Jak stworzyć skuteczny harmonogram dyżurów dla całego zespołu

Tworzenie skutecznego harmonogramu dyżurów dla zespołu może być trudne i czasochłonne. Może być trudno upewnić się, że obciążenia pracowników są sprawiedliwie rozdzielone i że mają wystarczająco dużo czasu na odpoczynek między zmianami zwykłymi a dyżurami. Znalezienie równowagi między dostępnością członków zespołu, umiejętnościami i stażem pracy jest również trudne.

Dzięki dobrze zaplanowanemu harmonogramowi Twój zespół będzie przygotowany do radzenia sobie z sytuacjami awaryjnymi i nieoczekiwanymi problemami poza zwykłymi godzinami pracy. Skuteczny harmonogram może również podnieść morale, zapobiec wypaleniu i poprawić relacje z klientami.

W tym przewodniku przyjrzymy się, jak działa planowanie dyżurów i podzielimy się 11 najważniejszymi wskazówkami, jak je stworzyć, aby spełnić potrzeby Twojej organizacji.

Co to jest planowanie dyżurów?

Harmonogram dyżurów określa, którzy pracownicy będą dostępni w sytuacjach awaryjnych poza godzinami pracy.

Kiedy pracownik jest na wezwanie, zwykle musi odpowiedzieć na żądanie pracy w krótkim czasie. Może to potencjalnie nastąpić o każdej porze dnia i nocy.

Możesz potrzebować harmonogramu dyżurów, jeśli musisz mieć całodobową pomoc dla swoich klientów lub jeśli Twoja firma polega na utrzymywaniu działania niektórych kluczowych urządzeń przez cały czas.

Branże, które często wymagają tego rodzaju harmonogramu, obejmują:

• Instalacja wodociągowa
• Elektrycy
• Bezpieczeństwo w domu
• Opieka zdrowotna lub pogotowie ratunkowe
• Branże usługowe — w okresach dużego ruchu może być potrzebny dodatkowy personel.

Pracownicy dyżurujący zwykle muszą być dostępni przez telefon lub aplikacje do przesyłania wiadomości. Mogą również potrzebować odpowiedzi w określonym terminie.

Jako pracodawca możesz być zobowiązany do płacenia swoim pracownikom wyższej stawki wynagrodzenia, gdy są oni na dyżurze.

Wybór odpowiedniego modelu planowania

Istnieje wiele różnych rodzajów harmonogramów pracy, których można użyć do zbudowania harmonogramu dyżurów. Najczęstsze rodzaje harmonogramów dyżurów obejmują:

Rotacja zaplanowanych pracowników

Dzięki harmonogramowi rotacji dyżurów, twoi pracownicy na zmianę reagują na sytuacje awaryjne. Pozwala to uniknąć polegania na tych samych pracownikach, którzy biorą na siebie odpowiedzialność za pracę na wezwanie.

Na przykład możesz mieć grupę pracowników pod telefonem przez tydzień. Pracownicy ci wrócą następnie do swoich regularnych zmian w następnym tygodniu, a inna grupa będzie dyżurować. Harmonogram rotacyjny może zmieniać się codziennie, co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc.

Styki podstawowe/wtórne

Typ harmonogramu ustanawia główny punkt kontaktowy dla połączeń alarmowych. Pomocnicza osoba kontaktowa wkroczy, jeśli główna osoba kontaktowa nie będzie dostępna lub nie będzie w stanie rozwiązać problemu. Ten model jest szczególnie przydatny, jeśli w Twojej firmie często pojawia się kilka sytuacji awaryjnych w tym samym czasie.

Możesz zdecydować się na sparowanie dwóch pracowników i naprzemienne role głównych i drugorzędnych punktów kontaktowych. Na przykład jeden pracownik byłby głównym kontaktem w jednym tygodniu, a drugi w kolejnym.

Tydzień/weekend

W tym modelu dzielisz swoich pracowników na dwie grupy dyżurów . Jeden będzie dyżurował w tygodniu, drugi w weekendy.

Podążaj za słońcem

Model podążania za słońcem ustala harmonogramy pracowników na podstawie ich lokalizacji . W swoim regionie pracownicy są zwykle pod telefonem w ciągu dnia. Ten system może być odpowiedni dla globalnych firm, których pracownicy znajdują się w różnych częściach świata.

Wsparcie ekspertów

Ten rodzaj grafiku pozwala na udzielenie specjalistycznego wsparcia w szczególnie trudnych sytuacjach. Pozwala stałym dyżurującym pracownikom eskalować problem do wyznaczonego eksperta, gdy nie są w stanie samodzielnie go rozwiązać.

Dyżurni to często Twoi najbardziej doświadczeni pracownicy lub osoby o specjalistycznych kwalifikacjach. Zwykle zajmują się problemami, które mogą być zbyt skomplikowane dla innych, mniej wykwalifikowanych pracowników. Mogą na przykład pracować z maszynami lub narzędziami, które wymagają specjalistycznej wiedzy. Może to obejmować kogoś takiego jak hydraulik lub inżynier na wezwanie.

11 wskazówek dotyczących tworzenia harmonogramu dyżurów

Najlepsza metoda planowania dla Twojej firmy będzie zależała od wielkości zespołu i branży, w której pracujesz. Istnieją jednak pewne wskazówki, które mogą pomóc wszystkim firmom w tworzeniu harmonogramów dyżurów, które będą odpowiednie dla pracowników i klientów.

Podczas opracowywania harmonogramu dyżurów pierwszym krokiem jest podjęcie decyzji, kiedy możesz potrzebować ubezpieczenia i ile prawdopodobnie będziesz potrzebować.

Kiedy już masz jasne wyobrażenie o swoich potrzebach, możesz sporządzić harmonogram i przeznaczyć budżet na wsparcie na wezwanie.

Jako właściciel firmy chcesz zapewnić swoim klientom to, co najlepsze w Twojej firmie. Jednak ważne jest również, aby wziąć pod uwagę dobre samopoczucie pracowników dyżurujących.

Uzgodnienie definicji sytuacji awaryjnej zapobiegnie częstym przeszkadzaniu pracownikom w nieodpowiednich godzinach, na przykład w środku nocy.

Współpraca z pracownikami w celu ustalenia, co dokładnie oznacza dla nich bycie „pod telefonem”, może pomóc w uniknięciu nieporozumień w przyszłości.

Oto kilka przykładów podstawowych zasad, które powinieneś wyjaśnić w swojej definicji.

• Jak często Twoi pracownicy muszą być pod telefonem.
• Godziny rozpoczęcia i zakończenia ich zmian.
• Rodzaje sytuacji, na które mogą potrzebować zareagować.
• Metody komunikacji, z których muszą korzystać pracownicy dyżurni — na przykład dostępność przez telefon lub e-mail.
• Oczekiwany czas odpowiedzi.
• Stawka wynagrodzenia na wezwanie.

Pomocne może być również przypominanie pracownikom o powodach, dla których muszą od czasu do czasu być pod telefonem.

Praca na wezwanie ma większe szanse na powodzenie, jeśli bierze pod uwagę życzenia i potrzeby pracowników.

Na przykład pracownicy z dziećmi mogą mieć trudności z dyżurowaniem podczas wakacji szkolnych. Inni pracownicy mogą mieć przekonania religijne, które oznaczają, że nie mogą być pod telefonem w określone dni. Z drugiej strony, niektórzy członkowie zespołu mogą z zadowoleniem przyjąć możliwość pracy na dyżurach, gdy tylko jest to możliwe, ponieważ może to pozwolić im zarobić dodatkowe pieniądze.

Ważne jest również, aby szanować pracowników wniosków o czas wolny podczas tworzenia harmonogramu dyżurów.

Ten rodzaj elastyczności może bardzo korzystnie wpłynąć na relacje między pracodawcą a pracownikiem. Pokazuje, że cenisz swoich pracowników jako ludzi, którzy żyją poza pracą. W zamian Twoi pracownicy chętniej spełnią Twoje prośby o pracę w innym systemie zmianowym.

Jako menedżer ludzi rozumiesz mocne i słabe strony swoich pracowników. Na przykład niektórzy z Twoich pracowników mogą mieć pierwszorzędne umiejętności techniczne, podczas gdy inni mogą budować świetne relacje z klientami.

Wykorzystanie tej wiedzy sprawi, że będziesz skutecznym dyżurującym dyżurnym. Uwzględnienie unikalnych cech Twoich pracowników pomoże Ci przydzielić najbardziej odpowiednich pracowników do zadań dyżurów.

Oprócz uwzględniania próśb pracowników o czas wolny podczas tworzenia harmonogramu dyżurów upewnij się, że harmonogram umożliwia członkom zespołu wzięcie wystarczającej ilości czasu wolnego i płatnych urlopów.

Oprogramowanie do planowania zmian może zapewnić przegląd wzorców pracy Twoich pracowników. Dostęp do tych informacji na pierwszy rzut oka pozwala wykryć pracowników, którzy mają długie lub trudne harmonogramy.

Równowagę między życiem zawodowym a prywatnym można również sprawdzać podczas regularnych indywidualnych rozmów i odpowiednio dostosowywać swój harmonogram, aby zapobiec przepracowaniu i potencjalnemu wypaleniu.

Pracownicy zmęczeni nietowarzyskimi godzinami pracy lub wieloma nocnymi zmianami z rzędu mogą szukać pracy gdzie indziej. Skuteczna strategia dyżurów ma kluczowe znaczenie dla strategii utrzymania Twojej firmy .

Stosowanie tego samego podejścia do planowania wszystkich członków zespołu na wezwanie jest niezbędne do zapewnienia szczęśliwego i produktywnego miejsca pracy. Upewnij się, że nie planujesz regularnie dyżurów tych samych pracowników ani nie przydzielasz określonych pracowników do dyżurów.

Okazywanie faworyzowania przy przydzielaniu pracy poza godzinami pracy może zaszkodzić morale. Podobnie poleganie na regularnych dyżurach tych samych pracowników może prowadzić do wypalenia zawodowego, a także wpływać na fizyczne samopoczucie pracowników.

Otwartość z pracownikami na temat tego, jak stworzyłeś swój harmonogram, jest pomocna. Wyjaśnienie, dlaczego wybrałeś konkretnych pracowników do pełnienia dyżurów, może zwiększyć przejrzystość w zespole i pomóc w zapobieganiu nieporozumieniom w przyszłości.

Odpowiednie powiadomienie pracowników o godzinach dyżuru może mieć kluczowe znaczenie dla ich zadowolenia z pracy . Pomoże pracownikom uniknąć konfliktów z ich zobowiązaniami pozazawodowymi, takimi jak opieka nad dziećmi czy wizyty lekarskie.

Członkowie Twojego zespołu mogą mieć trudności z osiągnięciem zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, jeśli nie otrzymają odpowiedniego powiadomienia o swoich harmonogramach. Rutynowa praca w krótkim czasie może również oznaczać, że przegapią ważne uroczystości lub będą mieć problemy ze spędzaniem czasu z rodziną. Taka sytuacja może prowadzić do niechęci, obniżenia morale i zmniejszenia poziomu zaangażowania pracowników.

Bez względu na to, jak skuteczny jest Twój system planowania dyżurów, mogą pojawić się nieprzewidziane trudności.

Na przykład pracownicy dyżurni mogą mieć własne sytuacje kryzysowe i nie być w stanie pracować. Może się to zdarzyć z kilku powodów, w tym choroby lub awarii pojazdu. W ekstremalnych okolicznościach Twoi pracownicy mogą znaleźć się w niebezpiecznej lub zagrażającej sytuacji, kiedy przybędą na miejsce pracy na wezwanie.

Ważne jest, aby mieć dedykowany punkt kontaktowy dla personelu dyżurującego. Może to być za pośrednictwem numeru telefonu, usługi przesyłania wiadomości grupowych lub aplikacji do czatu wbudowanej w oprogramowanie do komunikacji z pracownikami.

Aby Twój harmonogram dyżurów odniósł sukces, musisz upewnić się, że może działać w dłuższej perspektywie . Poszukiwanie informacji zwrotnej od pracowników i klientów lub klientów może być skutecznym sposobem na zrobienie tego.

Zapytaj pracowników, jak oceniają pracę pod telefonem i zastanów się, czy nie musisz wprowadzić zmian w swoim harmonogramie. Na przykład można zbadać alternatywne wzorce zmian dla pracownika, jeśli jego godziny dyżuru kolidują z jego życiem poza pracą.

Równie ważne jest poszukiwanie informacji zwrotnej od klientów lub klientów. Możesz to zrobić za pomocą ankiet, ankiet, e-maili lub prostych rozmów telefonicznych. Następnie przejrzyj opinie i wprowadź odpowiednie zmiany w harmonogramie dyżurów, aby rozwiązać wszelkie wątpliwości.

Na przykład możesz dodać bardziej doświadczonych członków personelu do swojego harmonogramu dyżurów. Pomaga to zapewnić, że Twój zespół zapewni odpowiednie wsparcie w sytuacji awaryjnej. Możesz też wprowadzić podstawowy/dodatkowy system planowania dyżurów. W ten sposób Twoja firma może obsłużyć kilka incydentów jednocześnie, a klienci nie będą czekać zbyt długo na odpowiedź.

Oprogramowanie do planowania może uprościć proces planowania i zautomatyzować kilka zadań, takich jak zamiana zmian, prośby o urlop i komunikacja. Pozwoli to zaoszczędzić czas i wysiłek, pozwalając skupić się na bardziej krytycznych operacjach biznesowych.

Connecteam to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracownikami, które obejmuje przyjazną dla użytkownika aplikację do planowania . Aplikacja do planowania ma pomóc w efektywnym tworzeniu harmonogramu dyżurów i zarządzaniu nim. Możesz łatwo stworzyć rotacyjny harmonogram, zarządzać dostępnością pracowników i śledzić frekwencję. Co więcej, Connecteam umożliwia członkom Twojego zespołu łatwe wnioskowanie o urlop i zamianę zmian, ułatwiając wszystkim zarządzanie harmonogramami.

Korzystanie z oprogramowania do planowania, takiego jak Connecteam, gwarantuje, że wszyscy w zespole znają harmonogram, zmniejsza prawdopodobieństwo konfliktów w harmonogramie i zapewnia, że ​​zespół jest zawsze przygotowany do pełnienia dyżurów.

Dzięki Connecteam możesz:

• Zobacz zmiany pracowników w skrócie.
• Śledź nadgodziny i przerwy.
• Zapewnij personelowi przypomnienia o zmianach dyżurów.
• Wyświetl wnioski o urlop.
• Podaj opis obowiązków pracowników podczas każdej zmiany.
• Dodaj listy kontrolne, formularze, pliki i inne elementy do zmian.
• Twórz otwarte dyżury dyżurne — które pracownicy mogą sami przypisywać.
• Utwórz harmonogram rotacji dyżurów.

Wypróbuj Connecteam przez 14 dni za darmo już dziś i z łatwością stwórz świetny harmonogram dyżurów dla swojego zespołu!

Zrozumienie prawa

Niezbędne jest zrozumienie przepisów dotyczących pracy na wezwanie, jeśli wymagasz od swoich pracowników pracy w ten sposób.

W Stanach Zjednoczonych głównym aktem prawnym, który należy wziąć pod uwagę, jest ustawa o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA ). Dotyczy to warunków płacy i pracy pracowników objętych ustawą. Są znani jako pracownicy niezwolnieni.

Pracownicy objęci ustawą to zazwyczaj ci, którzy zarabiają mniej niż 35 568 USD rocznie. W wielu przypadkach dotyczy to pracowników budowlanych lub pracowników branży usługowej.

Zgodnie z warunkami FLSA, czas spędzony przez Twoich pracowników na dyżurze w Twojej siedzibie będzie wliczany do ich przepracowanych godzin . Zwykle będziesz musiał zapłacić im za ich czas w tych godzinach. Jednak może nie być konieczne płacenie pracownikom dyżurującym, jeśli mogą oni swobodnie opuszczać lokal.

Być może będziesz musiał zapłacić swoim pracownikom, gdy są pod telefonem, jeśli istnieją jakiekolwiek ograniczenia dotyczące tego, co mogą, a czego nie mogą robić w tym czasie.

Czas pracownika może być ograniczony, jeśli często musi odbierać telefony z Twojej firmy, gdy jest w domu. Ponadto konieczność przebywania w pobliżu miejsc pracy lub biura Twojej firmy może liczyć się jako ograniczenie czasu Twoich pracowników. Członkowie personelu, którzy muszą przebywać w pobliżu Twojej firmy, mogą nie być w stanie wykorzystać swojego czasu osobistego w inny sposób.

Będziesz także musiał rozważyć kwestię nadgodzin, jeśli Twoi pracownicy są objęci FLSA. Ustawa stanowi, że wszyscy pracownicy niezwolnieni muszą otrzymywać wynagrodzenie za nadgodziny, jeśli pracują poza standardowym 40-godzinnym tygodniem pracy. Te nadgodziny muszą wynosić co najmniej 1,5-krotność zwykłego wynagrodzenia.

Przepisy prawa pracy różnią się w zależności od stanu, więc musisz również sprawdzić przepisy obowiązujące w twoim regionie.

Streszczenie

Zatrudnienie pracowników na wezwanie może być konieczne, jeśli Twoja praca może wiązać się z nagłymi sytuacjami o każdej porze dnia i nocy lub jeśli Twoja firma wymaga dodatkowego personelu w okresach dużego ruchu.

Dobrze zorganizowany system dyżurów może zapewnić wysoką jakość usług dla klientów. Poprawia również równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracowników, zwiększa ich zaangażowanie i zmniejsza rotację.

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do planowania. Aby skutecznie planować dyżury, prowadź otwartą rozmowę z członkami zespołu, aby zrozumieć ich specyficzne potrzeby i dostępność oraz aby wiedzieli, czego od nich oczekujesz.

Tworząc harmonogram, weź pod uwagę różne wzorce planowania, takie jak rotacja połączeń, i upewnij się, że Twoi pracownicy mają wystarczająco dużo czasu wolnego między zmianami. Traktuj członków zespołu jednakowo podczas przydzielania zmian i regularnie przeglądaj i dostosowuj swój harmonogram na podstawie informacji zwrotnych.

Na koniec użyj dedykowanej aplikacji do planowania pracowników, aby mieć pewność, że zawsze masz odpowiednich pracowników do każdego zadania.

Rozpocznij z bezpłatną 14-dniową wersją próbną Connecteam już teraz!