Jak obliczyć godziny płac i różne narzędzia do użycia

Obliczanie listy płac dla pracowników godzinowych zaczyna się od śledzenia, ile godzin przepracowali. Możesz śledzić godziny ręcznie, ale odręczne karty czasu pracy i ręczne zegary są podatne na błędy ludzkie, które mogą być kosztowne.

Na szczęście istnieje obecnie wiele platform z zegarem cyfrowym, które mogą pomóc w śledzeniu czasu i dokładnym obliczaniu godzin do listy płac. W tym przewodniku wyjaśniamy, jak obliczać godziny płacowe i wyróżniamy 3 najlepsze aplikacje do śledzenia czasu, z których Twoja firma może dziś korzystać.

Różne metody śledzenia przepracowanych godzin

Aby obliczyć, ile godzin przepracował pracownik, musisz najpierw śledzić jego godziny w ciągu tygodnia. Istnieje kilka różnych podejść, które możesz zastosować.

Odręczne karty czasu pracy

Odręczne karty czasu pracy to najprostszy sposób śledzenia czasu, ale także najbardziej podatny na błędy. Dzięki odręcznym kartom czasu pracy pracownicy lub kierownicy po prostu zapisują godziny pracy każdego dnia na kartce papieru.

Ta metoda jest problematyczna, ponieważ pracownicy łatwo zapominają o zapisaniu godzin pracy . Jeśli zapomną, trudno jest wrócić i wpisać z pamięci godziny rozpoczęcia i zakończenia rejestracji.

Nawet jeśli Twoi pracownicy rejestrują swoje godziny ze 100% dokładnością, odręczne karty czasu pracy nadal stanowią problem. Będziesz musiał policzyć godziny każdego pracownika ręcznie, co może spowodować błędy podczas obliczania godzin do listy płac.

Będziesz także musiał przechowywać te fizyczne karty czasu pracy przez co najmniej 3 lata, aby zachować zgodność z federalnymi przepisami podatkowymi. To zajmuje miejsce w biurze, które można lepiej wykorzystać.

Ręczne zegary czasu

Ręczne zegary czasu używają kart perforowanych, kart machnięcia lub odczytów biometrycznych (takich jak skany odcisków palców) do rejestrowania pracowników wchodzących i wychodzących z pracy. Te zegary czasowe są zwykle umieszczane w centralnym obszarze, w którym pracownicy muszą je mijać, co utrudnia pracownikom zapomnienie śledzenia godzin.

Zalety

Jedną z zalet ręcznych zegarów czasu jest to, że pracownicy muszą być fizycznie obecni przy zegarze czasu, aby zarejestrować wejście lub wyjście. Może to pomóc w ograniczeniu kradzieży czasu, do której dochodzi, gdy pracownik rejestruje dodatkowy czas przed przybyciem do pracy lub po jej wyjściu.

Niedogodności

Główną wadą ręcznych zegarów czasu jest to, że nie działają dobrze dla pracowników, którzy spędzają większość czasu w terenie . Jeśli pracownik nie przychodzi do biura lub centralnego miejsca pracy, może nie mieć możliwości zarejestrowania wejścia lub wyjścia.

Inną wadą ręcznych zegarów czasu jest to, że zazwyczaj produkują one papierowe karty czasu pracy. Podobnie jak odręczne karty czasu pracy, wymagają one ręcznego zliczania godzin pracowników i muszą być przechowywane w biurze.

Arkusze kalkulacyjne

Arkusz kalkulacyjny stanowi podstawową cyfrową alternatywę dla fizycznych kart czasu pracy. Możesz tworzyć arkusze kalkulacyjne za pomocą platform takich jak Microsoft Excel lub Arkusze Google.

Zalety

Przejście na technologię cyfrową ma wiele zalet. Po pierwsze, dostęp do cyfrowych kart czasu pracy jest łatwy z komputera lub urządzenia mobilnego. Nie ma ryzyka, że ​​cyfrowa karta czasu pracy zaginie w gąszczu dokumentów.

Ty i Twoi pracownicy możecie również współdzielić dostęp do cyfrowej karty czasu pracy, umożliwiając zespołowi zostawianie notatek lub komentarzy dla siebie nawzajem.

Ponadto arkusze kalkulacyjne umożliwiają pracownikom śledzenie informacji innych niż tylko godziny wejścia i wyjścia z pracy. Na przykład mogą zamieścić notatki na temat zadania, nad którym pracują. Może to być bardzo przydatne do zrozumienia, jak wydajni są Twoi pracownicy i ile czasu zajmuje ukończenie określonego projektu.

Kolejną zaletą cyfrowego śledzenia czasu jest możliwość automatycznego dodawania godzin . Większość arkuszy kalkulacyjnych oferuje funkcję sumowania, która pomaga wyeliminować błędy podczas obliczania godzin płac.
Wreszcie, cyfrowe karty czasu pracy są łatwe do przechowywania . Mogą znajdować się na dysku twardym lub w chmurze Twojej firmy, zamiast zajmować cenne miejsce w biurze. Jest to również korzystne dla zgodności z wymaganiami dotyczącymi przechowywania dokumentacji, ponieważ istnieje mniejsze prawdopodobieństwo utraty cyfrowych grafików w porównaniu z fizycznymi kartami czasu pracy.

Niedogodności

Chociaż arkusze kalkulacyjne oferują znaczną przewagę nad ręcznymi zegarami czasu i odręcznymi notatkami, nadal mają wady.  

Po pierwsze, łatwo jest wprowadzić błędne informacje o czasie w arkuszu kalkulacyjnym, co może prowadzić do błędów w liście płac.

Pracownicy muszą również pamiętać o ręcznym wprowadzaniu godzin, tak jak w przypadku odręcznych kart czasu pracy.

Nie ma również wbudowanego sposobu weryfikacji godzin, które pracownik wprowadza do arkusza kalkulacyjnego śledzenia czasu. Może to zwiększyć liczbę przypadków kradzieży czasu w Twojej firmie, co kosztuje Cię pieniądze.

Oprogramowanie zegara cyfrowego

Oprogramowanie z zegarem cyfrowym to najlepsze rozwiązanie do śledzenia czasu pracowników i naliczania godzin do listy płac.

Zalety

To oprogramowanie oferuje wszystkie zalety cyfrowego śledzenia czasu, a także eliminuje niektóre kluczowe wady arkuszy kalkulacyjnych.

Aplikacje do śledzenia czasu mogą automatycznie uruchamiać i zatrzymywać śledzenie czasu na podstawie tego, co robi pracownik. Na przykład aplikacja do śledzenia czasu może rozpocząć śledzenie czasu, gdy pracownik otworzy wiadomość e-mail. Niektóre opcje, takie jak Connecteam, będą również wysyłać pracownikom przypomnienia o uruchomieniu zegara czasu pracy po przybyciu na miejsce pracy.

Kolejną zaletą oprogramowania zegara cyfrowego jest to, że zazwyczaj zawiera funkcje zapobiegające kradzieży czasu. Na przykład pracownicy mogą zostać poproszeni o zrobienie sobie selfie, co uniemożliwi innej osobie zarejestrowanie się w ich imieniu.

Możesz także wdrożyć oprogramowanie zegara czasu w centralnym kiosku , przy którym pracownicy muszą być fizycznie obecni, aby zarejestrować wejście lub wyjście. To replikuje jedną z kluczowych zalet ręcznych zegarów czasu.

Ponadto wiele aplikacji z zegarem czasu automatycznie oblicza godziny płacowe , eliminując w ogóle potrzebę sumowania godzin pracowników.

Mogą również integrować się bezpośrednio z oprogramowaniem płacowym. Możesz więc uruchomić listę płac za pomocą kilku kliknięć, zamiast spędzać cały dzień na liczeniu godzin i dwukrotnym sprawdzaniu matematyki.

Jak obliczyć godziny płacowe

Gdy masz już kartę czasu pracy pracownika, możesz obliczyć jego całkowitą liczbę godzin przepracowanych na potrzeby listy płac. Sposób, w jaki to zrobisz, zależy od tego, czy śledzisz czas ręcznie, czy używasz oprogramowania do śledzenia czasu.

Metoda 1: Oblicz przepracowane godziny ręcznie

Jeśli śledzisz czas za pomocą fizycznych kart czasu pracy lub arkusza kalkulacyjnego, musisz ręcznie obliczyć przepracowane godziny.

Zacznij od przekonwertowania wszystkich godzin z formatu am/pm na format 24-godzinny . Na przykład godzina 15:00 staje się godziną 15:00. Dzięki temu znacznie łatwiej jest odjąć czas rozpoczęcia pracy pracownika od jego czasu zakończenia.

Następnie zamień minuty na format dziesiętny . Możesz to zrobić, dzieląc minuty każdego wpisu czasu przez 60. Na przykład 14:15 zmieni się w 14,25 (15/60 równa się 0,25).

Teraz możesz odjąć czas rozpoczęcia pracownika od jego czasu zakończenia . Jeśli pracownik rozpoczął pracę o 9:05 i zakończył o 17:15, to staje się to 17.25 – 9.08 = 8,17 przepracowanych godzin.

Na koniec pamiętaj, aby odjąć przerwy, które pracownik zrobił w ciągu dnia. Gdyby na przykład wzięli 45-minutową przerwę na lunch, obliczylibyście, że 8,17 – 0,75 = 7,42 przepracowanych godzin.

Metoda 2: Oblicz przepracowany czas za pomocą kalkulatora płac

Zamiast ręcznie wyliczać godziny, możesz skorzystać z bezpłatnego kalkulatora płac .

Ten kalkulator kart czasu pracy umożliwia wprowadzanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia oraz automatyczne obliczanie godzin pracy każdego dnia. Jednorazowo możesz obliczyć godziny dla 1 lub 2 tygodni.

Jeśli wpiszesz stawkę wynagrodzenia pracownika i próg nadgodzin, kalkulator obliczy również jego wynagrodzenie za okres rozliczeniowy. Możesz wydrukować grafik lub pobrać go i przenieść do oprogramowania płacowego.

Metoda 3: Oblicz przepracowane godziny automatycznie

Jeśli śledzisz czas za pomocą aplikacji zegara czasu, oprogramowanie automatycznie obliczy przepracowane godziny . Obsługuje wszystkie powyższe obliczenia za kulisami i wyświetla godziny przepracowane każdego dnia.

Pomocne jest to, że wiele aplikacji z zegarem czasu podkreśla również niespójności w karcie czasu pracy pracownika. Na przykład, jeśli pracownik nie wprowadził żadnych godzin w ciągu jednego dnia, oprogramowanie może to oznaczyć, abyś mógł to sprawdzić. Daje to możliwość zapytania pracownika, czy zapomniał aktywować swój zegar czasu pracy lub zauważył inne problemy przed uruchomieniem listy płac.

Wykorzystanie przepracowanych godzin do obliczenia wynagrodzenia brutto

Znając łączną liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w tygodniu, można obliczyć jego wynagrodzenie brutto.

Jeśli pracownik przepracował 40 godzin lub mniej , po prostu pomnóż jego tygodniowe godziny przez stawkę płacy podstawowej, aby określić jego wynagrodzenie brutto.

Jeśli pracownik przepracował więcej niż 40 godzin tygodniowo , musisz mu zapłacić za nadgodziny. Oto jak to zrobić:

1. Pomnóż stawkę płacy podstawowej pracownika przez 40, a następnie zapisz tę liczbę.
2. Pomnóż liczbę godzin nadliczbowych przepracowanych przez pracownika przez jego stawkę podstawową, a następnie przez 1,5, aby obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny.
3. Dodaj pierwszą liczbę i wynagrodzenie za nadgodziny, aby określić wynagrodzenie brutto pracownika.

Jako przykład, powiedzmy, że pracownik przepracował 46 godzin przy podstawowej stawce płacy 10 USD za godzinę. Obliczyłbyś: (40 x 10 USD) + (6 x 10 USD x 1,5) = 490 USD.

Najlepsze oprogramowanie do śledzenia godzin pracy pracowników

Oprogramowanie z zegarem cyfrowym to najlepsze rozwiązanie do śledzenia godzin pracy pracowników i naliczania godzin do listy płac.

Przyjrzyjmy się bliżej trzem najpopularniejszym platformom zegarowym, z których Twoja firma może dziś korzystać.

Connecteam to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracą z wbudowanym zegarem cyfrowym i mnóstwem funkcji, które pomogą Ci śledzić godziny pracy, prowadzić listę płac i usprawniać działalność.

Zegar jest automatyczny i dokładny co do sekundy . Ale jeśli pracownicy zapomną zarejestrować wejście lub wyjście, mogą również ręcznie dodać wpisy czasu.

Nasza platforma jest dostępna w Internecie i na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu pracownicy mogą łatwo śledzić swoje godziny pracy w biurze lub w podróży.

Connecteam oferuje również scentralizowany kiosk czasu . Możesz skonfigurować Connecteam na współdzielonym tablecie lub smartfonie i wymagać od pracowników rejestrowania wejść i wyjść na tym centralnym urządzeniu.

Aby ograniczyć kradzież czasu, możesz również wymagać od pracowników robienia sobie selfie podczas rejestracji.

Dodatkowo możesz skonfigurować geofence wokół biura lub miejsca pracy. (Nie ma ograniczeń co do liczby stref geofence, które można utworzyć.) Connecteam wykorzystuje śledzenie lokalizacji GPS, aby zapewnić, że pracownicy mogą rejestrować się tylko z obszaru geofencingu. Pracownicy otrzymają przypomnienie o zarejestrowaniu się po przybyciu na miejsce pracy.

Funkcja śledzenia lokalizacji GPS jest również przydatna do weryfikowania aktualnej lokalizacji pracowników.

Ponadto, jeśli pracownicy mają zamiar przejść do nadgodzin, otrzymasz powiadomienie. Może to pomóc ograniczyć niepotrzebne nadgodziny i zaoszczędzić pieniądze na liście płac.

Mówiąc o, Connecteam ułatwia obliczanie godzin do listy płac. Nasze oprogramowanie automatycznie oblicza czas przerw, nieobecności, nadgodziny i płatny czas wolny oraz generuje zautomatyzowane cyfrowe karty czasu pracy w ciągu kilku sekund. Oznacza również błędne wpisy czasu pracy i umożliwia menedżerom zatwierdzanie lub odrzucanie grafików z dowolnego urządzenia.

Gdy będziesz gotowy do uruchomienia listy płac, możesz wyeksportować swoje karty czasu pracy za pomocą kilku kliknięć. Connecteam oferuje bezpośrednią integrację z QuickBooks Online i Gusto dla jeszcze szybszej listy płac.

Wszystkie dane dotyczące czasu, które gromadzi Connecteam, można przeglądać za pośrednictwem automatycznych raportów i scentralizowanego pulpitu nawigacyjnego. Śledzi nawet salda czasu wolnego pracowników, ułatwiając zarządzanie wnioskami pracowników PTO.

Connecteam jest całkowicie darmowy dla firm zatrudniających do 10 pracowników . W przypadku większych firm ceny zaczynają się już od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 pracowników.

Wypróbuj Connecteam za darmo przez 14 dni, aby przekonać się, jak może pomóc w łatwym śledzeniu godzin pracy i prowadzeniu listy płac.

Timely to oparte na sztucznej inteligencji oprogramowanie do śledzenia czasu, które automatycznie rejestruje, ile czasu pracownicy spędzają w różnych aplikacjach zwiększających produktywność. Uczy się, jaka praca jest powiązana z jakim projektem, stając się tym dokładniejsza, im więcej pracowników korzysta z platformy.

Pracownicy mogą oznaczać wpisy czasu tworzone przez Timely jako rozliczane lub nierozliczane. Jest to przydatne do tworzenia faktur dla klientów, ponieważ menedżerowie mogą generować raporty wszystkich rozliczonych godzin spędzonych nad projektem. Menedżerowie mogą również wykorzystywać te dane do monitorowania produktywności i sprawdzania, w których projektach przydałoby się więcej siły roboczej.

Timely może automatycznie tworzyć karty czasu pracy, ale nie ma wbudowanego systemu zatwierdzania. Pracownicy muszą ręcznie wysyłać swoje karty czasu pracy do menedżerów, a wszelkie pytania dotyczące wpisów czasu muszą być rozwiązywane poza Timely.

Terminowe zaczyna się od 9 USD za użytkownika miesięcznie.

Harvest to oprogramowanie do śledzenia czasu przeznaczone dla freelancerów i małych zespołów. Umożliwia użytkownikom śledzenie czasu w Internecie lub na urządzeniach stacjonarnych lub mobilnych. Użytkownicy mogą również tworzyć niestandardowe przypomnienia, aby mieć pewność, że nigdy nie zapomną uruchomić i zatrzymać urządzenia do śledzenia czasu.

Harvest pozwala użytkownikom organizować wpisy czasu w projektach i oznaczać godziny jako rozliczane lub nierozliczane. Oprogramowanie może automatycznie tworzyć faktury dla klientów i integruje się z systemami PayPal i Stripe, aby umożliwić klientom dokonywanie płatności online. Harvest integruje się również z QuickBooks Online i Xero.

Warto zauważyć, że Harvest nie generuje grafików dla pracowników. Obsługuje konfigurowalne raporty, które obejmują łączną liczbę godzin pracowników, ale menedżerowie będą musieli ręcznie wprowadzić te godziny do swojego oprogramowania płacowego.

Harvest jest bezpłatny dla pojedynczego użytkownika z maksymalnie 2 projektami. Zbiory dla zespołów zaczynają się od 10,80 USD na użytkownika miesięcznie.

Wniosek

Dokładne śledzenie czasu, jaki pracownicy spędzają na pracy, jest kluczem do obliczania godzin płacowych. Chociaż możesz ręcznie śledzić czas i dodawać godziny pracy pracowników, oprogramowanie do cyfrowego zegara to lepsze podejście , które oszczędza czas i eliminuje kosztowne błędy.

Najlepszą obecnie aplikacją zegara cyfrowego jest Connecteam. Oferuje mobilny zegar czasu, centralny kiosk czasu, alerty dla pracowników terenowych, scentralizowany pulpit raportowania dla menedżerów i wiele więcej. To wszechstronne rozwiązanie spełniające wszystkie potrzeby związane z zarządzaniem pracą.

Zacznij bezpłatnie korzystać z Connecteam już dziś!

Często zadawane pytania

Jak obliczyć przepracowane godziny w Excelu?

Jeśli masz czas zarejestrowania i wyrejestrowania pracownika w programie Excel, możesz po prostu odjąć czas zarejestrowania od czasu wyrejestrowania. Aby obliczenia były dokładne, wpisy czasu muszą być sformatowane jako dane czasu w programie Excel, a nie jako tekst lub liczby.

Jaki jest najlepszy sposób obliczania godzin płacowych?

Najlepszym sposobem obliczania godzin płacowych jest użycie cyfrowego oprogramowania do śledzenia czasu , znanego również jako aplikacje zegara czasu. Te narzędzia pomagają dokładnie śledzić godziny pracy pracowników i mogą automatycznie generować karty czasu pracy do listy płac.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj