Jak oszacować czas do zakończenia zarządzania projektami

Planowanie i szacowanie są kluczowe dla ukończenia projektu — musisz wiedzieć, jak długo potrwa projekt, aby móc określić realistyczne terminy, zarządzać zasobami, ustalić odpowiedni budżet i określić oczekiwania zarówno dla pracowników, jak i interesariuszy.

Bez odpowiedniego planowania projekty, które powinny zająć kilka tygodni, mogą przeciągać się miesiącami. Ten brak produktywności może spowodować przekroczenie budżetu, narazić firmę na dodatkowe koszty pracy i sprawić, że klienci będą niezadowoleni.

Popularną techniką używaną przez kierowników projektów do efektywnego planowania i szacowania jest szacowany czas do zakończenia (ETC). W tym przewodniku omawiamy dokładnie, czym jest ETC, jak ważne jest właściwe oszacowanie czasu, jak prawidłowo oszacować czas i nie tylko.

Jaki jest szacowany czas realizacji?

ETC polega na oszacowaniu całkowitego czasu potrzebnego do ukończenia projektu . Jest dokładniejszy niż zwykłe zgadywanie i daje większą pewność, jeśli chodzi o przydzielanie personelu, ustalanie budżetu i alokację zasobów. Pomaga także zaplanować zadania do wykonania i zapewnia, że ​​wszyscy wiedzą, ile czasu mają do pracy.

ETC należy obliczyć jak najwcześniej w cyklu życia projektu, aby uzyskać dokładne oszacowanie czasu potrzebnego na jego ukończenie.

Znaczenie właściwego oszacowania czasu

Po pierwsze, uzyskanie właściwych szacunków czasu może pomóc Twojemu zespołowi uniknąć opóźnień i dostarczyć ukończone projekty na czas .

Musisz być w stanie konsekwentnie dotrzymywać terminów, aby budować zaufanie swoich klientów lub klientów, aby wielokrotnie prosili o twoje usługi. ETC może pomóc Twojemu zespołowi w efektywnym zarządzaniu czasem, tak aby wszystkie zadania spełniały lub przewyższały oczekiwania klientów .

Dokładne oszacowanie czasu może również pomóc w upewnieniu się, że dysponujesz niezbędnymi funduszami, aby przeprowadzić każdy projekt i mieć odpowiednich pracowników, gdy ich potrzebujesz.

Dodatkowo ETC może pomóc kierownikom projektów w tworzeniu szczegółowych harmonogramów. Harmonogramy te podkreślą, za co dana osoba lub zespół jest odpowiedzialny, a także terminy projektu oparte na twoich prognozach.

Wiedza o tym, jak długo coś powinno trwać i którzy pracownicy są odpowiedzialni za jego zadania, pomaga efektywniej zarządzać zespołem.

Istnieją również negatywne konsekwencje złego oszacowania czasu . Ryzykujesz wykolejenie terminów projektów, przesuwanie terminów i przepracowanie pracowników. Ponadto ukończenie projektu później niż oczekiwano może rozczarować klientów i zaszkodzić Twojej reputacji.

Brak oszacowania odpowiedniego ETC może również prowadzić do niewystarczającego budżetu, jeśli projekt trwa zbyt długo, co kosztuje Ciebie, a nawet pieniądze Twoich klientów. W niektórych przypadkach projekty mogą zakończyć się niepowodzeniem z powodu złych szacunków czasowych.

Wskazówki dotyczące prawidłowego szacowania czasu

Niewłaściwe oszacowanie czasu może być kosztowne i niebezpieczne, więc oto kilka wskazówek, które pomogą upewnić się, że oszacowanie czasu jest prawidłowe.

Bądź świadomy wszystkiego, czego potrzebujesz, aby ukończyć projekt

Bez pełnej listy zadań, spotkań i innych wymagań dotyczących ukończenia projektu trudno będzie oszacować czas jego realizacji.

Wszystko, co ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu, powinno być rejestrowane i rozliczane. Brakujące rzeczy mogą z łatwością dodać dni lub tygodnie do twojego oszacowania, co może zrzucić twoją oś czasu. Upewnij się, że wymieniłeś działania i wymagania projektowe w odpowiedniej kolejności — chronologicznie, według priorytetów lub w obu przypadkach.

Możesz rozważyć użycie techniki, takiej jak struktura podziału pracy, aby podzielić większe projekty i uzyskać jasny obraz wszystkiego, co należy zrobić.

Nie zapomnij również wziąć pod uwagę, ile czasu zajmie przeprowadzenie testów przedprojektowych, komunikacja z pracownikami i klientami oraz edycja projektów podczas szacowania czasu ich ukończenia.

Przejrzyj dane z poprzednich projektów

Wykorzystanie danych historycznych z poprzednich projektów może pomóc w dopracowaniu bieżących szacunków. Przejrzyj przeszłe harmonogramy i zadania projektowe, aby zorientować się, ile czasu im to zajęło, a następnie wykorzystaj te informacje do pokierowania swoimi prognozami ETC.

Upewnij się, że przeglądasz podobne projekty, aby upewnić się, że analizowane informacje są istotne i pomocne.

W niektórych przypadkach możesz przeglądać dane historyczne z innych firm, które zrealizowały podobne projekty. Jednak dostęp do niego może być trudny i kosztowny w niektórych przypadkach.

Upewnij się, że śledzisz czas pracy pracowników, abyś mógł dokładnie zobaczyć, jak długo zajęły określone zadania i projekty. Pomoże to śledzić bieżący projekt, a także znacznie ułatwi przyszłe oszacowania.

Zaangażuj swój zespół w oszacowania

Postaraj się zaangażować członków zespołu w tworzenie szacunków. Konsultacje z innymi osobami mogą pomóc upewnić się, że Twoje szacunki są rozsądne i dokładnie odzwierciedlają czas potrzebny Twojemu zespołowi na ukończenie projektów.

Ponadto zaangażowanie zespołu może pomóc w zwiększeniu zadowolenia pracowników . Prośba o wkład sprawia, że ​​pracownicy czują się doceniani i kompetentni, co zwiększa ich zaangażowanie. Ponadto będą bardziej zmotywowani do ciężkiej pracy i trzymania się harmonogramu projektu, jeśli pomogli go stworzyć.

Nie wahaj się też skontaktować z ekspertami lub specjalistami, którzy pracowali nad podobnymi projektami. Świeży zestaw oczu może zdziałać cuda. Osoby posiadające specjalistyczne doświadczenie i wiedzę mogą lepiej zorientować się, jak długo powinien trwać projekt i zapewnić dodatkowy wgląd w skuteczne zarządzanie projektami.

Bądź świadomy ryzyka

Starając się stworzyć dokładne oszacowanie czasu, musisz być świadomy ryzyka. Ryzyko może prowadzić do problemów, takich jak opóźnienia i problemy budżetowe, które mogą doprowadzić projekty do gwałtownego zatrzymania.

Zagrożenia mogą być wewnętrzne, takie jak brak funduszy potrzebnych do realizacji projektu lub nieoczekiwane odejście pracowników. Zewnętrzne zagrożenia, takie jak niesprzyjająca pogoda uniemożliwiająca pracę w miejscu pracy, również mogą spowodować, że projekt zboczy z kursu.

Rozważając potencjalne ryzyko i mając plan awaryjny, możesz ograniczyć opóźnienia do minimum i uniknąć sytuacji, w której pojedynczy problem doprowadzi do niepowodzenia projektu.

Pracuj z pewną elastycznością

Podczas tworzenia planów projektu i ustalania harmonogramu ważne jest, aby zaplanować dodatkowy czas na wypadek, gdybyś go potrzebował. Na przykład uwzględnij dodatkowy czas, aby sprostać wyzwaniom, takim jak niedobory siły roboczej, awarie sprzętu, przerwy w dostawie prądu, złe warunki pogodowe, a nawet brak niektórych zasobów.

Plany z napiętymi czasami realizacji, które nie pozwalają na elastyczność, mogą się rozpaść, gdy pojawi się tylko jeden problem. Lepiej być bezpiecznym niż żałować, a dodanie trochę czasu na nieprzewidziane okoliczności może uratować życie.

Miej też oko na czas, który spędzasz na innych rzeczach podczas pracy nad projektami. Żaden zespół nie jest w 100% wydajny przez cały czas i musisz to zaplanować. Nawet gdy ty i twój zespół pracujecie nad najważniejszymi projektami, na pewno rozmawiacie ze sobą, zadajecie pytania i odpowiadacie na nie, sięgacie po coś do jedzenia lub picia lub rozpraszacie się w inny sposób.

Całkowite uniknięcie marnowania czasu jest po prostu nierealne, więc lepiej jest uwzględnić to w całkowitym oszacowaniu.

Zawsze przeglądaj harmonogram po zakończeniu projektu

Po zakończeniu projektu przejrzyj szczegółowo jego harmonogram. Może to dać jasny obraz rzeczywistego czasu trwania projektu w porównaniu z szacunkami. Możesz łatwo zidentyfikować wszelkie różnice między oszacowaniem a wynikiem i podjąć decyzje, jak je uwzględnić w następnym projekcie.

Ponadto powinieneś starać się śledzić postępy w każdym projekcie. Możesz dostosować swoją oś czasu w locie, jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy.

Śledzenie gwarantuje również, że zawsze jesteś na bieżąco z postępem projektu. Dostęp do odpowiednich narzędzi do zarządzania zadaniami (przegląd najlepszych aplikacji do zarządzania zadaniami) — takich jak listy kontrolne, bieżące przydzielanie zadań i powiadomienia o zadaniach wysyłane bezpośrednio na urządzenia pracowników — może to ułatwić.

Śledząc postępy, możesz porównywać rzeczywistą sytuację z tym, jak szacowałeś, że będą się one rozwijać, aby przyszłe szacunki były dokładniejsze. Im więcej pracy włożysz w analizę i zrozumienie swoich projektów, tym dokładniejsze będą Twoje szacunki.

Najlepsze metody szacowania czasu

Po uzyskaniu niezbędnych informacji i uświadomieniu sobie wszystkiego, co wiąże się z projektem, można przystąpić do szacowania. Nie wiesz, jak oszacować czas realizacji projektu? Oto niektóre z najlepszych i najpopularniejszych metod, które możesz zastosować.

Szacowanie oddolne

Metoda szacowania oddolnego obejmuje indywidualną analizę zadań i sprawdzenie, ile czasu może zająć każde z nich. Następnie po prostu sumujesz czas poszczególnych zadań i otrzymujesz całkowity kosztorys całego projektu.

Może to być bardzo dokładny sposób szacowania godzin pracy nad projektami, ponieważ zmusza do przyjrzenia się najpierw każdemu konkretnemu zadaniu, a następnie projektowi jako całości.

Ta metoda często wymaga więcej czasu i wysiłku, ale ostatecznie pomaga zmniejszyć stres związany z szacowaniem czasu, dzieląc duży projekt na łatwiejsze do wykonania indywidualne zadania.

Szacowanie odgórne

Szacowanie odgórne jest przeciwieństwem szacowania oddolnego. Polega na ustaleniu, ile czasu masz na pracę nad projektem, a następnie podziale tego czasu między jego zadania.

Możesz rozważyć wykorzystanie danych historycznych, aby zorientować się, ile czasu powinien zająć cały projekt, i na tej podstawie dokonać szacunków. Możesz też po prostu oszacować czas realizacji na podstawie specyfikacji klienta.

Ogólnie rzecz biorąc, szacowanie odgórne może być szybszym i prostszym podejściem, ponieważ bardziej skupiasz się na projekcie jako całości, a nie na każdym zadaniu szczegółowo.

Szacowanie trzypunktowe

Jak sama nazwa wskazuje, trzypunktowa metoda szacowania polega na dokonaniu trzech oszacowań czasu projektu: najlepszego scenariusza, najgorszego scenariusza i najbardziej prawdopodobnego scenariusza.

Oszacowanie najlepszego scenariusza jest takie, że wszystko idzie zgodnie z planem bez żadnych problemów, a oszacowanie najgorszego przypadku jest takie, że wszystko, co może pójść nie tak, idzie nie tak. Najbardziej prawdopodobne oszacowanie to takie, które uwzględnia tylko kilka czkawek po drodze.

Szacowanie trzypunktowe jest często najbezpieczniejszym sposobem oszacowania czasu, ponieważ pomaga upewnić się, że jesteś przygotowany bez względu na to, jak potoczy się projekt. Biorąc to pod uwagę, wymaga to wiele wysiłku. Wielu kierowników projektów ostatecznie użyje średniej ze wszystkich trzech scenariuszy, aby uzyskać rzeczywiste oszacowanie.

Szacowanie parametryczne

Ta metoda polega na ustaleniu czasu potrzebnego na wykonanie pojedynczego zadania, a następnie pomnożeniu tego czasu przez liczbę podobnych zadań zaangażowanych w projekt. Wiele zadań w projekcie jest podobnych, a ta metoda umożliwia dokonywanie dokładnych szacunków bez konieczności analizowania każdego z nich.

Ponieważ szacowanie parametryczne wymaga grupowania podobnych zadań w celu oszacowania czasu projektu, mogą wystąpić pewne różnice, zwłaszcza jeśli zadania nie są tak podobne, jak początkowo sądziłeś. Mimo to ta metoda może być pomocna, o ile znasz zadania i ich wymagania.

Szacowanie porównawcze

Szacowanie porównawcze (znane również jako szacowanie analogiczne) polega na zbadaniu, jak długo trwały projekty w przeszłości, a następnie zastosowaniu tych spostrzeżeń do bieżącego projektu. Na przykład rozsądne jest założenie, że ukończenie bieżącego projektu zajmie cztery miesiące, jeśli Ty i Twój zespół spędziliście cztery miesiące nad podobnym projektem w przeszłości.

Za pomocą tej metody można szybko i łatwo oszacować czas, ale dokładność może ucierpieć, jeśli bieżący projekt i poprzedni projekt, do którego się odwołujesz, mają różne wymagania.

Wniosek

Nie wiedząc, jak oszacować czas projektu, możesz skończyć z nieudanymi projektami, niedokładnymi budżetami i problemami z harmonogramami. Pracownicy mogą utknąć w długich godzinach pracy, a terminy mogą zostać przekroczone. Złe oszacowanie czasu kończy się stratą czasu i pieniędzy, a klienci nie są zachwyceni.

Bez względu na to, jakiego rodzaju projekty podejmuje Twoja firma, prognozowanie szacowanego czasu realizacji (ETC) może pomóc w dotrzymywaniu terminów, tworzeniu lepszych harmonogramów, właściwym zarządzaniu czasem i zmieszczeniu się w budżecie. Twoi pracownicy będą lepiej rozumieć, co muszą zrobić — i do kiedy — a ty utrzymasz dobrą reputację, konsekwentnie dostarczając projekty na czas.