Jak przeprowadzić audyt czasu — przewodnik krok po kroku (+ Arkusz audytu czasu)

Audyty czasu pokazują, jak pracownicy spędzają czas w ramach zadań i projektów, dzięki czemu można oceniać i zwiększać produktywność. Pomagają również zidentyfikować nieefektywną pracę i kradzież czasu. Co więcej, możesz używać arkuszy kontrolnych, aby wykrywać przepracowanie, zapobiegać kosztom nadgodzin i zachować zgodność z przepisami prawa pracy.

W tym przewodniku wyjaśniamy, czym jest audyt czasu i jak go przeprowadzić, w tym za pomocą oprogramowania do audytu czasu. Zapewniamy również bezpłatny arkusz roboczy, który można pobrać i wykorzystać do audytów czasu pracy w firmie.

Co to jest audyt czasu?

Audyt czasu to proces zbierania i analizowania danych o tym, jak Twój zespół spędza czas w pracy . Audyt jest zwykle przeprowadzany przy użyciu kart czasu pracy z wpisami dotyczącymi wejścia i wyjścia z pracy oraz uwzględnienia czasu wolnego i przerw na odpoczynek. Aby uzyskać szerszy kontekst, menedżerowie mogą również przeglądać listy zadań i kalendarze lub przeprowadzać ankiety.

Dane z kart czasu pracy można analizować na wiele sposobów. Możesz podzielić dane, aby zobaczyć, ile czasu poświęca się na różne zadania i projekty, aby zobaczyć, jak jest to zgodne z celami firmy. Możesz także śledzić, jak poszczególni pracownicy wykorzystują swój czas i oceniać wydajność. Ponadto audyty czasu dają wgląd w obecność pracowników i dni wolne.

Częstotliwość przeprowadzania audytu różni się w zależności od potrzeb i celów Twojej firmy. Najlepiej byłoby przeprowadzać audyt czasu regularnie — raz na kwartał lub co 6 miesięcy. Ale jeśli Twoja firma częściej realizuje krótsze projekty, możesz rozważyć częstsze przeprowadzanie audytu.

Dlaczego ważne jest przeprowadzanie audytu czasu?

Dokładny i regularny audyt czasu pracy pracowników pomaga:

Efektywnie alokuj zasoby

Widząc, jak produktywnie Twoi pracownicy spędzają czas, możesz lepiej przydzielać swoje zmiany i projekty. Na przykład możesz przypisać zadania z krótszymi terminami tym, którzy zwykle wykonują więcej w krótszym czasie.

Podobnie trendy pokazują, którzy pracownicy są lepsi w zadaniach wymagających określonych umiejętności. Może to pomóc w umieszczeniu odpowiednich ludzi we właściwych projektach, aby zmaksymalizować zestawy umiejętności pracowników.

Wreszcie, zrozumienie trendów w dostępności pracowników może pomóc w lepszym planowaniu. Na przykład audyty mogą wykazać, że określony pracownik jest często niedostępny w piątki, więc możesz zaplanować innych pracowników, aby wypełnić tę lukę.

Zidentyfikuj kradzież czasu, spóźnienia i inne nieefektywności

Audyt czasu pomaga zidentyfikować niewłaściwe zarządzanie czasem — prawdziwy problem, gdy pracownicy są rozproszeni w różnych lokalizacjach.

Na przykład można wykryć wzorce, takie jak ciągłe spóźnianie się pracowników do pracy. Audyty czasu rzucają również światło na kradzież czasu — gdy pracownicy spędzają płatne godziny bezproduktywnie. Wskazują również, kiedy pracownicy robią więcej przerw na odpoczynek niż zaplanowano.

Przestrzegaj prawa pracy i zapobiegaj kosztom nadgodzin

Przeprowadzenie audytu czasu pracy pracowników zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy. Większość jurysdykcji ma przepisy dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i przerw na odpoczynek. Wpisy czasu mogą pomóc w określeniu, czy niektórzy pracownicy pracują poza dozwolonymi godzinami lub nie biorą zaplanowanych przerw na odpoczynek.

Oprócz zachowania zgodności zapobiega to również przepracowaniu i wypaleniu pracowników. Ponadto może zaoszczędzić mnóstwo kosztów nadgodzin.

Podejmuj strategiczne decyzje biznesowe

Arkusz audytu czasu daje jasność co do tego, ile czasu spędza się w różnych projektach. Możesz porównać czas i koszty pracy z przychodami, aby określić, czy te projekty przynoszą wystarczająco dużo pieniędzy, aby uzasadnić czas poświęcony na ich realizację. Te spostrzeżenia są nieocenione przy kierowaniu przyszłymi wyborami projektów i decyzjami dotyczącymi strategii biznesowej.

Jak przeprowadzić audyt czasu w 3 krokach

Krok 1: Utwórz arkusz audytu czasu pracy

Co to jest arkusz audytu czasu pracy?

Arkusze kontroli czasu pracy to formularze, które pracownicy mogą wypełniać w celu śledzenia wpisów czasu i zadań, które wykonali w godzinach pracy. Arkusze te można tworzyć w programie Microsoft Excel lub Arkuszach Google albo ręcznie, używając pióra i papieru. Twoi pracownicy mogą je wypełnić online lub długopisem — w zależności od tego, czy dystrybuujesz kopie cyfrowe czy papierowe.

Możesz po prostu użyć harmonogramu lub kalendarza, aby zobaczyć, na jakich zmianach pracują pracownicy i kiedy. Jednak nie zapewnia to szczegółowych informacji, takich jak zadania, które zostały wykonane podczas zmian. Nie uwzględnia również przerw na odpoczynek, pór posiłków i tak dalej.

Co uwzględnić w arkuszu kontroli czasu pracy

• Miesiąc/kwartał: u góry arkusza możesz dodać miesiąc lub kwartał, dla którego formularz jest ważny. Na przykład lipiec 2023 r. lub trzeci kwartał 2023 r. Upewnij się, że zapewniasz pracownikom wystarczająco dużo miejsca na dodawanie wpisów za miesiąc lub kwartał.

• Imię i nazwisko pracownika: Zostaw miejsce na dodanie przez pracownika swojego imienia i nazwiska.

• Kolumna daty: formularz powinien zawierać kolumnę daty, aby pracownicy mogli wyraźnie wskazać datę, dla której wprowadzają informacje.

• Kolumna Czas rozpoczęcia: W tej kolumnie pracownicy mogą rejestrować czas rozpoczęcia zadania lub projektu.

• Kolumna Czas zakończenia: Wskazuje, kiedy pracownicy przestali pracować nad zadaniem. Może to być koniec dnia lub przerwa na odpoczynek.

• Kolumna Łączna liczba godzin: Ta kolumna wskazuje, ile godzin pracy zostało ukończonych między „czasem rozpoczęcia” a „czasem zakończenia”

• Kolumna Zadanie/aktywność: W tym miejscu pracownicy mogą śledzić, nad czym pracowali w zarejestrowanym czasie.

• Kolumna poziomu priorytetu: Tutaj pracownicy mogą zaznaczyć, jak ważne lub o wysokim priorytecie było zadanie lub projekt. Powinieneś mieć spójny system, aby to rejestrować. Na przykład skala, w której 1 oznacza bardzo wysoki priorytet, a 5 bardzo niski priorytet.

• Kolumna z dodatkowymi notatkami: zostaw trochę miejsca dla pracowników na dodawanie dodatkowych notatek dotyczących czasu spędzonego lub zadania, nad którym pracowali.

• Podpisy: Zapewnij pracownikom miejsce na podpisywanie swoich wpisów czasu pracy. Pomaga to zachować odpowiedzialność pracowników, zachęca do uczciwości i może być cenne, jeśli Twoja firma zostanie kiedykolwiek poddana audytowi. Możesz także udostępnić miejsce do podpisania przez menedżerów po zatwierdzeniu wpisów.

Krok 2: Zbierz dodatkowy kontekst (opcjonalnie)

Przed analizą wyników warto zebrać dodatkowe informacje, których pracownicy nie mogli dodać do swoich formularzy. Na przykład praca nad projektem mogła przebiegać wolniej niż zwykle z powodu choroby lub innych spraw osobistych.

Możesz zebrać kontekst, przeprowadzając wywiad z pracownikiem , który został przydzielony do zmiany lub projektu.

Jeśli jednak musisz zebrać informacje z szerszego przedziału czasowego, wywiady mogą być czasochłonne. Ankiety to świetny sposób na szybkie uzyskanie opinii zespołu. Możesz nawet uczynić ich anonimowymi, aby pracownicy byli autentyczni w swoich odpowiedziach.

Krok 3: Twórz raporty i analizuj wyniki

Twórz wykresy i wykresy, aby analizować trendy

Zbieranie arkuszy audytu czasu nie wystarczy, aby zrozumieć, co naprawdę dzieje się w Twojej firmie. Aby dostrzec trendy i uzyskać cenne informacje, musisz wykonać następujące czynności:

• Zbierz wszystkie wpisy w arkuszu kalkulacyjnym Excel lub Google. Jest to łatwiejsze, jeśli arkusze były już w tym formacie. W przeciwnym razie konieczne będzie ręczne dodanie danych z kopii fizycznych do arkusza online.

• Zastanów się, co chcesz uzyskać z danych. Dane można analizować na wiele sposobów, na przykład według pracownika, zespołu, projektów, lokalizacji itd. Zdecyduj, jakich statystyk szukasz. Na przykład możesz chcieć zobaczyć, ile czasu poświęcasz na projekt X w porównaniu z projektem Y.

• Twórz wykresy i wykresy, które pomogą Ci wizualnie zobaczyć różnice. Korzystaj z wykresów Excela lub Arkuszy Google, aby tworzyć proste wizualizacje. Na przykład wykres słupkowy może pokazać całkowitą liczbę godzin spędzonych nad projektem X w porównaniu z projektem Y. Ale wykres kołowy pomoże ci zobaczyć, ile czasu zespół poświęcił na projekt X.

Czy wiedziałeś?

Connecteam posiada zaawansowane funkcje raportowania, które umożliwiają przeglądanie niestandardowych raportów dotyczących czasu i obecności za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Korzystaj ze spostrzeżeń, aby podejmować decyzje

Wnioski z audytu czasu mogą pomóc w podejmowaniu decyzji zgodnych z celami firmy .

Możesz zdecydować się na zaprzestanie podejmowania niektórych projektów, jeśli czas, który to zajmuje, nie jest wart dochodu, który przynosi. Możesz też zdecydować się na nagrodzenie pracowników, którzy wykonują dużo świetnej pracy w krótszym czasie.

Te spostrzeżenia pomogą również w wydajniejszym planowaniu i ustalaniu priorytetów pracy — na przykład przydzielaniu projektów o wysokim priorytecie pracownikom, którzy zwykle pracują szybciej.

Najlepsze praktyki audytu czasu

Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, aby upewnić się, że proces audytu czasu pracy jest solidny i niezawodny.

Rozdaj formularze wszystkim pracownikom i nowym pracownikom

Możesz rozpowszechniać formularze cyfrowo (poprzez e-mail, udostępnianie plików, wiadomości tekstowe, udostępnianie linków itp.) lub osobiście z kopiami papierowymi. Po prostu upewnij się, że każdy pracownik w firmie używa arkusza roboczego do śledzenia swojego czasu i zadań.

Możesz kontaktować się z pracownikami za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS-ów, aby sprawdzić, czy ktoś przez pomyłkę nie otrzymał arkusza roboczego. Brakujące formularze mogą powodować błędy w wynikach — prawdopodobnie podając niewłaściwą historię.

Podkreśl znaczenie arkusza roboczego i wysyłaj przypomnienia

Musisz także upewnić się, że wszyscy w firmie rozumieją znaczenie korzystania z arkusza. Zrób to za pośrednictwem ogłoszeń firmowych lub e-maili . Kontynuuj — osobiście, przez telefon, e-mail lub SMS — z pracownikami, którzy nie korzystają z formularza tak, jak powinni.

Możesz również dołączyć formularz do swojej książeczki pracowniczej w ramach sekcji obowiązkowych procedur firmowych.

Ponadto przypomnij pracownikom o rejestrowaniu i wylogowywaniu swoich zmian za pomocą arkusza roboczego. Wysyłaj im codzienne e-maile z przypomnieniem lub dodaj je do listy zadań, aby pamiętali. Należy również przypominać pracownikom o regularnym przesyłaniu grafików — co tydzień, co miesiąc itd.

Ogranicz zmiany

Najlepiej nie wprowadzać żadnych większych zmian w szablonie arkusza. Gdy wszystkie pola pozostają takie same, łatwiej jest porównywać wyniki w czasie .

Bądź konsekwentny w audytach

Upewnij się, że regularnie kontrolujesz czas swojego zespołu. Może to być co miesiąc, co kwartał, co dwa lata lub cokolwiek, co najlepiej pasuje do Twojej firmy. Bycie konsekwentnym pomaga śledzić, czy decyzje biznesowe skutkują ulepszeniami w czasie. Ponadto pokazuje pracownikom, że proces kontroli czasu jest traktowany poważnie.

Unikaj faworyzowania

Bądź uczciwy i równy podczas analizowania wyników kontroli czasu. Na przykład nie powinieneś podejmować działań przeciwko jednemu pracownikowi za spóźnienie, jeśli inny pracownik spóźnia się równie często. Faworyzowanie może narazić Cię na prawne ryzyko dyskryminacji i zaszkodzić Twojej reputacji wśród pracowników, klientów i inwestorów.

Przechowuj arkusze starannie i bezpiecznie

Niezależnie od tego, czy arkusze są przesyłane online, czy w formie papierowej, musisz je bezpiecznie przechowywać w jednym miejscu , aby nie zaginęły.

Przechowuj je w bezpiecznym, fizycznym miejscu w biurze firmy, na przykład w zamkniętej szafce na akta. Możesz też przechowywać je cyfrowo za pomocą oprogramowania w chmurze.

Następnie upewnij się, że tylko odpowiednie osoby mają dostęp do arkuszy roboczych . Dawaj na przykład tylko niektórym pracownikom klucze do szafy na akta lub ustaw niestandardowe uprawnienia dostępu dla użytkowników, jeśli zdecydujesz się przechowywać arkusze w formie cyfrowej.

Oceń skuteczność

Regularnie przeglądaj proces audytu czasu i sprawdzaj, jak skutecznie działa. Oceń, czy informacje, które otrzymujesz, są wystarczające, aby zrozumieć, jak Twoi pracownicy spędzają czas. Następnie rozważ dodatkowy kontekst, który byłby pomocny lub dodatkowe pola, które należy dodać do formularza w celu lepszej analizy. Na koniec możesz wprowadzić dowolne poprawki, aby usprawnić proces.

Całkowicie zautomatyzuj audyt czasu dzięki Connecteam

Czas audytu może być czasochłonny i frustrujący, ale oprogramowanie takie jak Connecteam usuwa stres z procesu.

Dzięki Connecteam pracownicy mogą rejestrować zmiany i kończyć je jednym dotknięciem swoich urządzeń. Otrzymają automatyczne przypomnienia o rozpoczęciu i zakończeniu śledzenia czasu na początku i na końcu zmiany.

Connecteam umożliwia również konfigurowanie geofence . Pracownicy mogą wejść tylko wtedy, gdy znajdują się w geofence i muszą wyrejestrować się, gdy opuszczą lokalizację. Ponadto możesz użyć wbudowanego oprogramowania do śledzenia lokalizacji GPS, aby upewnić się, że pracownicy są tam, gdzie powinni być w godzinach pracy.

Ponadto możesz ustawić niestandardowe reguły dotyczące przerw i nadgodzin oraz zatwierdzać lub odrzucać prośby o nadgodziny bezpośrednio z poziomu aplikacji. W ten sposób część procesu audytu odbywa się w czasie rzeczywistym, zanim problemy mogą się nasilić.

Co więcej, funkcje zarządzania zadaniami Connecteam pozwalają zobaczyć, jak pracownicy postępują w zadaniach, które im przypisałeś. Możesz także wysyłać pracownikom przypomnienia o ukończeniu zadań, gdy zbliżają się terminy.

Wreszcie, niestandardowe narzędzie do raportowania Connecteam umożliwia natychmiastową analizę danych — bez konieczności samodzielnego zestawiania danych i tworzenia wykresów. Możesz śledzić frekwencję, czas spędzony w różnych projektach, godziny pracy poszczególnych pracowników i wiele więcej.

Wniosek

Audyt czasu pracowników ma wiele zalet, które pomogą Ci zwiększyć produktywność. Ponadto proces ten pomaga zachować zgodność z przepisami prawa pracy i podejmować mądrzejsze decyzje biznesowe. Ale nawet znając te informacje, może być ci trudno wiedzieć dokładnie, jak przeprowadzić audyt czasu i jakie kroki należy wykonać.

Najpierw musisz utworzyć arkusz audytu czasu pracy i upewnić się, że wszyscy pracownicy pamiętają o jego wypełnieniu. Następnie dane ze wszystkich arkuszy roboczych należy połączyć w jeden plik Excela lub Arkuszy Google, aby można było tworzyć wykresy do analizy wyników.

Oprogramowanie takie jak Connecteam automatyzuje i upraszcza cały proces, od początku do końca. Pracownicy mogą śledzić czas na swoich urządzeniach mobilnych. Następnie możesz łatwo analizować dane za pomocą narzędzia do raportowania Connecteam, aby podejmować lepsze decyzje biznesowe. Sprawdź Connecteam już dziś, aby jak najlepiej wykorzystać czas swojego zespołu.

Często zadawane pytania

Jak przygotować się do kontroli czasu?

Aby przygotować się do audytu czasu pracy, utwórz arkusz audytu czasu pracy i roześlij go swoim pracownikom w formie papierowej lub cyfrowej. Następnie zaplanuj zasoby potrzebne do tworzenia raportów i analizowania danych — na przykład zewnętrznego konsultanta lub oprogramowanie online, takie jak Connecteam, które utworzy raporty za Ciebie.

Co to jest „audyt w czasie rzeczywistym”?

Tradycyjny audyt czasu analizuje historyczne karty czasu pracy i trendy. Te spostrzeżenia wpływają na przyszłe decyzje biznesowe. „Audyt w czasie rzeczywistym” oznacza obserwowanie, jak pracownicy spędzają godziny pracy w czasie rzeczywistym. Aplikacje, takie jak Connecteam, pokazują pracownikom wpisy w czasie rzeczywistym, lokalizacje i nie tylko, dzięki czemu możesz od razu wprowadzać ulepszenia.

Jak często należy kontrolować czas pracowników?

Możesz przeprowadzać audyty czasu co miesiąc, co kwartał, co dwa lata, a nawet co roku, w zależności od charakteru Twojej firmy. Niektóre firmy, takie jak dostawa żywności, mają proces kontroli wewnętrznej, który wymaga częstszego przeprowadzania audytów czasu. Niektóre firmy używają oprogramowania takiego jak Connecteam do przeprowadzania audytów w czasie rzeczywistym.

Arkusz kontroli czasu

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj