Pełny przewodnik po formalnej komunikacji

Kiedy myślisz o komunikacji, możesz sobie wyobrazić swobodną rozmowę z przyjacielem lub współpracownikiem.

Jednak w wielu sytuacjach zawodowych formalna komunikacja jest niezbędna do efektywnej i zorganizowanej komunikacji.

Czym dokładnie jest komunikacja formalna?

Co to jest komunikacja formalna?

Formalna komunikacja odnosi się do predefiniowanych kanałów komunikacji, które są wykorzystywane do oficjalnych informacji, rozkazów i instrukcji.

Dzieje się tak, gdy informacje przepływają przez predefiniowane kanały komunikacji w uporządkowany sposób. Kanały te mogą być bezpośrednią komunikacją poziomą między pracownikami na tym samym poziomie lub komunikacją diagonalną między pracownikami na różnych poziomach.

Celem formalnej komunikacji jest upewnienie się, że komunikaty są jasne i zwięzłe oraz że docierają do odpowiednich osób w odpowiednim czasie.

Podczas gdy formalna komunikacja może wydawać się czasochłonna w porównaniu z nieformalnymi rozmowami, utrzymanie porządku i struktury jest niezbędne dla firm.

Predefiniowane kanały komunikacji pomagają również w ustaleniu przejrzystego łańcucha dowodzenia, dzięki czemu pracownicy wyższego szczebla mogą wydawać polecenia lub instrukcje pracownikom niższych szczebli.

Typowe formy formalnej komunikacji obejmują e-maile, listy, raporty, notatki i prezentacje.

Formalna komunikacja jest istotną częścią każdego środowiska zawodowego, ponieważ zapewnia zorganizowany i wydajny przepływ informacji.

Chociaż może to być bardziej ustrukturyzowane niż nieformalne rozmowy, predefiniowane kanały pomagają ustanowić porządek w organizacji, tak aby każdy mógł jasno zrozumieć swoje role i obowiązki.

Komunikacja formalna a nieformalna

Najważniejszą różnicą między komunikacją formalną a nieformalną jest używany język. Wiadomość e-mail menedżera do zespołu dotycząca nadchodzącego projektu będzie zawierała formalny i precyzyjny język.

Jednak ten sam menedżer użyłby bardziej zrelaksowanych wyrażeń, wysyłając gratulacje z okazji urodzin członka zespołu lub zbliżającego się przejścia na emeryturę.

Poniżej znajduje się kilka innych różnic między komunikacją formalną a nieformalną:

• Niezawodność — Formalna komunikacja jest postrzegana jako bardziej niezawodna, ponieważ zawsze istnieje pisemna lub elektroniczna ścieżka zapisu.
• Szybkość — formalne komunikaty są przesyłane wolniej, ponieważ istnieje wyznaczona hierarchia dotycząca przeglądania i zatwierdzania komunikatu przed udostępnieniem go publicznie.
• Czasochłonne — tworzenie formalnej komunikacji zajmuje więcej czasu. Może zaistnieć potrzeba przezwyciężenia biurokracji lub problemów prawnych związanych z językiem. Nieformalne komunikaty są często wysyłane natychmiast, bez recenzji.

Kluczowe cechy komunikacji formalnej

Przyjrzyjmy się bliżej typowym aspektom komunikacji formalnej.

• Struktura — Formalna komunikacja w e-mailach i listach biznesowych zazwyczaj ma ustalony format. Zwykle jest nagłówek, jakaś popularna forma powitania i podpis na końcu. Wielu biznesmenów używa szablonów do tworzenia notatek i innych oficjalnych dokumentów, aby zapewnić prawidłowe przekazywanie oficjalnych informacji.
• Język — język używany w komunikacji zawodowej powinien być precyzyjny i odpowiedni do kontekstu. Nigdy nie należy używać slangu i innych nieformalnych zwrotów. Formalna komunikacja powinna zawierać poprawną gramatykę i brak skrótów. Na przykład pisarz powinien pisać „nie” zamiast „nie”.
• Ton — ton profesjonalnej komunikacji powinien pozostać poważny i profesjonalny. W tekście nie powinno być żadnych osobistych opinii ani emocji. Zamiast tego należy skupić się na przekazywaniu dokładnych informacji z szacunkiem i w sposób obiektywny. Wybieraj neutralne, dyplomatyczne słowa, zwłaszcza gdy poruszasz drażliwe tematy.
• Hierarchia — Formalna komunikacja powinna przebiegać przez ustaloną hierarchię firmy. Wyznaczone kanały powinny posiadać procedury i protokoły regulujące przepływ. Żadna oficjalna komunikacja nie powinna wychodzić bez uprzedniej zgody wyznaczonego przedstawiciela firmy.
• Dokumentacja — cała formalna komunikacja powinna podlegać procesowi dokumentacji archiwalnej, który zapewnia zapis wszelkich decyzji, polityk lub działań podjętych w organizacji. To promuje środowisko odpowiedzialności i udostępnia informacje do wykorzystania w przyszłości.
• Kanały komunikacji — formalna komunikacja powinna odbywać się oficjalnymi kanałami, takimi jak wyznaczony system poczty elektronicznej. Można je np. przedstawić jako raporty, pisma urzędowe lub przekazać innym uczestnikom zorganizowanego spotkania. Do formalnej komunikacji należy używać wyłącznie kanałów uznanych i zatwierdzonych przez firmę.

Dlaczego formalna komunikacja jest ważna?

Formalna komunikacja pozostawia mniej miejsca na nieporozumienia lub błędy w interpretacji. Jeśli wyślesz notatkę zawierającą szczegóły nowych zasad pracy, pracownicy mają coś udokumentowanego, do czego mogą się odnieść, gdy mają pytania.

Poleganie na nieformalnej komunikacji, takiej jak swobodna rozmowa przez telefon, może prowadzić do nieporozumień, które prowadzą do kosztownych i niebezpiecznych błędów.

Surowe zasady ustanowione dla różnych rodzajów formalnej komunikacji zapewniają właściwy ślad rejestracyjny. Jeśli pojawi się audyt firmy lub kwestia prawna, zawsze dobrze jest mieć dokumentację dotyczącą tego, jaka komunikacja miała miejsce i kiedy miała miejsce. To lepsza polityka niż poleganie na pamięci pracownika lub konieczność kontaktowania się z kimś, kto już nie pracuje w firmie.

Chociaż może się to wydawać sprzeczne z intuicją, możesz zaoszczędzić więcej czasu, nawiązując formalną komunikację. Po zakończeniu pisania możesz szybko wysłać go do dowolnej liczby osób. Oznacza to mniej rozmów twarzą w twarz potrzebnych do dotarcia z wiadomością do tej samej liczby osób.

Jakie są zalety komunikacji formalnej?

Formalna komunikacja jest istotną częścią procesu biznesowego, a jej zalety są znaczące, zwłaszcza w branżach innych niż biurka, w których pracownicy mogą nie mieć stałego dostępu do narzędzi cyfrowych lub bezpośredniej interakcji z kierownictwem.

Zapewnienie bezpieczeństwa: branże inne niż biurowe, takie jak budownictwo, produkcja lub logistyka, często wiążą się z potencjalnym ryzykiem i zagrożeniami. Formalna komunikacja gwarantuje, że protokoły bezpieczeństwa, wytyczne i ważne aktualizacje są jasno przekazywane, rozumiane i przestrzegane przez wszystkich pracowników.

Jasne instrukcje: w branżach, w których pracownicy są w terenie lub na linii produkcyjnej, jasna i zwięzła formalna komunikacja pomaga zapobiegać nieporozumieniom. Zapewnia prawidłowe i wydajne wykonywanie zadań, minimalizując błędy i przeróbki.

Utrzymanie spójności: Formalna komunikacja zapewnia spójność w dostarczaniu wiadomości, szczególnie w branżach, w których pracownicy pracują na różnych zmianach lub w różnych lokalizacjach. Jest to niezwykle ważne, aby wszyscy byli na tej samej stronie i przestrzegali standardów jakości.

Zgodność z przepisami: Formalna komunikacja pomaga w prowadzeniu dokumentacji, która może być wymagana do zachowania zgodności z przepisami. Pomaga wykazać, że pracownicy zostali odpowiednio poinformowani o zasadach, procedurach i aktualizacjach, co ma kluczowe znaczenie w wielu branżach niezwiązanych z biurkiem.

Zmniejszanie luki informacyjnej: Pracownicy niebędący pracownikami biurowymi często mogą czuć się oderwani od podstawowej działalności biznesowej ze względu na charakter swoich ról. Formalna komunikacja może zmniejszyć tę lukę, dostarczając im regularnych aktualizacji na temat polityki firmy, zmian i nowości, wzmacniając poczucie integracji.

Odpowiedzialność : Formalna komunikacja pomaga stworzyć system odpowiedzialności w branżach niezwiązanych z biurkiem. W komunikacji pisemnej istnieje lista wydanych i otrzymanych dyrektyw, do której można się odnieść w przypadku jakichkolwiek sporów.

Mechanizm informacji zwrotnej: Formalna komunikacja może również stanowić platformę dla pracowników niebędących pracownikami biurowymi do wyrażania swoich obaw, pomysłów lub opinii. Może to być nieocenione dla poprawy procesów biznesowych, bezpieczeństwa i zadowolenia pracowników.

Budowanie profesjonalnego środowiska: Formalna komunikacja promuje profesjonalne środowisko pracy i wzmacnia autorytet firmy oraz strukturę hierarchiczną. Wysyła wiadomość, że organizacja ceni swoich pracowników i komunikuje się z nimi w sposób pełen szacunku i profesjonalizmu.

Szkolenia i rozwój: W branżach, w których przeważają prace inne niż biurowe, formalna komunikacja jest często wykorzystywana do celów szkoleniowych i rozwojowych. Umożliwia firmom udostępnianie materiałów edukacyjnych, wytycznych lub aktualizacji procedur, aby zapewnić pracownikom wymaganą wiedzę i umiejętności.

Rodzaje komunikacji formalnej

Organizacje zazwyczaj rozpowszechniają formalną komunikację na jeden z pięciu sposobów.

Komunikacja w dół

Komunikacja w dół polega na przekazywaniu ważnych informacji przez firmę od wyższego kierownictwa.

Zasadniczo podążasz za łańcuchem dowodzenia. Na przykład wiceprezes może wysłać notatkę informującą dyrektorów o zbliżającej się zmianie zasad PTO. Ci menedżerowie przekazywali następnie informacje członkom swojego zespołu.

Firmy zazwyczaj używają komunikacji skierowanej w dół do wysyłania informacji wokół:

• Definiowanie nowych zasad
• Nakreślenie zmian w istniejących politykach
• Udzielanie informacji o zmianach w zakresie obowiązków delegacji
• Wyjaśnienie nadchodzących zmian personalnych

Komunikacja w dół może również mieć miejsce w przypadku komunikacji nieformalnej. Zamiast wysyłać wiadomość e-mail, menedżer może porozmawiać ze swoim zespołem twarzą w twarz. Jednak w przypadku dużych reform zawsze należy wykorzystywać formalny proces komunikacji w celu potwierdzenia dostarczenia wiadomości.

Komunikacja w górę

Komunikacja w górę to proces, którego pracownicy używają do przekazywania informacji zwrotnych kierownictwu i liderom firmy. Przykładem może być udzielenie odpowiedzi na coroczną ankietę dotyczącą opinii pracowników na temat różnych aspektów firmy.

Podczas spotkania można również zainicjować komunikację w górę. Zazwyczaj pracownicy składają pisemne pytania i otrzymują formalną odpowiedź od kierownictwa. Wiele firm ma również skrzynki z sugestiami lub fora, na których pracownicy mogą dokumentować problemy lub proponować ulepszenia.

Celem komunikacji w górę jest dokumentowanie odczuć pracowników na temat ich środowiska pracy. Jest to dla kierownictwa sposób na lepsze poznanie osobowości, które zatrudniają.

Informacje zwrotne przekazywane przez pracowników pozwalają kierownictwu i kierownictwu udoskonalić procesy w sposób, który pomaga pracownikom zwiększyć produktywność lub sprawić, że pracownicy poczują się bardziej cenieni za swój wkład.

Komunikacja pozioma

Komunikacja pozioma lub pozioma zachodzi między pracownikami na mniej więcej tym samym poziomie. Mogą pracować w tym samym dziale lub mieć podobne stanowiska.

Jeśli brygadzista wysyła wiadomość związaną z pracą do innego brygadzisty, jest to przykład komunikacji poziomej.

Często widzisz komunikację poziomą między członkami zespołu pracującymi nad projektem. Członek zespołu na urlopie może dokumentować swoje procesy pracy i przekazywać je osobie wypełniającej podczas nieobecności.

Komunikacja pozioma ma zachęcać do lepszej współpracy i koordynacji między współpracownikami.

Komunikacja diagonalna

Diagonalna komunikacja zachęca do bezpośredniego zaangażowania pracowników na różnych poziomach i podlegających oddzielnym łańcuchom dowodzenia. Menedżerowie mogą być zmuszeni do przekazania formalnego komunikatu kierownikowi terenowemu nowego projektu, aby pomóc im lepiej zrozumieć szerszy kontekst ich pracy.

Ten sam kierownik terenowy może przekazywać pracownikom wyższego szczebla aktualizacje dotyczące stanu projektu, aby informować ich o postępach projektu.

Komunikacja zewnętrzna

Komunikacja zewnętrzna opisuje formalne komunikaty wysyłane z organizacji do podmiotu zewnętrznego. Przykłady obejmują dział prawny odpowiadający na zapytanie organu regulacyjnego. Wiadomości e-mail wysyłane do klientów i akcjonariuszy są również traktowane jako komunikacja zewnętrzna.

Sposób, w jaki organizacje komunikują się na zewnątrz, pomaga w budowaniu ich wizerunku. Format może obejmować wszystko, od treści strony internetowej po prezentację konferencyjną. Wszelka komunikacja zewnętrzna powinna przekazywać informacje o jakości i kompetencjach organizacji.

Przykłady komunikacji formalnej

Przyjrzyjmy się bliżej temu, jak organizacje przedstawiają formalną komunikację.

Spotkania

Większość pracowników jest zaznajomiona z wykorzystaniem spotkań do przekazywania informacji. Spotkania obejmują zarówno komunikację w górę, jak iw dół między zespołem a kierownictwem. Jeśli chodzi o komunikację formalną, ustrukturyzowanie programu zapewnia uwzględnienie wszystkich istotnych tematów.

Oficjalne spotkania zwykle rozpoczynają się od otwarcia i przedstawienia gości specjalnych. Jeśli zebrałeś swój zespół w jednym miejscu, chcesz mądrze wykorzystać jego czas. Trzymaj się swojego programu, jednocześnie zapraszając zespół do pewnego poziomu uczestnictwa i zaangażowania.

Prezentacje

Większość formalnych spotkań i komunikacji konferencyjnej obejmuje prezentacje. Służą do formalnego przekazywania pomysłów, danych lub propozycji w profesjonalny i uporządkowany sposób.

Prezentacje powinny mieć jasny cel, a prezenter od samego początku powinien jasno określać, co chce przekazać publiczności.

Prezentacja może koncentrować się na zapowiedzi nadchodzącego produktu lub nakreśleniu celu nowego projektu firmy. Inni przekazują aktualne informacje o inicjatywach biznesowych lub przekazują interesariuszom informacje o nowej propozycji. Pomoce wizualne pomagają wzmocnić przesłanie prezentacji i utrzymać zaangażowanie publiczności.

e-maile

E-maile to jeden z najczęstszych sposobów przekazywania wiadomości w organizacjach.

Są one zwykle używane do następujących celów w komunikacji formalnej.

• Wysyłanie rozkazów i instrukcji
• Wykonywanie próśb
• Udzielanie oficjalnych informacji
• Przekazywanie ogłoszeń

Oficjalne e-maile zawierają precyzyjny i profesjonalny temat, który wyjaśnia intencje wiadomości.

Adresowany jest do odbiorców z użyciem zwrotów formalnych i zamknięty zawodowo. Treść wiadomości powinna zawierać zwięzły język mający na celu skuteczne dostarczenie wiadomości. Najlepiej byłoby, gdybyś unikał kwiecistego lub rozwlekłego języka, który odwraca uwagę od ogólnego przekazu, i używał profesjonalnego tonu.

notatki

Notatki przekazują ogłoszenia, nowe zasady i instrukcje w organizacji. Formalne dyrektywy mogą dotyczyć konkretnego działu lub całej organizacji. Ludzie zazwyczaj wysyłają notatki, gdy zachodzi potrzeba rozpowszechnienia poufnych informacji.

Firmy zazwyczaj przechowują notatki wewnątrz organizacji. Wysyłane są predefiniowanymi kanałami komunikacji, aby mieć pewność, że dotrą do docelowych odbiorców. Na przykład notatki mogą być wysyłane tylko do określonych osób lub list dystrybucyjnych.

Po wysłaniu notatki są zwykle archiwizowane, aby zapewnić dostęp do historycznego zapisu dotyczącego podejmowania decyzji lub zmian zasad.

6 wskazówek dotyczących poprawy formalnej komunikacji

Przyjrzyjmy się kilku sposobom, w jakie organizacje mogą poprawić sposób obsługi formalnej komunikacji.

1. Przekazuj informacje w odpowiednim czasie

Chociaż może zaistnieć potrzeba przeglądu treści formalnej komunikacji, postaraj się jak najszybciej przekazać informacje. Może to być szczególnie ważne, jeśli próbujesz stłumić plotki, które mogą wpłynąć na to, jak klienci i inni liderzy branży postrzegają Twoją firmę. Dobrze jest również unikać wszelkich zmartwień pracowników związanych z nadchodzącymi zmianami organizacyjnymi.

2. Bądź przejrzysty

Jasno określ cel swojej formalnej komunikacji. Postaraj się podać jak najwięcej informacji. W ten sposób pracownicy nie czują się zaskoczeni, gdy usłyszą później wiadomości, które wydają się zaprzeczać temu, co publikujesz.

3. Uczyń spójność priorytetem

Zapewnij pracownikom szablony, które pomogą im zaprojektować formalną komunikację. Powinieneś także udzielić im wskazówek dotyczących kanałów wykorzystywanych do przepływu informacji. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której osoby, które potrzebują informacji, nie otrzymują wiadomości lub gdy dokument trafia do niezamierzonego odbiorcy.

4. Twórz spersonalizowane wiadomości

Unikaj nadmiernych sformułowań, które mogą zniweczyć intencje wiadomości. Dobrym pomysłem jest również unikanie skurczów, które sprawiają, że komunikacja wydaje się zbyt nieformalna.

Zwracaj się do współpracowników i partnerów biznesowych formalnie, używając ich oficjalnych tytułów. Unikaj zaimków osobowych, aby treść wiadomości była bezosobowa.

5. Wzmocnij swój przekaz

Chociaż anegdoty mogą się dobrze sprawdzić podczas prezentacji, skup się na podkreśleniu głównego punktu oficjalnej komunikacji. W ten sposób czytelnik otrzymuje informacje, których potrzebuje.

6. Poproś o opinię

Zachęcaj odbiorców do przekazywania informacji na temat Twojej komunikacji, co da Ci poczucie, czy skutecznie dostarczyłeś wiadomość.

Wniosek

Formalna komunikacja jest kluczowym filarem każdej organizacji, służąc jako podstawa dobrze zorganizowanego, wydajnego i spójnego rozpowszechniania informacji. Jest to szczególnie istotne w branżach, w których pracownicy mogą nie mieć regularnego dostępu do tradycyjnych narzędzi komunikacyjnych. Przestrzegając formalnej komunikacji, firmy mogą zapewnić przejrzystość i spójność, przestrzegać standardów bezpieczeństwa, przestrzegać przepisów i zwiększać produktywność.

Integracja cyfrowych narzędzi komunikacyjnych, takich jak Connecteam, może znacznie zwiększyć efektywność formalnej komunikacji w firmie. Takie platformy umożliwiają precyzyjną komunikację w czasie rzeczywistym niezależnie od lokalizacji pracownika. Od wiadomości błyskawicznych, zarządzania zadaniami, planowania po przeprowadzanie ankiet w celu uzyskania opinii, narzędzia te obejmują wszystkie istotne aspekty komunikacji w firmie.

Ostatecznie skuteczna komunikacja formalna w połączeniu z odpowiednimi narzędziami cyfrowymi może pomóc firmom w stworzeniu lepszego środowiska pracy, promowaniu odpowiedzialności i utrzymaniu dobrze poinformowanych i połączonych pracowników. Niezależnie od tego, czy Twoi pracownicy są przy biurku, czy w terenie, usprawniona komunikacja zawsze będzie kluczowym elementem sukcesu biznesowego.

Zacznij bezpłatnie korzystać z Connecteam już dziś!

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj