14 najważniejszych dokumentów wprowadzających dla nowych pracowników

Wstęp

Celem onboardingu jest pomoc nowym pracownikom w poczuciu się mile widzianym, poinformowanym i gotowym do rozpoczęcia pracy. Sprawiając, że proces będzie prosty, zabawny i pouczający, przygotujesz grunt pod długą i udaną relację z nowymi członkami zespołu.

Dużą częścią skutecznego onboardingu pracownika jest dostarczenie odpowiedniej dokumentacji.

W tym artykule omawiam znaczenie dokumentów onboardingowych w procesie onboardingu i przedstawiam 14 dokumentów, które należy przekazać nowym pracownikom.

Dlaczego dobry proces wdrażania jest ważny?

Dobry proces wdrażania jest niezbędny dla Twojej firmy, ponieważ pomaga nowym pracownikom czuć się mile widzianym i ułatwia przejście na nowe stanowiska.

Kiedy nowi pracownicy mają pozytywne doświadczenia związane z wdrażaniem, poprawia się również zaangażowanie pracowników. Pracownicy częściej czują się zaangażowani w swoją pracę, co może prowadzić do lepszych wyników i wyższych wskaźników retencji.

W rzeczywistości badanie przeprowadzone w 2015 roku przez Brandon Hall Group wykazało, że organizacje z silnym procesem onboardingu mają o 82% wyższy wskaźnik utrzymania pracowników.

Usprawnienie dokumentów onboardingowych jest ważną częścią procesu. Zapewniając nowym pracownikom dokumentację zawierającą jasne i zwięzłe informacje na temat roli, korzyści i zasad firmy, pomagasz pracownikom szybko przystosować się i poczuć się pewnie na nowym stanowisku.

Zmniejsza to zamieszanie, oszczędza czas i pozwala na płynniejsze przejście i lepszą produktywność. Jest to korzystne zarówno dla nowego pracownika, jak i całej Twojej organizacji!

Czym są dokumenty onboardingowe?

Dokumenty wprowadzające zawierają ważne informacje, które ustawiają nowych członków zespołu na sukces. Pomagają również spełnić wymagania rządowe.

Poniżej omówiłem najważniejsze dokumenty onboardingowe, podzielone na 4 sekcje.

Formularze prawne i podatkowe

Są one obowiązkowe i wymagane przez rząd stanowy lub federalny. Należą do nich dokumenty, takie jak formularze W-4 i I-9, które należy wypełnić w ciągu kilku dni od daty rozpoczęcia pracy przez pracownika, aby uniknąć grzywien lub kar.

Dokumenty specyficzne dla firmy

Obejmują one wszystkie informacje, które pracownik powinien znać, niezależnie od zajmowanego stanowiska. Obejmują one podręczniki dla pracowników, schematy organizacyjne i deklaracje misji.

Dokumenty specyficzne dla roli

Opisują one Twoje oczekiwania wobec nowego pracownika i zawierają standardowe procedury operacyjne (SPO) oraz podręczniki zasad i procedur.

Dokumenty dotyczące wynagrodzeń i świadczeń

Dzięki nim Twoi pracownicy dowiedzą się, w jaki sposób będą wynagradzani i z jakich korzyści mogą skorzystać. Dostarczają również pracownikom informacji potrzebnych do skorzystania ze świadczeń. Ta kategoria może obejmować pakiety świadczeń zdrowotnych, informacje 401k, zasady dotyczące czasu wolnego, dokumenty opcji na akcje i inne.

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z szablonem listy kontrolnej Connecteam dotyczącej wdrożenia .

14 niezbędnych dokumentów wprowadzających

Teraz, gdy wiesz już, czym są dokumenty wprowadzające, omówmy 14 najważniejszych dokumentów niezbędnych do pozyskania nowych pracowników.

Dokumenty prawne i podatkowe dotyczące wdrożenia

Formularz W-4

Ważne jest, aby zapewnić nowym pracownikom federalny formularz podatku dochodowego W-4, który umożliwia im dostosowanie statusu potrącania podatku u źródła . Twoim obowiązkiem jest śledzenie najnowszego formularza W-4 każdego pracownika i upewnienie się, że jego wypłaty odzwierciedlają zaktualizowane wybory dotyczące potrącania podatku.

Aby zachować zgodność z przepisami, musisz przechowywać te dokumenty podatkowe dla każdego pracownika przez co najmniej 4 lata od daty należnego lub zapłaconego podatku pracowniczego, w zależności od tego, co nastąpi później.

Utrzymując porządek i prowadząc dokładną dokumentację, możesz mieć pewność, że Twoja firma działa zgodnie z prawem, a Twoi pracownicy otrzymują odpowiednie wynagrodzenie.

Formularz I-9

Formularz zatrudnienia I-9 jest ważnym dokumentem służącym do weryfikacji uprawnień nowego pracownika do pracy w Stanach Zjednoczonych .

Jako pracodawca Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że nowo zatrudniony pracownik jest prawnie upoważniony do pracy w danym kraju na podstawie obywatelstwa, wizy, statusu rezydenta i imigracyjnego. Formularze I-9 są wymagane dla obywateli i osób niebędących obywatelami.

Proces I-9 obejmuje dwa zasadnicze etapy:

• Nowo zatrudniony musi wypełnić formularz potwierdzający jego uprawnienia oraz dokumenty, które mogą posłużyć do weryfikacji jego statusu.
• Nowo zatrudniony musi przedstawić dokumenty uprawniające do pracy, które pracodawca musi przejrzeć. Zazwyczaj dział kadr firmy sprawdza, czy dokumenty spełniają wymagania listy akceptowanych dokumentów IRS. Tymi dokumentami mogą być na przykład paszporty, akty urodzenia lub karty stałego pobytu.

Gdy zweryfikujesz obywatelstwo nowego pracownika, może on rozpocząć pracę w Twojej firmie.

Nie musisz przesyłać formularza I-9 dotyczącego zatrudnienia ani dokumentów weryfikujących, ale musisz mieć je dostępne na żądanie urzędnika imigracyjnego.

Formularze podatków państwowych

Niektóre stany mają niezbędne formularze potrącenia podatku. Skontaktuj się z lokalnymi władzami, aby dowiedzieć się, czy potrzebujesz pracowników do wypełnienia tych dokumentów dotyczących wdrożenia.

W tej chwili 31 stanów wymaga stanowego zaświadczenia o potrąceniu podatku u źródła . To są:

• Alabama
• Arizona
• Arkansas
• Kalifornia
• Connecticut
• Dystrykt Kolumbii
• Gruzja
• Hawaje
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Kentucky
• Luizjana
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Michigan
• Missisipi
• Missouri
• New Jersey
• Nowy Jork
• Ohio
• Oklahoma
• Oregon
• Pensylwania
• Rhode Island
• Vermont
• Wirginia
• Wirginia Zachodnia
• Wisconsin

Testy narkotykowe i kontrole przeszłości

Jeśli Twoja firma wymaga testów na obecność narkotyków, musisz dołączyć kopię swoich zasad dotyczących testów na obecność narkotyków w dokumentach wprowadzających.

Ważne jest również, aby przechowywać zapisy wyników testów i kontroli przeszłości, aby zachować zgodność z przepisami rządowymi lub branżowymi.

Moja rada: Korzystanie z cyfrowego systemu zarządzania pracownikami online z obsługą niestandardowych formularzy i przesyłania dokumentów oznacza, że ​​możesz przechowywać wszystkie akta pracowników swojej firmy w jednym miejscu.

Connecteam umożliwia pracownikom wypełnianie formularzy W-4, I-9 i innych danych z dowolnego miejsca. Może to pomóc usprawnić i uprościć procesy wdrażania. Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej, aby przetestować te funkcje i nie tylko.

Dokumenty wdrożeniowe firmy

Umowa o zakazie konkurencji

Umowy o zakazie konkurencji zabraniają pracownikom pracy dla konkurencji lub rozpoczynania podobnych biznesów przez określony czas po opuszczeniu firmy, np. 6 miesięcy.

Umowy te mogą być przydatne dla firm, które inwestują znaczną ilość zasobów w rozwijanie zastrzeżonych informacji lub relacji z klientami, które mają kluczowe znaczenie dla ich sukcesu.

Ponadto umowy o zakazie konkurowania mogą pomóc firmom zachować przewagę konkurencyjną, uniemożliwiając byłym pracownikom dzielenie się swoją wiedzą i doświadczeniem z konkurencją. Mogą również pomóc w unikaniu konfliktów interesów. Umowy te pomagają zapewnić, że pracownicy koncentrują się na swoich bieżących obowiązkach służbowych i nie wykorzystują swojej pozycji w firmie na korzyść konkurencyjnej firmy.

Formularz kontaktowy w nagłych wypadkach

Posiadanie formularza kontaktowego w nagłych wypadkach dla pracowników jest istotną częścią planu zarządzania ryzykiem w każdej firmie. Formularz pozwala Twojej firmie szybko i łatwo skontaktować się z wyznaczonym przez pracownika kontaktem alarmowym w razie nagłego wypadku lub wypadku.

Posiadanie formularza kontaktowego w nagłych wypadkach zwiększa również zadowolenie pracowników . Świadomość, że ich pracodawca ma w aktach dane kontaktowe w nagłych wypadkach i że można się z nim skontaktować w nagłym przypadku, może zapewnić pracownikom spokój ducha i pomóc im poczuć się docenionymi i zaopiekowanymi. To prosty krok, który może znacznie przyczynić się do budowania pozytywnej kultury firmy i budowania poczucia wspólnoty i wsparcia wśród pracowników.

Podręcznik pracownika

Podręcznik pracownika służy jako przewodnik dla pracowników po zasadach, oczekiwaniach i procedurach firmy. Zapewnia jasny i zwięzły przegląd tego, czego oczekuje się od pracowników i czego mogą oczekiwać od firmy. Pomaga również chronić firmę prawnie.

Niektóre kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w podręczniku pracownika to:

• Przegląd firmy: zacznij od wprowadzenia, które zawiera przegląd firmy, jej misji i kultury. Może to pomóc pracownikom poczuć więź z organizacją i zrozumieć jej wartości i cele.

• Zasady zatrudnienia: takie jak klasyfikacje pracowników, opisy stanowisk, harmonogramy pracy i świadczenia.

• Kodeks postępowania: opisz oczekiwania firmy dotyczące zachowania pracowników, w tym zasady dotyczące ubioru, postępowania w miejscu pracy oraz zasady przeciwdziałania dyskryminacji i nękaniu.

• Bezpieczeństwo i ochrona: Uwzględnij zasady związane z bezpieczeństwem i ochroną, takie jak procedury awaryjne, zasady bezpieczeństwa w miejscu pracy i zasady bezpieczeństwa IT.

• Zarządzanie wydajnością: Opisz proces zarządzania wydajnością firmy, w tym sposób oceny wydajności, informacje zwrotne i procedury dyscyplinarne.

• Rozwiązanie umowy i rezygnacja: Wyjaśnij zasady i procedury firmy dotyczące rozwiązania umowy i rezygnacji, w tym wymagania dotyczące wypowiedzenia i wywiady końcowe.

Dołącz również formularz potwierdzenia dla pracowników do podpisania. Będzie to oznaczać, że otrzymali i przeczytali podręcznik oraz rozumieją jego treść.

Ponadto pamiętaj, aby język był prosty i łatwy do zrozumienia, a także dopilnuj, aby podręcznik był regularnie aktualizowany w celu odzwierciedlenia wszelkich zmian w zasadach lub procedurach.

Schemat organizacyjny

Udostępnienie nowo zatrudnionym schematu organizacyjnego pomaga pracownikom zrozumieć strukturę firmy , hierarchię i relacje służbowe.

Może również pomóc nowo zatrudnionym pracownikom skuteczniej komunikować się ze współpracownikami. Mogą lepiej zrozumieć role i obowiązki swoich współpracowników, ułatwiając współpracę i osiąganie wspólnych celów. Schemat organizacyjny może również pomóc pracownikom określić, do kogo zwrócić się z pytaniami lub wątpliwościami i kto jest upoważniony do podejmowania określonych decyzji.

Wytyczne dotyczące marki

Dokument z wytycznymi dotyczącymi marki zapewnia, że ​​pracownicy rozumieją tożsamość marki firmy i sposób jej spójnego reprezentowania. Dokument ten gwarantuje spójność głosu i wizerunku firmy wśród wszystkich pracowników.

Dokument ten powinien zawierać wytyczne dotyczące:

• Głos i ton w materiałach marketingowych
• Korzystanie z logo
• Zastosowane czcionki i typografia
• Schematy kolorów i kształty do uwzględnienia
• Wytyczne dotyczące wykorzystania fotografii i grafiki

Dokumenty specyficzne dla roli

List z ofertą pracy

List z ofertą zatrudnienia określa oczekiwania dotyczące roli nowego pracownika, wynagrodzenie i świadczenia . Po dokładnym przejrzeniu i podpisaniu przez pracownika listu z ofertą, należy go zachować w swoich aktach do wykorzystania w przyszłości w przypadku jakichkolwiek potencjalnych problemów.

Umowa o pracę

Możesz mieć oddzielną umowę o pracę, która zawiera więcej szczegółów niż list z ofertą pracownika.

Umowy o pracę mogą zawierać dalsze szczegóły dotyczące:

• Nazwa stanowiska i obowiązki
• Plan pracy
• Odszkodowanie
• Zasady i procedury dotyczące rozwiązania umowy
• Własność intelektualna
• Poufność
• Zasady i procedury rozstrzygania sporów
• Korzyści

Moja rada: w umowie o pracę zawrzyj szczegóły dotyczące stanowiska, takie jak wynagrodzenie i godziny pracy. Umieść bardziej ogólne zasady i informacje, których wszyscy pracownicy muszą przestrzegać i znać w podręczniku dla pracowników. Możesz odnieść się do podręcznika pracownika w umowie o pracę.

Podręczniki procesów i procedur

Oprócz praktycznego wdrożenia i szkolenia prowadzonego przez znajomego wdrażającego, zalecam zapewnienie pracownikom formalnych podręczników procedur . Powinny one zawierać szczegółowe instrukcje dotyczące różnych zadań, za które będzie odpowiedzialny nowy pracownik. Powinni również nakreślić procedury eskalacji w celu radzenia sobie z wszelkimi wyzwaniami, które mogą się pojawić.

Pracownicy mogą łatwo wrócić do tych podręczników po zakończeniu wstępnego procesu wdrażania.

Dokumenty dotyczące wynagrodzeń i świadczeń

Formularz wpłaty bezpośredniej

Wielu pracowników woli otrzymywać wynagrodzenie bezpośrednio na swoje konta bankowe. Aby ułatwić ten proces, musisz udostępnić swojemu nowemu pracownikowi formularz wpłaty bezpośredniej , w którym będzie mógł wprowadzić dane swojego konta bankowego i preferencje dotyczące wpłat.

Dokument przeglądu korzyści

Dokument przeglądu świadczeń dla pracowników powinien zawierać wyczerpujące podsumowanie pakietu świadczeń oferowanych przez firmę.

Dokument powinien zawierać:

• Ubezpieczenie zdrowotne: Wyjaśnij opcje dostępne dla pracowników, takie jak rodzaje planów, kwoty ubezpieczenia i składki.

• Plany emerytalne: wyszczególnij plany emerytalne oferowane przez firmę, takie jak plan 401(k) lub plan emerytalny. Uwzględnij wymagania dotyczące składek pracowniczych i składki dopasowane przez pracodawcę.

• Zasady dotyczące czasu wolnego: Nakreśl zasady firmy dotyczące czasu urlopu, zwolnienia chorobowego, dni osobistych i świąt.

• Inne ubezpieczenia: wyszczególnij wszelkie dodatkowe świadczenia ubezpieczeniowe, takie jak ubezpieczenie na życie, ubezpieczenie na wypadek inwalidztwa lub ubezpieczenie wzroku i dentystyczne.

• Programy odnowy biologicznej: opisz wszelkie programy odnowy biologicznej oferowane przez firmę, takie jak członkostwo w siłowni, badania przesiewowe lub programy redukcji stresu.

• Programy pomocy dla pracowników: Wyjaśnij wszelkie programy pomocy dla pracowników oferowane przez firmę, takie jak usługi doradcze, planowanie finansowe lub pomoc prawna.

• Dodatkowe korzyści: wyszczególnij wszelkie dodatkowe korzyści oferowane przez firmę, takie jak zniżki dla pracowników, zwrot czesnego lub pomoc w transporcie.

Dostarczenie jasnego i wyczerpującego dokumentu z przeglądem świadczeń może pomóc pracownikom zrozumieć wartość ich pakietu świadczeń i podejmować świadome decyzje dotyczące dostępnych opcji.

Streszczenie

Skuteczny onboarding ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdego nowego pracownika. Nadaje ton ich doświadczeniu w firmie i stanowi podstawę pozytywnego stosunku pracy.

Dużą rolę odgrywają w tym dokumenty pokładowe. Dostarczając dokumenty w przejrzysty i uporządkowany sposób, pracodawcy zmniejszają stres i zamieszanie związane z procesem wdrażania nowych pracowników i przygotowują ich do odniesienia sukcesu w nowych rolach.