Zarządzanie działalnością restauracji: wszystko, co musisz wiedzieć, aby odnieść sukces

Prowadzenie restauracji to coś więcej niż gotowanie i podawanie dobrego jedzenia. Jak powiedział Wolfgang Puck: „Dzisiaj nie wystarczy być świetnym szefem kuchni – musisz być świetnym biznesmenem”.

Dlatego właściciele i menedżerowie restauracji muszą zrozumieć wszystko, co dotyczy zarządzania działalnością restauracji. Od codziennej obsługi po gotowanie, zakup sprzętu i szkolenie personelu, żadna restauracja nie może odnieść sukcesu bez strategicznego planu działania restauracji.

W tym artykule omówimy główne elementy działalności restauracji oraz porady naszych ekspertów, jak zapewnić sukces.

Na czym polega działalność restauracji?

Operacje restauracji odnoszą się do wszystkich bieżących, codziennych zadań związanych z utrzymaniem restauracji. Zarządzanie tym wszystkim jest kluczem do osiągania zysków, zatrzymywania najlepszych talentów i ogólnie do prowadzenia odnoszącej sukcesy restauracji.

Termin ten obejmuje wszystko, od przygotowywania i gotowania posiłków i inwentaryzacji po szkolenie i planowanie personelu kelnerskiego. Każdy, kto pracuje w restauracji, przyczynia się do pomyślnej działalności restauracji, ale to właściciele i menedżerowie muszą zadbać o to, aby firma była rentowna i działała płynnie.

Ważne jest, aby opracować strategie, które zapewnią, że zarówno pracownicy frontowi, jak i zaplecza będą zgodni z celami biznesowymi i że każda pojedyncza usługa będzie działać płynnie.

Elementy działalności restauracji

Na prowadzenie odnoszącej sukcesy restauracji składa się wiele rzeczy, więc przyjrzyjmy się podstawowym składnikom tego, co składa się na działalność restauracji:

Żadna restauracja nie może funkcjonować bez solidnego zespołu kulinarnego. Niezależnie od tego, czy prowadzisz elegancką restaurację, czy bistro w okolicy, potrzebujesz szefa kuchni, który będzie kierował personelem zaplecza.

Będą odpowiedzialni za nadzorowanie operacji kuchennych, w tym obchodzenie się z żywnością i bezpieczeństwo żywności, przygotowywanie, gotowanie i powlekanie. Będą również musieli zapewnić spójną jakość, smak i prezentację potraw.

W wyniku zawyżonych kosztów żywności i zwiększonej świadomości zrównoważonego rozwoju coraz więcej restauracji bierze pod uwagę swój wpływ na środowisko. Według Michelin programy redukcji marnotrawstwa żywności są w tym roku bardzo popularne.

„Jak my, jako szefowie kuchni, możemy udawać pasję, jeśli nie dbamy o środowisko, a co za tym idzie, o produkty, które musimy gotować, ani o ludzi, dla których gotujemy?” szef kuchni Amerigo Sesti z jednej gwiazdki MICHELIN J'AIME by Jean-Michel Lorain w Bangkoku powiedział przewodnikowi MICHELIN.

W zależności od Twojej restauracji, kilka osób może tworzyć tygodniowe harmonogramy. Na przykład szef kuchni lub zastępca szefa kuchni może być odpowiedzialny za tworzenie harmonogramu personelu kuchennego, podczas gdy zastępca kierownika jest odpowiedzialny za planowanie personelu frontowego.

Niezależnie od tego, jak to zrobisz, wydajność operacyjna jest kluczowa. Właściwe planowanie jest ważne z wielu powodów, w tym:

• Pozwala zmaksymalizować możliwości personelu.
• Możesz kontrolować koszty pracy, zapobiegając pracy w nadgodzinach.
• Posiadanie jasnego obrazu dostępnych pracowników ułatwia planowanie na wypadek nieoczekiwanych sytuacji. Na przykład, jeśli masz nagły wzrost rezerwacji i musisz wezwać dodatkowy personel lub ktoś dzwoni w ostatniej chwili.
• Jasne harmonogramy zapobiegają wypaleniu i frustracji pracowników, co skutkuje szczęśliwszymi pracownikami, zwiększoną produktywnością i lepszą gościnnością.
• Harmonogramy określają jasne oczekiwania i pociągają personel do odpowiedzialności za wykonanie przydzielonych zadań.

Szkolenia pracowników to zdecydowanie jeden z najważniejszych aspektów działalności restauracji. Niezbędne jest posiadanie ustrukturyzowanego programu szkoleniowego, tak aby każdy członek zespołu dokładnie wiedział, czego się od niego oczekuje i jak wykonywać swoje codzienne zadania. Pomaga im także podejmować lepsze, bardziej świadome decyzje.

Twój program szkoleniowy powinien obejmować połączenie szkolenia w miejscu pracy i szkolenia cyfrowego, aby zapewnić wszechstronny przegląd wszystkiego, co pracownicy powinni wiedzieć, na przykład pozycji menu, etapów obsługi i prawidłowego korzystania z systemu POS.

Sercem Twojej restauracji jest oczywiście obsługa. Niezależnie od tego, czy jesteś otwarty na śniadanie, lunch czy kolację (lub wszystkie trzy), obsługa musi działać jak dobrze naoliwiona maszyna. Obejmuje to zarządzanie jadalnią, witanie i sadzanie gości, przyjmowanie zamówień, podawanie posiłków i napojów, obsługę zapytań lub problemów klientów oraz zapewnianie przyjemnych wrażeń kulinarnych.

Jednym z najlepszych sposobów zapewnienia płynnego działania usług jest organizowanie spotkań przed zmianą. Dużo

podobnie jak narady drużynowe przed meczem piłki nożnej, spotkania przed zmianą pozwalają podkręcić personelowi i spotkać się z nim przed pracowitą zmianą. Wykorzystaj ten czas, aby podzielić się ważnymi aktualizacjami i ogłoszeniami, liczbą rezerwacji w książkach, odpowiedzieć na pytania i pozwolić personelowi wypróbować specjalne lub nowe dania z menu.

Codzienna działalność restauracji musi obejmować sprzątanie, warunki sanitarne i protokół bezpieczeństwa. Zarówno kuchnia, jak i jadalnia muszą być regularnie sprzątane, aby zachować zgodność z OSHA i lokalnym wydziałem zdrowia (nie wspominając o tym, że czysta restauracja jest po prostu bardziej zachęcająca i atrakcyjna dla gości). Lokalne władze mogą również wymagać od niektórych pracowników posiadania certyfikatów wydanych przez miasto lub certyfikatów ServSafe.

Aby upewnić się, że sprzątanie zostanie wykonane, włącz je do procedur pracy dodatkowej i zamykania pracowników. Użyj aplikacji do tworzenia prostych, dostosowanych list kontrolnych, aby pomóc zarówno pracownikom kuchni, jak i pracowników front-of-house dokładnie zapamiętać, co i jak muszą posprzątać na koniec zmiany.

Menedżerowie i szefowie kuchni są zwykle odpowiedzialni za utrzymanie kosztów żywności i pracy, ale możesz chcieć zatrudnić księgowego lub księgowego, który pomoże Ci zarządzać finansami. Będą odpowiedzialni za pomoc w zarządzaniu budżetem restauracji i listą płac, monitorowaniem wydatków, śledzeniem przychodów i przeprowadzaniem analiz rentowności.

Upewnij się, że dokumentujesz wszystkie transakcje i przechowujesz szczegółowe zapisy czasu pracy wszystkich pracowników za pomocą zegara czasu pracy. W ten sposób pracownicy są odpowiedzialni za rejestrowanie i kończenie swoich zmian za pomocą telefonów, a godziny pracy wszystkich są automatycznie rejestrowane na kartach czasu pracy. W razie potrzeby możesz je edytować i eksportować bezpośrednio do programu Excel lub systemu płac.

Regularnie przeprowadzaj inwentaryzację i posiadaj system, który to umożliwia. Zarówno przód, jak i tył domu będą odpowiedzialne za zakup i utrzymywanie zapasów, więc najprawdopodobniej będzie to wiele osób odpowiedzialnych za to zadanie.

Oczywiście kuchnia wyda najwięcej na zapasy żywności, ponieważ kupuje wszystkie składniki. Ale musisz także kupić przedmioty na front domu, które mogą obejmować: dodatki do alkoholu i koktajli, pojemniki na wynos, plastikowe sztućce, papierowe serwetki, artykuły biurowe oraz kawę i herbatę.

6 porad ekspertów dotyczących skutecznego zarządzania działalnością restauracji

Oto 6 porad ekspertów, jak usprawnić zarządzanie działalnością restauracji i zwiększyć zyski:

Twoi pracownicy są Twoim najważniejszym zasobem, a Twoja restauracja po prostu nie będzie funkcjonować bez dedykowanego zespołu. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zatrudnić najlepszych członków zespołu do Twojej restauracji:

• Zdefiniuj role i wymagania na stanowiskach: Jasno określ stanowiska, które musisz obsadzić, wraz z ich konkretnymi obowiązkami, pełnymi opisami stanowisk i kwalifikacjami kandydatów. Umieść wszystkie te informacje w ogłoszeniu o pracę, aby zmniejszyć liczbę niewykwalifikowanych kandydatów.
• Uważnie przeglądaj aplikacje: uważnie przeglądaj wszystkie otrzymane CV i zwracaj szczególną uwagę na odpowiednie doświadczenie i umiejętności. Zaproś najbardziej wykwalifikowanych kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne.
• Przeprowadzaj praktyczne oceny lub etapy: W zależności od stanowiska rozważ przeprowadzenie praktycznych ocen lub etapów w celu oceny umiejętności kandydatów. Na przykład możesz poprosić kucharzy o zademonstrowanie swoich umiejętności kulinarnych lub poprosić barmanów o przygotowanie kilku koktajli.
• Sprawdź referencje: Skontaktuj się z referencjami, aby poznać etykę pracy kandydata, jego rzetelność i wyniki na poprzednich stanowiskach.
• Ustal, czy kandydaci pasują kulturowo: Oceń zgodność kandydatów z kulturą i wartościami Twojej restauracji podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Zastanów się, jak mogą współpracować z istniejącym zespołem i jak mogą przyczynić się do pozytywnego środowiska pracy.

Restauracje mają jedną z najniższych marż zysku w każdej branży, mieszczącą się średnio w przedziale 3-5%. Jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących zarządzania restauracją jest skrupulatne rejestrowanie wszystkich kosztów i zarządzanie nimi. Od sprzętu po koszty żywności i robocizny, miej wdrożony system do rejestrowania i śledzenia wszystkich wydatków.

Jeśli zatrudniasz księgowego lub księgowego, ściśle z nimi współpracuj, aby monitorować finanse restauracji. Kontrolowanie przepływów pieniężnych jest kluczem do prowadzenia dochodowego biznesu i udanej działalności restauracji w perspektywie długoterminowej.

Technologia ma kluczowe znaczenie dla zarządzania działalnością restauracji, ponieważ umożliwia przechowywanie wszystkich ważnych informacji dotyczących restauracji i zarządzanie nimi online. Dzięki temu wszystko jest dostępne, a także automatyzuje procesy, takie jak inwentaryzacja, lista płac i zamówienia online.

Ponadto aplikacja do zarządzania pracownikami, taka jak Connecteam, jest tajną bronią kierownika restauracji do nadzorowania zespołu i usprawniania wszystkiego, od planowania po komunikację.

Oto kilka sposobów, w jakie Connecteam może usprawnić działalność restauracji:

Uproszczona komunikacja

Niezależnie od tego, czy szef kuchni dodaje nową przystawkę do menu, przygotowuje danie, czy też chcesz przekazać kelnerom zmiany w harmonogramie, musisz mieć sposób na dotarcie do wszystkich członków zespołu. A w branży, która pracuje w systemie zmianowym, osobiste zwracanie się do całego zespołu jest po prostu niemożliwe.

Connecteam nie tylko pozwala oddzielić służbowe i prywatne wiadomości, ale także umożliwia tworzenie grup dla każdej roli w Twojej restauracji, oznaczonych jako Inteligentne Grupy, dzięki czemu możesz jednocześnie wysyłać wiadomości do wszystkich odpowiednich pracowników. Lub publikuj ważne ogłoszenia i aktualizacje w firmowym kanale informacyjnym, aby Twój zespół natychmiast otrzymał wszystkie informacje potrzebne do pozostania w kontakcie bezpośrednio ze swoich telefonów.

Usprawnione planowanie i listy płac

Dzięki aplikacji do planowania pracowników Connecteam masz przejrzysty przegląd preferencji pracy i dostępności wszystkich osób bezpośrednio z aplikacji. System ostrzega również o wszelkich błędach w czasie rzeczywistym, takich jak podwójne planowanie, zapobieganie konfliktom.

Możesz także przydzielać określone zadania i dołączać ważne notatki i dokumenty do każdej zmiany, aby pracownicy mieli wszystkie istotne informacje, których potrzebują do wykonywania swoich zadań. Jeśli pracujesz z usługą dostawy, może to być również bardzo pomocne.

Connecteam zawiera również szablony planowania pracowników, które jeszcze bardziej upraszczają ten proces, oraz natychmiastowe powiadomienia, gdy tylko harmonogram zostanie opublikowany, aby personel mógł go natychmiast sprawdzić.

Łatwe zarządzanie zadaniami i pracami dodatkowymi

Upewnij się, że zadania i listy kontrolne zadań pobocznych nigdy więcej nie zgubią się w zakurzonym segregatorze, korzystając z aplikacji listy kontrolnej Connecteam. Możesz dołączyć listy kontrolne specyficzne dla zmiany do przydzielonego personelu bezpośrednio z harmonogramu pracownika, aby upewnić się, że wykonają pracę na czas.

Pracownicy mogą nawet zaznaczać zadania po ukończeniu elementu i powiadamiać kierowników o ich zakończeniu. W ten sposób możesz mieć pewność, że prace poboczne zostaną wykonane na każdej zmianie.

Użyj dostosowanych szablonów restauracji

Connecteam zapewnia dostosowane szablony raportów, list kontrolnych i innych formularzy zaprojektowanych specjalnie dla restauracji. Dzięki digitalizacji procedur, takich jak kontrola wstępna, listy kontrolne bezpieczeństwa i inwentaryzacji, można łatwo zautomatyzować procedury bez konieczności dużej konfiguracji. Możesz także tworzyć własne szablony od podstaw.

Przechowuj wszystkie ważne dokumenty w jednym łatwo dostępnym miejscu

Baza wiedzy Connecteam umożliwia wszystkim pracownikom dostęp do ważnych dokumentów, takich jak listy składników, menu, podręczniki szkoleniowe i listy kontrolne zadań pobocznych za pomocą urządzeń mobilnych lub tabletów. Ponadto mogą łatwo udostępniać te dokumenty innym pracownikom, co może usprawnić komunikację i współpracę w całym zespole.

Zapewnienie ciągłych kursów doskonalenia zawodowego dla menedżerów i szefów kuchni wzmacnia ich poczucie przywództwa w Twojej restauracji. Informuje ich również o trendach w branży, podnosi poziom umiejętności, motywuje, poprawia obsługę klienta i pokazuje, że zależy Ci na ich rozwoju zawodowym.

Menedżerowie mogą dzielić się swoją wiedzą ze swoimi zespołami, aby pomóc w tworzeniu środowiska pracy opartego na współpracy i wsparciu. W ten sposób tworzy się również kulturę ciągłego uczenia się i doskonalenia, co jest ważne dla zatrzymania pracowników.

Wspaniała restauracja nie jest definiowana tylko przez jakość jedzenia; to poziom usług naprawdę go wyróżnia. I chociaż średni wskaźnik utrzymania klientów w restauracji jest raczej niski i wynosi około 55%, poczta pantoflowa jest jednym z najlepszych narzędzi marketingowych, jakie możesz mieć. Zapewnij wyjątkową gościnność, a nawet jednorazowi goście opowiedzą o tym znajomym.

Dlatego obsługa klienta nie powinna być refleksją — powinna być spleciona z kulturą i wartościami Twojej firmy.

Omów znaczenie gościnności od pierwszego dnia szkolenia pracowników. Możesz także wykorzystać spotkania przed zmianą, aby podkreślić rzeczywiste przykłady zarówno dobrych, jak i złych doświadczeń klientów w Twojej restauracji. Prowadź otwarte dyskusje na temat tego, czego Twój zespół może się nauczyć i jak udoskonalić się następnym razem.

Powinieneś także wyróżnić i nagrodzić pracowników recepcji, którzy otrzymują pochlebne recenzje lub robią wszystko, co w ich mocy dla gościa. Wyróżnij ich w firmowej aplikacji informacyjnej, daj im cyfrową odznakę, aby wyrazić swoją wdzięczność, a nawet nagrodź ich punktami, które mogą wymienić na karty upominkowe dla swoich ulubionych sprzedawców detalicznych. Możesz nawet chcieć dorzucić bezpłatną butelkę wina jako podziękowanie.

Instrukcja operacyjna, często mylona z podręcznikiem dla pracowników, to dokument zawierający listę wszystkich procesów i procedur w restauracji. Wyznacza standardy operacyjne dla Twojej firmy i członków Twojego zespołu, pomaga zapobiegać błędom, zwiększa wydajność operacyjną i obsługę klienta oraz pomaga zmniejszyć rotację pracowników. Kiedy nowi pracownicy rozumieją wszystkie procedury i zasady obowiązujące w restauracji, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zostaną w firmie i odniosą sukces.

Zadbaj o dostępność swojej instrukcji operacyjnej, przesyłając ją do internetowej bazy wiedzy. W ten sposób nie będziesz musiał drukować kopii dla każdego pracownika, a członkowie personelu będą mogli przeglądać podręcznik na swoich telefonach lub tabletach, kiedy tylko będą potrzebować odświeżenia.

Zarządzanie działalnością restauracji jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu

Bez jasnego obrazu każdego procesu zachodzącego w Twojej restauracji, menedżerowie i właściciele restauracji nie będą w stanie skutecznie prowadzić swoich biznesów. Właściwe zarządzanie zespołem, kosztami, zapasami i menu zapewni dochodową restaurację.

Ponadto pamiętaj o włączeniu najlepszych rozwiązań technologicznych do zarządzania działalnością Twojej restauracji. Na przykład Connecteam to najlepsza aplikacja do zarządzania pracownikami w ruchu w czasie rzeczywistym. Pozwala komunikować się, planować i zarządzać wszystkimi członkami zespołu, niezależnie od tego, czy fizycznie przebywają w restauracji, czy nie.

Zacznij korzystać z Connecteam za darmo już dziś!

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj