Jak napisać list weryfikacyjny zatrudnienia + darmowe szablony

Jako pracodawca, Twoi pracownicy mogą poprosić Cię o potwierdzenie szczegółów ich zatrudnienia dla kredytodawców hipotecznych, właścicieli, a nawet innego pracodawcy.

Chociaż listy weryfikacyjne dotyczące zatrudnienia są zazwyczaj krótkie i łatwe do przygotowania, ważne jest, aby były one prawidłowe.

Popełnienie błędu nie tylko źle świadczy o Twojej firmie, ale może również wpłynąć na zdolność pracownika do uzyskania pożyczki, mieszkania lub nowej pracy.

W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez proces przygotowania listu weryfikacyjnego dotyczącego zatrudnienia, w tym jakie informacje należy uwzględnić.

Aby Ci pomóc, zamieściliśmy również kilka próbek listów potwierdzających zatrudnienie i przygotowaliśmy dwa gotowe do użycia szablony.

Pobierz darmowe szablony tutaj

Formularz weryfikacji pracownika – Obecny pracownik

Formularz weryfikacji pracownika – Były pracownik

Co to jest list weryfikacyjny zatrudnienia?

List weryfikacyjny pracy jest dowodem czyjegoś obecnego lub poprzedniego zatrudnienia. Potwierdza, że ​​pracownik pracuje — lub pracował — dla Twojej firmy i zawiera szczegółowe informacje, takie jak daty zatrudnienia, rola i wynagrodzenie.

List weryfikacyjny zatrudnienia jest czasami określany jako:

• list o zatrudnieniu
• list potwierdzający zatrudnienie
• list weryfikacyjny pracy
• list potwierdzający wynagrodzenie
• zaświadczenie o dochodach
• formularz weryfikacji zatrudnienia

Listy te zapewniają niezależną weryfikację kluczowych szczegółów zatrudnienia dla osób trzecich. Prośba o list może pochodzić od pracownika lub bezpośrednio od strony trzeciej, takiej jak bank, właściciel, agencja rządowa lub inny pracodawca.

Listy weryfikacyjne pracy różnią się od listów referencyjnych lub listów polecających, które opisują, jak dobrze pracownik radził sobie na roli. Zamiast tego listy potwierdzające zatrudnienie dostarczają neutralnych informacji na temat czasu pracownika w Twojej firmie.

Skąd pochodzą prośby o list weryfikacyjny pracownika?

Prośby o pismo weryfikujące wynagrodzenie mogą pochodzić od pracownika, który następnie przekaże je stronie trzeciej, która potrzebuje tych informacji.

Pracownicy nie muszą ci mówić, dlaczego proszą o list. Muszą jednak powiedzieć, jakie informacje należy w nim zawrzeć, gdy proszą o pismo w imieniu osoby trzeciej.

Żądania mogą również pochodzić bezpośrednio od stron trzecich. Obejmują one:

• Instytucje finansowe. Na przykład, gdy pracownik ubiega się o kredyt hipoteczny lub inny kredyt, bank musi potwierdzić jego zdolność do spłaty. Jeśli pracownik ubiega się o restrukturyzację istniejącego kredytu lub odroczenie płatności z powodu trudnej sytuacji finansowej, bank często musi również potwierdzić jego dochody przed podjęciem decyzji o uwzględnieniu jego wniosku.
• Właściciele. Gdy pracownik ubiega się o wynajem nieruchomości, właściciel może chcieć sprawdzić, czy jest w stanie opłacić czynsz, kaucję i inne opłaty za usługi.
• Inni pracodawcy. Jeśli pracownik złoży podanie o pracę do innej firmy, potencjalny pracodawca może zażądać listu weryfikującego pracę, aby sprawdzić informacje zawarte w życiorysie pracownika.
• Prawnicy imigracyjni mogą poprosić pracodawcę o list podczas przygotowywania wniosku wizowego dla pracownika lub członka jego rodziny. Na przykład pismo weryfikujące wynagrodzenie może służyć jako dowód zdolności pracownika do sponsorowania wniosku członka rodziny o zezwolenie na pobyt stały.
• Agencje windykacyjne czasami kontaktują się z pracodawcami, prosząc o listy weryfikujące pracę, aby zachęcić do zapłaty. Powinieneś zasięgnąć porady prawnej na temat odpowiedzi na tego typu prośby, ponieważ często zgodnie z prawem możesz ujawnić tylko ograniczone informacje.
• Agencje rządowe mogą zażądać weryfikacji zaświadczenia o zatrudnieniu w celu zidentyfikowania przypadków oszustw związanych z ubezpieczeniami społecznymi lub potwierdzenia wynagrodzenia na potrzeby decyzji sądu. Jeśli otrzymasz taką prośbę, najlepiej zasięgnąć porady prawnika.

Ważne jest również, aby zasięgnąć porady prawnej, aby zrozumieć, kiedy prawo wymaga od Ciebie odpowiedzi na prośby o potwierdzenie zatrudnienia.

Często nie trzeba tego robić. Jednak dobrym pomysłem może być dostarczenie listu, jeśli wspiera pracownika, na przykład pomagając mu uzyskać kredyt hipoteczny, podpisać umowę najmu lub znaleźć nową pracę.

Wyjątkiem są zazwyczaj wnioski agencji rządowych. Prawo może wymagać od Ciebie odpowiedzi na nie, a żądanie zwykle określa odpowiednie przepisy lub przepisy prawa.

Co powinno znaleźć się w liście potwierdzającym zatrudnienie?

Jest kilka podstawowych informacji, które zawsze powinieneś uwzględnić, pisząc list weryfikacyjny zatrudnienia. Konkretne szczegóły zależą od wniosku, a także polityki Twojej firmy oraz odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych.

Upewnij się, że Twój list zawiera:

• Data napisania listu , dzięki czemu odbiorca wie, że zawarte w nim informacje są aktualne.
• Nazwa i adres Twojej firmy.
• Pozdrowienie. Jeśli znasz dane odbiorcy, możesz zwrócić się do niego bezpośrednio. Jeśli nie, użyj „Do kogo to może dotyczyć”.
• Pełne imię i nazwisko pracownika.
• Ich daty zatrudnienia , w tym daty rozpoczęcia i zakończenia. Możesz zapisać datę końcową jako „obecny”, jeśli pracownik nadal pracuje dla Twojej firmy.
• Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe , jeśli odbiorca ma jakieś pytania lub potrzebuje dalszych informacji.
• Twój podpis.

Jeśli jest to wyraźnie wymagane i dozwolone przez prawo, konieczne może być również uwzględnienie:

• Nazwa i adres firmy odbiorcy, jeśli jest znana.
• Stanowisko i dział pracownika.
• Krótki opis obowiązków pracownika.
• Wynagrodzenie pracownika.
• Dowody potwierdzające ich wynagrodzenie, takie jak odcinki wypłat lub karty czasu pracy.
• Częstotliwość płatności — na przykład co tydzień lub co miesiąc.
• Liczba godzin przepracowanych przez pracownika w ciągu tygodnia lub miesiąca.
• Rodzaj zatrudnienia (pełny etat, część etatu lub kontrakt)
• Dlaczego kończy się ich zatrudnienie.
• Czy oczekuje się, że ich praca będzie kontynuowana.
• Kwalifikacja pracownika do ponownego zatrudnienia.

W zależności od żądania możesz dostarczyć weryfikację listu pracowniczego w formacie cyfrowym lub papierowym i wysłać go pocztą, e-mailem lub faksem.

Jak sformatować list potwierdzający zatrudnienie

Przygotuj list na papierze firmowym lub stacjonarnym z logo Twojej firmy. Potwierdza to jego autentyczność dla odbiorcy.

Najlepszym sposobem przedstawienia tych listów jest format listu biznesowego.

Umieść nazwę i adres swojej firmy, datę i adres odbiorcy (jeśli jest znany) w lewym górnym rogu listu. Następnie dołącz swoje powitanie, treść listu i formalne podpisanie, na przykład „z poważaniem” lub „z poważaniem”. Twój podpis, imię i nazwisko oraz rola powinny być widoczne.

Polityka i procedura listu weryfikacyjnego pracy

Jako pracodawca, Twoi pracownicy mogą regularnie prosić o formularz weryfikacji zatrudnienia. Z tego powodu warto stworzyć politykę weryfikacji listów pracowniczych oraz określić procedurę ich składania i przygotowywania.

Stworzenie polityki i procedury gwarantuje, że Twoja firma konsekwentnie podchodzi do dokumentów potwierdzających zatrudnienie.

Zasady i procedury oszczędzają również czas Twój i Twoich pracowników. Możesz dodać je do podręcznika zasad i procedur, aby Twoi pracownicy mogli je łatwo znaleźć. Jasno określając kroki, uzyskujesz wszystkie potrzebne informacje od pracownika bez konieczności przechodzenia tam iz powrotem.

Polityka

Zasady dotyczące formularzy weryfikacji pracowników określają, w jaki sposób rozpatrywane są prośby o listy i kto jest odpowiedzialny za ich przygotowanie.

Przed napisaniem polisy ważne jest, aby potwierdzić swoje zobowiązania prawne zarówno na poziomie federalnym, jak i stanowym. Weryfikacja listów pracowniczych wiąże się z udostępnianiem poufnych informacji o pracownikach stronom trzecim.

Często istnieją przepisy i regulacje określające, jakie informacje o pracownikach można, a jakich nie można udostępniać, oraz proces, w jakim należy to zrobić. Na przykład w niektórych stanach USA pracodawcy nie mogą udostępniać historii wynagrodzeń stronom trzecim.

Może być konieczne uzyskanie podpisanej zgody pracownika na ujawnienie jego informacji przed dostarczeniem listu potwierdzającego zatrudnienie. Dobrym pomysłem jest również wymaganie wniosków na piśmie. Pisemne wnioski i podpisane formularze zgody tworzą zapis w przypadku późniejszych sporów — na przykład, jeśli pracownik sprzeciwia się ujawnionym przez Ciebie informacjom.

Z tych powodów Dział Zasobów Ludzkich (HR) często otrzymuje zadanie odpowiadania na prośby o listy weryfikacyjne pracowników. Mogą wtedy upewnić się, że pismo jest zgodne z wewnętrzną polityką firmy i wszelkimi odpowiednimi przepisami.

Menedżerowie lub przełożeni mogą również przygotować formularze weryfikacji pracowników. Jednak dział HR powinien je jeszcze przejrzeć przed wysłaniem.

Procedura

Stworzenie standardowej procedury wnioskowania o weryfikację świadectw pracy oszczędza czas Twój i Twoich pracowników. Pracownicy wiedzą, do kogo skierować wniosek i jakie informacje są wymagane.

W swojej procedurze wyjaśnij:

• Do kogo pracownicy i osoby trzecie powinni skierować wniosek.
• Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie pism.
• Jakie informacje są potrzebne do przygotowania pisma.
• Czy wymagany jest list cyfrowy czy papierowy i gdzie go wysłać.
• Ramy czasowe odpowiedzi na zapytania.
• Łącza do wszelkich powiązanych zasad lub formularzy.

Przydatne może być utworzenie przykładowego formularza, za pomocą którego pracownicy mogą poprosić o pismo. Dodanie formularza do podręcznika zasad i procedur lub podręcznika pracownika ułatwi pracownikom jego odnalezienie. Po prostu wypełniają wymagane informacje i przesyłają je do odpowiedniej osoby lub działu.

Wskazówka: użyj dedykowanego systemu zarządzania dokumentami HR, takiego jak Connecteam, aby łatwo zarządzać wszystkimi ważnymi dokumentami i informacjami pracowników.

Wypróbuj Connecteam za darmo już dziś

Wskazówki dotyczące przygotowania listu weryfikującego pracę

Pisząc list weryfikacyjny wynagrodzenia, pamiętaj o tych kwestiach.

Mów krótko i na temat

Te listy nie muszą być długie ani skomplikowane. Muszą po prostu przedstawić żądane informacje w sposób neutralny. Listy te nie powinny dotyczyć opinii — na przykład dotyczących wydajności lub charakteru pracownika.

Sprawdź swój list przed wysłaniem

Jak każda komunikacja zewnętrzna, list potwierdzający zatrudnienie jest odzwierciedleniem Twojej firmy. Powinien być bezbłędny i profesjonalny.

Sprawdź również, czy list zawiera wszystkie wymagane informacje. To ważny dokument dla pracownika, który pomaga mu uzyskać kredyt hipoteczny, mieszkanie lub przyszłą pracę. Podanie niepełnych informacji może spowolnić ich stosowanie.

Upewnij się, że informacje zawarte w liście są dokładne i zgodne z prawdą

Szczegóły zawarte w liście powinny opierać się na dokumentacji kadrowej. Osoby trzecie mogą wykorzystać Twój list do podjęcia poważnych decyzji dotyczących Twojego pracownika, takich jak przyznanie lub odmowa wydania wizy członkowi rodziny pracownika.

Dokładność pomaga również chronić Cię przed późniejszymi skargami ze strony pracowników, którzy są niezadowoleni z dostarczonych informacji.

Dostarcz list na czas

Żądania listu weryfikacyjnego pracowników są często pilne. Na przykład bank rozpatrujący wniosek o kredyt hipoteczny może zażądać informacji w ciągu dwóch dni roboczych.

Jeśli pracownik poprosił o list potwierdzający zatrudnienie, powinieneś spróbować odpowiedzieć na nie tak szybko, jak to możliwe. Możesz określić czas realizacji w swojej polityce i procedurze. Pracownicy rozumieją wtedy, z jakim wyprzedzeniem muszą zgłaszać swoje prośby.

Próbki listu weryfikacyjnego zatrudnienia

Poniżej znajdują się dwa przykłady listów weryfikujących pracę zarówno dla obecnych, jak i byłych pracowników.

Ta weryfikacja aktualnego szablonu listu o pracę jest sformatowana jak formalny list biznesowy. Dostosuj tekst, aby pasował do odpowiednich informacji. Zachowaj kopię do wglądu i prowadź szybką, przejrzystą i zwięzłą korespondencję dotyczącą weryfikacji zatrudnienia.

Pobierz Weryfikacja aktualnego wzoru listu o pracę

Dokumenty Google

Ta weryfikacja poprzedniego szablonu listu o pracę jest sformatowana jak formalny list biznesowy. Dostosuj tekst, aby pasował do odpowiednich informacji. Zachowaj kopię do wglądu i prowadź szybką, przejrzystą i zwięzłą korespondencję dotyczącą weryfikacji zatrudnienia.

Pobierz wzór listu potwierdzającego wcześniejsze zatrudnienie

Dokumenty Google

Uprość proces

Twoi pracownicy mogą regularnie potrzebować formularzy weryfikacyjnych pracowników, dlatego warto mieć zasady i procedury obsługi ich próśb. To standaryzuje proces, pomagając dostarczać pisma w odpowiednim czasie. Zapewnia również uwzględnienie niezbędnych informacji, takich jak rola pracownika, opis stanowiska i wynagrodzenie.

Pisząc profesjonalne i dokładne formularze weryfikacji zatrudnienia, możesz pomóc swoim pracownikom w zakupie własnego domu, wynajmie mieszkania i znalezieniu przyszłego zatrudnienia.

Postępuj zgodnie z naszym przewodnikiem krok po kroku i skorzystaj z naszych szablonów zaświadczeń o zatrudnieniu, aby z łatwością sporządzić profesjonalne zaświadczenia o zatrudnieniu na żądanie.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj