5 szablonów śledzenia czasu w Arkuszach Google i 1 znacznie lepsza opcja

Dokładne śledzenie czasu pomaga zapewnić, że pracownicy otrzymują prawidłowe wynagrodzenie, zmiany przebiegają płynnie i wydajnie, a rzeczywiste godziny pracy są zgodne z tygodniowymi harmonogramami. Pomaga również firmom zachować zgodność i promować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Wiele firm nadal polega na Arkuszach Google do tworzenia grafików i zarządzania nimi. Jednak ręczne śledzenie czasu zwiększa ryzyko kosztownych błędów. Błędy w kartach czasu pracy pracowników mogą prowadzić do niedopłat lub nadpłat, problemów z nadgodzinami i płatnym czasem wolnym i nie tylko.

Takie błędy mogą powodować niezadowolenie pracowników, szkodzić reputacji firmy, zabierać czas administratora, a nawet skutkować kosztownymi opłatami prawnymi.

Na szczęście istnieje lepsza opcja. Dedykowane oprogramowanie do śledzenia czasu oferuje większą dokładność, lepsze funkcje i większe wsparcie niż szablon śledzenia czasu.

W tym artykule omawiamy zalety dedykowanego oprogramowania do śledzenia czasu. A dla tych, którzy nadal są zainteresowani ręcznym śledzeniem czasu, udostępniamy poniżej 5 szablonów śledzenia czasu wolnego.

Co to jest ręczne śledzenie czasu?

Ręczne śledzenie czasu wymaga użycia arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Arkusze Google lub Excel, do rejestrowania godzin wejścia i wyjścia zegara. Czasy są wprowadzane ręcznie, a arkusz kalkulacyjny oblicza łączną liczbę przepracowanych godzin.

Na przykład pracownik lub jego kierownik może wprowadzić godzinę rozpoczęcia jako 9:30, a godzinę zakończenia jako 16:15. Formuła w arkuszu kalkulacyjnym oblicza to na 6,75 godziny (6 godzin i 45 minut).

Możesz także wcześniej przygotować ręczne arkusze czasu pracy z przewidywanymi godzinami pracy, podobnie jak harmonogram, a następnie dostosować godziny, jeśli pracownicy się spóźnią lub zaczną wcześniej.

Śledzenie czasu pracowników ma kluczowe znaczenie dla zarządzania siłą roboczą i zapewnienia dokładności listy płac. Jednak ręczne śledzenie czasu jest zarówno czasochłonne, jak i podatne na błędy .

Wady ręcznego śledzenia czasu

Niestety ręczne śledzenie czasu ma pewne wady. Obejmują one:

• Zmarnowany czas. Ręczne wprowadzanie godzin do grafiku jest procesem czasochłonnym. Twój czas mógłby być lepiej wykorzystany na inne zadania, zwłaszcza gdy na rynku jest dostępne dedykowane oprogramowanie do śledzenia czasu. Zautomatyzowanie tego zadania pozwoli zwolnić czas Twojego zespołu, dzięki czemu będzie mógł wykonać bardziej znaczącą pracę.
• Zwiększone błędy. Ręczne tworzenie i aktualizowanie grafików pracowników zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia błędów ludzkich. Menedżerowie i pracownicy dołożą wszelkich starań, aby zachować 100% dokładność, ale błędy się zdarzają i mogą być trudne do naprawienia. Istnieje również możliwość, że ty lub twoi pracownicy nie wyłapiecie błędów na czas, co spowoduje błędy w liście płac.
• Zwiększone ryzyko problemów ze zgodnością. Bez względu na to, jak niewinny lub autentyczny może być błąd, błędy w karcie czasu pracy pracownika mogą skutkować naruszeniem prawa pracy. Może to wynikać z literówki, nieprawidłowego śledzenia przerw lub nieuwzględniania nadgodzin pracowników. Oczywiście mogą się zdarzyć błędy. Ale ważne jest, aby pamiętać o konsekwencjach. Naruszenia te mogą prowadzić do surowych kar.

Na szczęście istnieje znacznie lepsza opcja, dzięki której można uniknąć tych trudności.

Jak wybrać cyfrowy tracker czasu

Cyfrowy moduł do śledzenia czasu to ogromna zaleta dla firm, które chcą usprawnić i zautomatyzować śledzenie czasu, planowanie, listy płac i nie tylko.

Zalecamy poszukiwanie oprogramowania do cyfrowego śledzenia czasu, które ma następujące funkcje:

• Włącz zegar za jednym dotknięciem. Poszukaj oprogramowania z wbudowanym zegarem, który Twoi pracownicy mogą uruchamiać i zatrzymywać jednym dotknięciem. To zmieni urządzenia mobilne Twoich pracowników w zegar czasu i pozwoli im uderzać z dowolnego miejsca.
• Zautomatyzowane, dokładne śledzenie czasu. Nadaj priorytet systemom, które automatycznie śledzą czas spędzony przez pracowników na różnych zadaniach, projektach lub klientach. Daje to jasny obraz tego, nad czym pracują pracownicy, i gwarantuje, że otrzymują odpowiednie wynagrodzenie za czas, w którym pracują. Najlepsze oprogramowanie będzie miało zegar z dokładnością do sekundy.
• Automatyczne tworzenie grafiku. Bezproblemowo zestawiaj godziny pracy swoich pracowników w dokładne, gotowe do przeglądu karty czasu pracy.
• Integracje płacowe. Poszukaj oprogramowania do cyfrowego śledzenia czasu pracy, które bezpośrednio zintegruje się z Twoim aktualnym oprogramowaniem do obsługi płac lub ułatwi eksportowanie grafików w celu ich późniejszego zaimportowania do preferowanego dostawcy usług płacowych. Pomaga to wyeliminować ból głowy związany z przetwarzaniem listy płac.
• GPS i geofencing . Śledzenie GPS pozwala nadać priorytet bezpieczeństwu pracowników i upewnić się, że pracownicy rejestrują się i wychodzą z właściwych miejsc pracy. Geofencing pozwala ograniczyć miejsce, z którego pracownicy mogą się rejestrować, pomagając ograniczyć błędy i kradzież czasu.
• Bezpieczny kiosk . Funkcja kiosku pozwala zamienić dowolne urządzenie w centralny zegar czasu, z którego pracownicy mogą wchodzić i wychodzić. Doskonale sprawdza się na placach budowy, w sklepach detalicznych, magazynach i nie tylko. Będziesz także potrzebować modułu do śledzenia czasu, który pozwala robić selfie, aby wyeliminować możliwość uderzenia kumpla.
• Zarządzanie przerwami, nadgodzinami i płatnym czasem wolnym (PTO) . Przepisy i obliczenia dotyczące przerw, nadgodzin i WOM mogą być skomplikowane i trudne do ręcznego zarządzania. Cyfrowy rejestrator czasu, który robi to wszystko za Ciebie, pomaga zagwarantować zgodność i promować dobre samopoczucie pracowników.
• Niestandardowe raporty, które możesz dostosować do unikalnych potrzeb swojej firmy. Przeglądaj i analizuj dane dotyczące wszystkiego, od rozliczanych godzin i postępów w projekcie po produktywność pracowników i koszty nadgodzin. Dostęp do szczegółowych raportów ułatwia podejmowanie decyzji na podstawie danych.
• Narzędzia do planowania pracowników. Funkcje takie jak automatyczne planowanie zmian, planowanie zmian metodą „przeciągnij i upuść” oraz zatwierdzanie zmiany jednym kliknięciem upraszczają proces planowania pracowników i pozwalają Tobie i Twojemu zespołowi skupić się na ważniejszych zadaniach.
• W pełni funkcjonalna aplikacja mobilna, dzięki której pracownicy mogą śledzić czas w drodze, wymieniać się zmianami ze współpracownikami, prosić o urlop, komunikować się z członkami swojego zespołu i z Tobą oraz nie tylko.

Connecteam jako urządzenie do śledzenia czasu (najlepsza opcja)

Connecteam to najlepszy dostępny cyfrowy rejestrator czasu typu „wszystko w jednym”. Oferuje potężne i wysoce konfigurowalne funkcje dla wszystkiego, czego potrzebujesz, aby prowadzić wydajną, produktywną i opłacalną firmę.

Przyjrzyjmy się funkcjom, które sprawiają, że Connecteam jest najlepszą opcją do śledzenia czasu — i nie tylko.

Cyfrowe karty czasu pracy i integracje umożliwiające bezproblemowe przetwarzanie listy płac

Connecteam automatycznie konwertuje dane śledzenia czasu pracy pracowników na cyfrowe karty czasu pracy , które można łatwo przejrzeć przed uruchomieniem listy płac. Dla każdego pracownika możesz zobaczyć łączną liczbę godzin przepracowanych dziennie i okres rozliczeniowy, czas wolny i nadgodziny oraz ogólne wynagrodzenie pracownika. Pulpit administratora sygnalizuje również nieprawidłowości, dzięki czemu można łatwo wykryć i poprawić potencjalnie kosztowne błędy.

Pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do swoich grafików, żądać zmian i przesyłać swoje zatwierdzenia bezpośrednio z aplikacji mobilnej. Oszczędza to czas, ogranicza błędy i pomaga zapewnić, że lista płac jest zawsze dokładna.

Dzięki Connecteam możesz łatwo eksportować karty czasu pracy do użytku z preferowanym dostawcą listy płac. Co więcej, Connecteam oferuje bezpośrednią integrację płac z QuickBooks Online i Gusto — a więcej integracji jest w drodze.

Zegar czasu za jednym dotknięciem do bardzo dokładnego śledzenia czasu

Dzięki Connecteam Twoi pracownicy mogą łatwo i pewnie rejestrować się i kończyć pracę. Mogą uruchamiać i zatrzymywać zegar jednym dotknięciem i mieć pewność, że oprogramowanie Connecteam rejestruje ich czas co do sekundy.

Connecteam zapewnia również aplikację kiosku , dzięki której wielu pracowników może rejestrować się i wychodzić z jednego miejsca na współdzielonym urządzeniu.

Kolejną przydatną funkcją do rejestrowania i wyłączania jest narzędzie do rozpoznawania twarzy. Skanuje twarze pracowników podczas rejestracji, upewniając się, że to naprawdę oni zaczynają swoją zmianę. Pomaga to zapobiegać kradzieży czasu poprzez wybijanie kumpli, zapewniając, że lista płac jest zawsze dokładna.

Technologia GPS i geofencing do weryfikacji lokalizacji pracowników

Connecteam zamienia dowolne urządzenie mobilne w zegar czasu z obsługą GPS . Dokładne lokalizacje pracowników są rejestrowane podczas ich wejścia i wyjścia, a śledzenie lokalizacji w czasie rzeczywistym umożliwia również weryfikację lokalizacji pracowników. Może to zapewnić bezpieczeństwo samotnym pracownikom w nagłych przypadkach.

Ponadto narzędzie do geofencingu Connecteam umożliwia utworzenie wirtualnego „ogrodzenia” wokół miejsc pracy lub biura i wymaga od pracowników przebywania w tym obszarze w celu rejestrowania wejść i wyjść.

Automatyczne przerwy i nadgodziny zapewniają zgodność

Connecteam umożliwia tworzenie niestandardowych przerw I zasady dotyczące nadgodzin odpowiednie dla Twojej firmy, branży i lokalizacji. To nie tylko pomaga zachować zgodność z przepisami i ogranicza koszty związane z nadgodzinami, ale także zapewnia pracownikom potrzebne przestoje i odpowiednie wynagrodzenie.

Pulpit administratora zapewnia przejrzysty widok bieżących, nadchodzących, tygodniowych i miesięcznych przerw i nadgodzin. Możesz nawet wybrać powiadomienia, gdy pracownicy zbliżają się do nadgodzin, i skonfigurować przypomnienia dla pracowników o zrobieniu przerw lub wyrejestrowaniu.

Twórz i wdrażaj harmonogramy w kilka minut

Funkcje automatycznego planowania zmian Connecteam sprawiają, że planowanie idealnego harmonogramu jest dziecinnie proste. Możesz przypisywać pracowników do zmian w oparciu o ich kwalifikacje, preferencje dotyczące zmian i dostępność lub ustawiać otwarte zmiany, które może przyjąć każdy pracownik.

Ponadto możesz dodawać listy kontrolne i formularze , pliki, opisy i nie tylko do zmian, dzięki czemu pracownicy wiedzą, co mają robić w odpowiednim czasie. Pracownicy mogą również dokumentować ważne informacje o swoich zmianach, takie jak liczba przejechanych kilometrów pojazdem służbowym, używany sprzęt lub postępy w projekcie .

Aby pomóc w zarządzaniu kosztami pracy, automatyczne moduły sprawdzania konfliktów Connecteam będą ostrzegać o wszelkich pokrywających się zmianach WOM pracownika i planowanych zmianach. Dzięki temu żadne zmiany nie są powielane ani przeciążone.

Bezproblemowe wnioski i zatwierdzenia WOM oraz urlopów

Connecteam ułatwia śledzenie wniosków o czas wolny zespołu i dodatków PTO bezpośrednio z poziomu aplikacji.

Twój zespół może zażądać PTO z dowolnego miejsca w dowolnym czasie, a otrzymasz powiadomienie bezpośrednio na swoje urządzenie. Po zatwierdzeniu wniosku Connecteam automatycznie wprowadzi PTO do harmonogramu pracownika. To takie proste!

Łatwa w użyciu, w pełni funkcjonalna aplikacja mobilna

Bezpieczna aplikacja mobilna Connecteam pozwala Twoim pracownikom zarządzać swoim dniem pracy z dowolnego miejsca. Mogą rejestrować i kończyć pracę, przeglądać swoje harmonogramy, aktualizować swoją dostępność, czatować z menedżerami i współpracownikami i nie tylko.

Podobnie możesz wysyłać pracownikom przypomnienia o ich zmianach, aby rzadziej przegapili pracę, i informować ich o ważnych aktualizacjach firmy, aby zawsze byli na bieżąco.

Co więcej, aplikacja mobilna Connecteam działa w chmurze, co oznacza, że ​​wszystkie zmiany w harmonogramach, zmianach, dostępności i nie tylko są aktualizowane w czasie rzeczywistym.

Już dziś rozpocznij bezpłatny 14-dniowy okres próbny Connecteam, aby usprawnić planowanie pracowników

5 monitorów czasu w Arkuszach Google

Szablon tygodniowego grafiku Toggl (Arkusze Google)

Toggl oferuje szablon śledzenia czasu Arkuszy Google, który umożliwia śledzenie czasu rozpoczęcia zmiany, czasu rozpoczęcia i zakończenia przerwy, czasu zakończenia zmiany oraz dodatkowych nadgodzin przepracowanych przez pracowników. Ten moduł do śledzenia grafików oblicza następnie różnicę między przepracowanymi godzinami pracowników a godzinami zaplanowanymi (uwzględniając przerwy i nadgodziny) i podaje sumę tygodniową. Określa również kwotę, jaką pracownik powinien otrzymać.

Wszystkie obliczenia są zautomatyzowane, a stawki godzinowe pracowników można zmienić na dole strony.

Pobierz szablon tutaj.

Szablon tygodniowego grafiku (Arkusze Google) firmy Smartsheets

Smartsheets to szablon śledzenia czasu w Arkuszach Google, który automatycznie oblicza, ile pracownikom należy się wynagrodzenie. Za pomocą tego szablonu grafiku ustaw stawkę za nadgodziny dla pracowników i śledź godziny chorobowe i urlopy pracowników.

Pobierz szablon tutaj.

Szablon tygodniowego grafiku Clockit (Arkusze Google)

Clockit oferuje kilka szablonów śledzenia czasu pracowników, w tym tygodniowe moduły śledzące, karty czasu pracy projektu, moduły śledzące co dwa tygodnie i miesięczny szablon karty czasu pracy. Pozwala to na dostosowania w oparciu o sposób wynagradzania pracowników.

Pobierz szablon tutaj.

Szablon tygodniowego grafiku (Arkusze Google) firmy Quidlo

Szablon karty czasu pracy Quidlo dla Arkuszy Google umożliwia menedżerom rejestrowanie całkowitego czasu spędzonego na każdym projekcie dla każdego pracownika. Główną wadą tego szablonu jest to, że nie ma opcji uwzględniania przerw ani płatności za nadgodziny. Z tego powodu najlepiej nadaje się do zarządzania projektami lub śledzenia rozliczanych godzin klientów, a nie godzin przepracowanych przez pracowników.

Pobierz szablon tutaj.

Bezpłatny szablon grafiku Everhour (Arkusze Google)

Ten szablon arkusza grafiku Google umożliwia menedżerom rejestrowanie składek pracowników za nadgodziny, zwolnienia chorobowe, PTO, przerwy i przepracowane godziny. Ustaw stawki wynagrodzenia pracowników i stawki za nadgodziny oraz śledź czas w ułamkach dziesiętnych. Darmowy szablon Everhour zawiera również ściągawkę czasu/dziesiętnego.

Pobierz szablon tutaj.

Szablony śledzenia czasu a oprogramowanie do śledzenia czasu

Nadal nie masz pewności, czy szablon arkusza kalkulacyjnego Google lub dedykowane oprogramowanie do śledzenia czasu są dla Ciebie odpowiednie? Sprawdź naszą tabelę porównawczą poniżej, aby pomóc Ci podjąć decyzję.

Streszczenie

Śledzenie czasu jest istotnym aspektem zarządzania pracownikami i pracą. Za pomocą Arkuszy Google lub programu Excel możesz śledzić czas pracowników oraz tworzyć karty czasu pracy pracowników i zarządzać nimi. Jednak korzystanie z ręcznych narzędzi do śledzenia czasu, takich jak te, jest czasochłonne i naraża Twoją firmę na błędy w płacach i problemy ze zgodnością.

Możesz użyć jednego z 5 bezpłatnych szablonów kart czasu pracy dla Arkuszy Google wymienionych w tym artykule, ale użycie dedykowanego oprogramowania, takiego jak Connecteam, jest znacznie lepszą opcją .

Connecteam oferuje wydajne, elastyczne funkcje, takie jak zegar czasu z obsługą GPS, automatyczne planowanie zmian, szablony zmian, narzędzia do zarządzania WOM i urlopami oraz wiele więcej. Ma darmowy plan dla małych firm z maksymalnie 10 użytkownikami, a płatne plany zaczynają się już od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników.

Ogólnie rzecz biorąc, chociaż bezpłatne szablony grafików Arkuszy Google mogą być przydatne, mogą nie spełniać potrzeb każdego zespołu lub projektu. W celu bardziej niezawodnego i wydajnego zarządzania kartami czasu pracy zalecamy korzystanie z Connecteam.

Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego , aby samemu przekonać się o wartości.