urlop będą rozpatrywane sprawiedliwie w czasie popularnych wakacji. Możesz ustanowić zasadę priorytetyzacji próśb według stażu pracy, na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy” lub patrząc na to, kto ma najmniej wolnego czasu. Możesz nawet oferować premie pracownikom, którzy chcą pracować również w ważne święta.

Choroby i nagłe wypadki

Pracownicy mogą nagle zachorować lub doświadczyć nagłej potrzeby. W takich przypadkach zwykle nie mają czasu, aby poprosić o urlop z wyprzedzeniem kilkudniowym lub tygodniowym za pomocą formularza wniosku. Dlatego tak ważne jest posiadanie polityki dotyczącej urlopu w ostatniej chwili.

Twoja polisa powinna zawierać:

• Definicja tego, co stanowi chorobę lub nagły wypadek.
• Wyjaśnienie, z kim Twój pracownik powinien się kontaktować w takich sytuacjach, niezależnie od tego, czy jest to Ty, ktoś inny, czy członek działu HR.
• Minimalny okres wypowiedzenia, jaki pracownik musi złożyć przed rozpoczęciem dnia pracy. Na przykład 2 godz.
• Czy pracownik potrzebuje zwolnienia lekarskiego, jeśli wróci. Wiele organizacji wymaga zwolnienia lekarskiego po 3-dniowej nieobecności.
• Niezależnie od tego, czy urlop w ostatniej chwili jest płatny.

Ponadto będziesz chciał stworzyć wewnętrzną politykę dotyczącą nieobecności w ostatniej chwili. Powinieneś wiedzieć, jak wypełnisz nagłą lukę podczas zmiany. Możesz mieć listę dyżurujących pracowników, z którymi możesz się skontaktować w ostatniej chwili. Możesz również wysłać do swoich pracowników wiadomość tekstową lub wiadomość e-mail, aby dowiedzieć się, czy ktoś jest dostępny.

Utwórz proces przyjmowania, aby szybko odpowiadać na prośby o urlop

Kiedy pracownicy proszą o urlop, prawdopodobnie z niecierpliwością czekają na odpowiedź. Twoja firma musi również wiedzieć, jakie wnioski są zatwierdzane, abyś mógł wypełniać wszelkie harmonogramy lub zmiany, których dotyczy nieobecność.

Proces przyjmowania może pomóc. Oznacza to po prostu proces przesyłania i obsługi formularzy wniosków . Idzie to w parze z twoją polityką dotyczącą czasu wolnego.

Tworząc proces przyjmowania, należy wziąć pod uwagę:

• Gdzie i jak składa się formularze.
• Kto jest odpowiedzialny za ich weryfikację.
• Jak podejmowane są decyzje o urlopie.
• Jak złożyć wypełnione formularze.

Możesz na przykład poprosić pracowników o przesłanie wypełnionych formularzy pocztą e-mail lub osobiście — do Ciebie, wyznaczonego członka zespołu lub do działu kadr. Możesz również poprosić pracowników o cyfrowe przesyłanie formularzy za pośrednictwem platformy zarządzania pracą online lub oprogramowania do udostępniania plików.

Możesz stworzyć swój proces przyjmowania ręcznie, tworząc zestaw instrukcji krok po kroku do udostępnienia pracownikom HR, którzy będą zajmować się formularzami wniosków. Ale może to być trudne i czasochłonne.

Korzystając z platformy cyfrowej, takiej jak Connecteam, możesz zautomatyzować większość procesu ubiegania się o urlop. Pracownicy mogą wnioskować o urlop z dowolnego urządzenia, a Ty możesz otrzymywać wnioski w czasie rzeczywistym. Platformy te umożliwiają natychmiastowe przeglądanie wniosków urlopowych pracowników.

Powiadamiają również pracowników o podjęciu decyzji na ich wniosek. Ponadto możesz na pierwszy rzut oka zobaczyć, kto złożył wniosek o urlop i czyj wniosek nadal wymaga rozpatrzenia.

Niektóre platformy cyfrowe łączą się również bezpośrednio z funkcjami planowania, dzięki czemu można szybko aktualizować zmiany i harmonogramy, pytać członków zespołu, którzy mogą zająć się nieobecnym pracownikiem, i otrzymywać powiadomienia, jeśli zmiana wymaga większej liczby pracowników.

Przejrzyj zasady dotyczące czasu wolnego pod kątem zgodności

Możesz przejrzeć swoją politykę urlopową z prawnikiem, aby upewnić się, że nie narusza ona żadnych przepisów .

Na przykład pracodawcy w większości przypadków nie mogą odmówić pracownikowi urlopu FMLA. Jednak w przypadkach, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 50 pracowników lub pracownik wnioskujący o urlop przepracował dla firmy mniej niż 1250 godzin lub 12 miesięcy, może on nie kwalifikować się do urlopu. Zrozumienie szczegółów tego prawa jest ważne.

Każdy, kto podejmuje decyzje o urlopie w Twojej firmie, powinien wiedzieć, kiedy wniosek o urlop musi zostać zatwierdzony i kiedy pracownicy mogą nie kwalifikować się do urlopu.

Oceń skuteczność swoich formularzy wniosków o czas wolny

Formularze wniosków urlopowych powinny zmniejszyć liczbę nieobecności oraz pracowników, którzy nie dzwonią i nie pojawiają się w pracy. Jeśli tego nie robią lub pracownicy rutynowo nie przesyłają formularzy prawidłowo, ponownie przeanalizuj swoje zasady .

Zastanów się, czy musisz poprosić pracowników o dodatkowe informacje. Lub sprawdź, czy w formularzach możesz podać dodatkowe instrukcje, które pomogą pracownikom prawidłowo wypełnić formularze wniosku i przesłać je na czas.

Na przykład, jeśli Twoje formularze są zbyt skomplikowane, pracownicy mogą nie czuć się pewnie podczas ich wypełniania. Upraszczanie formularzy wniosków do 1-2 stron i używanie prostego języka może pomóc. Zapewnienie miejsca na dodatkowe uwagi na formularzu może dać pracownikom szansę na wyjaśnienie własnymi słowami, dlaczego potrzebują urlopu.

Jeśli masz wiele nieobecności w ostatniej chwili, możesz również przyjrzeć się bliżej swojej osi czasu. Czy wymagacie od pracowników miesięcznego wypowiedzenia? Niektórzy pracownicy mogą nie robić planów z tak dużym wyprzedzeniem. Umożliwienie pracownikom ubiegania się o urlop z kilkutygodniowym wyprzedzeniem może zapewnić większą elastyczność.

Streszczenie

Formularz wniosku o czas wolny pomaga pracownikom komunikować się, kiedy potrzebują urlopu, dni chorobowych lub innego rodzaju urlopu. Pozwala także nadawać priorytety tym prośbom i informować pracowników, czy i kiedy mogą wziąć określone dni wolne.

Skuteczny formularz wniosku o urlop pracowniczy może również zmniejszyć zamieszanie i nieporozumienia między pracownikami a kierownictwem oraz zapewnić zgodność z wymogami prawnymi.

Korzystając z naszego bezpłatnego szablonu i najlepszych praktyk opisanych w tym artykule, możesz uwolnić się od stresu związanego z zarządzaniem wnioskami o urlop i stworzyć formularz wniosku, który idealnie sprawdzi się w Twojej firmie.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj