Jak tworzyć podręczniki zasad i procedur (+ bezpłatny szablon)

Dobre zasady i procedury są nieskuteczne, jeśli Twoi pracownicy nie wiedzą, gdzie je znaleźć. Dlatego ważne jest, aby przechowywać je w podręczniku, tak aby członkowie zespołu mieli do nich łatwy dostęp w razie potrzeby.

Podręcznik zasad i procedur to centralny, ustrukturyzowany dokument zawierający wszystkie zasady i procedury. To podstawowe narzędzie do zarządzania pracownikami, określa standardowe procedury operacyjne, które pomagają w podejmowaniu decyzji. Lepsze podejmowanie decyzji prowadzi do lepszej zgodności i produktywności w Twojej organizacji. Posiadanie scentralizowanego podręcznika gwarantuje również, że Twoi pracownicy zawsze wiedzą, gdzie się zwrócić w celu uzyskania informacji potrzebnych im do wykonywania pracy.

Ten artykuł przeprowadzi Cię przez proces tworzenia podręcznika zasad i procedur oraz udostępni bezpłatny szablon, który pomoże Ci rozpocząć.

Co to jest podręcznik zasad i procedur?

Podręcznik zasad i procedur to kluczowy dokument biznesowy, który pomaga pracownikom zapoznać się z najważniejszymi zasadami organizacji i związanymi z nimi procesami. Dostępny w formacie cyfrowym lub w formie papierowej, niniejszy podręcznik jest wewnętrznym dokumentem do użytku w organizacji.

Zasady to szersze zasady, które kierują kluczowymi działaniami biznesowymi, takimi jak zasoby ludzkie (HR) lub korzystanie z technologii. Dostarczają podstawowych wskazówek dotyczących podejmowania decyzji i postępowania przez pracowników.

Procedury są natomiast bardziej szczegółowe. Zapewniają one instrukcje krok po kroku, które pomagają pracownikom wykonywać zadania, takie jak ubieganie się o urlop lub zgłaszanie wypadku w miejscu pracy.

Podręcznik zasad i procedur jest zasadniczo zbiorem zasad dla organizacji. Pomaga zarówno pracodawcom, jak i pracownikom w podejmowaniu ważnych decyzji, określa najlepsze praktyki i standardy pracy oraz wyjaśnia oczekiwania organizacji wobec pracowników.

Co powinien obejmować podręcznik zasad i procedur?

Skuteczne podręczniki procedur zazwyczaj obejmują szereg tematów istotnych dla Twojej firmy.

Na przykład większość z nich zawiera sekcję dotyczącą uprawnień urlopowych, która dotyczy:

• Rodzaje i kwoty urlopów, do których pracownicy mają prawo, takie jak płatny czas wolny (PTO) i zwolnienia chorobowe
• Jak pracownicy naliczają urlop (dzienny, miesięczny lub roczny)
• Warunki skorzystania z urlopu
• Wniosek urlopowy i proces zatwierdzania, w tym ramy czasowe
• Co się dzieje z niewykorzystanymi urlopami wypoczynkowymi

Inne sekcje, które możesz chcieć uwzględnić, to:

• Schemat organizacyjny przedstawiający strukturę raportowania Twojej organizacji
• Opis kultury Twojej organizacji (w tym jej misji i podstawowych wartości)
• Zasady zatrudniania
• Zasady HR, takie jak postępowanie dyscyplinarne
• Twoja polityka dotycząca różnorodności, równości i integracji (DEI).
• Zasady dotyczące nękania i dyskryminacji
• Reklamacje wewnętrzne
• Zasady bezpieczeństwa i higieny pracy
• Procedury awaryjne
• Polityka świadczeń pracowniczych
• Zostaw zasady
• Kodeks postępowania
• Procedury płacowe
• Procedury bankowe
• Zasady dotyczące korzystania z firmowych kart kredytowych
• Zwrot kosztów i formularze
• Kod ubioru
• Wykorzystanie technologii
• Korzystanie z mediów społecznościowych
• Zasady dotyczące pracy w domu
• Zasady relokacji
• Zasady i formularze dotyczące podróży
• Instrukcje szkoleniowe
• Zasady obsługi klienta
• Konkretne procesy istotne dla Twojego miejsca pracy — na przykład te, które są potrzebne podczas zatwierdzania nowego projektu lub ubiegania się o dotację

Dlaczego podręcznik zasad i procedur jest niezbędny

Stworzenie podręcznika swoich zasad i procedur oferuje szereg korzyści dla Twojej firmy i pracowników.

Poprawia produktywność

Dobrze napisany podręcznik zasad i procedur staje się zaufanym, pojedynczym źródłem prawdy w Twojej organizacji. Dzięki przechowywaniu wszystkich odpowiednich zasad i procedur w jednym miejscu pracownicy mogą się do nich odwoływać w razie potrzeby.

Zapewnienie łatwego dostępu do informacji ogranicza zakłócenie koncentracji pracownika, ponieważ nie musi on przeszukiwać wielu papierowych dokumentów, aby znaleźć to, czego potrzebuje. Cyfrowe instrukcje można łatwo przeszukiwać, a pracownicy mają do nich dostęp z dowolnego miejsca. Twoi pracownicy mogą znaleźć potrzebne informacje w ciągu kilku minut i zabrać się do pracy. Instrukcja eliminuje również konieczność przerywania pracy innego pracownika w celu wezwania pomocy.

Łatwy dostęp do odpowiednich polityk i procedur związanych z działalnością biznesową oszczędza również czas Twojej organizacji, zmniejszając ryzyko błędów lub incydentów. Pracownicy rozumieją najlepsze praktyki i potrafią je stosować w swojej pracy. W przypadku wystąpienia incydentu pracownicy wiedzą, jak zareagować, aby zminimalizować jego skutki i zakłócenia.

Na przykład, jeśli pracownik ulegnie wypadkowi w pracy, wie, że powinien najpierw zwrócić się o pomoc lekarską, aby upewnić się, że uraz nie pogorszy się. Wiedzą również, jak najszybciej zgłosić zdarzenie za pomocą formularza zgłoszenia incydentu. Dzięki temu organizacja może zająć się szerszymi kwestiami bezpieczeństwa, zmniejszając ryzyko przyszłych incydentów.

Wyznacza standardy zachowania i oczekiwania

Podręcznik zapewnia pracownikom jasne zrozumienie tego, czego się od nich oczekuje zarówno w zakresie ich pracy, jak i postępowania. Używanie jednego, wiarygodnego dokumentu do określania wspólnych celów sprzyja tworzeniu pozytywnego środowiska pracy, w którym wszyscy pracują nad tymi samymi celami.

Ponadto podręcznik to kolejny sposób komunikowania misji i wartości organizacji, tak aby wszyscy pracownicy byli na tej samej stronie. Pomaga to pracownikom zrozumieć kontekst ich pracy i sposób, w jaki przyczynia się ona do szerszego obrazu, tworząc poczucie pracy zespołowej.

Określenie zasad i procedur stanowi również podstawę do podjęcia wszelkich niezbędnych działań dyscyplinarnych. Podręcznik może nakreślić kroki, które należy podjąć, aby poradzić sobie z naruszeniami zasad, umożliwiając menedżerom skuteczniejsze radzenie sobie z potencjalnie trudnymi sytuacjami.

Na przykład, jeśli pracownik wielokrotnie spóźnia się do pracy, kierownik wie, że powinien najpierw omówić z nim problem, zamiast od razu podejmować działania dyscyplinarne. Rozmowa z pracownikiem może pomóc ustalić, dlaczego ma trudności z punktualnością. Kierownik może wtedy być w stanie wesprzeć pracownika w rozwiązaniu problemu.

Poprawia zgodność

Podręcznik zasad i procedur to najlepsze miejsce na omówienie wszelkich praw i przepisów mających zastosowanie do Twojej firmy. Mogą to być przepisy antydyskryminacyjne, wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji oraz przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.

W swoim podręczniku możesz stworzyć zasady i procedury, które są zgodne z odpowiednimi przepisami. Kiedy pracownicy rozumieją te zasady i procedury — i dlaczego istnieją — jest bardziej prawdopodobne, że będą ich przestrzegać. Pomaga to w poprawie zgodności organizacyjnej.

Lepsza zgodność zmniejsza ryzyko wypadków w miejscu pracy, zapewniając bezpieczeństwo Twoim pracownikom. Zmniejsza to również ryzyko naruszenia zgodności, które może skutkować karami, takimi jak grzywny.

Ułatwia wdrożenie i szkolenie

Podręcznik usprawnia również procesy wdrażania i szkolenia.

Nowi pracownicy często doświadczają przeciążenia informacjami w ciągu pierwszych kilku tygodni. Podręcznik to doskonałe źródło informacji, które można włączyć do materiałów wprowadzających, aby pomóc im poznać organizację. Możesz skierować nowych pracowników do priorytetowych zasad i procedur, a oni mogą zapoznać się z resztą we własnym tempie.

Zapewnienie pracownikom instrukcji również skraca czas szkolenia pracowników. Zamiast organizować powtarzalne sesje szkoleniowe na temat tajników każdej polityki i procesu, pracownicy mogą korzystać z podręcznika w razie potrzeby.

Jak stworzyć przyjazny dla użytkownika podręcznik zasad i procedur

Wykonaj wstępne badania

Stworzenie skutecznego podręcznika postępowania jest możliwe tylko dzięki rzetelnym badaniom. Rozpocznij proces od oceny, jakie rodzaje zasad i procesów należy uwzględnić. Porozmawiaj z każdym działem, aby dowiedzieć się, z których z nich korzystają najczęściej i zrozumieć wszelkie problemy, z którymi borykają się ich pracownicy. Pomaga to również zidentyfikować wszelkie luki w wiedzy, którymi należy się zająć w podręczniku.

Nie każda drobna procedura musi znajdować się w Twojej instrukcji. Dział lub zespoły mogą korzystać z codziennych nieformalnych procesów, które rozwinęły się naturalnie w czasie, na przykład organizowanie przerw w pracy członków zespołu.

Twój podręcznik powinien zachować równowagę między byciem wszechstronnym a nie przytłaczającym. Uwzględnij proces, jeśli jest niezbędny, na przykład ten, który ma na celu stworzenie bezpiecznego środowiska pracy. Jeśli złożenie tego na piśmie znacznie usprawni proces, również to uwzględnij.

Na przykład złożone, rutynowe lub niedawno zaktualizowane procedury zwykle zyskują na spisaniu. Dobrym pomysłem jest również umieszczenie w podręczniku wszelkich procesów, które są w dużym stopniu oparte na regułach lub wymagają spójności.

Zbierz zespół

Tworzenie podręcznika to zwykle więcej niż jednoosobowa praca. Przydatne jest utworzenie zespołu, który pomoże stworzyć każdą sekcję podręcznika. Zaangażuj rzeczników z każdego działu i upewnij się, że reprezentowany jest szeroki zakres doświadczenia i wiedzy fachowej.

Następnie możesz przypisać osoby do pomocy w różnych zadaniach, w tym w wyszukiwaniu i pisaniu treści, redagowaniu podręcznika i regularnym przeglądaniu go.

Zbadaj zawartość

Następnie musisz zbadać treść zasad. Porozmawiaj z pracownikami, którzy używają każdego procesu w swoich codziennych zadaniach. Należy również zasięgnąć porady ekspertów w danej dziedzinie dotyczącej wysoce technicznych lub prawnych zasad i procedur.

Ważną częścią tego kroku jest zrozumienie odpowiednich praw i przepisów, które mają zastosowanie do Twojej firmy. Zasięgnij wewnętrznej lub zewnętrznej porady prawnej na temat swoich obowiązków w zakresie zgodności. Informacje te umożliwiają opracowanie zgodnych zasad i procedur.

Szkic treści

Po przygotowaniu możesz teraz napisać zasady i procedury dla swojego podręcznika. Pisząc te sekcje, pamiętaj o tych kwestiach.

• Każda polityka lub proces powinien zawierać tytuł dla ułatwienia odniesienia. Na przykład „Zasady dotyczące podróży nocnych”.

• Dołącz opis zasad. Do czego jest przeznaczony? Na przykład: „Ta polityka określa procedury bezpieczeństwa, których muszą przestrzegać wszyscy pracownicy podczas pracy z potencjalnie toksycznymi substancjami”.

• Na początku każdej polityki wyjaśnij jej cel . Na przykład celem polityki BHP może być „zapewnienie wszystkim pracownikom możliwie najbezpieczniejszego środowiska pracy”. Kiedy pracownicy rozumieją cel polityki, są bardziej skłonni ją poprzeć.

• Określ zakres polityki i kogo dotyczy. Czy dotyczy to wszystkich pracowników, jednego działu, czy grupy pracowników z określonymi obowiązkami służbowymi? Należy również określić wszelkie możliwe wyjątki lub wykluczenia z polityki lub procesu.

• Określ, kto jest odpowiedzialny za stosowanie zasad i zatwierdzanie wszelkich wyjątków. Może to być dział, taki jak HR, lub konkretna osoba, na przykład strażak. Na przykład, jeśli chodzi o molestowanie w miejscu pracy, podręcznik powinien określać, do kogo pracownik może zwrócić się o pomoc lub złożyć formalną skargę.

• Wypisz kroki procedury jeden po drugim , tak zwięźle, jak to możliwe.

• Dodaj łącza do przydatnych dokumentów , które pomogą członkom zespołu zrozumieć zasady lub procedury. Obejmują one formularze, szablony, przepisy prawne lub powiązane zasady i procedury. Dodanie wewnętrznych linków w podręczniku cyfrowym pomaga pracownikom w łatwym poruszaniu się między sekcjami.

• W razie potrzeby zapewnij pracownikom dalsze wsparcie na koniec polisy . Gdzie mogą się udać, aby dowiedzieć się więcej o polityce lub procedurze lub jeśli mają pytania? Może to być inny zasób, osoba lub dział.

Uporządkuj zawartość

Gdy masz już treść, musisz złożyć ją w podręcznik. Kierowanie się szerszymi, bardziej szczegółowymi sekcjami jest często dobrym podejściem.

Kultura organizacyjna, misja firmy i ogólna polityka kadrowa to szersze tematy. Podręcznik może później odnosić się do bardziej szczegółowych zasad i procedur, takich jak procedury płatności lub zasady dotyczące ubioru.

Organizując zawartość, możesz stworzyć logicznie ułożony spis treści, który pomaga użytkownikom w łatwym poruszaniu się po podręczniku.

Przejrzyj i zakończ projekt

Przed sfinalizowaniem podręcznika ważne jest, aby uzyskać informacje zwrotne na jego temat. Szerszy zespół odpowiedzialny za podręcznik może przedstawić swoje wstępne spostrzeżenia, ale należy również zasięgnąć opinii kierownictwa. Należy również skonsultować się z osobą lub działem odpowiedzialnym za wdrażanie polityki lub nadzór nad procesem.

Wróć do swoich ekspertów merytorycznych, aby potwierdzić, że sekcje techniczne i prawne są dokładne. Możesz również zasięgnąć opinii kilku pracowników na temat czytelności, aby dowiedzieć się, jak łatwy jest do zrozumienia podręcznik.

Możesz także chcieć przetestować niektóre ze swoich procedur — zwłaszcza nowe — zanim sfinalizujesz je w podręczniku. Poproś odpowiedni zespół lub dział o wykonanie procedur i zgłoś wszelkie problemy. Dzięki temu możesz wprowadzić niezbędne zmiany przed wprowadzeniem instrukcji w całej firmie.

Po sfinalizowaniu treści uzyskaj zgodę kierownictwa, aby zatwierdzić ostateczną wersję.

Rozdaj swoim pracownikom

Ważne jest, aby następnie budować świadomość pracowników wokół instrukcji.

Upewnij się, że instrukcja jest łatwo dostępna dla wszystkich członków zespołu. Dodaj link do niego w swoim intranecie, udostępnij go za pośrednictwem wewnętrznej bazy wiedzy i włącz go do swoich programów wprowadzających i szkoleniowych. Wyślij wiadomość e-mail lub powiadomienie obejmujące całą firmę, aby poinformować pracowników, w jaki sposób mogą uzyskać dostęp do podręcznika.

Tworzenie podręcznika cyfrowego ułatwia aktualizację zasad i procedur. Możesz wysyłać powiadomienia, aby pracownicy byli świadomi zmian w podręczniku, pomagając im uzyskać dostęp do najnowszej wersji.

Pracownicy mogą również zwykle uzyskać dostęp do cyfrowej instrukcji na swoich urządzeniach mobilnych, na przykład za pośrednictwem firmowego intranetu lub bazy wiedzy. Jest to przydatna funkcja, która umożliwia pracownikom odwoływanie się do niej z dowolnego miejsca w dowolnym czasie.

Najlepsze praktyki tworzenia podręcznika

Oto kilka innych najlepszych praktyk, o których warto pamiętać podczas tworzenia podręcznika.

Pisz prostym, zrozumiałym językiem

Im bardziej czytelny jest Twój podręcznik, tym większe prawdopodobieństwo, że Twoi pracownicy go zrozumieją i będą go przestrzegać.

Możesz to zrobić przez:

• Korzystanie z aktywnego głosu , aby Twoje pisanie było bardziej wciągające, zwłaszcza podczas dostarczania instrukcji krok po kroku. Na przykład, zamiast pisać „formularz należy wysłać do HR” (głos pasywny), napisz „wyślij formularz do HR” (głos czynny).

• Jasne wyjaśnienie wszelkich akronimów lub żargonu specyficznego dla firmy użytego w instrukcji. Sekcja definicji lub akronimów na początku jest dobrym sposobem na zrobienie tego.

• Czyste i spójne formatowanie dokumentu. Używaj krótkich akapitów i wypunktowań, aw stosownych przypadkach dołączaj diagramy lub wykresy.

Priorytet sekcji

Podręczniki to zazwyczaj obszerne dokumenty zawierające dużą ilość informacji. Wiedza o tym, od czego zacząć, może być przytłaczająca, więc zdecyduj, które sekcje napisać jako pierwsze.

Dobrym miejscem do rozpoczęcia są wszelkie zasady lub procedury, które są wymagane przez prawo lub najczęściej stosowane przez Twoich pracowników. Przydatne jest również radzenie sobie ze złożonymi zasadami i procesami na wczesnym etapie. Następnie możesz z czasem zbudować resztę podręcznika.

Regularnie przeglądaj i aktualizuj

Twój podręcznik powinien być żywym dokumentem. Musisz go aktualizować, gdy zmieniają się przepisy lub potrzeby Twojej firmy lub pracowników. Z tego powodu Twój zespół powinien regularnie przeglądać podręcznik iw razie potrzeby aktualizować jego zawartość.

Zapewnij pracownikom szkolenia

Zaproponuj sesje szkoleniowe kierownictwu i pracownikom, aby pomóc im zapoznać się z podręcznikiem i jego treścią. Im bardziej komfortowo członkowie zespołu poruszają się po podręczniku i rozumieją go, tym bardziej prawdopodobne jest, że z niego skorzystają.

Sesje szkoleniowe umożliwiają również pracownikom zadawanie wszelkich pytań dotyczących instrukcji. Możesz prowadzić te sesje szkoleniowe osobiście lub online — na przykład za pośrednictwem modułów szkoleniowych, które pracownicy mogą ukończyć we własnym tempie.

Użyj szablonu

Tworzenie szablonów zasad i procedur, które mają pomóc w opracowaniu podręcznika, zapewnia spójność każdej sekcji i zawiera wszystkie niezbędne informacje. Na początek przygotowaliśmy dla Ciebie wygodny, bezpłatny szablon.

Stwórz swój podręcznik dla swoich pracowników

Podręcznik zasad i procedur przechowuje wszystkie zasady i procedury w jednym miejscu, ułatwiając pracownikom znajdowanie potrzebnych informacji. Podczas pisania zasad i podręcznika procedur ważne jest, aby członkowie zespołu byli na pierwszym planie. Upewnij się, że jest jasny i łatwy do odczytania oraz zawiera wszystkie istotne informacje dotyczące pracy pracowników.

Aby stworzyć skuteczny podręcznik, musisz poświęcić czas na jego zbadanie i opracowanie. Stanie się ważnym punktem odniesienia dla Twoich pracowników, który pomoże poprawić ich produktywność, dlatego chcesz poświęcić na to odpowiedni czas i wysiłek. Określając oczekiwane standardy pracy, podręcznik zwiększa również zgodność w Twojej organizacji. Pomaga stworzyć bezpieczne i wspierające środowisko pracy dla Twoich pracowników, aby mogli osiągać najlepsze wyniki.