9 wskazówek, jak zbudować najlepszą rotację personelu dla swojej firmy

Tworzenie rotacji pracowników to delikatny akt równoważenia. Musisz wziąć pod uwagę nie tylko dostępność i umiejętności pracowników, ale także potrzeby swojej firmy. Niespełniające norm harmonogramy prowadzą do niedoboru personelu, jego nadmiaru i złej obsługi klienta. Może to wpłynąć na wyniki finansowe i morale pracowników. Zmiany wprowadzane w ostatniej chwili mogą pogorszyć sytuację i sprawić, że zarówno pracownicy, jak i menedżerowie będą zestresowani i zdezorientowani.

Dobrze zaprojektowana rotacja jest kluczem do uniknięcia tego wszystkiego. Menedżerowie wiedzą, że mają wystarczającą liczbę pracowników, a pracownicy otrzymują preferowane zmiany. Ponadto zorganizowana rotacja może pomóc w zapobieganiu wypaleniu pracowników i zmniejszeniu prawdopodobieństwa absencji. Poprawia to produktywność i obniża koszty pracy.

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez proces tworzenia rotacji personelu, która zapewni sprawne funkcjonowanie firmy i zadowolenie pracowników.

Co to jest rotacja personelu?

Rota personelu — znana również jako lista lub harmonogram — zawiera wszystkie informacje dotyczące zmian pracowników . Obejmuje to godziny rozpoczęcia i zakończenia zmiany, lokalizację, przerwy i wszelkie określone zadania do wykonania.

Szereg branż korzysta z systemów rotacyjnych, takich jak hotelarstwo, budownictwo, handel detaliczny i usługi terenowe. Istnieją również różne rodzaje elastycznych harmonogramów pracy, z których mogą korzystać pracodawcy. Należą do nich rotacje skompresowane, podzielone na zmiany lub na wezwanie.

Starannie zaplanowana rotacja wspiera działalność biznesową i morale personelu. Oprócz pomocy w uniknięciu niedoboru lub przerostu personelu, dobrze zorganizowany harmonogram zapewnia przestrzeganie wszelkich odpowiednich przepisów prawa pracy, takich jak nadgodziny lub przerwy.

Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, jak stworzyć dobrą rotację.

Co składa się na dobrą rotację pracy?

Konta dla potrzeb biznesowych

Musisz mieć wystarczającą liczbę pracowników, aby sprostać wymaganiom kadrowym Twojej firmy. Obejmuje to rozliczanie zmian sezonowych lub specjalnych wydarzeń wymagających większej liczby pracowników.

Potrzebujesz nie tylko wystarczającej liczby pracowników, ale także tych właściwych . Dobra rotacja równoważy zestawy umiejętności pracowników.

Niedobór personelu pod względem liczby lub umiejętności powoduje niepotrzebny stres u pracowników i może wpłynąć na jakość ich pracy. Jednocześnie nadmierne zatrudnienie to szybki sposób na nadmierne wydatki na koszty pracy.

Wiele małych firm korzysta z kombinacji różnych typów pracowników, takich jak pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, zgodnie z rotacją, aby zaspokoić swoje potrzeby biznesowe.

Uwzględnia potrzeby pracowników

Uwzględnienie potrzeb pracowników w ramach rotacji ma kluczowe znaczenie dla udanej i produktywnej siły roboczej. Należy wziąć pod uwagę dostępność, preferencje i zobowiązania każdego pracownika poza pracą. Dzięki temu Twoi pracownicy mogą zrównoważyć pracę i życie osobiste.

Pracownicy są bardziej zadowoleni, gdy mają rotację, która wspiera ich równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Kiedy czują wsparcie w życiu osobistym, są szczęśliwsi w pracy. Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym zmniejsza również wypalenie i rotację pracowników, budując siłę roboczą na dłużej.

Łatwe do tworzenia i łatwe do odczytania

Dobra rotacja pracy jest prosta do zbudowania i łatwa do zrozumienia.

Nie chcesz spędzać godzin tygodniowo na tworzeniu nowej rotacji. Powinieneś być w stanie szybko i łatwo go utworzyć i zaktualizować. Pozwala to zaoszczędzić czas i pieniądze. Pozwala również łatwo zobaczyć godziny pracy pracowników i gdzie się znajdują.

Rota powinna być równie łatwa do odczytania i zrozumienia przez pracowników. Kiedy widzą swoje zaplanowane godziny na pierwszy rzut oka, wiedzą, gdzie i kiedy muszą być.

Sprawiedliwy i zrównoważony

Zrównoważona rotacja rozdziela zmiany sprawiedliwie między pracowników, jednocześnie zapewniając integrację i dostosowanie.

Przydzielanie popularnych zmian tym samym osobom może wyglądać na faworyzowanie. Może to wywołać niechęć wśród innych pracowników. Obciążanie jednego lub dwóch pracowników większością zmian może również narazić ich na wypalenie.

Elastyczny

Zmiany w harmonogramie w ostatniej chwili są nieuniknione. Twój grafik musi być wystarczająco elastyczny, aby uwzględnić zmiany spowodowane chorobą, urazem lub obowiązkami opiekuna.

Wbudowanie pewnej elastyczności w rotację pozwala również na zmieniające się potrzeby biznesowe. Jeśli nowy projekt pojawi się w krótkim czasie, potrzebujesz elastyczności, aby dodać personel do istniejącej rotacji.

Skonfigurowanie planu awaryjnego lub rotacji dyżurów to sposoby na dostosowanie się do nieoczekiwanych zmian.

Aktualne i łatwo dostępne

Pracownicy muszą zawsze mieć dostęp do najbardziej aktualnej wersji grafiku i być informowani o wszelkich zmianach w nim zawartych. Informowanie pracowników w czasie rzeczywistym zmniejsza ryzyko konfliktów harmonogramów lub pracownicy zapominają o zmianie.

Udostępnij grafik pracownikom z jak największym wyprzedzeniem, aby pomóc im zaplanować swoje zmiany. Mogą również zgłaszać wszelkie problemy na wczesnym etapie. Następnie możesz zająć się nimi przed rozpoczęciem zmiany.

Kluczem do tego jest dobra komunikacja wewnętrzna, zapewniająca widoczność i przejrzystość. Ale komunikacja wokół rota działa w obie strony. Upewnij się, że pracownicy mogą się z Tobą natychmiast skontaktować, gdy nie mogą przyjść do pracy.

Mobilne rozwiązanie do planowania, takie jak Connecteam, jest idealne do udostępniania grafików pracy i powiadamiania pracowników o wszelkich zmianach w nich. Te aplikacje ułatwiają również Tobie i Twoim pracownikom komunikowanie się o wszelkich problemach z harmonogramem.

9 wskazówek, jak stworzyć skuteczną rotację

Planowanie jest ważne zarówno dla Twojej firmy, jak i dla Twoich pracowników. Z perspektywy biznesowej pozwala uwzględnić okresy szczytu, urlopy pracowników i inne znane problemy z harmonogramem.

Następnie możesz jak najdokładniej powiadomić swoich pracowników o harmonogramie . To pozwala im planować swoje osobiste zobowiązania wokół swoich zmian. Mogą również zgłaszać i rozwiązywać wszelkie problemy związane z harmonogramem na wczesnym etapie.

Pamiętaj, że możesz być prawnie zobowiązany do poinformowania pracowników o ich rotacji z pewnym wyprzedzeniem. Na przykład różne stanowe przepisy dotyczące przewidywanego harmonogramu określają, jakie powiadomienia pracodawcy muszą przekazywać swoim pracownikom.

W Wielkiej Brytanii pracodawcy muszą informować pracowników z wyprzedzeniem o ich harmonogramie. Ogólnie rozumiane jest to jako wypowiedzenie z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem.

Poproś pracowników, aby zarejestrowali swoją dostępność lub preferencje zmianowe z dużym wyprzedzeniem przed utworzeniem rotacji. Obejmuje to czas wolny na planowany coroczny urlop, obowiązki związane z opieką i inne zobowiązania osobiste.

Te informacje pozwalają stworzyć rotację, która odzwierciedla dostępność pracowników i pozwala uniknąć konfliktów w harmonogramie. Zmniejsza to również ryzyko, że pracownicy odwołają zmiany w ostatniej chwili lub w ogóle się nie pojawią i pozostawią Cię z niedoborem personelu.

Tworząc rotację, upewnij się, że zaplanowałeś odpowiednią kombinację pracowników z zestawem umiejętności potrzebnych do objęcia zmiany. Będzie to zależeć od konkretnych potrzeb biznesowych. Na przykład niektóre zmiany mogą wymagać pewnej liczby personelu technicznego, administracyjnego i pomocniczego, aby działać efektywnie i bezpiecznie.

Weź również pod uwagę równowagę obciążenia pracą między pracownikami. Zapewnij sprawiedliwy i równy podział zmian, który odzwierciedla umowy i dostępność pracowników.

Unikaj przydzielania zbyt wielu godzin temu samemu personelowi. Może to skutkować zmęczeniem pracowników, co może mieć wpływ na ich samopoczucie i jakość pracy. Z biegiem czasu często prowadzi to do wypalenia zawodowego. Może to również wywołać niechęć wśród innych pracowników, którzy przegapiają godziny.

Choroby, wypadki i nagłe wypadki osobiste pojawiają się, a Twój grafik musi się na nie przygotować. Zamiana zmian to świetny sposób na poradzenie sobie z tą sytuacją.

Zamiana zmian umożliwia pracownikom zamianę swoich zmian z kolegą. Gdy pracownicy znajdują w ten sposób zastępstwo, oszczędzasz czas. Zapobiega to również konieczności szukania kogoś na zmianę w ostatniej chwili.

Oferowanie pracownikom elastyczności w zakresie ich rotacji tworzy bardziej pozytywne środowisko pracy. Daje im to również większą autonomię i zachęca do wzięcia odpowiedzialności za planowanie.

Jeśli chodzi o rotację personelu, brak przygotowania oznacza przygotowanie do porażki. Upewnij się, że masz plan awaryjny na wypadek, gdyby wielu pracowników jednocześnie zgłosiło się z powodu choroby lub członek personelu nie mógł znaleźć nikogo, z kim mógłby się zamienić na zmianę.

Oszczędza to czas i stres związany z koniecznością znalezienia drastycznego rozwiązania w krótkim czasie.

Jest to szczególnie ważne w przypadku niektórych branż, takich jak medycyna czy technologia. W tych branżach często stosuje się dyżury na wezwanie, aby w razie potrzeby zawsze dysponować personelem rezerwowym.

Szablony to dobry sposób na zautomatyzowanie systemu rotacji, oszczędzając czas i pieniądze. Dzięki szablonom rotacji personelu możesz szybko powielić rotację i wprowadzić niezbędne zmiany za pomocą kilku kliknięć. Pozwala to uniknąć konieczności tworzenia go od podstaw, co może być czasochłonnym procesem.

Możesz dostosować szablony do potrzeb swojego działu lub zespołu, co czyni je idealnym narzędziem do zarządzania złożonym harmonogramem. Pomagają śledzić preferencje pracowników i powtarzalną dostępność.

Korzystanie z szablonów rotacji może również zapewnić przewidywalność harmonogramów dla Twoich pracowników . Wiedzą, czego mogą się spodziewać, jeśli chodzi o ich harmonogram pracy na każdy tydzień, dwa tygodnie lub miesiąc. Pomaga to zmniejszyć stres pracowników związany z planowaniem i umożliwia im tworzenie osobistych planów z wyprzedzeniem.

Chociaż szablony są przydatnym narzędziem do planowania, ważne jest również regularne przeglądanie harmonogramu. Upewnij się, że nadal zapewnia równowagę między potrzebami Twojej firmy a preferencjami i dostępnością Twoich pracowników.

Skontaktuj się ze swoimi pracownikami i uzyskaj ich opinie, aby dowiedzieć się, czy rotacja im odpowiada. Pomaga to utrzymać satysfakcję pracowników w zakresie planowania. Pracownicy mają możliwość zgłaszania wszelkich wątpliwości i czują się wysłuchani przez swojego pracodawcę.

Rota kadrowa ułatwia również śledzenie urlopów ustawowych, do których Twoi pracownicy mają prawo, w tym płatnego czasu wolnego (PTO), urlopu rodzicielskiego i zwolnienia chorobowego. Może również pomóc w śledzeniu wszelkich niezbędnych informacji celów zgodności, takich jak godziny pracy personelu, nadgodziny, przerwy i nieobecności.

Na przykład w Wielkiej Brytanii pracownicy, którzy pracują 6 lub więcej godzin dziennie, mają prawo do co najmniej jednej 20-minutowej przerwy na odpoczynek. Pracownicy muszą również mieć 11 godzin odpoczynku między dniami roboczymi.

Możesz również upewnić się, że masz na liście obowiązkowych wykwalifikowanych pracowników, takich jak personel z kwalifikacjami pierwszej pomocy lub marszałkowie straży pożarnej. Takie podejście zapewnia bezpieczeństwo Twoim pracownikom, a także pomaga uniknąć kar za nieprzestrzeganie przepisów.

Inwestycja w mobilne oprogramowanie do planowania to przełom, jeśli chodzi o tworzenie świetnej rotacji pracowników.

Dzięki oprogramowaniu do planowania pracowników, takiemu jak Connecteam , możesz tworzyć harmonogramy i zarządzać nimi w drodze z dowolnego urządzenia, zapewniając wszystkim dostęp do tej samej strony. Możesz łatwo śledzić dostępność pracowników, zamiany zmian, prośby o urlop i nie tylko.

Używając Connecteam jako oprogramowania rota, możesz:

• Pozwól pracownikom aktualizować swoją dostępność w czasie rzeczywistym
• Przechowuj informacje o pracownikach, w tym dane kontaktowe i planowany czas wolny
• Od razu udostępniaj pracownikom rotacje i zmiany zmian
• Wysyłaj przypomnienia do pracowników o nadchodzących zmianach
• Automatycznie oznaczaj wszelkie problemy ze zgodnością, takie jak obowiązkowe przerwy lub nadgodziny
• Zobacz łączną liczbę godzin przepracowanych przez pracowników
• Pozwól pracownikom składać wnioski urlopowe bezpośrednio z aplikacji
• Uprość planowanie zmian, automatycznie oznaczając problemy z harmonogramem
• Zawiera funkcje śledzenia czasu i obecności

Dzięki oprogramowaniu Connecteam do planowania możesz pożegnać się z arkuszami kalkulacyjnymi i ręcznym planowaniem, które może być czasochłonne i podatne na błędy.

Intuicyjny interfejs Connecteam ułatwia tworzenie, aktualizowanie i dystrybucję harmonogramów, zapewniając wszystkim pracownikom stały dostęp do swoich zmian.

Ponadto możesz usprawnić komunikację, wysyłając aktualizacje, powiadomienia push i alerty do swoich pracowników bezpośrednio za pośrednictwem aplikacji.

Wypróbuj Connecteam przez 14 dni za darmo już dziś i z łatwością stwórz najlepszą rotację personelu dla swojego zespołu!

Najlepsze praktyki Rota Creation

Właściwa rotacja personelu jest ważna. Złe zarządzanie rotacją może prowadzić do konfliktów w harmonogramie, nieobecności pracowników na zmianach i niedoboru personelu. Wpływa to na morale pracowników, produktywność i wyniki finansowe.

Istnieje kilka łatwych kroków, które możesz podjąć, aby stworzyć roty, które będą lepiej działać dla Ciebie i Twoich pracowników.

Zbieranie informacji o dostępności pracowników i planowanie z wyprzedzeniem pomaga uniknąć niektórych z tych problemów od samego początku.

Tymczasem szablony i opcje zamiany zmian ułatwiają planowanie i tworzenie rotacji. Ponadto korzystanie z aplikacji mobilnej do centralnego zarządzania rotami pozwala zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, wysiłku i pieniędzy.

Tworzenie najlepszej rotacji dla personelu minimalizuje zakłócenia i zapewnia płynny przebieg zmian. Co najważniejsze, sprawiają, że Twoi pracownicy są szczęśliwi i spełnieni.

Rozpocznij z bezpłatną 14-dniową wersją próbną Connecteam już teraz ! (Nie wymagamy karty kredytowej)