12 skutecznych sposobów udostępniania informacji członkom zespołu

Bez względu na branżę udostępnianie informacji jest prawdopodobnie dużą częścią codziennych operacji Twojej organizacji. Możesz dzielić się zleceniami pracy, instrukcjami dotyczącymi nowej platformy internetowej, wskazówkami i najlepszymi praktykami dotyczącymi bardziej efektywnej pracy, a nawet informacją, kiedy będzie następny dzień wolny.

W dzisiejszym zabieganym świecie jest tak dużo komunikacji, że ważne szczegóły mogą prześlizgnąć się przez szczeliny. W takim przypadku pracownicy mogą nie mieć informacji potrzebnych do wykonywania swojej pracy. Co gorsza, mogą czuć się sfrustrowani, przeoczeni lub niezaangażowani, jeśli zostaną wykluczeni z pętli.

Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci uniknąć tych problemów. Poniżej dokładnie opisujemy, jak udostępniać informacje członkom zespołu. Nauczymy Cię również, jak zapewnić większą przejrzystość i zapobiegać nieporozumieniom i utracie informacji. Ponadto omawiamy najskuteczniejsze kanały komunikacji i sposoby korzystania z oprogramowania, takiego jak Connecteam, aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Znaczenie udostępniania informacji członkom zespołu

Udostępnianie informacji ma kluczowe znaczenie dla wyników finansowych i sukcesu firmy. Efektywne udostępnianie danych i ważnej wiedzy:

Pomóż pracownikom zwiększyć produktywność

Dzięki dobremu systemowi komunikacji Twój zespół nie musi spędzać godzin na szukaniu instrukcji dla pracowników, instrukcji i wszystkiego, czego potrzebuje do swojej pracy. Zamiast tego spędzają więcej czasu na zadaniach zawodowych.

Zachęcaj pracowników do bardziej efektywnej pracy

To proste: dzielenie się wiedzą na temat najlepszych praktyk i wskazówek może pomóc pracownikom lepiej wykonywać swoją pracę.

Zbuduj lepszą kulturę pracy

Kiedy firmy udostępniają szczegółowe informacje o wszelkich zmianach w organizacji lub nadchodzących wydarzeniach, pracownicy czują się włączeni. To z kolei może zbudować silniejszą kulturę miejsca pracy.

Zmniejsz ryzyko wyzwań

Wiele wyzwań w miejscu pracy sprowadza się do słabej wymiany informacji. Na przykład, jeśli pracownicy nie zostaną poinformowani, że muszą dzwonić, gdy się spóźnią, menedżerowie mogą być sfrustrowani, że nie dzwonią i nie pojawiają się pracownicy. Komunikowanie procesów i oczekiwań eliminuje wiele takich problemów.

Zadbaj o zadowolenie i zaangażowanie pracowników

Kiedy wszyscy otrzymują informacje bezpośrednio od firmy, a nie tylko ustnie, pracownicy częściej czują się częścią zespołu. Dzielenie się informacjami buduje zaufanie i relacje.

Uzyskaj lepsze wyniki z inicjatyw

Niezależnie od tego, czy otwierasz firmowy klub książki, czy potrzebujesz komitetu do zaplanowania przyjęcia świątecznego dla swojej organizacji, możliwość dotarcia do zespołu z informacjami pomaga uzyskać większe poparcie.

Zmniejsz swoją odpowiedzialność

Może być konieczne przekazanie informacji dotyczących bezpieczeństwa lub przepisów branżowych, aby zmniejszyć ryzyko kosztownych procesów sądowych. Na przykład, jeśli pracujesz w branży medycznej, Twój zespół musi wiedzieć, jak chronić dane pacjentów.

14 sposobów udostępniania informacji członkom zespołu

Najlepszy sposób udostępniania informacji grupie zależy od tego, co udostępniasz i z kim się komunikujesz . Twoja organizacja może komunikować się online i offline, a każda metoda udostępniania informacji może mieć swoje miejsce.

Poniżej znajduje się 14 sposobów, dzięki którym możesz pozostać w kontakcie ze swoim zespołem, aby mieć pewność, że dysponuje on zasobami, faktami i danymi, których potrzebuje.

9 metod online

1. Witryny firmowe. To najlepszy sposób na udostępnianie grupie informacji o danych, które (zwykle) się nie zmieniają. Może to być miejsce, w którym na przykład wyjaśnisz, jakie usługi oferujesz, jakie są Twoje wartości i jaka jest Twoja misja.
2. Wiadomości błyskawiczne. Platformy umożliwiające przesyłanie wiadomości błyskawicznych, takie jak Slack i Connecteam, są dobre do natychmiastowej komunikacji z jednostkami i grupami. Możesz łączyć się z innymi członkami zespołu bezpośrednio z urządzenia mobilnego i rozmawiać w czasie rzeczywistym. Możesz na przykład szybko powiadomić bazę o nagłej zmianie projektu lub ostrzec zespół w terenie o zbliżającej się złej pogodzie.
3. Filmy online. Krótkie 2-3-minutowe filmy publikowane online mogą być świetnym sposobem na zademonstrowanie zadań w pracy lub zaoferowanie szkoleń. Są również idealne do udostępniania informacji grupie.
4. Rozmowy telefoniczne. Może to być dobry sposób na natychmiastowe uzyskanie informacji od pracownika. Na przykład, jeśli pracownik nie pojawia się na zmianie, telefon może szybko rozwiązać problem.
5. E-mail. Jest to dobra metoda do stosowania w przypadku oficjalnych, formalnych zawiadomień, zwłaszcza gdy chcesz zachować dokumentację. Na przykład może to być właściwy wybór, jeśli chcesz ogłosić fuzję. Poczta e-mail zapewnia przestrzeń do wyjaśnienia wszystkiego i umożliwia pracownikom przeczytanie wiadomości w dogodnym dla nich czasie.
6. Aktualności firmy. Jest to idealne rozwiązanie do jednoczesnego udostępniania informacji określonym zespołom lub całej organizacji. Możesz go używać jako alternatywy dla wiadomości e-mail również w przypadku bardziej formalnych ogłoszeń.
7. Narzędzia umożliwiające współpracę. Platformy takie jak Dokumenty Google i Connecteam doskonale nadają się do pracy zespołowej i wewnętrznego udostępniania informacji. Na przykład możesz użyć jednej z platform do udostępniania plików projektowych lub poprosić pracowników o dodanie własnych pomysłów do wstępnej wersji misji nowej firmy.
8. Systemy zarządzania treścią (CMS). Platformy przeznaczone do zarządzania tworzeniem treści umożliwiają śledzenie terminów i projektów, pozwalają pracownikom komentować zadania robocze oraz udostępniać nowe zadania i pliki.
9. Wewnętrzne sieci społecznościowe. Platformy, takie jak Yammer i Connecteam, mogą działać jako bezpieczne wewnętrzne platformy mediów społecznościowych, w których pracownicy mogą angażować się w społecznościowe czaty.

5 metod offline

Oto najskuteczniejsze sposoby udostępniania informacji offline w firmie:

1. Codzienne stand-upy. Te krótkie, codzienne spotkania pomagają dzielić się postępami w projektach i celami zespołu. Pozwalają również udostępniać i rozwiązywać wszelkie wyzwania, które mogą spowolnić pracę.
2. Spotkania jeden na jeden. Dziel się informacjami z konkretnymi osobami, twarzą w twarz.
3. Cotygodniowe spotkania zespołu i comiesięczne spotkania całej firmy. Łączenie wszystkich pozwala zająć się nadchodzącymi zadaniami i zmianami, poczynionymi postępami i wszystkim, co może być wymagane do osiągnięcia nadchodzących celów.
4. Kwartalne spotkania wszystkich rąk. Spotkania wszystkich rąk gromadzą wszystkich interesariuszy, w tym wszystkich pracowników i kierownictwo, w celu przeglądu wszelkich spraw dotyczących całej firmy. Może to obejmować wprowadzenie nowych celów firmy lub nowego przywództwa.
5. Rekolekcje firmowe. Rekolekcje łączą pracowników poza pracą. To okazja do coachingu, budowania umiejętności, kontaktów towarzyskich, networkingu i przełamywania lodów, które mają na celu poprawę morale pracowników, wzmocnienie zespołów i zmniejszenie ryzyka wypalenia zawodowego.

Jak promować dobrą komunikację w swojej firmie

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się 14 skutecznym sposobom udostępniania informacji członkom zespołu, możesz zdać sobie sprawę, że będziesz potrzebować różnych metod komunikacji w różnych sytuacjach. Dobra strategia komunikacji może pomóc.

Oto jak go utworzyć:

Ustal swój poziom przejrzystości

Zastanów się, ile informacji udostępnisz swoim zespołom. W razie wątpliwości postaw na większą przejrzystość. Wzbudza to zaufanie i ustanawia precedens w zakresie wymiany informacji, który może zainspirować pracowników do dzielenia się także własnymi spostrzeżeniami.

Kierownictwo i menedżerowie w Twojej firmie powinni przedyskutować, jakie informacje można udostępniać, a jakie są prywatne.

Możesz także chcieć określić, jakie informacje są udostępniane przez kogo. Na przykład możesz zdecydować, że menedżerowie mogą dzielić się celami zespołu, podczas gdy kierownictwo jest odpowiedzialne za udostępnianie zmian w całej firmie.

Weź pod uwagę potrzeby swojego zespołu

Młodsi pracownicy mogą preferować bezpośrednie wiadomości i komunikację błyskawiczną, podczas gdy niektórzy starsi pracownicy mogą preferować e-maile lub rozmowy telefoniczne. Ale nie zawsze tak jest.

Przeprowadź ankietę w swoim zespole , aby dowiedzieć się, jakie formy udostępniania informacji sprawdzają się u wszystkich.

Jeśli istnieje konsensus, możesz wybrać jeden kanał komunikacji zamiast innego, na przykład wiadomości błyskawiczne przez e-mail. Możesz też udostępnić te same informacje na kilku kanałach, aby mieć pewność, że wszyscy je zobaczą.

Uczyń komunikację bumerangiem opartym na współpracy, a nie ulicą jednokierunkową

Przyjrzyj się , jak przepływa informacja w Twojej firmie. Gdy wysyłasz wiadomości lub aktualizacje do swoich zespołów, informacje powinny wrócić do Ciebie z opiniami i świeżymi pomysłami.

Przy tego rodzaju podejściu opartym na współpracy można budować na informacjach .

Na przykład wyobraź sobie, że dzielisz się pomysłem na firmowe przyjęcie świąteczne. Kilku pracowników zgłasza się na ochotnika do zorganizowania wydarzenia i podzielenia się pomysłami na dekoracje. Nagle wysyłasz i otrzymujesz informacje, których możesz użyć.

Aby upewnić się, że informacje nie pozostaną ulicą jednokierunkową, poproś o dodatkowe pomysły podczas udostępniania aktualizacji lub wiadomości firmowych. Możesz na przykład udostępnić plik i napisać: „Jeśli zauważysz, że czegoś tu brakuje, daj mi znać”.

Ułatw sobie przyswajanie informacji

Gdy pracownik nie może uczestniczyć w wirtualnym spotkaniu obejmującym całą firmę lub przegapi powiadomienie o nowym szkoleniu, upewnij się, że nadrobi zaległości. Możesz na przykład opublikować notatki ze spotkania online w firmowej bazie wiedzy lub wysłać przypomnienia o szkoleniu.

Platforma internetowa lub biuletyn pracowniczy to 2 świetne sposoby, aby upewnić się, że każdy otrzyma potrzebne informacje. Gdy udostępniana jest nowa wiadomość lub aktualizacja, opublikuj ją w centralnym miejscu , aby każdy miał drugą szansę na nadrobienie zaległości.

Oceń swoje metody udostępniania informacji

Aktywnie szukaj progów zwalniających, które spowalniają udostępnianie zasobów. Upewnij się, że pracownicy mają odpowiednie uprawnienia do przeglądania plików online i że pliki są aktualizowane o najnowsze informacje. Usuń nieaktualne zasoby online, aby uniknąć nieporozumień.

Ponadto regularnie pytaj swój zespół o informacje zwrotne na temat danych i zasobów, do których ma dostęp. Zapytaj, czy istnieją dodatkowe opcje szkoleniowe, listy kontrolne, formularze lub inne informacje, które mogłyby pomóc im lepiej wykonywać swoją pracę. Następnie pracuj nad wdrożeniem tych zasobów.

Ustal zasady, aby informacje trafiały we właściwe ręce właściwymi kanałami

Większość pracowników nie chce otrzymywać informacji o rozwiązaniu umowy za pośrednictwem wiadomości błyskawicznych. Jednak często chcą usłyszeć pochwały na forum publicznym, na przykład w wiadomości wideo udostępnionej zespołowi.

Zorganizuj wspólne spotkanie, podczas którego omówisz , w jaki sposób należy udostępniać różne rodzaje informacji . Pomaga to osiągnąć konsensus co do tego, co jest, a co nie jest właściwe, jeśli chodzi o udostępnianie informacji. Na przykład możesz zdecydować, że informacje o zmianach w zatrudnieniu powinny być udostępniane tylko za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Oprócz zastanowienia się, jak udostępniać informacje, zastanów się, kiedy je udostępniać . Na przykład możesz chcieć ustawić reguły dotyczące tego, czy i kiedy menedżerowie mogą kontaktować się z pracownikami po godzinach.

Rozważając sposób udostępniania informacji, nie zapomnij o ułatwieniach dostępu . Na przykład pracownicy niedosłyszący docenią napisy w wiadomościach wideo, podczas gdy inni pracownicy mogą skorzystać na obrazach i grafikach zawartych w dokumentach, wiadomościach i innych ogłoszeniach.

Korzystaj z Connecteam, aby skutecznie udostępniać informacje członkom zespołu

Connecteam to wszechstronna platforma spełniająca wszystkie Twoje potrzeby w zakresie komunikacji i udostępniania informacji. Zapewnia kompleksowe szyfrowanie danych i brak ograniczeń w przechowywaniu, dzięki czemu możesz z pełnym zaufaniem udostępniać wszystkie potrzebne pliki i dokumenty.

Przyjrzyjmy się bliżej funkcjom, które ułatwią Ci życie zawodowe.

Baza wiedzy

Connecteam umożliwia stworzenie bazy wiedzy wypełnionej wszystkimi ważnymi informacjami o Twojej firmie. Pracownicy mają do niej dostęp w dowolnym miejscu i czasie, bezpośrednio ze swoich urządzeń mobilnych. Mogą nawet korzystać z aplikacji Connecteam w dowolnym z 14 różnych języków i łatwo wyszukiwać potrzebne informacje.

Dzięki Connecteam organizowanie i udostępnianie plików i informacji jest bardzo proste. Po prostu przeciągnij i upuść pliki, aby je przesłać . Możesz także łatwo zastąpić starsze wersje plików, a ponieważ kopie zapasowe wszystkich danych znajdują się w bezpiecznej chmurze prywatnej, zawsze będziesz mieć dostęp do najnowszej wersji każdego pliku. Nigdy więcej nie martw się o nieaktualne informacje!

Ponadto możesz ustawić niestandardowe uprawnienia , aby odpowiednie osoby w Twoim zespole miały dostęp do instrukcji dla pracowników, materiałów szkoleniowych, dokumentów i innych potrzebnych im informacji. W razie potrzeby możesz cofnąć uprawnienia lub poprosić zespoły o przesłanie własnych plików.

Szkolenie Connecteam

Connecteam ułatwia przesyłanie krótkich filmów szkoleniowych i tworzenie w pełni dostosowanych kursów szkoleniowych dla Twojego zespołu. Możesz nawet wypytywać pracowników o to, czego się nauczyli.

Ponadto możesz zobaczyć, jakie szkolenia ukończyli Twoi pracownicy i wysyłać im przypomnienia o ukończeniu sesji szkoleniowych. Ponadto możesz łatwo aktualizować i wymieniać materiały szkoleniowe, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.

Czat w aplikacji

Bezpieczny wbudowany czat Connecteam pozwala Tobie i Twoim pracownikom łączyć się ze sobą w czasie rzeczywistym. Skonfiguruj czaty grupowe lub czaty indywidualne, aby umożliwić natychmiastową komunikację, bez względu na to, gdzie znajduje się Twój zespół.

W wiadomościach możesz udostępniać obrazy, notatki dźwiękowe, pliki, a nawet skróty do innych funkcji Connecteam.

Ankiety i ankiety

Ankiety Connecteam pozwalają mierzyć puls Twojej organizacji i łatwo zbierać informacje zwrotne. Możesz na przykład zapytać, jakich informacji potrzebują Twoi pracownicy i jakie są ich doświadczenia ze stylem komunikacji Twojej firmy, aby móc wprowadzić dowolne zmiany w razie potrzeby.

Dostępne jest również narzędzie do ankiet na żywo , które idealnie nadaje się do uzyskiwania szybkich informacji na określone tematy.

Aktualności firmy

Dzięki Connecteam możesz skonfigurować firmowy kanał informacyjny , aby udostępniać aktualizacje i ogłoszenia określonym członkom zespołu lub całej organizacji.

Kanał informacyjny tworzy doświadczenie w stylu mediów społecznościowych, ponieważ możesz dodawać obrazy, pliki GIF i filmy do postów, aby informacje były łatwo przyswajalne.

Dostępna jest opcja planowania postów , zapewniająca udostępnianie informacji dokładnie we właściwym czasie. Możesz także zobaczyć, kto oglądał Twoje posty, dzięki czemu zawsze wiesz, kto jest na bieżąco.

Katalog pracowników

Katalog firmy zapewnia wszystkim łączność i łatwość znalezienia — a Connecteam ułatwia tworzenie takiego rozwiązania dla pracowników.

Ty i Twoi pracownicy możecie łatwo wyszukiwać innych członków zespołu i kontaktować się z nimi przez czat, SMS-y, e-mail lub telefon — bezpośrednio z katalogu.

Znajdź pracowników, wyszukując ich lokalizację, nazwisko, stanowisko lub dział. Możesz nawet zobaczyć szczegółowe informacje o każdym członku zespołu, takie jak preferowane godziny rozmów.

Informacje operacyjne

Zarządzanie zadaniami i planowanie są zawarte bezpośrednio w aplikacji Connecteam, dzięki czemu możesz informować pracowników w czasie rzeczywistym, kiedy są zaplanowane do pracy i co muszą zrobić.

Zobacz na pierwszy rzut oka, kto jest dostępny i upewnij się, że każdy pracownik ma formularze, listy zadań, listy kontrolne i inne zasoby potrzebne do każdego zadania. Możesz nawet komunikować się o czasie wolnym.

Uznanie i nagrody dla pracowników

Korzystanie z wbudowanego oprogramowania Connecteam funkcje rozpoznawania pracowników , możesz wysyłać pracownikom spersonalizowane odznaki uznania, aby świętować ich sukcesy i uhonorować kamienie milowe. Możesz także wysyłać pracownikom tokeny cyfrowe, które mogą wymieniać na karty podarunkowe.

Podsumowanie w Connecteam

Posiadanie wielu kanałów komunikacji na jednej platformie zmniejsza ryzyko, że coś prześlizgnie się przez szczeliny. Wynika to z faktu, że pracownicy muszą sprawdzać tylko jedną platformę, aby zobaczyć informacje o harmonogramie, informacje o pracy, czaty, aktualizacje i nie tylko.

Możesz używać Connecteam do udostępniania podręczników procedur, plików szkoleniowych, zasad dotyczących personelu, podręczników dla pracowników, arkuszy kalkulacyjnych inwentaryzacji, firmowych stron typu wiki i wszelkich innych firmowych materiałów, do których Twój zespół musi mieć dostęp. Wszystko jest w jednym miejscu i zawsze aktualne.

Connecteam pozwala nawet zobaczyć, którzy pracownicy ukończyli szkolenie, kto miał dostęp do plików i kto widział aktualizacje. W ten sposób możesz mieć pewność, że wszyscy w Twoim zespole otrzymują potrzebne informacje.

Wniosek

Twoi pracownicy muszą wiedzieć, co dzieje się w Twojej organizacji, aby wykonywać swoją pracę jak najlepiej, zachować wydajność i czuć się zaangażowanymi w misję Twojej firmy.

Wiedza o tym, jak udostępniać informacje członkom zespołu, to świetny punkt wyjścia, a odpowiednia technologia może w tym pomóc. Platforma taka jak Connecteam pomaga zastąpić wiele kanałów komunikacji i udostępniania informacji jedną aplikacją, z której Twoi pracownicy mogą korzystać w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.

Zarejestruj się w Connecteam już dziś .

Często zadawane pytania

Jak wygląda proces udostępniania informacji w firmie?

Proces rozpoczyna się od zidentyfikowania zapotrzebowania na określony rodzaj informacji. Następnie utworzysz treść i wyślesz ją lub prześlesz do odpowiednich kanałów. Następnie będziesz chciał zebrać opinie, aby ułatwić udostępnianie informacji w przyszłości. Ważne jest również regularne aktualizowanie informacji w razie potrzeby, aby były aktualne.

Jakie informacje muszą być udostępniane w organizacji?

Istnieje 5 głównych rodzajów informacji, które muszą być udostępniane w większości firm:

1. Materiały wymagane prawnie , takie jak obowiązkowe szkolenia lub informacje dotyczące bezpieczeństwa
2. Zasoby specyficzne dla zadania , które pomagają pracownikom wykonywać ich pracę, takie jak instrukcje dotyczące maszyn
3. Aktualizacje firmowe i zmiany organizacyjne , w tym wydarzenia firmowe
4. Informacje, które pomagają pracownikom odnieść sukces w miejscu pracy, w tym wskazówki dotyczące pracy i szczegóły dotyczące możliwości rozwoju zawodowego
5. Ogłoszenia, które wyrażają uznanie lub cześć dla pracowników , takie jak okrzyki za dobrze wykonaną pracę lub osiągnięcie kamienia milowego w miejscu pracy.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj