Jak organizować akta osobowe pracowników

Akta osobowe pracowników zawierają ważne informacje o pracownikach, takie jak dokumenty podatkowe, oceny wyników, umowy o pracę i inne.

Bez jasnej struktury organizacyjnej akt osobowych ważne dane mogą zostać utracone lub zagubione. Utrudnia to pracownikom działu kadr, administratorom płac i menedżerom znalezienie potrzebnych informacji. Ponadto utrata śledzenia danych pracowników może spowodować, że Twoja firma nie będzie przestrzegać stanowych i federalnych przepisów prawa pracy. Utrudnia to również ustalenie, kiedy dokumenty wymagają aktualizacji lub wymiany.

W tym przewodniku wyjaśnimy, co zawiera akta osobowe pracowników i zaoferujemy pięć wskazówek dotyczących organizowania akt osobowych pracowników.

Co to jest akta osobowe?

Akta osobowe pracownika to zbiór dokumentów związanych z stażem pracownika w Twojej firmie. Służy jako dokumentacja ich zatrudnienia od momentu ubiegania się o pracę do momentu jej odejścia.

Akta osobowe są ważne dla różnych wewnętrznych celów biznesowych i wymagań prawnych. Służą jako punkt odniesienia dla wszystkich kwestii administracyjnych, kierowniczych, kontraktowych i kompensacyjnych, rozwojowych i dyscyplinarnych związanych z pracownikiem.

Akta pracowników są również ważne dla zachowania zgodności z przepisami i zazwyczaj zawierają dane, które pracodawcy są zobowiązani przechowywać przez prawo. Obejmuje to dokumenty podatkowe dla pracowników, takie jak formularz W-4, który jest wymagany przez IRS, oraz dokumenty dotyczące wynagrodzeń, które są wymagane przez ustawę o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA).

Ponadto akta pracowników stanowią bezpieczne miejsce przechowywania dokumentów prawnych , takich jak umowy o pracę i umowy o zakazie konkurencji. Istotne jest, aby Twoja firma posiadała te dokumenty łatwo dostępne w przypadku sporu pracowniczego.

Kto jest odpowiedzialny za organizację akt HR?

Administratorzy HR są zwykle odpowiedzialni za organizację akt kadrowych i codzienną obsługę dokumentów w aktach osobowych. Odpowiadają również za aktualność dokumentów i udostępnianie akt tym, którzy ich potrzebują.

Menedżerowie mogą również otrzymać zadanie dodawania dokumentów, takich jak oceny wydajności, do akt pracowników. W takim przypadku powinni mieć praktyczną wiedzę na temat systemu organizacji plików.

Co należy umieścić w aktach osobowych pracownika?

Pierwszym krokiem w nauce organizacji plików HR jest podjęcie decyzji, jakie formularze i dane powinny się w nich znaleźć. Wymienimy niektóre typowe dokumenty, które dział kadr zazwyczaj przechowuje w aktach osobowych.

Dokumenty zgodności

Dokumenty dotyczące zgodności to wszelkie dokumenty związane z pracownikami, które Twoja firma musi przechowywać na mocy prawa federalnego lub stanowego. Obejmują one:

• podatek IRS formularze odprowadzania podatku (takie jak formularze W-4 i W-9)
• Dokumenty imigracyjne (takie jak formularze I-9)
• Karty czasu pracy pracowników, odcinki wypłat i inne dokumenty płacowe
• Dane demograficzne (w tym imię i nazwisko, numer ubezpieczenia społecznego, płeć i adres)
• Opis stanowiska dla każdego stanowiska pracownika
• Formularze zapisów na świadczenia pracownicze (takie jak formularze zapisów 401(k))
• Dokumenty odszkodowania pracowniczego
• Dane dotyczące rozwiązania umowy, w tym ubezpieczenia COBRA i dokumenty dotyczące bezrobocia

Dokumenty firmowe

Dokumenty firmowe to wszelkie pliki używane wewnętrznie przez Twoją firmę lub stanowiące zapis historii pracownika w Twojej firmie. Mogą one obejmować:

• CV i list motywacyjny z podaniem o pracę
• Podpisany list z ofertą pracy
• Umowa o pracę
• Dokumenty przeglądu wydajności
• Ewidencja awansów i podwyżek
• Podpisane potwierdzenie zasad firmy, w tym podręcznika pracownika
• Umowy o zakazie konkurencji lub o zachowaniu poufności
• Akta dyscyplinarne
• Rezygnacja i dokumentacja rozmowy kwalifikacyjnej

Poufne akta pracowników

Co ważne, Twoja firma prawdopodobnie będzie musiała przechowywać jeden lub więcej zestawów poufnych akt osobowych, które są oddzielone od głównych akt pracowniczych .

Dokumenty w tych poufnych plikach powinny być dostępne tylko dla administratorów HR , którzy muszą je przeglądać. Nie powinny być dostępne dla menedżerów, a proces ich przeglądania powinien być ściśle kontrolowany.

Pliki, które powinny znajdować się w poufnych aktach pracownika, obejmują:

• Kontrole w tle
• Wyniki testów narkotykowych
• Dokumenty alimentacyjne
• Ewidencja zajęcia wynagrodzenia
• Korzystna informacja
• Wszelkie zapisy związane z toczącym się postępowaniem sądowym

Musisz także zastanowić się, jak przechowywać akta pracowników, które zawierają informacje medyczne . Dane medyczne są chronione na mocy ustawy Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Musi być przechowywany we własnej poufnej dokumentacji medycznej, oddzielonej od innych rodzajów poufnych danych.

Akta medyczne mogą zawierać:

• Formularze zapisów na ubezpieczenie zdrowotne, dentystyczne i okulistyczne
• Formularze przystąpienia do ubezpieczenia na życie
• Roszczenia ubezpieczeniowe i notatki lekarza
• Dokumentacja wniosku o zwolnienie lekarskie
• Wnioski o zakwaterowanie dla osób niepełnosprawnych

Papierowe a elektroniczne akta pracownicze

Jedną ważną decyzją, którą musisz podjąć, jest to, czy użyć plików papierowych, czy elektronicznych.

Przez dziesięciolecia akta pracowników były w całości aktami papierowymi. Większość firm miała zamykane szafy na akta, do których dostęp mieli tylko administratorzy HR. Każdy pracownik miał własną kopertę, która z czasem stopniowo zapełniała się papierowymi dokumentami.

W dzisiejszych czasach rzadko zdarza się, aby firmy trzymały dokumentację papierową. Najlepszym sposobem na uporządkowanie akt pracowniczych jest elektroniczna. Cyfrowe akta pracowników są zazwyczaj wygodniejsze i zapewniają kilka ważnych korzyści.

Po pierwsze, dokumenty elektroniczne można przeszukiwać. Możesz szybko wyświetlić ostatnią ocenę wyników konkretnego pracownika, wyszukując nazwisko pracownika w menedżerze plików lub systemie zarządzania dokumentami. Oszczędza to dużo czasu w porównaniu z przekopywaniem się przez szafkę na akta i szukaniem konkretnego kawałka papieru.

Prowadzenie dokumentacji elektronicznej jest również tańsze i zajmuje mniej miejsca . Nie musisz zajmować cennej nieruchomości z masywną szafą na akta w swoim głównym biurze. Nie ma też kosztów drukowania ani niszczenia.

Ponadto zapisy elektroniczne mogą być bezpieczniejsze niż dokumenty papierowe . Administratorzy HR mogą konfigurować uprawnienia dostępu, aby menedżerowie widzieli tylko pliki pracowników swoich bezpośrednich podwładnych. Uprawnienia te eliminują ryzyko, że pliki pracowników mogą być przeglądane przez osobę nieupoważnioną do ich przeglądania.

Z regulacyjnego punktu widzenia dokumenty papierowe i elektroniczne są w dużej mierze równoważne. Twoja firma może używać oprogramowania do wypełniania i podpisywania formularzy całkowicie online lub skanowania formularzy papierowych w celu tworzenia kopii cyfrowych. W większości przypadków po utworzeniu cyfrowej kopii dokumentu możesz pozbyć się oryginalnej kopii papierowej. Istnieje kilka godnych uwagi wyjątków, takich jak zdjęcia rentgenowskie, zgodnie z wymaganiami Urzędu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się przechowywać papierowe, czy cyfrowe akta pracowników, dobrym pomysłem jest tworzenie kopii zapasowych . W przypadku dokumentacji papierowej oznacza to przechowywanie kopii wszystkich dokumentów poza siedzibą firmy — na przykład w magazynie dokumentów handlowych.

W przypadku nagrań cyfrowych możesz zapisywać kopie zapasowe na dysku twardym lub przechowywać je w chmurze, korzystając z usługi takiej jak Dysk Google. Wiele systemów zarządzania kadrami, które oferują przechowywanie dokumentów, takich jak Connecteam, automatycznie tworzy kopie zapasowe plików pracowników w chmurze.

Przeczytaj naszą dogłębną recenzję najlepszych systemów zarządzania dokumentami w 2023 roku

Jak organizować akta pracowników: 5 wskazówek

Teraz, gdy odpowiedzieliśmy już, czym są akta osobowe i wiesz, co należy w nich umieścić, mamy 5 wskazówek, jak organizować akta pracownicze w formie elektronicznej.

Nasza pierwsza wskazówka dotycząca organizacji plików zasobów ludzkich dotyczy spójności. Niezależnie od tego, jak zdecydujesz się uporządkować swoje pliki, zrób to w całym systemie HR.

Na poziomie pojedynczych akt stosuj ustandaryzowane podejście do nazewnictwa dokumentów. Na przykład możesz nazwać dokumenty za pomocą formuły:

[Nazwisko pracownika] [Imię pracownika] – [Nazwa dokumentu] – [Rok]

Ten schemat nazewnictwa ułatwia sprawdzenie, do kogo należy dokument, co to za dokument i ile ma lat.

Na poziomie teczek pracowniczych można zastosować podobną standaryzację. Na przykład każdy pracownik może mieć folder ze swoim nazwiskiem lub numerem pracownika. W tym folderze możesz mieć podfoldery z etykietami „Onboarding”, „Płace”, „Recenzje wyników” i tak dalej. Następnie umieść te same typy dokumentów w każdym z tych podfolderów dla każdego pracownika.

Korzystanie z dedykowanej aplikacji do porządkowania dokumentów może znacznie ułatwić zarządzanie teczkami pracowniczymi. Systemy zarządzania dokumentami umożliwiają przeciąganie i upuszczanie plików między folderami, wyszukiwanie dokumentów według nazwy lub zawartości i wiele więcej.

Niektóre systemy zarządzania dokumentami, takie jak Connecteam , umożliwiają również pracownikom bezpieczne przesyłanie wymaganych dokumentów kadrowych do Twojego systemu. Oprogramowanie wykorzystuje automatyzację, aby umieścić wszystkie akta osobowe pracowników i formularze tam, gdzie powinny, oszczędzając czas i zmniejszając liczbę błędów.

Connecteam oferuje również portal samoobsługowy dla menedżerów i pracowników do przeglądania dokumentów. Na przykład możesz chcieć zezwolić menedżerom na przeglądanie ocen wydajności pracowników, a pracownikom na przeglądanie odcinków wypłat. Dzięki temu Twój zespół HR może skupić się na ważniejszych zadaniach niż ciągłe odpowiadanie na prośby o dokumenty.

Rozpocznij bezpłatny 14-dniowy okres próbny Connecteam już teraz

Ważną częścią nauki elektronicznego organizowania akt pracowniczych jest ustawianie uprawnień dostępu. Uprawnienia dostępu określają, kto w Twojej firmie może zobaczyć które akta pracowników. Są one niezbędne do zapewnienia, że ​​poufne dane pracowników są widoczne tylko dla tych, którzy muszą je zobaczyć. Uprawnienia pomagają również zapobiegać przypadkowemu przenoszeniu, edytowaniu lub usuwaniu plików.

Dzięki aplikacji do zarządzania plikami do organizowania dokumentów ustanowienie uprawnień dostępu powinno być proste. Dobrym miejscem na początek jest umożliwienie menedżerom dostępu do niepoufnych plików wyłącznie dla ich bezpośrednich podwładnych. Menedżerowie wyższego szczebla mogą potrzebować dostępu do plików raportów o dwa poziomy niższych.

Tylko wyżsi administratorzy HR i kierownicy ds. świadczeń powinni mieć dostęp do informacji o świadczeniach pracowniczych i innych poufnych dokumentów. Tylko członkowie zespołu prawnego Twojej firmy powinni mieć dostęp do akt związanych z toczącym się postępowaniem sądowym.

Kolejną wskazówką dotyczącą organizacji akt osobowych jest korzystanie z formularzy i list kontrolnych , takich jak te dostępne w Connecteam. Dzięki temu pracownicy wypełniają każdy dokument, do którego są zobowiązani.

Zarówno formularze, jak i checklisty są szczególnie pomocne podczas onboardingu oraz na początku każdego roku, kiedy pracownicy muszą dostarczyć wiele dokumentów. Zarówno pracownicy, jak i menedżerowie HR z łatwością zobaczą, czy brakuje ważnego pliku lub formularza.

Jednym z trudniejszych aspektów zarządzania aktami pracowników jest monitorowanie odnawiania formularzy i wygasania certyfikatów . Pytanie brzmi, jak uporządkować akta osobowe pracowników, aby mieć pewność, że formularze pracownicze są zawsze aktualne.

Po raz kolejny pomocne może być użycie systemu zarządzania dokumentami . Gdy administrator HR przesyła dokument, może przypisać mu datę wygaśnięcia. Może to być jeden rok od dnia przesłania formularza, daty wygaśnięcia certyfikatu lub ostatniego dnia roku.

Na przykład Connecteam umożliwia ustawienie dat wygaśnięcia dla wpisu dokumentu lub typu. Przypisywanie dat wygaśnięcia według typu (na przykład rok lub 18 miesięcy) eliminuje konieczność ręcznego wykonywania tego dla każdego dokumentu.

Twój system zarządzania dokumentami automatycznie powiadomi Ciebie lub pracownika o zbliżającej się dacie wygaśnięcia. Dzięki temu pliki i formularze są odnawiane przed ich wygaśnięciem, dzięki czemu nie dochodzi do utraty zgodności.

Streszczenie

Zrozumienie, jak organizować akta pracowników, może mieć ogromne znaczenie w operacjach kadrowych Twojej firmy. Dobrze zorganizowane akta pracowników ułatwiają administratorom i menedżerom HR znajdowanie potrzebnych im informacji. Są one również kluczowe dla zapewnienia zgodności Twojej firmy z przepisami podatkowymi i prawem pracy.

Najlepszym sposobem organizacji akt pracowniczych jest elektroniczna organizacja, najlepiej przy użyciu dedykowanego systemu zarządzania dokumentami HR, takiego jak Connecteam . Możesz stworzyć ustandaryzowany system nazewnictwa plików, kontrolować uprawnienia dostępu, łatwo kontrolować terminy wygaśnięcia dokumentów i nie tylko.

Z łatwością zarządzaj aktami personalnymi pracowników za pomocą Connecteam

Connecteam to najlepsze rozwiązanie do zarządzania aktami personalnymi pracowników. Nasza dedykowana platforma do zarządzania zasobami ludzkimi oferuje bezpieczne przechowywanie dokumentów, łatwy dostęp i zaawansowane uprawnienia do poufnych informacji.

Od umów pracowniczych i przeglądów wyników po certyfikaty szkoleniowe i wnioski urlopowe, Connecteam pomaga usprawnić procesy kadrowe, dzięki czemu możesz skupić się na tym, co najważniejsze – na Twojej firmie.

Zarejestruj się już dziś, aby skorzystać z bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego i sam przekonaj się o zaletach Connecteam.