Kompletna lista kontrolna na koniec roku płacowego + przewodnik przygotowania listy płac

Przygotowanie listy płac może być czasem czasochłonne, ale pod koniec roku staje się jeszcze bardziej czasochłonne. Ostatnia lista płac w roku jest najbardziej złożona i wymaga przejrzenia informacji o płacach z całego roku i złożenia wymaganych dokumentów w urzędach skarbowych.

Ważne jest, aby złożyć te formularze i zapłacić należne podatki na czas. W przeciwnym razie możesz spotkać się z karami. Ważne jest również, aby Twoje formularze były dokładne, aby uniknąć dalszych kar, w tym grzywien.

W tym artykule wyjaśniamy, w jaki sposób możesz przygotować się do ostatniej listy płac w roku, a także kroki, które możesz podjąć, aby zapewnić płynny przebieg przyszłorocznej listy płac. Dołączyliśmy również listę kontrolną listy płac na koniec roku, aby pomóc Ci łatwo i bezbłędnie wypełnić ostateczną listę płac.

Co to jest lista płac na koniec roku?

Lista płac na koniec roku to proces przeglądu dokumentacji finansowej i płacowej Twojej firmy w celu zestawienia wynagrodzeń pracowników, innych wynagrodzeń, podatków od wynagrodzeń i potrąceń za dany rok, a następnie zgłoszenia tych zapisów odpowiednim organom podatkowym.

Firmy przeprowadzają listę płac na koniec roku w ostatnim kwartale roku kalendarzowego i na początku pierwszego kwartału nowego roku.

Ogólnie rzecz biorąc, lista płac na koniec roku obejmuje zadania takie jak:

• Sprawdzanie informacji o pracownikach i aktualizowanie informacji w razie potrzeby.
• Sumowanie wynagrodzeń pracowników, podatków i potrąceń.
• Złożenie odpowiednich formularzy w Urzędzie Skarbowym (IRS), ZUS. Administracji (SSA), a także stanowych i lokalnych urzędów skarbowych.
• Płacenie wszelkich podatków, które Twoja firma jest winna.

Konkretne obowiązki płacowe na koniec roku zależą od charakteru, rodzaju i wielkości Twojej firmy.

Federalne, stanowe i lokalne przepisy podatkowe i prawa pracy będą miały zastosowanie do Twojej firmy podczas listy płac na koniec roku.

Upewnij się, że zasięgasz porady prawnej, aby w pełni zrozumieć wszystkie swoje zobowiązania. Pomoże to upewnić się, że lista płac na koniec roku jest dokładna, a Twoja firma pozostaje zgodna z przepisami. Za niezłożenie formularzy w terminie lub podanie nieprawdziwych informacji organom podatkowym grożą kary, w tym kontrole i grzywny.

Kiedy kończy się rok rozliczeniowy 2023?

Zakończenie roku płacowego to proces, który trwa przez cały czwarty kwartał roku kalendarzowego i początek pierwszego kwartału następnego roku.

Na przykład ostateczna lista płac w 2023 r. ma miejsce w grudniu. Większość federalnych formularzy podatkowych wymaganych na koniec roku rozliczeniowego należy złożyć w styczniu 2024 r.

Jakich formularzy podatkowych potrzebujesz?

Istnieje szereg formularzy, które pracodawcy muszą przygotować i złożyć w ramach listy płac na koniec roku.

• Formularz W-2 : Wypełniany w imieniu każdego pracownika w celu zadeklarowania wynagrodzeń pracowników i potrąceń podatkowych w Urzędzie Ubezpieczeń Społecznych (SSA). Władze wykorzystują te informacje do obliczania świadczeń z Ubezpieczeń Społecznych i Medicare. Musisz również przekazać kopię pracownikom do wykorzystania w ich osobistych zeznaniach podatkowych.
• Formularz W-3 : podsumowuje informacje zawarte w formularzu W-2 i jest dołączony do formularza W-2 w celu przedłożenia go SSA.
• Formularz 1099-NEC : Zgłasza niezależny dochód z umowy. Pracodawcy muszą złożyć kopię tego formularza dla każdego niezależnego wykonawcy, któremu płacą ponad 600 USD w roku kalendarzowym. Pracodawcy muszą również dostarczyć kopię wykonawcy do swoich osobistych rejestrów podatkowych.
• Formularz 1096: służy do podsumowania i wysłania formularza 1099 do urzędu skarbowego (IRS), jeśli korzystasz z wersji papierowej.
• Formularz 940: składany przez firmy zatrudniające 1 lub więcej pracowników. Ten formularz zawiera szczegółowe informacje na temat rocznej listy płac pracodawcy w celu obliczenia federalnego podatku od bezrobocia firmy (FUTA).
• Formularz 941 : kwartalny formularz używany do deklarowania podatków, w tym federalnych podatków dochodowych, podatków na ubezpieczenie społeczne i Medicare (FICA).
• Formularz 943: Składany przez firmy, które wypłacają wynagrodzenia robotnikom rolnym podlegające podatkom dochodowym, Ubezpieczeniom Społecznym lub Medicare (FICA).
• Formularz 944: Składany przez pracodawców podlegających rocznemu obowiązkowi podatkowemu, których potrącony federalny podatek dochodowy i FICA wynosi 1000 USD lub mniej. To pozwala im płacić podatki rocznie, a nie kwartalnie.
• Formularze 1095-B i 1095-C: Dostarczają IRS szczegółowych informacji na temat ubezpieczenia zdrowotnego oferowanego pracownikom. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników pełnoetatowych korzystają z formularza 1095-B. Formularz 1095-C jest przeznaczony dla pracodawców zatrudniających ponad 50 pracowników pełnoetatowych.

Jak przygotować się do tegorocznej listy płac na koniec roku

Oto kroki, które możesz podjąć, aby pomóc swojej firmie przygotować się na tegoroczną ostatnią listę płac.

Sprawdź informacje podatkowe swojej firmy

Potwierdź dane, takie jak stanowe i federalne numery identyfikacyjne pracodawcy (EIN), nazwa firmy i adres. Zaktualizuj je, jeśli w ciągu ostatniego roku nastąpiły jakieś zmiany.

Potwierdź dane pracownika

Upewnij się, że dane płacowe Twoich pracowników są poprawne. Potwierdź ich pełne imiona i nazwiska, adresy kontaktowe, numery ubezpieczenia społecznego oraz inne informacje kontaktowe i zaktualizuj je w razie potrzeby.

Jest to również dobry moment, aby zaktualizować wszelkie zmiany dotyczące siły roboczej — na przykład, jeśli pracownik poszedł na przedłużony urlop, jego stosunek pracy został rozwiązany lub zmarł w ciągu roku.

Dzięki temu możesz mieć pewność, że wysyłasz pracownikom kopie dokumentów podatkowych we właściwe miejsce i przekazujesz aktualne informacje IRS. Jeśli tego nie zrobisz, możesz zostać ukarany. Na przykład możesz zostać ukarany grzywną za podanie nieprawidłowego nazwiska pracownika lub numeru ubezpieczenia społecznego na formularzu W-2.

Oblicz premie na koniec roku

Uwzględnij wszelkie roczne premie w końcowych wypłatach swoich pracowników, aby mogły zostać odpowiednio opodatkowane.

To, jak i kiedy odliczać premie od podatków firmy, zależy od tego, czy stosujesz metodę księgową kasową czy memoriałową .

Dzięki metodzie kasowej możesz odliczyć premie jako wydatki biznesowe w roku podatkowym, w którym zostały wypłacone. Dzięki metodzie memoriałowej możesz odliczyć premie w roku, w którym zostały zarobione, niezależnie od tego, czy zostały wypłacone.

Przejrzyj okresy płatności, aby potwierdzić płace, podatki i świadczenia

Chociaż nie możesz generować raportów na koniec roku, dopóki nie wydasz ostatecznych wypłat, warto wcześniej sprawdzić i przygotować wcześniejsze okresy płatności.

Najpierw potwierdź, że status listy płac każdego pracownika jest prawidłowy. Na przykład zanotuj, czy byli aktywni, na urlopie, zwolnieni lub zmarli w poprzednim roku.

Sprawdź również status zgłoszenia pracowników, aby potwierdzić, czy są zwolnieni z federalnego podatku dochodowego, czy nie. Informacje te są zwykle dostępne na ich formularzu W-4 (zaświadczenie o potrącaniu podatku).

Następnie przejrzyj poprzednie okresy rozliczeniowe , aby upewnić się, że każdy pracownik był prawidłowo opłacany przez cały rok. Na przykład potwierdź, że otrzymali prawidłowe wynagrodzenie, premie i nadgodziny. Upewnij się również, że pracownicy otrzymywali wypłatę za każdy okres rozliczeniowy, zwłaszcza jeśli jesteś w stanie, który wymaga obowiązkowych wypłat.

Ponadto dokładnie sprawdź szczegóły dotyczące wynagrodzeń innych pracowników, takie jak stawki podatkowe, zwolnienia, potrącenia, wypłaty świadczeń i zwroty wydatków.

Jednym ze sposobów na to jest uruchomienie odpowiednich raportów płacowych . Na przykład raport podsumowujący listę płac zawiera przegląd wynagrodzeń brutto i netto, potrąceń podatkowych, potrąceń i innych szczegółów dotyczących wynagrodzeń. Raporty podsumowujące pracowników dostarczają bardziej szczegółowych informacji o każdym pracowniku.

Większe firmy zazwyczaj używają do tego oprogramowania do obsługi płac lub usługi płacowej. Małe firmy mogą wymagać ręcznego uruchamiania tych procesów płacowych. Wiąże się to najpierw z przeglądem odcinków wypłat dla każdego pracownika i okresu rozliczeniowego za dany rok. Następnym krokiem jest ręczne zsumowanie wynagrodzeń brutto i netto, potrąceń i potrąceń dla całej siły roboczej, a także dla każdego pracownika.

Sprawdź salda urlopów pracowników

Jeśli Twoja firma oferuje pracownikom płatny urlop (PTO), sprawdź pozostałe salda urlopów. Następnie postępuj z nimi zgodnie z polityką WOM.

Możesz wysłać pracownikom przypomnienie o wykorzystaniu urlopu, zwłaszcza jeśli Twoja firma stosuje politykę „wykorzystaj albo strać”, która uniemożliwia pracownikom wykorzystanie wcześniej naliczonego urlopu w nowym roku.

Jeśli jest to wymagane przez prawo lub zdecydujesz się wypłacić naliczone pracownikom PTO, zrób to na końcowej liście płac, aby kwoty te mogły zostać zgłoszone do celów podatkowych.

Zamów wszelkie niezbędne formularze podatkowe

Jeśli składasz papierowe formularze w IRS i SSA, ważne jest, aby uzyskać wersje z bieżącego roku . Twój dostawca usług płacowych może być w stanie ci je dać. W przeciwnym razie możesz zażądać ich od IRS.

Dostarczenie formularzy papierowych może zająć około 10 dni roboczych, więc pamiętaj, aby poprosić o nie z dużym wyprzedzeniem przed terminami składania wniosków.

Wyślij formularze W-2 i 1099

Po dwukrotnym sprawdzeniu i przygotowaniu informacji o liście płac możesz wypełnić listę płac na koniec roku.

Formularze W-2 należy następnie wysłać do wszystkich pracowników do 31 stycznia. Formularze 1099 należy również wysłać do niezależnych kontrahentów do 31 stycznia.

Możesz dostarczyć te dokumenty w formie elektronicznej, jeśli Twoi pracownicy wyrażą na to zgodę.

Złóż odpowiednie formularze w organach podatkowych i zapłać podatki

Złóż wszelkie niezbędne formularze w IRS i SSA, a także w swoim stanowym i lokalnym urzędzie podatkowym. Terminy tych terminów są różne, więc pamiętaj o ich wcześniejszym potwierdzeniu.

Wiele federalnych formularzy podatkowych należy złożyć do 31 stycznia następnego roku. Obejmują one:

• Formularz W-2.
• Formularz W-3.
• Formularz 1099-NEC.
• Formularz 1096.
• Formularz 940.
• Formularz 941.
• Formularz 944.

Ważne jest również, aby sprawdzić termin zapłaty wszelkich zaległych podatków, które jesteś winien w wyniku złożenia tych formularzy. Listę dat składania wniosków dla małych firm można znaleźć na stronie internetowej IRS. Informacje podatkowe dla firm jednoosobowych, spółek osobowych, korporacji, korporacji S, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC) i firm międzynarodowych można również znaleźć na stronie IRS.

W przypadku stanowych i lokalnych deklaracji podatkowych mogą obowiązywać różne terminy składania i płatności. Sprawdź te informacje na stronach internetowych stanowych i lokalnych urzędów skarbowych . Lub porozmawiaj z zespołem finansowym lub księgowym w celu uzyskania pomocy.

Lista kontrolna na koniec roku płacowego

• Potwierdź informacje o firmie
• Potwierdź dane pracownika
  • W razie potrzeby zaktualizuj status pracownika
• Oblicz premie na koniec roku i uwzględnij je w końcowej liście płac
• Przejrzyj okresy rozliczeniowe
  • Czy status płacowy pracownika jest prawidłowy?
  • Czy pracownicy są prawidłowo sklasyfikowani jako zwolnieni lub nie zwolnieni?
  • Czy wynagrodzenia pracowników, potrącenia, potrącenia i wypłaty świadczeń są prawidłowe?
• Sprawdź salda WOM pracowników
  • Uwzględnij naliczone PTO w końcowej liście płac, jeśli polityka firmy polega na wypłacaniu ich pracownikom
• Zamów niezbędne formularze
• Wyślij formularze W-2 i 1009 do pracowników i niezależnych wykonawców
• Złóż wymagane formularze we właściwych organach podatkowych
• Zapłać zaległe podatki

Jak przygotować się do przyszłorocznej listy płac

Po wypełnieniu listy płac na koniec roku istnieje kilka kroków, które możesz podjąć, aby zapewnić bezproblemowy przebieg przyszłorocznej listy płac.

Sprawdź, czy są dostępne aktualizacje prawne

Przepisy podatkowe i prawa pracy nieustannie się zmieniają. Istotne jest, aby być na bieżąco z nadchodzącymi zmianami, które wpłyną na przyszłoroczną listę płac.

Co ważne, szukaj wszelkich podwyżek płacy minimalnej , abyś mógł dostosować wynagrodzenia pracowników w razie potrzeby. Te aktualizacje są zwykle publikowane na federalnych, stanowych i lokalnych stronach internetowych departamentów pracy. Podwyżki płacy minimalnej często rozpoczynają się 1 stycznia nowego roku, więc musisz być świadomy zmiany z wyprzedzeniem.

Stawki podatkowe i wymagania dotyczące sprawozdawczości również się zmieniają, więc miej je również na oku.

Sprawdź przyszłoroczną rekompensatę

Zidentyfikuj, czy w przyszłym roku nastąpią jakiekolwiek zmiany w wynagrodzeniach pracowników lub podwyżkach wynagrodzeń dla niektórych pracowników, abyś mógł odpowiednio zaktualizować swoją listę płac.

Ponadto upewnij się, że przyszłoroczna lista płac odzwierciedla wszelkie planowane zmiany w świadczeniach pracowniczych .

To także dobry czas na zresetowanie rozliczeń międzyokresowych PTO , w tym wszelkich naliczonych urlopów, których pracownicy nie mogą przenieść.

Przejrzyj zasady i procesy płacowe

Ważne jest, aby przejrzeć swoje zasady płacowe i zaktualizować je w razie potrzeby. Może to obejmować dostosowanie okresów rozliczeniowych, przeformatowanie pasków płacowych lub przejście na nowe oprogramowanie płacowe.

Ta recenzja jest szczególnie ważna dla firm, które znacznie się rozwinęły. Na przykład okresy rozliczeń, metody rozliczeń, formatowanie odcinków wypłat i procesy płacowe mogą wymagać aktualizacji w celu uwzględnienia większej siły roboczej.

Sprawdź odpowiednie daty na nowy rok

Aby pomóc w skonfigurowaniu harmonogramu płac na nowy rok, sprawdź kwartalne daty zamknięcia i zakończenia okresu za pośrednictwem odpowiednich federalnych, stanowych i lokalnych witryn internetowych agencji podatkowych.

Zaznacz je w swoim kalendarzu, abyś mógł poświęcić czas na przygotowanie niezbędnych dokumentów i zgłoszeń. Weź również pod uwagę wszelkie daty przypadające w weekendy lub święta, aby móc je zaplanować z wyprzedzeniem. Pomoże Ci to nadążać za bieżącymi zobowiązaniami związanymi z płacami i przygotować się na koniec roku.

Usprawnij swoją listę płac dzięki aplikacji cyfrowej

Jednym z najlepszych sposobów usprawnienia procesów płacowych, w tym ostatniej listy płac w roku, jest użycie aplikacji takiej jak Connecteam.

Zaprojektowany, aby oszczędzać czas i pieniądze, Connecteam zawiera poręczną funkcję zegara czasu , która pozwala pracownikom rejestrować godziny pracy z dokładnością do sekundy. Dzięki temu informacje o zmianie są precyzyjne do celów płacowych.

Możesz także użyć zegara czasu, aby ustawić wybrany okres rozliczeniowy . Daje to szybki przegląd dowolnego okresu rozliczeniowego, co jest szczególnie pomocne przy przygotowywaniu raportów do ostatniej listy płac w roku.

Connecteam umożliwia również generowanie cyfrowych grafików bezpośrednio z zegara czasu. Możesz łatwo przeglądać, modyfikować i zatwierdzać te karty czasu pracy za pośrednictwem aplikacji, usprawniając proces przedpłatowy.

Następnie możesz wyeksportować zatwierdzone karty czasu pracy bezpośrednio do swojego systemu płac, wiedząc, że zawierają one dokładne i wiarygodne informacje o czasie. Connecteam integruje się z kilkoma dostawcami usług płacowych, w tym z QuickBooks Online i Gusto.

Najlepsze jest to, że Connecteam to aplikacja typu „wszystko w jednym”. Oprócz funkcji płacowych, możesz używać Connecteam do pozostawania w kontakcie ze swoimi pracownikami, tworzenia i udostępniania harmonogramów zespołu w ciągu kilku minut oraz śledzenia szkoleń pracowników.

Chcesz dowiedzieć się, jak Connecteam może pomóc Twojej firmie? Sprawdź nasze przystępne cenowo plany , w tym bezpłatny na zawsze plan dla małych firm. Lub zacznij już dziś od bezpłatnego okresu próbnego.

Wniosek

Ważne jest, aby prawidłowo sporządzić listę płac na koniec roku i zapewnić terminowe dostarczanie organom podatkowym dokładnych informacji. Dobrym punktem wyjścia jest skorzystanie z powyższej listy kontrolnej listy płac na koniec roku jako przewodnika. Aplikacja do zarządzania pracą, taka jak Connecteam, pomaga również rejestrować godziny pracy pracowników, świadczenia i WOM, aby zapewnić dokładność zapisów listy płac.

Pamiętaj jednak, że potrzeby płacowe każdej organizacji są wyjątkowe i różnią się w zależności od rodzaju i wielkości Twojej firmy, poziomu przychodów, branży itp. Powinieneś zasięgnąć konkretnej porady na temat sytuacji Twojej firmy, aby upewnić się, że spełniasz wymagania dotyczące płac na koniec roku i uniknąć jakichkolwiek kar.

Często zadawane pytania

Jakie są obowiązki na koniec roku rozliczeniowego?

Jako firma, do Twoich głównych obowiązków w zakresie listy płac na koniec roku należą:

• Potwierdzam, że informacje o Twojej firmie i pracownikach są aktualne.
• Przygotowanie i złożenie niezbędnych formularzy podatkowych do zgłaszania wynagrodzeń i potrąceń.
• Płacenie wszelkich zobowiązań podatkowych.

Jakie są najczęstsze potrącenia z wynagrodzenia?

Konkretne potrącenia, które należy pobrać z wynagrodzenia pracownika, zależą od kilku czynników. Jednak niektóre powszechne obowiązkowe odliczenia obejmują federalny i stanowy podatek dochodowy, podatek na ubezpieczenie społeczne i podatek Medicare.

Zastrzeżenie

Informacje prezentowane na tej stronie internetowej na temat listy płac na koniec roku mają charakter podsumowujący wyłącznie w celach informacyjnych. Przepisy i procedury dotyczące wynagrodzeń i podatków regularnie się zmieniają i mogą się różnić w zależności od indywidualnych okoliczności. Chociaż dołożyliśmy wszelkich starań, aby dostarczone informacje były aktualne i wiarygodne, nie możemy zagwarantować ich kompletności, dokładności ani przydatności w konkretnej sytuacji. Dlatego zdecydowanie zalecamy, aby czytelnicy zwrócili się o wskazówki do swojego działu finansowego, księgowego lub doradcy finansowego, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami i regulacjami. Należy pamiętać, że nie możemy ponosić odpowiedzialności za jakiekolwiek działania podjęte lub niepodjęte na podstawie informacji przedstawionych na tej stronie.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj