Jak napisać pracownika + bezpłatny formularz wpisu pracownika

Jako menedżer jesteś odpowiedzialny za upewnienie się, że członkowie Twojego zespołu spełniają stawiane im oczekiwania. Ale czasami będziesz musiał podjąć działania dyscyplinarne, gdy pracownik nie zachowuje się odpowiednio w miejscu pracy.

Jednym ze sposobów na to jest zapisanie pracownika.

Zapisy pracownicze zapewniają formalne zapisy niedopuszczalnego zachowania pracownika. Ważne jest, aby używać spójnej dokumentacji podczas pisania pracownika. Pomaga to utrzymać uczciwą strukturę w całej firmie i tworzy pisemny zapis zachowania pracowników na przestrzeni czasu.

Prawidłowo wykonane spisanie pracownika może pomóc poprawić jego zachowanie i upewnić się, że spełnia on oczekiwania i standardy.

W tym artykule wyjaśniamy, jak spisać pracownika i co należy powiedzieć podczas spotkania merytorycznego. Udostępniamy również bezpłatny szablon formularza zgłoszeniowego pracownika .

Co to jest wpis pracownika?

Zestawienie pracownika jest formalnym, pisemnym zapisem niedopuszczalnego zachowania, zachowania lub wyników pracownika . Informuje pracownika, że ​​jego zachowanie nie spełnia oczekiwań i dostarcza mu informacji zwrotnej o tym, co powinien zmienić lub poprawić. Wyszczególnia również konsekwencje braku poprawy.

Pisma pracownicze są wykorzystywane w przypadku drobnych spraw , które nie wymagają spotkania dyscyplinarnego, ale nadal są niedopuszczalne. Na przykład częste spóźnienia, destrukcyjne zachowania, takie jak chamstwo lub drobne naruszenia zasad dotyczących ubioru.

Oświadczenie pracownika zazwyczaj służy jako pierwszy etap procesu dyscyplinarnego. Można go jednak również stosować jako samodzielną metodę dyscyplinowania pracowników.

Różnica między spisaniem a spotkaniem dyscyplinarnym

Zapisy i spotkania dyscyplinarne to dwie metody dyscyplinowania pracowników. Kierownicy i przełożeni wykorzystują je do reagowania na zachowania pracowników, które nie spełniają oczekiwań. Chociaż te dwie metody są podobne, służą różnym celom.

Zapis działa jak część „papierowego śladu”, aby udokumentować niedopuszczalne zachowanie pracownika. Często jest to pierwszy krok w formalnym procesie dyscyplinarnym.

Spotkanie dyscyplinarne to formalne spotkanie, które odbywa się między pracownikiem a jego kierownikiem lub przełożonym. Zwykle dzieje się tak , gdy zachowanie pracownika jest bardzo nieodpowiednie . Na przykład dyskryminacja, nękanie, kradzież, naruszenie bezpieczeństwa lub poważna niesubordynacja.

Spotkania dyscyplinarne mogą być również stosowane, gdy zachowanie pracownika nie uległo poprawie po otrzymaniu pisma od pracownika . Załóżmy na przykład, że piszesz pracownikowi o naruszeniu zasad ubioru, ale nadal nie nosi on swojego uniformu prawidłowo. W takim przypadku możesz przejść do spotkania dyscyplinarnego.

Spotkania dyscyplinarne i stenogramy dają ci możliwość wytyczenia pewnego rodzaju zachowania, skorygowania go i wspólnego pójścia naprzód. Ton, jaki przyjmujesz, powinien być poważny, ale wspierający.

Kiedy należy napisać pracownika?

Zwykle pracownik jest ukarany za drobne sprawy dyscyplinarne. Oto kilka przykładów zachowań, które mogą wymagać wpisu :

• Ciągłe spóźnienia.
• Destrukcyjne lub nieprofesjonalne zachowanie, które nie jest równoznaczne z niesubordynacją. Na przykład przeklinanie podczas spotkania lub bycie niegrzecznym wobec współpracowników.
• Problemy z frekwencją lub produktywnością. Na przykład korzystanie z mediów społecznościowych w godzinach pracy lub angażowanie się w inne rozrywki, które zmniejszają produktywność.
• Nieprzestrzeganie odpowiednich zasad lub procedur. Na przykład nieprawidłowe wypełnienie wymaganych dokumentów.
• Drobne naruszenia zasad ubioru.
• Niewdrażanie informacji zwrotnych dotyczących drobnych problemów.

Możesz poradzić sobie z problemami z wydajnością lub częstymi nieobecnościami za pomocą zapisów, ale zazwyczaj nie są one najlepszym narzędziem do rozwiązywania tych problemów. Zamiast tego problemy z wydajnością można rozwiązać za pomocą zasad dotyczących możliwości Twojej firmy. Częstymi nieobecnościami można zarządzać za pomocą polityki nieobecności.

Podobnie, niektóre sprawy mogą być zbyt poważne, aby uzasadnić zgłoszenie pracownika . Mogą to być:

• Kradzież.
• Przemoc fizyczna wobec współpracownika, kierownika lub klienta.
• Molestowanie.
• Zastraszanie.
• Poważne naruszenia zdrowia i bezpieczeństwa.
• Poważna niesubordynacja.

Twoja polityka dyscyplinarna powinna jasno określać, jakie rodzaje zachowań będą traktowane jako sprawa dyscyplinarna i które mogą skutkować wpisem.

Co zawrzeć w zeznaniu pracowniczym

Chociaż nie ma wymagań prawnych dotyczących tego, co należy uwzględnić w piśmie pracowniczym, formularz może pomóc w stworzeniu struktury w firmie.

Oto kilka przykładów tego, co należy uwzględnić w formularzu:

• Nazwa i logo firmy.
• Data wpisu.
• Imię i nazwisko pracownika oraz stanowisko.
• Nazwisko i stanowisko kierownika.
• Miejsce na udokumentowanie szczegółów niewłaściwego postępowania. Obejmuje to opisanie tego, co się wydarzyło, odpowiednich dat, godzin i świadków.
• Miejsce na notatki z dyskusji, którą przeprowadziłeś z pracownikiem. Powinny to być krótkie notatki podsumowujące rozmowę. Nie czuj presji, aby dosłownie uchwycić rozmowę.
• Miejsce na zapisanie planu poprawy. Powinno to obejmować działania naprawcze, które pracownik musi podjąć, aby poprawić i jakie mogą być konsekwencje, jeśli nie poprawią swojego zachowania.
• Miejsce na podpisanie dokumentu zarówno przez kierownika, jak i pracownika.

Powinieneś wypełnić raport pracownika wkrótce po zauważeniu niedopuszczalnego zachowania.

Co zrobić po wypełnieniu formularza zgłoszenia pracownika

Umów się na nieformalne spotkanie z pracownikiem, aby przedstawić mu formularz i wyjaśnić swoje wątpliwości. W tym momencie możesz zebrać krótkie notatki z dyskusji, uzgodnić dalsze działania, a następnie poprosić pracownika o podpisanie formularza.

Pracownik może odmówić podpisania zapisu, jeśli uzna, że ​​jest to niesprawiedliwe lub niedokładne. Przypomnij im, że podpisują, aby potwierdzić, że otrzymali pismo, a nie zgadzać się z tym, co mówi o ich zachowaniu.

Jeśli nadal odmawiają podpisania formularza, odnotuj swoją odmowę w polu na podpis. Prosty „pracownik odmówił podpisania” to obejmie. Odmowa podpisania przez pracownika protokołu nie unieważnia dokumentu ani nie uniemożliwia jego wykorzystania w przyszłym postępowaniu dyscyplinarnym.

Następnie należy utworzyć kopię podpisanego lub niepodpisanego zapisu. Przekaż jeden egzemplarz swojemu pracownikowi, a drugi przechowuj w jego aktach osobowych. Jeśli pracownik odmówi przyjęcia kopii, zachowaj obie kopie. Dołącz notatkę wyjaśniającą, że pracownik nie zabrał ze sobą kopii.

Możesz również przesłać cyfrową kopię zapisu do swojego oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi, jeśli go używasz. Dzięki temu zawsze będziesz mieć kopię formularza w przypadku zagubienia lub uszkodzenia oryginału.

Co należy zrobić, zapisując pracownika?

To, co powinieneś powiedzieć podczas pisania, będzie zależeć od charakteru zachowania pracownika. Jednak bez względu na treść opisu, istnieją wspólne najlepsze praktyki, których należy przestrzegać.

Bądź jasny i dokładny

Napisanie pracownika może być trudne, ale ważne jest, aby być jasnym i dokładnym.

W zgłoszeniu jasno wyjaśnij, że zachowanie, które zauważyłeś, jest nie do zaakceptowania i że z tego powodu otrzymują napisanie. Wyszczególnij dokładnie, o jakim zachowaniu mówisz, kiedy to się stało i dlaczego jest nie do zaakceptowania. Być może takie zachowanie ma wpływ na innych pracowników lub jest sprzeczne z Twoim kodeksem postępowania. Może to być również z innego ważnego powodu.

Jeśli Twój pracownik zadaje pytania podczas spotkania podsumowującego, zanotuj je w formularzu i odpowiedz na nie na końcu. Nie wymyślaj odpowiedzi, jeśli nie masz pewności, jak odpowiedzieć na pytanie. Powiedz pracownikowi, że sprawdzisz i odezwij się. Nie bój się poprosić innego menedżera o wsparcie, jeśli nie jesteś pewien.

Używaj stwierdzeń typu „ja”.

Wypowiedź „ja” jest narzędziem komunikacyjnym, które koncentruje się na przekonaniach lub uczuciach mówiącego . Jak sama nazwa wskazuje, te stwierdzenia zaczynają się od „ja”, a nie od „ty”.

Używanie komunikatu „ja” to niewielka zmiana językowa, która może sprawić, że pracownicy będą bardziej otwarci na to, co im mówisz. Zapobiega to zrzucaniu winy na innych i pomaga zachować obiektywizm w rozmowie. Używanie stwierdzeń „ja” pomaga również budować zaufanie między tobą a twoim pracownikiem.

Na przykład:

• – Zauważyłem, że w tym tygodniu spóźniłeś się o trzy. Zamiast: „Często się spóźniałeś w tym tygodniu”.
• „Obawiam się, że twoje zachowanie podczas spotkań zespołu było uciążliwe”. W przeciwieństwie do: „Jesteś bardzo niegrzeczny na spotkaniach”.
• „Jestem rozczarowany, że moja opinia nie została uwzględniona w zeszłym tygodniu”. Zamiast: „Nie słuchałeś mnie w zeszłym tygodniu”.

Bądź wyrozumiały

Napisanie nie polega na ukaraniu pracownika. Chodzi o uczciwe i konsekwentne dokumentowanie i reagowanie na złe zachowanie. Jest to sposób, aby pomóc pracownikom wiedzieć, że ich zachowanie nie spełnia oczekiwań i podzielić się wskazówkami, jak mogą odnieść sukces w przyszłości.

Ton spotkania powinien być poważny, ale też wspierający i wyrozumiały . Ważne jest, aby dać swoim pracownikom korzyść z wątpliwości i wspierać ich poprzez zmianę ich zachowania.

Oto sposoby na wyrozumiałość podczas zapisywania pracownika:

• Używaj języka nieosądzającego. Na przykład nie pisz: „Byłeś całkowicie nieprofesjonalny w swoim zachowaniu podczas naszego ostatniego spotkania zespołu”. Zamiast tego napisz: „Zauważyłem podczas naszego ostatniego spotkania zespołu, że zabierasz głos swoim współpracownikom i przerywasz ich wypowiedzi. To zachowanie było destrukcyjne”.
• Podaj kontekst w swoim wyjaśnieniu. Na przykład, jeśli pracownik często się spóźniał, wyjaśnij w formularzu, dlaczego ważne jest, aby być na czas w pracy. Możesz zauważyć, że spóźnienie wpływa na produktywność, morale zespołu lub reputację firmy wśród klientów.
• Oferuj zasoby i wsparcie. Na przykład, jeśli pracownik ma trudności ze spełnieniem oczekiwań dotyczących wydajności, zaoferuj mu dodatkowe wsparcie, takie jak więcej szkoleń lub odświeżenie podręcznika pracownika.

Bądź przygotowany na konflikt

Podczas gdy raport pracowniczy jest okazją do poprawy zachowania i wydajności pracownika, nikt nie lubi, gdy mówi się mu, że nie wykonuje dobrej pracy.

Konflikt jest naturalną częścią opisów pracowników. Pracownik może czuć się emocjonalnie, jakby został ukarany, a nawet, że decyzja jest niesprawiedliwa. Aktywnie słuchaj i reaguj na uczucia pracownika.

Podczas procesu zapisu pracownik może:

• Zaprzeczaj wszelkim występkom. Pracownik może zaprzeczyć temu, co mu mówisz, twierdzić, że informacje są nieprawdziwe lub próbować zakończyć rozmowę. Dlatego ważne jest przybycie na spotkanie przygotowane z dowodami. Nie mogą rozsądnie zaprzeczyć treści zapisu, kiedy mają przed sobą dowody.
• Zakłócić spotkanie. Pracownik może krzyczeć, przeklinać, płakać lub opuścić pomieszczenie. Jeśli tak się stanie, zachowaj spokój i obiektywizm. Podaj szklankę wody lub wyjdź z pokoju i poczekaj, aż pracownik się uspokoi.
• Zrzucić winę na współpracownika. Twój pracownik może próbować twierdzić, że to jego współpracownik naprawdę ponosi winę za swoje złe zachowanie. Załóżmy na przykład, że pracownik konsekwentnie nie dotrzymuje terminów. Mogą twierdzić, że współpracownik rozprasza ich uwagę i utrudnia wykonanie pracy. Zachęć pracownika do skupienia się na własnych działaniach. Na przykład możesz powiedzieć: „Skoncentrujmy się na opracowaniu strategii, które pomogą ci pozostać na dobrej drodze i osiągnąć cele”.
• Zrzuć winę na siebie lub firmę. Pracownik może próbować tak pokierować rozmową, aby zaatakować Ciebie lub firmę jako powód swojego niedopuszczalnego zachowania. Unikaj przyjmowania postawy obronnej lub angażowania się w kłótnię. Zachowaj spokój i skieruj rozmowę z powrotem na konkretny problem behawioralny.

Najważniejsze wskazówki dotyczące zapisów pracowników

Zachowaj spokój i obiektywizm

Poczucie rozczarowania, zdenerwowania, a nawet złości na pracownika jest zrozumiałe, gdy trzeba je opisać. Jednak nigdy nie powinieneś ich zapisywać ani organizować spotkania, gdy jesteś zły lub zdenerwowany. Te uczucia utrudniają bycie sprawiedliwym i obiektywnym.

Poświęć trochę czasu na uspokojenie się. Idź na spacer lub napij się wody. Możesz też poćwiczyć przeformułowanie stwierdzeń emocjonalnych — takich jak „Zawsze się spóźniasz!” — na stwierdzenia „ja”. Pomoże ci to rozproszyć uczucia i przygotuje cię do rozpoczęcia procesu pisania z jasną głową.

Kiedy już się uspokoisz, wypełnij formularz zgłoszeniowy we własnym tempie. Jeśli znowu pojawią się trudne emocje, zrób sobie 10-minutową przerwę. Następnie kontynuuj pisanie. Pamiętaj, że można wypełnić formularz zgłoszeniowy następnego dnia po incydencie.

Udokumentuj szczegółowo problemy i prowadź rejestr

W opisie zawrzyj jak najwięcej szczegółów . Obejmuje to wszelkie daty, godziny lub inne dowody potwierdzające zapis. Bycie przygotowanym sprawi, że poczujesz się pewnie podczas spotkania i pomożesz uzyskać najlepszy możliwy wynik dla siebie i swojego pracownika.

Po wypełnieniu formularza zapisu i odbyciu spotkania z pracownikiem zachowaj oryginalną kopię zapisu na przyszłość. Ten dokument może się przydać, jeśli pracownik zgłosi spór prawny.

Ważne jest również, aby zachować rejestr zapisu do:

• Utwórz ścieżkę papierową do dalszych działań dyscyplinarnych
• Wspieraj wszelkie przyszłe decyzje dotyczące awansów lub zmian bocznych
• Prowadź formalny zapis wyników pracy.

Zapoznaj się z polityką firmy

Polityka Twojej firmy powinna wspierać Twoją decyzję o zatrudnieniu pracownika.

Jeśli złożysz skargę na pracownika z powodów niezwiązanych z Twoją polityką, pracownicy mogą wystąpić z roszczeniem o niesprawiedliwe traktowanie lub zgłosić roszczenie przeciwko Tobie.

Polityka powinna określać, jakie zachowanie jest dopuszczalne, co może wymagać wpisu, a co może stanowić wykroczenie lub rażące wykroczenie. Możesz to zrobić w formie listy lub tabeli.

Oto kilka przykładów różnych sposobów formatowania tego:

Formularz listy

Dopisek

• Ciągłe spóźnienia
• Łamie dress code
• Brak szacunku
• Nieprzerwany…

Złe prowadzenie się

• Niesubordynacja
• Nieobecność bez pozwolenia (AWOL)
• Fałszowanie dokumentów
• Nieprzerwany…

Rażące wykroczenie

• Kradzież
• Poważne naruszenia zdrowia i bezpieczeństwa
• Molestowanie
• Nieprzerwany…

Formularz tabeli

Ponadto polityka Twojej firmy powinna zawierać klauzulę obejmującą wszystkie podstawy na wypadek, gdyby pracownicy zachowywali się w sposób niedopuszczalny, nieobjęty polityką.

Na przykład klauzula stwierdzająca: „Poniższe zachowania i działania są przykładami spraw, które normalnie będą uważane za niewłaściwe postępowanie i będą rozpatrywane w ramach naszej procedury dyscyplinarnej. Ta lista ma charakter orientacyjny i nie jest wyczerpująca”.

Porozmawiaj ze swoim działem kadr o włączeniu tej klauzuli do swojej polityki dyscyplinarnej.

Śledź z pracownikiem

Po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego, rozmowie z pracownikiem i złożeniu dokumentów na przechowanie ważne jest, aby skontaktować się z pracownikiem.

Może to być przypadkowe zameldowanie, aby zobaczyć, jak sobie radzą od czasu ich zapisania, lub sprawdzić, czy osiągnęli cele w formularzu zapisu.

Spotkanie kontrolne nie jest okazją do przypomnienia pracownikowi o jego wykroczeniu. Zamiast tego jest to okazja, aby zapytać, czy potrzebują dalszego wsparcia lub wskazówek , jak poprawić swoje zachowanie.

Jedna wizyta kontrolna powinna wystarczyć. Jeśli jednak na spotkaniu poruszone zostaną dalsze kwestie, może być konieczne zaplanowanie dodatkowych spotkań w celu wsparcia pracownika.

Konkluzja dotycząca zapisów pracowniczych

Wpisy pracowników są skutecznym narzędziem do zarządzania zachowaniem pracowników, udzielania korygujących informacji zwrotnych i komunikowania oczekiwań. Nie są okazją do ukarania pracowników, ale szansą dla pracowników, aby zrozumieli, w jaki sposób mogą poprawić swoje zachowanie.

Napisy są zwykle stosowane w przypadku drobnych wykroczeń, takich jak lekceważące zachowanie, uporczywe spóźnienia lub drobne naruszenie zasad dotyczących ubioru. Mogą stanowić część procesu dyscyplinarnego jako ustne ostrzeżenie lub służyć jako samodzielne narzędzie.

Pisma powinny być zakotwiczone w zachowaniach określonych w Twojej polityce dyscyplinarnej. Formularze zgłoszeniowe powinny być wypełnione tak szczegółowo, jak to możliwe, przedstawione pracownikowi podczas nieformalnego spotkania, podpisane i bezpiecznie przechowywane do wykorzystania w przyszłości.

Bezpłatny szablon zapisu pracownika

Ten przykładowy formularz zgłoszeniowy pracownika jest gotowy do użycia w Twojej organizacji. Dostosuj logo i tekst, aby pasowały do ​​odpowiednich informacji. Zachowaj podpisaną kopię do wglądu i przekaż drugą wersję pracownikowi, który ma pisać.

Pobierz bezpłatny szablon zgłoszenia pracownika

Przykładowy zapis

Jeśli nie masz pewności, jak sformatować szablon, przygotowaliśmy przykładowy zapis, z którego możesz się zainspirować.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj