Kluczowe cechy bezpiecznych platform komunikacji wewnętrznej

Odpowiednie narzędzia do komunikacji wewnętrznej zapewniają łączność i produktywność Twojego zespołu, bez względu na to, gdzie się znajduje.

W tym artykule przyjrzymy się pięciu kluczowym cechom skutecznych i bezpiecznych platform komunikacji wewnętrznej.

Czym jest komunikacja wewnętrzna i dlaczego jest ważna?

Platforma komunikacji wewnętrznej to system, który umożliwia wymianę informacji w Twojej organizacji. Umożliwia menedżerom i pracownikom dzielenie się wiedzą i aktualizacjami, zadawanie pytań i odpowiadanie na nie oraz zarządzanie ważnymi zadaniami.

Korzystanie z bezpiecznej platformy komunikacji wewnętrznej ma wiele zalet:

• Chroni poufne dane, zapewniając, że rozmowy odbywają się w kontrolowanym środowisku. Uprawnienia użytkowników, odwołalny dostęp i możliwość usuwania nieodpowiednich treści sprawiają, że rozmowy są profesjonalne i prywatne.
  
• Poprawia produktywność w miejscu pracy , zapewniając pracownikom dostęp do potrzebnych im informacji. Funkcje takie jak listy kontrolne, formularze, notatki zmianowe i artykuły bazy wiedzy ograniczają liczbę błędów, zwiększają wydajność i zmniejszają frustrację pracowników.
  
• Przyczynia się do silnej kultury miejsca pracy poprzez dyskusje grupowe, aktualizacje w całej firmie i spójną dokumentację. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników bez biurek, którzy mają skłonność do odczuwania braku zaangażowania w kulturę firmy.
  
• Pomaga zapewnić bezpieczeństwo pracownikom mobilnym i samotnym . W branżach takich jak budownictwo i transport bezpieczeństwo jest najwyższym priorytetem. Aktualizacje w czasie rzeczywistym informują i zabezpieczają pracowników bez biurek.

Różne metody bezpiecznej komunikacji wewnętrznej

Firmy mogą zapewnić bezpieczeństwo komunikacji wewnętrznej na kilka sposobów.

• Szyfrowanie danych. Szyfrowanie na urządzeniu i w chmurze zapewnia, że ​​rozmowy i zasoby firmy nie mogą być przeglądane przez osoby nieupoważnione.
  
• Bezpieczne wiadomości błyskawiczne umożliwiają menedżerom i pracownikom wymianę plików i omawianie tematów związanych z pracą, bez rozpraszania uwagi i problemów z bezpieczeństwem osobistych wiadomości tekstowych.
  
• Uprawnienia użytkowników określają, kto może zobaczyć jakie zasoby i konwersacje w jakim czasie. Szczególnie przydatna jest możliwość grupowania pracowników według miejsca pracy, projektu lub rangi.
  
• Rozwiązania oparte na chmurze ograniczają ilość informacji przechowywanych na urządzeniach pracowników i dają większą kontrolę nad wszystkimi zasobami firmy.

Typowe zagrożenia dla bezpiecznej komunikacji wewnętrznej

Odpowiednie oprogramowanie może pomóc złagodzić wiele typowych problemów związanych z bezpieczeństwem. Jednak firmy nadal muszą pamiętać o bezpieczeństwie, zwłaszcza jeśli chodzi o błędy ludzkie.

Typowe zagrożenia obejmują:

• Nieautoryzowany dostęp . Gdzie niewłaściwe osoby mogą uzyskać dostęp do informacji o firmie. Menedżerowie powinni przeprowadzać regularne audyty uprawnień użytkowników i upewnić się, że dostęp odsuniętym pracownikom został cofnięty.
  
• Ataki phishingowe . Dzieje się tak, gdy pracownicy są nakłaniani do ujawnienia informacji lub kliknięcia łącza w wiadomości. Pracownicy powinni przechodzić regularne szkolenia w zakresie bezpieczeństwa, aby pomóc im zidentyfikować i uniknąć takich ataków. Pomocne jest również ograniczenie rozmów do bezpiecznej aplikacji zamiast codziennych wiadomości e-mail lub SMS-ów. Dedykowana rozmowa grupowa umożliwia pracownikom powiadamianie kierownictwa i siebie nawzajem o podejrzanych wiadomościach e-mail.
  
• Nadużywanie danych wewnętrznych . Celowe nadużycie wrażliwych danych przez pracowników to nieprzyjemna rzeczywistość. Udostępniaj tylko tyle informacji, ile pracownicy potrzebują do wykonywania swojej pracy i skup się na budowaniu dobrej kultury firmy, co może znacznie ograniczyć nadużycia.

Najlepsze praktyki bezpiecznej komunikacji wewnętrznej

Znajomość zagrożeń dla bezpieczeństwa Twojej firmy to dopiero początek. Oto niezbędne elementy polityki komunikacji wewnętrznej, aby Twoje informacje były bezpieczne.

• Szyfruj prywatne dane. Akta pracowników, dane klientów, raporty finansowe i inne poufne dane powinny być szyfrowane. Każde używane oprogramowanie powinno to robić domyślnie.
  
• Korzystaj z bezpiecznych aplikacji. Aplikacje przeznaczone dla biznesu mają wbudowane funkcje bezpieczeństwa. Dają upoważnionemu personelowi kontrolę i możliwość monitorowania komunikacji.
  
• Ogranicz dostęp do prywatnych informacji. Powinni go mieć tylko pracownicy, którzy potrzebują dostępu do poufnych informacji. Monitoruj, kto uzyskuje dostęp do poufnych plików, aby zapobiec niewłaściwemu wykorzystaniu danych.
  
• Oferuj szkolenia z zakresu bezpieczeństwa danych. Szkolenie pracowników nauczy Twoich pracowników zagrożeń bezpieczeństwa danych i nauczy ich najlepszych praktyk podczas czatowania i udostępniania zasobów firmy.
  
• Twórz i regularnie aktualizuj i przeglądaj zasady bezpieczeństwa. Informują one pracowników, jak bezpiecznie korzystać z oprogramowania i jakie są ich obowiązki.
  
• Użyj uwierzytelniania wieloskładnikowego. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe wymaga od użytkowników potwierdzenia tożsamości (np. poprzez wprowadzenie kodu wysłanego na telefon komórkowy) oprócz podania hasła.
  
• Zaktualizuj swoje oprogramowanie. Zawsze aktualizuj oprogramowanie firmowe do najnowszej wersji. Możesz też skorzystać z platformy Software-as-a-Service (SaaS), takiej jak Connecteam, która jest zawsze aktualna.

Jak wybrać bezpieczną platformę komunikacji wewnętrznej

Wybierając bezpieczną platformę komunikacji wewnętrznej, zwracaj uwagę na te funkcje.

Szyfrowanie danych, uprawnienia użytkowników i przechowywanie w chmurze

Szyfrowanie Secure Sockets Layer (SSL) to złoty standard zabezpieczania danych podczas transmisji. Upewnij się, że Twoja wewnętrzna platforma komunikacyjna to obsługuje.

Dodatkowo wybierz platformę, która pozwala kontrolować, kto ma dostęp do jakich danych. Powinieneś być w stanie ustawić uprawnienia użytkowników i grup do dokumentów, czatów i innych zasobów firmy oraz odwoływać dostęp w locie.

Wreszcie dane firmowe nigdy nie powinny być przechowywane na urządzeniach pracowników. Rozmowy, które odbywają się na przykład w Connecteam, są bezpiecznie przechowywane w chmurze i nie mogą być pobierane ani udostępniane przez pracowników.

Budżet i skalowanie

Uważaj na platformy, które mają wysoki model cenowy na użytkownika. 10 USD na użytkownika może nie wydawać się dużo, ale nawet dla małej firmy liczącej 15 osób, te 150 USD miesięcznie. Utrudnia to skalowanie. Jest to również całkowicie zbędny koszt, ponieważ istnieją efektywne kosztowo rozwiązania.

Na przykład Connecteam oferuje plan dla małych firm, który jest bezpłatny dla maksymalnie 10 użytkowników. Płatne plany zaczynają się od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników, a następnie 0,50 USD na użytkownika.

Wreszcie, zamiast płacić za osobne oprogramowanie operacyjne, komunikacyjne i kadrowe, wybierz platformę typu „wszystko w jednym”. Nie dość, że będzie taniej, to jeszcze bezpieczniej.

Użyteczność i kompatybilność

Jednym z największych zagrożeń dla bezpiecznej komunikacji wewnętrznej jest słaba użyteczność.

Pracownicy szybko stają się sfrustrowani narzędziami, które są trudne w użyciu iw rezultacie przyjmują mniej bezpieczne metody, takie jak osobiste wiadomości tekstowe. Korzystanie z tych nieautoryzowanych aplikacji naraża aktywa firmy na znaczne ryzyko.

Każda platforma, z której korzystasz, musi być również kompatybilna z Twoim aktualnym oprogramowaniem i pasować do istniejących przepływów pracy i codziennych operacji. Możliwość dostosowania jest zatem ważną cechą. Platformy typu „wszystko w jednym” pomagają również rozwiązać problem kompatybilności i zapewniają płynne działanie.

Wniosek

Bezpieczna komunikacja wewnętrzna gwarantuje, że zasoby firmy pozostają bezpieczne, a codzienne operacje przebiegają płynnie. Connecteam to najlepsza obecnie dostępna aplikacja do komunikacji wewnętrznej i zarządzania zespołami, zawierająca narzędzia, które pomagają utrzymać spójność i produktywność zespołów.

Oferuje bogate środowisko czatu w aplikacji, które jest atrakcyjne dla pracowników, proste w zarządzaniu i bardzo bezpieczne. Menedżerowie mogą tworzyć grupy czatu dla projektów, klientów, zmian i nie tylko oraz mieć pełną kontrolę nad uczestnikami konwersacji. Czaty nigdy nie są przechowywane na urządzeniach pracowników, a gdy pracownik jest wyłączony, jego dostęp do informacji firmowych jest natychmiast odbierany.

Możesz korzystać z ankiet i sondaży, aby zbierać opinie od pracowników i podejmować świadome decyzje. Twoi pracownicy docenią, gdy ich głos zostanie wysłuchany, a Ty zyskasz potężny wgląd w doświadczenia swoich pracowników.

Wreszcie Connecteam oferuje narzędzia, które pomogą Ci organizować wydarzenia, bezpiecznie udostępniać wiedzę i informacje o firmie, udostępniać aktualizacje poszczególnym zespołom lub całej organizacji i nie tylko.

Możesz zarządzać całą komunikacją wewnętrzną, operacjami, HR i nie tylko dzięki Connecteam, aby zapewnić bezproblemowe i bezpieczne zarządzanie zespołem.