Jak stworzyć harmonogram restauracji (+ wskazówki dotyczące maksymalizacji produktywności zespołu)

Tworzenie harmonogramu dla Twojej restauracji może być trudne, ponieważ istnieje wiele różnych czynników i sprzecznych priorytetów, które musisz uwzględnić i spróbować zrównoważyć.

Pracownicy mogą chcieć pracować w różnych godzinach, niektórzy mogą prosić o dni wolne, a inni mogą prosić o więcej lub mniej godzin. Zarządzając tym wszystkim, musisz upewnić się, że każda zmiana jest wypełniona, a Twoi pracownicy mogą być tak produktywni, jak to tylko możliwe.

Dobrą wiadomością jest to, że stworzenie idealnego harmonogramu restauracji nie musi być kłopotliwe. Postępując zgodnie z kilkoma wskazówkami i sztuczkami, zobaczysz, że proces jest dość łatwy. W tym przewodniku omawiamy wszystko, co musisz wiedzieć o tworzeniu harmonogramu restauracji i oferujemy nasze najważniejsze wskazówki, które pomogą Ci odnieść sukces.

Dlaczego harmonogram restauracji jest tak ważny?

Planowanie ma kluczowe znaczenie dla sprawnego działania każdej restauracji. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym kluczowym sposobom, w jaki właściwe planowanie może pomóc Twojej firmie w rozwoju.

Upewnij się, że każda zmiana jest zakryta

Niewiele jest rzeczy gorszych w branży restauracyjnej niż brak personelu podczas pracowitej zmiany. Zamówienia trwają dłużej, morale pracowników spada, a klienci są bardziej narażeni na złe doświadczenia.

Jedną z głównych zalet planowania jest zapewnienie, że każda rola jest realizowana podczas każdej zmiany . Możesz zdecydować, ilu szefów kuchni, personelu autobusowego i kelnerów potrzebujesz na daną zmianę, a następnie przypisać odpowiednich pracowników do pracy na każdej zmianie.

Jeśli tworzysz harmonogramy na cały tydzień, możesz mieć pewność, że w nadchodzących dniach Twoja restauracja będzie w pełni obsadzona.

Maksymalizuj produktywność pracowników

Pracownicy restauracji muszą pracować jako zespół, aby być jak najbardziej produktywnym. Potrzebujesz kelnerów, którzy zastępują się nawzajem, oraz szefów kuchni, których style pracy są zbieżne.

Harmonogram daje możliwość decydowania, którzy pracownicy będą ze sobą pracować i jak często. Pracownicy, którzy dobrze ze sobą współpracują, są zwykle szczęśliwsi i bardziej produktywni, co może prowadzić do lepszej obsługi klienta i zwiększenia przychodów.

Rozłóż pracę równomiernie wśród pracowników

W branży restauracyjnej dobrze wiadomo, że niektóre zmiany są lepsze dla kelnerów niż inne. Na przykład ekskluzywna restauracja jest znacznie bardziej zatłoczona w weekendowe wieczory niż w dni powszednie podczas lunchu. Bardziej pracowite zmiany oznaczają więcej napiwków, więc pracownicy zazwyczaj chcą jak najwięcej takich lukratywnych zmian.

Możesz wziąć to pod uwagę podczas tworzenia harmonogramów, aby zapewnić każdemu pracownikowi równą dystrybucję zmian . W ten sposób pracownicy mają mniej więcej równe szanse na zdobycie napiwków przez cały tydzień. Pracownicy, którzy czują, że są traktowani sprawiedliwie w ten sposób, są bardziej skłonni do pracy w Twojej restauracji.

Oszczędzaj pieniądze na kosztach pracy

Chociaż ważne jest, aby zapewnić pokrycie każdej zmiany, nie chcesz też płacić za siłę roboczą, której nie potrzebujesz. Oznacza to wyeliminowanie nadmiernego zatrudnienia i ograniczenie nadgodzin w jak największym stopniu.

Dzięki oprogramowaniu do tworzenia harmonogramów można przewidzieć zapotrzebowanie na każdą zmianę i zaplanować odpowiednią liczbę pracowników. Możesz także monitorować liczbę godzin przypadających na każdego pracownika w ciągu tygodnia i wprowadzać korekty w celu zmniejszenia liczby nadgodzin.

Jak działa planowanie pracowników restauracji?

Planowanie pracowników restauracji zaczyna się od menedżerów, którzy określają potrzeby operacyjne firmy i pory największego ruchu, a także dostępność pracowników, ich umiejętności i preferencje zmianowe. Następnie menedżerowie tworzą harmonogram, który uwzględnia te czynniki — zwykle za pomocą pióra i papieru, arkusza kalkulacyjnego online lub cyfrowego narzędzia do planowania personelu.

Harmonogramy są następnie udostępniane pracownikom, którzy w razie potrzeby mogą zażądać zmian. Menedżerowie będą aktualizować zmiany zgodnie z wymaganiami, aby uniknąć konfliktów w harmonogramie i problemów, takich jak niedobór lub nadmiar personelu. Zarówno menedżerowie, jak i pracownicy muszą być szczególnie elastyczni i komunikatywni w przypadku nieobecności, które mogą mieć wpływ na harmonogramy.

Dla większości restauratorów najlepszym sposobem tworzenia grafików pracowniczych jest skorzystanie z dedykowanego oprogramowania do tworzenia grafików . Dzięki temu możesz podzielić każdy dzień na zmiany i zdecydować, który z Twoich pracowników powinien zostać przydzielony do tych zmian.

Niektóre platformy do planowania, takie jak Connecteam, oferują interfejs typu „przeciągnij i upuść” do tworzenia harmonogramów. Jest to pomocne, ponieważ możesz utworzyć wstępny harmonogram, a następnie wprowadzać zmiany, po prostu przesuwając zmiany i pracowników w kalendarzu. Możesz także powielać harmonogram z jednego tygodnia na drugi, co oszczędza czas, jeśli potrzeby kadrowe Twojej restauracji są względnie spójne.

Oczywiście nadal musisz wiedzieć, jakiego zakresu potrzebujesz na każdą zmianę. Te informacje są zazwyczaj oparte na własnych doświadczeniach, więc zastanów się, w jakie dni i godziny jest największy ruch w Twojej restauracji, i zacznij od tego. Dobrym pomysłem jest również robienie notatek na temat jakości personelu każdego dnia, aby w razie potrzeby można było dostosować przyszłe harmonogramy.

Jak zbudować harmonogram personelu

Teraz, gdy znasz podstawy planowania restauracji, przejdźmy do tworzenia harmonogramu restauracji. Podzielimy to na 6 kroków.

Krok 1: Rozplanuj swoje zmiany

Pierwszy krok w tworzeniu harmonogramu pracowników restauracji jest również najbardziej złożony. Musisz zdecydować , jakie zmiany potrzebujesz i ile godzin powinna obejmować każda zmiana .

W następnej sekcji wyjaśnimy niektóre z najczęstszych rodzajów harmonogramów zmian w restauracjach. Wielu restauratorów stosuje kombinację zmian 4- i 8-godzinnych, niektórzy 12-godzinnych, a jeszcze inni ustalają godziny na godziny.

Bez względu na to, jakiej struktury zmian używasz, zwykle pomocne jest utrzymywanie takiego samego układu zmian z tygodnia na tydzień . Zmniejsza to zamieszanie wśród pracowników i upraszcza proces planowania.

Musisz także zdecydować, ilu pracowników potrzebujesz do każdego zadania w swojej restauracji. To znaczy, ile osób potrzebujesz w kuchni? Ilu kelnerów? Ilu witających i ilu pracowników autobusu?

Uzyskanie tego właściwego wymaga trochę prób i błędów. Przejrzyj swoje wcześniejsze harmonogramy, jeśli takie masz, i zastanów się, jak bardzo zajęta jest Twoja restauracja w danym dniu i o określonej godzinie. Nie zapomnij wziąć pod uwagę świąt, które mogą przyciągnąć dodatkowych klientów.

Krok 2: Zdecyduj o długości swojego harmonogramu

Kiedy usiądziesz, aby sporządzić harmonogram, prawdopodobnie będziesz planować zmiany na więcej niż jeden dzień na raz. W przeciwnym razie będziesz musiał spędzać czas na tworzeniu harmonogramów każdego dnia, co nie jest zbyt wydajne.

Ale na ile dni należy zaplanować?

W przypadku wielu restauracji odpowiedź brzmi: 2 tygodnie na raz . Publikowanie dwutygodniowych zmian umożliwia pracownikom planowanie z wyprzedzeniem, ale nie wybiega zbyt daleko w przyszłość. W przypadku harmonogramu dwutygodniowego musisz utworzyć i opublikować 26 harmonogramów każdego roku.

Niektórzy restauratorzy decydują się na tworzenie miesięcznych harmonogramów. Zmniejsza to liczbę harmonogramów, które należy sporządzić każdego roku do 12. Jednak pracownicy mogą mieć trudności z planowaniem na miesiąc lub dłużej w przyszłość. Może to skutkować większą liczbą próśb o urlop w ostatniej chwili lub nawet niepojawieniem się.

Tygodniowe harmonogramy są również opcją. Ponieważ zmiany w tygodniowym harmonogramie są tuż za rogiem, jest mniej prawdopodobne, że pracownicy będą mieli nieoczekiwane wolne lub inne problemy, które uniemożliwią im pojawienie się w pracy.

Jednak pracownikom może być trudno zaplanować swoje życie według tygodniowego harmonogramu, co może skutkować niższym morale. Dla kierownika restauracji planowanie zmian z tygodniowym wyprzedzeniem może być również stresujące.

Krok 3: Utwórz szkic harmonogramu

Po rozplanowaniu zmian na cały harmonogram możesz rozpocząć dodawanie pracowników do zmian. Na tym etapie tworzysz wstępną wersję roboczą, więc nie martw się zbytnio o minimalizację nadgodzin lub równoważenie godzin dla każdego pracownika. Celem jest po prostu wypełnienie wszystkich zmian.

Jeśli masz harmonogram z poprzedniego okresu 2-tygodniowego, możesz go zduplikować, aby utworzyć wersję roboczą harmonogramu.

Krok 4: Dostosuj swój harmonogram

Teraz, gdy masz już wypełnione wszystkie zmiany, nadszedł czas na drobne poprawki.

Najpierw dokładnie sprawdź, czy wszystkie zmiany są wykonalne. Każdy pracownik, którego przydzieliłeś do zmiany, powinien mieć kwalifikacje do pełnienia przypisanej mu roli. Powinieneś również sprawdzić, czy zaplanowane zmiany nie kolidują z czasem, o który prosili pracownicy.

Następnie policz przydzielone godziny każdemu pracownikowi. Każdy z nich powinien mieć mniej więcej tyle godzin, ile zwykle planuje przepracować. Jeśli jakikolwiek pracownik ma zaplanowane nadgodziny, możesz chcieć zastąpić go na zmiany, aby zminimalizować koszty nadgodzin.

Na koniec sprawdź, czy zmiany, które przypisałeś każdemu pracownikowi, są zrównoważone. Oznacza to, że każdy pracownik powinien mieć przypisaną mniej więcej taką samą liczbę lukratywnych zmian (takich jak weekendowe wieczory). Jeśli nie jest to możliwe w ramach jednego harmonogramu, upewnij się, że za każdym razem, gdy tworzysz harmonogram, różnisz, którzy pracownicy otrzymują korzystniejszy harmonogram.

Krok 5: Opublikuj swój harmonogram

Gdy Twój harmonogram jest gotowy, możesz go opublikować i udostępnić pracownikom.

Dobrym pomysłem jest opublikowanie harmonogramu z wyprzedzeniem co najmniej jego długości. Oznacza to, że jeśli tworzysz harmonogramy dwutygodniowe, publikuj każdy nowy harmonogram z 2-tygodniowym wyprzedzeniem . Harmonogramy miesięczne publikuj z miesięcznym wyprzedzeniem.

Porada profesjonalisty:

Opublikuj swój harmonogram w miejscu łatwo dostępnym dla pracowników. Możesz wysłać je do nich e-mailem lub udostępnić za pomocą aplikacji do planowania . Dobrym pomysłem jest również wydrukowanie kopii harmonogramu i wywieszenie go w strefie personelu restauracji.

Krok 6: Wprowadź poprawki

Nieuchronnie pracownicy będą żądać zmian po opublikowaniu nowego harmonogramu. Istnieje kilka sposobów dostosowania się do zmian.

Po pierwsze, możesz zezwolić pracownikom na wymianę zmian między sobą za Twoją zgodą. Zamiana zmian jest stosunkowo łatwą opcją do dostosowania, ponieważ może pomóc zapewnić pokrycie każdej zmiany i pozostawia pracownikom decyzję, które zmiany są dla nich najlepsze.

Inną opcją jest usunięcie pracownika ze zmiany i pozostawienie jej otwartej. Każdy wykwalifikowany pracownik może następnie ubiegać się o otwartą zmianę za Twoją zgodą. Daje to możliwość pracownikom, którzy chcą dodatkowych godzin, aby je otrzymać.

W przypadku zmian w harmonogramie w ostatniej chwili pamiętaj, aby zadzwonić lub wysłać SMS-a do pracowników tak szybko, jak to możliwe po zmianie harmonogramu, aby poinformować ich, co zostało dostosowane.

Rodzaje harmonogramów pracy restauracji

Chociaż masz swobodę tworzenia dowolnego harmonogramu, który najlepiej pasuje do Twojej restauracji, większość restauratorów skupiła się na kilku typowych strukturach harmonogramu.

Stałe zmiany

W przypadku stałych zmian pracownicy pracują co tydzień według tego samego harmonogramu. Może to być korzystne, ponieważ sprawia, że ​​planowanie jest proste, a Twoi pracownicy pracują w spójnych zespołach.

Wadą stałych zmian jest to, że nie są one zbyt elastyczne. Mogą utrudniać przystosowanie się do okresów wzmożonego ruchu. Mogą również skutkować niezrównoważonymi harmonogramami, w których niektórzy pracownicy wielokrotnie pracują na bardziej lukratywnych zmianach niż inni.

Obrotowe zmiany

W przypadku zmian rotacyjnych harmonogram pracownika zmienia się z tygodnia na tydzień. Zwykle zmiany obracają się według przewidywalnego schematu. Oto 3 najczęstsze harmonogramy zmian rotacyjnych:

5-2-2-5 harmonogramów

Harmonogram 5-2-2-5 wymaga od pracowników 5 dni pracy, 2 dni wolnego, 2 dni pracy, a następnie 5 dni wolnego. Zmiany trwają zwykle 12 godzin, ale można je również podzielić na bloki po 8 i 4 godziny.

2-2-3 harmonogramy

Harmonogramy zmian 2-2-3 są zwykle używane przez restauracje otwarte 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Pracownicy pracują 2 dni w pracy, 2 dni wolne, a następnie 3 dni pracy. W następnym tygodniu pracują 2 dni wolne, 2 dni pracy, a następnie 3 dni wolnego. Zmiany trwają zwykle 12 godzin.

harmonogramy 5-4-9

Harmonogramy 5-4-9 są używane przez wiele restauracji, które są otwarte 5 dni w tygodniu. Pracownicy pracują 4 9-godzinne dni i 1 8-godzinny dzień w ciągu jednego tygodnia, następnie 4 9-godzinne dni w następnym tygodniu, z 1 dniem wolnym.

Dzielone zmiany

Wszelkie zmiany, które są podzielone przez dłuższą przerwę, są znane jako zmiany podzielone. Można je wykorzystać, aby pracownicy pracowali w porze lunchu, a następnie wzięli kilka godzin wolnego i wrócili na obiad.

Podział zmian skraca czas, jaki pracownicy spędzają na pracy, gdy ruch w restauracji jest wolny. Mogą jednak również utrudnić pracownikom osiągnięcie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. W niektórych stanach, w tym w Kalifornii, pracownicy pracujący w systemie zmianowym mają prawo do dodatkowego wynagrodzenia.

Wskazówki dotyczące planowania restauracji

Oto 5 naszych najlepszych wskazówek, które pomogą Ci zapewnić, że Twoja restauracja jest zawsze odpowiednio obsadzona.

Ustaw zasady planowania

Stwórz podstawowy zestaw zasad planowania i trzymaj się ich. Może to obejmować, z jakim wyprzedzeniem będziesz publikować harmonogramy i z jakim wyprzedzeniem pracownicy muszą składać wnioski o urlop .

Twoje zasady planowania mogą również obejmować ustalanie minimalnych godzin dla każdego pracownika lub wyznaczanie poszczególnych zmian jako o dużym natężeniu ruchu (a tym samym lepszych na napiwki).

Honoruj ​​prośby o czas wolny

Jeśli pracownicy proszą o czas wolny, zrób wszystko, co w Twojej mocy, aby uszanować te prośby. Nawet jeśli jesteś zajęty, nie chcesz, aby pracownicy cierpieli z powodu wypalenia. Pracownicy, których wnioski o urlop zostały odrzucone, są również bardziej skłonni szukać pracy gdzie indziej.

Wysyłaj przypomnienia o zmianie

Automatyczne przypomnienia o zmianach mogą znacznie zmniejszyć liczbę niestawiennictwa. Może to być tak proste, jak wiadomość tekstowa lub powiadomienie push wysyłane na urządzenia mobilne pracowników.

Pracownicy przekrojowi

Jednym ze sposobów zmniejszenia niedoboru personelu jest przeszkolenie pracowników. Na przykład możesz przeszkolić osobę witającą, aby obsługiwała stoliki. W ten sposób mogą wkroczyć, gdy Twoja restauracja jest szczególnie zajęta lub jeśli jeden z kelnerów nie pojawi się w pracy.

Im bardziej Twoi pracownicy są przeszkoleni w zakresie obsadzania wielu stanowisk, tym więcej redundancji jest wbudowanych w każdy tworzony harmonogram .

Zbieraj dane

Pod koniec każdego dnia rób notatki na temat tego, jak Twój personel porównuje się z faktycznie potrzebną ochroną ubezpieczeniową. Jeśli podczas określonej zmiany stale występuje niedobór lub nadmiar personelu, pojawi się to w Twoich danych. Następnie możesz użyć tych danych, aby odpowiednio dostosować swój harmonogram.

Najlepsze praktyki planowania restauracji

Przestrzeganie kilku najlepszych praktyk może pomóc w tworzeniu lepszych harmonogramów, zadowoleniu pracowników i maksymalizacji przychodów firmy.

Użyj oprogramowania do planowania

Chociaż do tworzenia harmonogramów restauracji można używać pióra i papieru lub cyfrowych arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Arkusze Google lub Microsoft Excel, opcje te są czasochłonne i bardzo podatne na błędy.

Z drugiej strony oprogramowanie do planowania, takie jak Connecteam, może radykalnie skrócić czas tworzenia harmonogramów. Pomaga również wyeliminować konflikty i błędy w harmonogramie, które mogą prowadzić do niedoboru lub przerostu personelu.

Najlepsze opcje będą oferować intuicyjny interfejs typu „przeciągnij i upuść” do szybkiego i prostego budowania harmonogramu, możliwość tworzenia otwartych zmian oraz opcję planowania pracowników na podstawie kwalifikacji, preferencji i nie tylko.

Planować naprzód

Stwórz i opublikuj swój harmonogram z dużym wyprzedzeniem przed pierwszą zmianą w tym harmonogramie. Daje to pracownikom czas na zaplanowanie nowego harmonogramu. Jeśli pracownicy muszą znaleźć kogoś, kto zastępuje ich na zmianę, znalezienie zastępstwa może zająć im kilka dni.

Stwórz system kopii zapasowych

Błędy i sytuacje awaryjne się zdarzają i ważne jest, aby być na nie przygotowanym. Być może pracownik nie pojawia się na zmianie, a może wieczór w Twojej restauracji jest znacznie bardziej zajęty, niż się spodziewałeś. Bez względu na przyczynę ważne jest, aby dysponować systemem umożliwiającym uzyskiwanie wsparcia od pracowników, którzy obecnie nie pracują.

Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest płacenie pracownikom obniżonej stawki za gotowość do natychmiastowego przyjścia do pracy.

Alternatywnie możesz zaoferować półtora czasu pracownikom, którzy zgodzą się przyjść do pracy w krótkim czasie. Oznacza to, że płacisz im 1,5-krotność zwykłej stawki godzinowej.

Komunikuj się z pracownikami

Im więcej komunikujesz się ze swoimi pracownikami na temat planowania, tym mniej problemów z planowaniem napotkasz. Regularnie rozmawiaj z nimi osobiście lub za pośrednictwem poczty e-mail lub wiadomości tekstowych na temat ich harmonogramów, dostępności i preferencji zmianowych.

Ponadto przypomnij pracownikom, aby przed utworzeniem nowego harmonogramu przesłali wszelkie wnioski o urlop. Powinieneś także poinformować pracowników, kiedy spodziewać się nowego harmonogramu i jak rozwiązać wszelkie problemy, które pojawią się po opublikowaniu harmonogramu.

Wniosek

Harmonogram Twojej restauracji musi zapewniać odpowiedni personel przez cały czas, a jednocześnie zapewniać zadowolenie pracowników. Tworzenie harmonogramu obejmuje rozplanowanie zmian, równomierne rozłożenie pracy między pracowników i wprowadzanie zmian w razie potrzeby.

Chociaż początkowo tworzenie harmonogramu może wydawać się zniechęcające, proces ten staje się łatwiejszy wraz z praktyką. Postępując zgodnie z najważniejszymi wskazówkami, które udostępniliśmy w tym artykule – i korzystając z dedykowanego oprogramowania do planowania – przekonasz się, że stworzenie świetnego harmonogramu restauracji to pestka.

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po najlepszym oprogramowaniu do planowania restauracji, aby znaleźć odpowiednie narzędzie dla swojej firmy.

Zacznij korzystać z Connecteam za darmo już dziś!

Często zadawane pytania

Czy mogę używać programu Excel do tworzenia harmonogramu restauracji?

Chociaż możliwe jest użycie programu Excel do utworzenia harmonogramu pracowników restauracji, nie jest to dobry pomysł. Łatwo jest stracić kontrolę nad zmianami w programie Excel i spowodować konflikty w harmonogramie, które mogą później zaszkodzić Twojej firmie. Zamiast tego zalecamy korzystanie z dedykowanego oprogramowania do planowania, takiego jak Connecteam.

Skąd wiesz, jak planować personel restauracji?

Podjęcie decyzji, ilu pracowników potrzebujesz do pracy w restauracji w ciągu dnia, może być trudne. Dobrym pomysłem jest robienie notatek na temat tego, jak zaplanowane pokrycie wypada w porównaniu z natężeniem ruchu w Twojej restauracji. Z biegiem czasu będziesz mieć mnóstwo danych do wykorzystania przy podejmowaniu decyzji o planowaniu zmian.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj