Jak obliczyć koszt robocizny: pełny przewodnik

Koszt robocizny może być jednym z największych wydatków, które będziesz musiał uwzględnić w swoim budżecie, w zależności od Twojej firmy. Co więcej, przy ustalaniu godziwej płacy należy pamiętać o wielu rzeczach.

Zapewnienie konkurencyjnych wynagrodzeń bez rezygnacji z zysku jest delikatną czynnością równoważącą, ale taką, która jest możliwa.

Bez względu na to, jaki rodzaj działalności prowadzisz, jeśli masz pracowników, musisz płacić im za ich czas. Proces określania sposobu obliczania kosztów pracy może być zastraszający — ale nie musi być przerażający!

W tym miejscu pojawia się ten pomocny przewodnik. Dowiedz się, co składa się na koszt robocizny, instrukcje krok po kroku, jak go obliczyć i jak upewnić się, że nie nadwyrężą Twojego budżetu.

Co to jest koszt pracy?

Koszt pracy to całkowita kwota wypłacona pracownikom w danym okresie, w tym wynagrodzenia, świadczenia i podatki od wynagrodzeń. Wszystkie firmy są nastawione na zarabianie pieniędzy, ale potrzebujesz pracowników, którzy pomogą Ci to osiągnąć — i musisz im zapłacić.

Duża część zarządzania pracownikami — niezależnie od tego, czy pracujesz w HR, czy posiadasz własną firmę — określa wszystko, co składa się na roczny koszt pracy. Pamiętaj, że w niektórych branżach będą to największe wydatki.

Ponadto, przy stale rosnących płacach, ważne jest, abyś był świadomy korzyści, które powinieneś zapewniać swoim pracownikom oprócz stawki godzinowej.

Wykracza znacznie poza koszt za godzinę. W obliczeniach kosztów pracy należy również uwzględnić:

• podatki
• Korzyści
• Nadgodziny
• Koszty szkolenia/onboardingu
• Bonusy
• Ogólne koszty wynagrodzeń

Przyjrzyjmy się bliżej kilku.

podatki

Podatki od wynagrodzeń to element układanki kosztów pracy. Podatki te obejmują opłatę FICA w wysokości 7,65%, która pokrywa odpowiednio ubezpieczenie społeczne i Medicare, a także mniej znany podatek FUTA w wysokości 6%, który płaci za federalne bezrobocie.

Nie można również zapomnieć o stanowych podatkach od bezrobocia, a także lokalnych podatkach od bezrobocia.

Należy również zauważyć, że do wynagrodzenia brutto należy dodać podatki od wynagrodzeń — to właśnie pracownicy zarabiają przed świadczeniami, podatkami i wszelkimi innymi potrąceniami z listy płac.

Korzyści

Świadczenia mogą obejmować standardowe ubezpieczenie zdrowotne, dentystyczne, rentowe i na życie, a także plany emerytalne, płatne urlopy (PTO) oraz urlopy i dni chorobowe.

Te dodatki są niezwykle ważne, jeśli chodzi o to, aby Twoi pracownicy czuli się docenieni i mogą pomóc w zwiększeniu utrzymania pracy i zmniejszeniu rotacji pracowników. Badanie Pew Research wykazało, że 43% respondentów stwierdziło, że rzuciło pracę, ponieważ nie oferowała dobrych korzyści.

Plany emerytalne są również czymś do rozważenia. Najpopularniejsze plany emerytalne oferowane przez firmy z siedzibą w USA to plany finansowane przez pracowników, takie jak 401 (k).

Jaka jest różnica między bezpośrednimi a pośrednimi kosztami pracy?

Teraz, gdy wiesz już wszystko, co wiąże się z obliczaniem rzeczywistych kosztów pracy, konieczne jest zrozumienie różnicy między bezpośrednimi i pośrednimi kosztami pracy.

Bezpośredni koszt pracy to całkowite wynagrodzenie, które zapewniasz swoim pracownikom — w tym wszelkie świadczenia i podatki — oraz koszt materiałów, które musisz im zapewnić, takich jak biurka, komputery i wszystko inne, czego mogą potrzebować do wykonywania swojej pracy.

Pośrednie koszty pracy są również znane jako „koszty ogólne”. Obejmują one wszelkie utrzymanie materiałów potrzebnych Twojemu zespołowi, koszty eksploatacji, czynsz i media powierzchni biurowej oraz szkolenia. Pośrednie koszty pracy są często specyficzne dla danej branży.

Na przykład firmy, które potrzebują floty pojazdów wymagających konserwacji, będą naturalnie ponosić wyższe pośrednie koszty ogólne niż firmy biurowe.

Możesz łatwo obliczyć bezpośrednie koszty pracy, sumując wynagrodzenia pracowników, świadczenia i koszt potrzebnych im materiałów. Następnie musisz obliczyć wszelkie koszty pośrednie związane z Twoją działalnością.

Śledź oddzielnie koszty bezpośrednie i pośrednie, aby dokładnie wiedzieć, co wchodzi w skład kosztów operacyjnych. Znajomość tych informacji pomoże Ci lepiej zrozumieć, ile kosztuje wynagrodzenie pracowników, ale także pomoże Ci wycenić swoje towary i usługi.

Możesz sprawdzić, jakie są Twoje bezpośrednie koszty pracy, a następnie ustalić ceny, które zapewnią Ci przewagę konkurencyjną nad konkurencją.

Obliczenie kosztów pośrednich pomoże ci zaplanować przyszłość, opracować strategię skalowania i upewnić się, że masz wystarczająco dużo pieniędzy zarezerwowanych w budżecie na koszty operacyjne.

Uwaga: średni koszt robocizny wynosi zwykle od 20 do 35% sprzedaży brutto, w zależności od branży. Mając to na uwadze, będziesz w stanie wyceniać swoje produkty i usługi w sposób, który ma sens dla Twoich celów biznesowych.

Przewodnik krok po kroku do obliczania kosztów pracy

Teraz, gdy już lepiej rozumiesz wszystko, co składa się na koszt robocizny, nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jak obliczyć koszt robocizny na godzinę dla Twojej firmy. Istnieje kilka formuł, których można użyć, aby to rozgryźć — wszystko, czego potrzebujesz, to kilka bardzo konkretnych liczb.

Poniżej dowiesz się dokładnie, jak obliczyć koszt pracy dla konkretnego pracownika, w tym koszt godzinowy i koszty nadgodzin. Aby ułatwić zrozumienie, nazwijmy ją Patrycja.

Jest grafikiem w małej firmie technologicznej w Nowym Jorku i zarabia na swoim stanowisku średnią stawkę godzinową, która wynosi około 35 dolarów za godzinę, czyli znacznie powyżej płacy minimalnej.

Zaczniesz od obliczenia jej wynagrodzenia brutto, świadczeń i podatków, a także ustalenia, ile godzin faktycznie przepracowała. Następnie weźmiesz pod uwagę wszelkie inne wydatki, aby móc obliczyć koszt robocizny na jeden rok i ustalić prawdziwy koszt robocizny Patrycji.

Krok 1: Oblicz wynagrodzenie brutto

Płace brutto można obliczyć, obliczając, ile godzin przepracowała Patrycja i jej stawkę godzinową brutto. Formuła jest bardzo prosta.

Oczekuje się, że pracownicy pełnoetatowi będą pracować 40 godzin tygodniowo przez 52 tygodnie w roku, co daje 2080 godzin pracy rocznie. Jeśli Patricia zarabia 35 USD na godzinę, jej roczne wynagrodzenie brutto wyniesie 72 800 USD.

Jak widać na tym przykładzie, nic dziwnego, że koszt pracy jest jednym z największych wydatków właścicieli firm w zależności od branży. Chociaż oczywiście chcesz uczciwie płacić swoim ludziom, ważne jest, aby realistycznie określić, ile faktycznie możesz im zapłacić.

W tym przykładzie tylko jeden pracownik kosztuje ponad 70 000 USD. Jeśli Twoja roczna sprzedaż brutto nie jest zbyt wysoka, być może będziesz musiał przemyśleć swój model biznesowy, jeśli chcesz nadal dobrze płacić swoim ludziom.

Należy tutaj zauważyć, że wynagrodzenie brutto nie obejmuje świadczeń, nadgodzin ani podatków od wynagrodzeń. Dowiesz się, jak uwzględniać te wydatki w kroku 3.

Krok 2: Ustal rzeczywistą liczbę przepracowanych godzin

Pracownik pełnoetatowy może przepracować 2080 godzin rocznie, ale w rzeczywistości ludzie potrzebują przerw i wakacji, a czasem chorują. Patrica kocha swoją pracę, ale to nie znaczy, że chce pracować 40 godzin tygodniowo przez 52 tygodnie w roku.

Aby określić rzeczywiste godziny pracy Patrycji, załóżmy, że miała 21 dni płatnego urlopu. Jeśli dzień roboczy ma 8 godzin, oznacza to, że miała 168 godzin wolnego. Użyj tych liczb w nowej formule, aby obliczyć, ile godzin przepracowała Patrycja.

Użycie powyższego wzoru do rzeczywistych godzin pracy Patrycji oznacza, że ​​przepracowała ona 1912 godzin. Chociaż nie liczyła swojego czasu, postanowiła wykorzystać swój urlop.

W jej firmie każdy pracownik otrzymuje standardowe 14 dni urlopu w ramach swojej polityki urlopowej. Wykorzystała siedem dni PTO, aby móc wziąć pełne trzytygodniowe wakacje.

Przypominamy, że pracodawcy nie mają obowiązku oferowania PTO w ramach pakietu świadczeń pracowniczych. To powiedziawszy, jest atrakcyjny dla potencjalnych pracowników, a solidny program PTO może zachęcić członków zespołu do pozostania na dłuższą metę. Warto o tym pamiętać!

Krok 3: Weź pod uwagę wszelkie dodatkowe wydatki

Nadszedł czas, aby wziąć pod uwagę wszystkie inne wydatki, które zostały poruszone powyżej. Świadczenia należy dodać do wynagrodzenia brutto, aby obliczyć całkowity koszt pracy dla danego pracownika. Dodasz te koszty do innej formuły, aby uzyskać ostateczną liczbę.

Jakie więc korzyści ma Patricia jako grafik w firmie technologicznej?

• Ubezpieczenie zdrowotne
• Ubezpieczenie na życie
• Ubezpieczenie na wypadek niepełnosprawności
• Plan emerytalny finansowany przez pracowników z dopasowaniem pracodawcy
• Darmowy obiad w stołówce firmowej
• Laptop i tablet
• Kwartalne możliwości dalszego kształcenia

Aby lepiej zrozumieć, jak bardzo takie świadczenia mogą wpływać na stawki godzinowe, Departament Pracy Stanów Zjednoczonych opublikował w 2021 r. badanie, które wykazało, że przeciętny pracownik przemysłu prywatnego zarabiał 38,07 USD na godzinę.

Średnia stawka godzinowa wyniosła 26,86 USD, czyli 70,5% całości. Pozostałe 11,22 USD przeznaczono na świadczenia.

Koszt świadczeń nie jest jedynym wydatkiem, o którym należy pamiętać. Musisz także uwzględnić nadgodziny i premie, aby uzyskać prawdziwy koszt pracy.

Firma Qualtrics opublikowała badanie, z którego wynika, że ​​57% pracowników chce pracować na dodatkowe zmiany, aby walczyć z inflacją. Oznacza to, że uwzględnienie go w formule całkowitego kosztu pracy staje się ważniejsze niż kiedykolwiek.

Załóżmy, że Patrycja przepracowała kilka 50-godzinnych tygodniowo w ciągu roku. Godziny nadliczbowe są często wyższe niż standardowa stawka godzinowa — niektóre firmy oferują półtora etatu, podczas gdy inne oferują podwójną stawkę.

Pamiętaj: weekendy i święta państwowe również często wiążą się z wyższymi zarobkami pracowników.

Patricia naprawdę dała z siebie wszystko w kilku projektach w ciągu roku, więc otrzymała premię za swoje wysiłki. Musisz dodać jej nadgodziny, a także jej premię do swoich obliczeń, aby określić pełny koszt pracy.

Na koniec nie zapomnij o tych zawsze ważnych podatkach od wynagrodzeń! FICA pochodzi bezpośrednio z cotygodniowej wypłaty Patricii, a firma technologiczna jest zobowiązana do zapłaty FUCA. A ponieważ znajdują się w Nowym Jorku, muszą również płacić stanowe podatki od bezrobocia w Nowym Jorku.

Chociaż wszystkie te korzyści mogą wydawać się wygórowane, Twoi pracownicy docenią Cię o wiele bardziej, jeśli je zaoferujesz. Faktem jest, że szczęśliwy pracownik jest bardziej produktywnym pracownikiem, a produktywny pracownik jest nieoceniony.

Krok 4: Oblicz całkowity roczny koszt pracy

Znasz wynagrodzenie brutto Patricii, faktyczne godziny, które przepracowała, i wszystkie inne wydatki, które wchodzą w skład jej wynagrodzenia. Teraz nadszedł czas, aby określić jej całkowity roczny koszt pracy za pomocą innej formuły.

Formuła całkowitego kosztu pracy jest dość prosta. Przyjrzyjmy się, ile Patricia kosztuje swoją firmę rocznie, na podstawie jej wynagrodzenia brutto i innych wydatków.

Jeśli pamiętasz, przepracowała łącznie 2080 godzin w ciągu roku i zarabia 35 USD na godzinę, co oznacza, że ​​zarobiła 72 800 USD. Wzięła trochę urlopu, a także PTO, ale za te godziny płacono jej.

Teraz podzielmy te wydatki i dodajmy kilka liczb z życia wziętych, aby pomóc Ci to zrozumieć.

• Ubezpieczenie społeczne: 6,2% z 72 800 USD = 4 513,60 USD
• Medicare: 1,45% z 72 800 $ = 1 055,60 $
• Podatek od bezrobocia w stanie Nowy Jork: 4,1% od pierwszych 7000 USD = 287 USD
• Podatek FUTA: 0,6% pierwszych 7000 $ = 42 $
• Ubezpieczenie zdrowotne: 4000 USD
• Nadgodziny: 1000 $
• Inne korzyści: 1500 USD

Na podstawie tych liczb dodatkowe wydatki, które należy dodać do podstawowej pensji Patrycji wynoszącej 72 800 USD, wynoszą 8 402,20 USD. Rzeczywisty koszt robocizny utrzymania Patricii w zespole w firmie technologicznej wynosi 81 202,20 USD.

Formuła całkowitego kosztu pracy jest bardzo łatwa w użyciu, o ile masz dostęp do wszystkich potrzebnych liczb. Ponownie skonsultuj się z działem finansowym lub porozmawiaj ze swoim księgowym lub księgowym, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub czujesz się zagubiony. Po to tam są!

A co z procentem kosztów pracy?

Skoro już jesteśmy przy temacie kosztów pracy, musisz również mieć świadomość procentowego udziału kosztów pracy w Twojej firmie.

Znajomość tego pozwoli Ci jeszcze bardziej zagłębić się w koszty pracy dla Twojej firmy. Pomoże Ci to ustalić, czy koszt robocizny nie jest zbyt wysoki — co może negatywnie wpłynąć na Twoje zyski.

Procent kosztów pracy porównuje koszty pracy ze sprzedażą brutto, a znajomość tych liczb jest niezbędna dla budżetu, rozwoju i planowania.

Aby obliczyć swój, najpierw musisz znać swój roczny przychód brutto. Powinieneś być w stanie znaleźć te informacje na arkuszu przychodów swojej firmy, który możesz pobrać od kogoś z działu finansowego.

Następnie określ całkowite koszty pracy swojej firmy (jak wskazano w szczegółowych instrukcjach powyżej) i skorzystaj z tego pomocnego wzoru, aby obliczyć procent kosztów pracy:

(Całkowity koszt robocizny / sprzedaż brutto) x 100 = procentowy koszt robocizny

Odsetek ten zwykle waha się w zależności od branży, w której działasz. Jeśli sprzedajesz produkt, Twój prawdopodobnie mieści się w zakresie 25–30%, o którym mowa powyżej. Koszty pracy w restauracji są zwykle nieco wyższe, ponieważ jest to firma usługowa.

Rodzaj pracy, którą wykonujesz, jak również to, co oferujesz za stawkę godzinową, będą miały bezpośredni wpływ na procentowy procent kosztów pracy. Powyższy wzór może być użyty do obliczenia rocznego procentowego kosztu pracy.

Możesz również spojrzeć na inne okresy, takie jak tygodnie, miesiące lub kwartały zamiast lat, zwłaszcza jeśli ostatnio doświadczyłeś wyższych zysków brutto lub podwyższyłeś płace swoich pracowników.

Możesz użyć tej samej formuły, ale będziesz musiał spojrzeć na okresowe raporty sprzedaży swojej firmy, aby uzyskać prawidłowe liczby do wstawienia.

Chociaż możesz ulec pokusie obniżenia kosztów, gdziekolwiek się da, jeśli nie jesteś zadowolony z procentu kosztów pracy, ważne jest, aby postępować ostrożnie. Jeśli obniżysz stawkę godzinową lub pensje, ryzykujesz utratę niezbędnych pracowników lub niską jakość pracy.

Jest to balansowanie, które musisz opanować, jeśli chcesz, aby Twoja firma odniosła sukces i uszczęśliwiła członków zespołu.

Oblicz koszt robocizny już dziś

Teraz wiesz, jak obliczyć koszt pracy dla swojej firmy. Jak odkryłeś, koszt pracy wykracza poza stawkę godzinową i uwzględnia wiele innych czynników, takich jak świadczenia, podatki i inne niezbędne wydatki.

Gdy użyjesz danych do obliczenia, ile kosztuje płacenie pracownikom, będziesz w lepszej pozycji, aby zapewnić uczciwe i konkurencyjne wynagrodzenie bez negatywnego wpływu na wyniki finansowe.

Specjaliści HR mogą otrzymać zadanie obliczenia kosztów pracy w ramach ich MO — użyj powyższych wzorów, aby to zrobić, a nie możesz się pomylić!

Znajomość kosztów pracy jest kluczem do właściwego zarządzania pracownikami. Bądź na bieżąco z kosztami pracy w swojej firmie dzięki najbardziej zaawansowanemu narzędziu do śledzenia czasu i tworzenia kart czasu pracy na rynku.

Zacznij korzystać z Connecteam za darmo już teraz i kontroluj koszty pracy.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj