Jak obliczyć koszty ogólne w 4 prostych krokach

Dokładna identyfikacja i obliczenie kosztów ogólnych ma kluczowe znaczenie dla rentowności Twojej firmy. Niezastosowanie się do tego może skutkować zbyt niskimi opłatami za Twoje produkty lub usługi, co bezpośrednio wpłynie na Twoje wyniki finansowe. Oprócz tego, że jest to podstawowy wymóg księgowy do celów podatkowych, śledzenie i mierzenie kosztów ogólnych pomaga również odpowiednio je zaplanować.

Na szczęście, gdy już zrozumiesz, jak kategoryzować i obliczać koszty ogólne, jest to łatwe. Aby Ci pomóc, w tym artykule wyjaśniono, czym są koszty ogólne i jak obliczyć koszty ogólne w 4 krokach.

Co to są koszty ogólne?

Koszty ogólne to pośrednie koszty prowadzenia działalności gospodarczej . Obejmują one wszelkie koszty, które utrzymują Twoją firmę, ale nie są bezpośrednio związane z tworzeniem produktu lub świadczeniem usługi. Chociaż koszty ogólne nie są wyraźnie powiązane ze sprzedażą, wspierają działania przynoszące zysk.

Koszty ogólne obejmują wydatki takie jak:

• Spłata czynszu lub kredytu hipotecznego za powierzchnię biznesową
• Rachunki za usługi komunalne
• Plany telefonów komórkowych dla pracowników
• Ubezpieczenie
• Podróż
• Wydatki na reklamę i marketing
• Artykuły biurowe
• Profesjonalne usługi, takie jak usługi księgowe i prawne
• Wynagrodzenia administracyjne lub zawodowe
• Koszty transportu, takie jak koszt utrzymania i paliwa pojazdów służbowych
• Naprawy i konserwacji
• Deprecjacja
• Opłaty i licencje rządowe
• Nazwa domeny i hosting
• Subskrypcje oprogramowania
• Podatki od nieruchomości

Koszty ogólne a koszty bezpośrednie

Oceniając ogólne koszty Twojej firmy, ważne jest, aby wziąć pod uwagę zarówno koszty ogólne, jak i bezpośrednie. Koszty bezpośrednie są bezpośrednio związane z produkcją produktu lub usługi , takie jak robocizna i materiały.

Na przykład, jeśli prowadzisz piekarnię, koszty bezpośrednie mogą obejmować koszt mąki, cukru, masła i jaj do wypieku ciast. Ale to tylko część obrazu. Musisz także wynająć lokal, zapłacić za prąd, aby utrzymać piekarniki w ruchu, zatrudnić księgowego, który co roku pomoże ci z podatkami i nie tylko. Są to wszystkie przykłady kosztów ogólnych lub pośrednich.

Gdybyś przestał dziś robić ciasta, Twoje bezpośrednie koszty ustałyby, ale nadal musiałbyś pokryć koszty ogólne.

Istnieją pewne koszty, które można sklasyfikować zarówno jako koszty ogólne, jak i bezpośrednie — takie jak wynagrodzenia i płace, w zależności od ich charakteru.

Na przykład pensje personelu administracyjnego zazwyczaj wliczają się do kosztów ogólnych. Są one takie same każdego miesiąca i muszą być opłacone, nawet jeśli przestaniesz wytwarzać swój produkt lub usługę.

Dla porównania, stawki godzinowe lub wynagrodzenia personelu bezpośrednio zaangażowanego w wytwarzanie produktu można zaliczyć do kosztów bezpośrednich.

Dlaczego warto śledzić koszty ogólne?

Śledzenie kosztów ogólnych pomaga zaplanować budżet, wycenić produkt lub usługę oraz zwiększyć rentowność . Jest to również zwykle wymagane do celów związanych z prowadzeniem dokumentacji.

Do celów budżetowych

Koszty ogólne muszą zostać poniesione niezależnie od miesięcznych przychodów. Ważne jest, aby wiedzieć, ile wynoszą, ponieważ jest to minimalna kwota, którą musisz zarabiać każdego miesiąca, aby pozostać w biznesie.

Aby ustalić cenę swojego produktu lub usługi

Musisz zrozumieć rzeczywisty koszt produkcji swojego produktu lub usługi, aby właściwie go wycenić. Jeśli nie weźmiesz pod uwagę kosztów ogólnych, możesz zaniżać cenę swojego produktu lub usługi i mieć trudności z osiągnięciem zysku.

Obliczając całkowite koszty ogólne, możesz przypisać część kosztów ogólnych do każdej wyprodukowanej jednostki i uwzględnić to w ustalonej cenie.

Na przykład, jeśli bezpośredni koszt wytworzenia jednostki wynosi 10 USD, a stawka kosztów ogólnych w porównaniu z kosztami bezpośrednimi wynosi 25%, całkowity koszt wyniesie 12,50 USD. Następnie możesz wycenić swój produkt, aby wziąć to pod uwagę.

Identyfikacja sposobów oszczędzania pieniędzy i zwiększania rentowności

Jeśli Twoje koszty ogólne są zbyt wysokie, może to wpłynąć na Twoją rentowność. Śledzenie kosztów ogólnych to dobry sposób na zidentyfikowanie nadmiernych wydatków i zajęcie się nimi.

Na przykład śledzenie kosztów ogólnych może ujawnić wysokie koszty administracyjne. Zmniejszając je, możesz poprawić swoje marże zysku.

Zrozumienie stawki kosztów ogólnych może również wskazać, które z Twoich produktów lub usług są opłacalne, a które nie. Chociaż produkt może wydawać się opłacalny tylko na podstawie jego kosztów bezpośrednich, przypisanie kosztów ogólnych do każdej jednostki może ujawnić znacznie mniejszą marżę zysku.

Do celów sprawozdawczych i księgowych

Firmy muszą prowadzić ewidencję swoich rachunków finansowych do celów sprawozdawczych i podatkowych. Spółki notowane na giełdzie muszą również dostarczać kopie tych rejestrów swoim akcjonariuszom.

Przygotowując księgowość firmy, koszty ogólne zazwyczaj muszą być uwzględnione w zestawieniach zysków i strat lub bilansach (w przypadku firm produkcyjnych).

Rodzaje kosztów ogólnych

Koszty ogólne mogą być stałe, zmienne lub półzmienne .

Naprawiono koszty ogólne

Koszty te pozostają takie same z miesiąca na miesiąc. Nie różnią się one w zależności od ilości wytwarzanych lub dostarczanych produktów lub usług.

Większość kosztów ogólnych to koszty stałe — na przykład ubezpieczenie, czynsz, podatki od nieruchomości i hosting.

Narzut zmienny

Te koszty ogólne zmieniają się w zależności od liczby wytwarzanych produktów, świadczonych usług lub innych okoliczności. Chociaż wiesz, że musisz za nie płacić co miesiąc lub rok, ich koszt jest różny.

Dostawa, reklama, koszty utrzymania pojazdu i media to na ogół zmienne koszty ogólne. Na przykład koszt miesięcznego rachunku za energię elektryczną może ulec zmianie z powodu sezonowego wzrostu produkcji lub wyższych kosztów energii.

Półzmienne koszty ogólne

Półzmienne koszty ogólne obejmują ustaloną kwotę każdego miesiąca, z dodatkowymi kosztami w zależności od wykorzystania.

Plan telefonu komórkowego dla pracownika jest przykładem półzmiennego kosztu ogólnego. Płacisz standardową opłatę za abonament miesięczny, ale może ona wzrosnąć, gdy pracownik podróżuje służbowo i korzysta z roamingu lub przekracza przysługujący mu limit danych.

Jak obliczyć koszty ogólne

Wypisz wszystkie wydatki

Na początek sporządź listę wszystkich miesięcznych wydatków biznesowych, w tym zarówno kosztów bezpośrednich, jak i kosztów ogólnych.

Identyfikuj i kategoryzuj swoje koszty ogólne

Następnie określ, które wydatki są kosztami ogólnymi i skategoryzuj je. Obejmuje to podzielenie kosztów na kategorie w oparciu o charakter i/lub cel — na przykład ogólne koszty administracyjne, marketing i reklamę oraz czynsz i media.

Określenie wydatków, które nie są oczywiście kosztami ogólnymi, może być trudne. To, co liczy się jako koszty ogólne, może się różnić w zależności od charakteru Twojej firmy.

Z zastrzeżeniem wszelkich przepisów podatkowych lub księgowych, możesz zdecydować, w jaki sposób Twoja firma kategoryzuje koszty ogólne . Ważne jest, aby stosować spójne podejście w całej firmie.

Zsumuj koszty ogólne

Gdy już wiesz, jakie są koszty ogólne, dodaj je do siebie, aby obliczyć całkowity koszt ogólny.

Oblicz stawkę narzutu

Stawka kosztów ogólnych oblicza koszty ogólne jako procent innych metryk, takich jak koszty bezpośrednie, sprzedaż lub godziny pracy. Pomaga zrozumieć, w jaki sposób koszty ogólne wpływają na Twoją firmę. Im niższa stawka kosztów ogólnych, tym wydajniej firma wykorzystuje swoje zasoby.

Formuła stawki narzutu to:

Całkowite koszty ogólne / Miara alokacji x 100

Miara alokacji to inna metryka, z którą chcesz porównać koszty ogólne. Mogą to być koszty bezpośrednie, roboczogodziny, roboczogodziny lub sprzedaż.

Wybór odpowiednich danych zależy od tego, co jest najbardziej przydatne dla Twojej firmy. Na przykład:

• Koszty bezpośrednie mogą być użyteczną miarą dla firm budowlanych w celu porównania ich kosztów ogólnych z kosztami surowców i bezpośredniej robocizny.

• Godziny pracy maszyn lub robocizny mogą być najbardziej przydatnym wskaźnikiem dla dużych firm produkcyjnych, aby zrozumieć, jak efektywnie wykorzystują te zasoby

• Porównanie kosztów ogólnych ze sprzedażą pomaga większości firm ocenić rentowność produktu.

Przedsiębiorstwa często stosują kombinację kilku różnych miar alokacji, aby zrozumieć swoje koszty ogólne.

Możesz mierzyć stawkę kosztów ogólnych za dowolny okres — tygodniowy, miesięczny lub roczny — pod warunkiem, że użyjesz tego samego okresu podczas sumowania kosztów ogólnych i innych metryk.

Wyobraź sobie, że całkowite miesięczne koszty ogólne wynoszą 15 000 USD. Załóżmy również, że Twoje miesięczne koszty bezpośrednie wynoszą 75 000 USD. Twoja stawka narzutu jako procent kosztów bezpośrednich wynosi:

15 000 / 75 000 x 100 = 20%

Załóżmy teraz, że całkowita miesięczna sprzedaż wynosi 130 000 USD. Twoja stawka narzutu jako procent sprzedaży wynosi:

15 000 / 130 000 x 100 = 11,5%

Przy obliczaniu robocizny lub roboczogodzin nie należy przeliczać liczby na procent. Tak więc, jeśli miesięczny czas pracy Twojej firmy wynosi 600, Twoje koszty ogólne w porównaniu z godzinami pracy wynoszą:

15 000 / 600 = 25

Oznacza to, że kosztuje Cię to 25 USD kosztów ogólnych za każdą godzinę pracy pracownika.

Akceptowalna stawka kosztów ogólnych dla Twojej firmy zależy od charakteru Twojego produktu lub usługi oraz branży.

Jak obniżyć koszty ogólne

Aby zredukować koszty ogólne, musisz dokładnie przeanalizować wszystkie swoje wydatki i zdecydować, czy możesz wyeliminować niektóre wydatki lub podjąć jakiekolwiek środki oszczędnościowe.

Możesz na przykład:

• Zatrudnij profesjonalnego księgowego . Mogą przejrzeć Twoje koszty i pomóc Ci zidentyfikować obszary, w których możesz zmniejszyć wydatki lub zmaksymalizować odliczenia podatkowe.
• Znajdź tańsze lokale. Aby obniżyć czynsz, poszukaj tańszego najmu gdzie indziej. Możesz też rozważyć umożliwienie niektórym pracownikom pracy z domu, aby zmniejszyć ilość potrzebnej powierzchni biurowej.
• Automatyzuj powtarzalne zadania administracyjne . Aplikacja taka jak Connecteam to świetny sposób na automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak planowanie i zarządzanie zadaniami. Oszczędza to czas i pieniądze, dzięki czemu możesz skupić się na działaniach generujących zysk.
• Sprawdź swoje ubezpieczenie. Rozejrzyj się za innymi ubezpieczycielami biznesowymi. Niektóre mogą oferować niższe składki lub rabaty dla nowych klientów.
• outsourcing . Niektóre zadania można zlecić konsultantom lub freelancerom, zwłaszcza jeśli nie masz budżetu na pełne wynagrodzenie. Freelancerzy mogą tymczasowo wypełnić luki w umiejętnościach w Twojej organizacji, bez ciągłych wydatków na stałego pracownika.

Wniosek

Śledzenie i obliczanie kosztów ogólnych jest istotną częścią prowadzenia firmy — podobnie jak ustalanie stawki kosztów ogólnych. Podzielenie całkowitego kosztu ogólnego przez inne wskaźniki, takie jak koszty bezpośrednie, sprzedaż i godziny pracy, daje stawkę kosztów ogólnych dla Twojej firmy.

Rozumiejąc, jak identyfikować koszty ogólne i obliczać stawkę kosztów ogólnych związaną z kluczowymi wskaźnikami, można ocenić, czy koszty ogólne wpływają na rentowność. Ta wiedza pomaga również podejmować bardziej świadome decyzje i zapewnia, że ​​Twoja firma pozostanie na powierzchni.

Często zadawane pytania

Jaka jest typowa stawka narzutu?

Typowa stawka kosztów ogólnych zależy od charakteru prowadzonej działalności. Na przykład typowy wskaźnik kosztów ogólnych dla restauracji wynosi około 35%, podczas gdy dla branży usług profesjonalnych jest to około 50%.

Czy koszty ogólne to to samo co zysk?

Koszty ogólne i zysk to dwie różne koncepcje rachunkowości biznesowej. Koszty ogólne odnoszą się do kosztów pośrednich prowadzenia działalności gospodarczej, takich jak czynsz, opłaty prawne i ubezpieczenie biznesowe. Zysk to pieniądze, które firma zarabia po odjęciu wszystkich swoich wydatków – w tym kosztów ogólnych – od swoich przychodów.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj