Co to jest zatwierdzanie karty czasu pracy + najlepsze narzędzia do pracy

Zatwierdzanie karty czasu pracy umożliwia firmom przeglądanie godzin zarejestrowanych przez pracowników i upewnienie się, że otrzymują oni odpowiednie wynagrodzenie za swoją pracę. To ważny proces, który musi być odpowiednio przeprowadzony. W przeciwnym razie lista płac może zostać opóźniona, a pracownicy mogą otrzymać nadpłatę lub niedopłatę.

Dlatego ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, jak działa zatwierdzanie kart czasu pracy i jakie kroki są z tym związane. W tym artykule wyjaśnimy wszystko, co musisz wiedzieć, i wyróżnimy 3 najlepsze narzędzia do automatyzacji, które usprawnią proces śledzenia czasu.

Co to jest zatwierdzanie kart czasu pracy?

Zatwierdzenie karty czasu pracy ma miejsce, gdy pracodawcy sprawdzają, ile godzin pracownicy przepracowali w bieżącym okresie rozliczeniowym.

Pracownicy będą odnotowywać swoje godziny za każdy okres rozliczeniowy na karcie czasu pracy. To rozbija każdy dzień w okresie rozliczeniowym i pokazuje wszystkie godziny, które pracownicy przepracowali w każdym z tych dni. Okres rozliczeniowy wynosi zwykle od 2 do 4 tygodni. Jednak w większości stanów pracodawcy mogą swobodnie decydować, jak często chcą prowadzić listę płac.

Celem procesu zatwierdzania kart czasu pracy jest upewnienie się, że pracownicy prawidłowo rejestrują swoje godziny pracy oraz wyłapywanie ewentualnych błędów przed uruchomieniem listy płac.

Co powinno znaleźć się na karcie czasu pracy

Karta czasu pracy powinna uwzględniać przepracowane godziny, a także czas spędzony na przerwach i płatnym urlopie. Musi również dostarczać informacji o zadaniach lub projektach, nad którymi pracowali pracownicy, zwłaszcza jeśli pracownicy otrzymują różne stawki wynagrodzenia za różne zadania.

Sprawdzanie kart czasu pod kątem dokładności

Pracownicy powinni przeglądać własne karty czasu pracy przed wysłaniem ich do zatwierdzenia. Po otrzymaniu karty czasu pracy pracownika możesz sprawdzić jej dokładność.

To sprawdzenie dokładności zwykle obejmuje porównanie zarejestrowanych godzin pracownika z jego harmonogramem pracy. Jeśli Twoja firma korzysta ze śledzenia lokalizacji GPS w celu weryfikacji lokalizacji pracowników w godzinach pracy, możesz również porównać dane lokalizacji pracownika z godzinami podanymi na jego karcie czasu pracy.

Obliczanie wynagrodzenia za nadgodziny

Musisz także obliczyć nadgodziny dla każdego pracownika i rozbić je na karcie czasu pracy. Nadgodziny muszą być płacone w wysokości 1,5-krotności podstawowej stawki wynagrodzenia pracownika i mają zastosowanie, gdy pracownicy pracują więcej niż 40 godzin tygodniowo. Jeśli pracownicy kwalifikują się do innych premii czasowych, możesz je również dodać do karty czasu pracy.

Zatwierdzanie lub odrzucanie kart drogowych

Jeśli wszystkie informacje na karcie czasu pracy pracownika są prawidłowe, możesz zatwierdzić kartę czasu pracy i przekazać ją zespołowi ds. płac w Twojej firmie.

Jeśli są jakieś nieprawidłowe informacje, możesz odrzucić kartę czasu pracy i odesłać ją pracownikowi do poprawek. Gdy pracownik poprawi swoją kartę czasu pracy, możesz przejrzeć ją ponownie.

Dlaczego ważne jest zatwierdzanie kart czasu pracy?

Przeglądanie kart czasu pracy pomaga zapobiegać błędom w liście płac. Błędy te mogą skutkować nieprawidłowym wynagradzaniem pracowników, a nawet prowadzić do problemów prawnych.

Z drugiej strony, jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, zatwierdzenie karty czasu pracy pomaga:

Unikaj różnic w wynagrodzeniach

Przeglądanie i zatwierdzanie kart czasu pracy pomaga zapobiegać przepłacaniu lub niedopłacaniu przez firmę pracowników .

Przepłacanie pracowników może z czasem być bardzo kosztowne. Zaniżanie ich jest nielegalne i może prowadzić do surowych kar ze strony agencji regulacyjnych. Niewłaściwe płacenie pracownikom jest również niekorzystne dla ich morale i może spowodować, że wykwalifikowani pracownicy opuszczą Twoją firmę.

Menedżerowie służą jako druga para oczu na kartach czasu pracy pracowników podczas procesu zatwierdzania. Potrafią wyłapać uczciwe błędy i wykryć potencjalne przypadki kradzieży czasu. Odpowiadają również za dokładność rejestrów czasu, które są wykorzystywane do przetwarzania listy płac.

Popraw dokładność listy płac

Kiedy wszystkie karty czasu pracy przesłane do listy płac są prawidłowe, musisz wysyłać płatności tylko raz na każdy okres rozliczeniowy. Jednak gdy karty czasu pracy zawierają błędy, może być konieczne wielokrotne uruchamianie listy płac w celu rozwiązania błędów płatności.

To kosztuje czas i pieniądze. W najlepszym interesie Twojej firmy leży ograniczenie liczby operacji płacowych, które musisz wykonać. Przeglądanie i zatwierdzanie kart czasu pracy jest kluczem do osiągnięcia tego celu.

Zachowaj zgodność

Ustawa o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA) wymaga od firm przechowywania kart czasu pracy przez co najmniej 2 lata. Proces przeglądu karty czasu pracy zapewnia, że ​​kierownicy gromadzą zapisy czasu pracy każdego pracownika w każdym okresie rozliczeniowym.

Jeśli Twoja firma kiedykolwiek zostanie zapytana o Twoje praktyki wynagradzania, możesz przedstawić swoje karty czasu pracy i mieć pewność, że są one prawidłowe.

W jaki sposób zatwierdzenie karty czasu pracy pomaga pracownikom?

Proces przeglądania i zatwierdzania kart czasu pracy może być również korzystny dla pracowników.

Pracownicy chcą otrzymywać wynagrodzenie dokładnie za przepracowane godziny, ale czasami mogą popełniać błędy, takie jak zapominanie o wpisie czasu. Możesz wychwycić te błędy i upewnić się, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie za wszystkie swoje godziny .

Udostępnianie informacji o kartach czasu pracy pracownikom umożliwia im również przeglądanie godzin, które przepracowali. Może to pomóc pracownikom lepiej zrozumieć, ile pracują i jakiej zapłaty powinni się spodziewać. Zapewnia również większą przejrzystość w procesie płacowym, co może być bardzo dobre dla morale pracowników.

Czy pracodawcy mogą dokonywać zmian w kartach czasu pracy?

Możesz zrobić 1 z 2 rzeczy, gdy znajdziesz błąd podczas przeglądania karty czasu pracy pracownika:

1. Odrzuć kartę czasu pracy i odeślij ją pracownikowi do poprawek.
2. Wprowadź poprawki do karty czasu pracy i zatwierdź ją.

Ze względów prawnych ważne jest, aby wszelkie zmiany wprowadzone na karcie drogowej były poparte dowodami. Menedżerowie mogą na przykład wprowadzać zmiany, gdy pracownik zapomina zarejestrować czas wejścia lub wyjścia z pracy. Lub jeśli PTO nie jest automatycznie dodawany do kart czasu pracy, menedżerowie mogą dodać te godziny w imieniu pracownika.

Zawsze dobrze jest powiadomić pracowników o zmianie w karcie czasu pracy i udokumentować tę zmianę na piśmie.

Co dzieje się po zatwierdzeniu kart czasu pracy?

Po zatwierdzeniu karty czasu pracy jest ona wysyłana do zespołu ds. płac .

Zazwyczaj karty czasu pracy można zaimportować do oprogramowania płacowego bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Niektóre platformy grafików integrują się bezpośrednio z popularnymi platformami płacowymi. Możesz także wyeksportować dane karty czasu pracy jako plik CSV i przesłać plik do oprogramowania płacowego. Dane karty czasu pracy są następnie wykorzystywane do przetwarzania listy płac.

Następnie karty drogowe należy bezpiecznie przechowywać przez co najmniej 2 lata, aby spełnić wymagania FLSA.

Wykorzystanie automatyzacji do śledzenia czasu pracowników

W przeszłości firmy używały maszyn, które stemplowały kartę drogową pracownika godzinami wejścia i wyjścia. Obecnie większość firm wyeliminowała fizyczne karty czasu pracy i zamiast tego polega na oprogramowaniu do śledzenia godzin pracy pracowników.

Oprogramowanie zegara czasu oferuje kilka funkcji, które pomogą Twojej firmie zautomatyzować śledzenie czasu , generowanie kart czasu pracy i zatwierdzanie kart czasu pracy . Te funkcje mogą skrócić czas tworzenia kart czasu pracy. Mogą również pomóc zapewnić dokładność ewidencji czasu pracy pracowników oraz usprawnić komunikację między kierownikami a pracownikami podczas zatwierdzania.

Aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj nasze zestawienie 6 najlepszych prostych rozwiązań programowych do obsługi zegarów na rok 2023 .

Oto kilka przykładów funkcji automatyzacji, które mogą usprawnić proces zatwierdzania kart czasu pracy.

Śledzenie czasu z włączoną funkcją GPS

Aplikacja zegara czasu z obsługą GPS może pomóc w weryfikacji lokalizacji pracowników, gdy są na zegarze. Możesz zobaczyć, gdzie są pracownicy, gdy rejestrują się lub zobaczyć ich lokalizację, gdy są w drodze.

Następnie podczas przeglądania kart czasu pracy można odnieść się do lokalizacji pracownika z wpisami na karcie czasu pracy. Pomaga to wyeliminować kradzież czasu i umożliwia sprawdzenie, czy za każdym razem wpis jest przypisany do właściwego projektu.

Ponadto wiele zegarów czasu z obsługą GPS umożliwia ustawianie geofence wokół biura lub miejsca pracy. Gdy pracownik wejdzie lub wyjdzie z geoogrodzonego obszaru, otrzyma przypomnienie o wejściu lub wyjściu z pracy. Dzięki temu pracownicy nigdy nie zapomną wejść i wyjść.

Obliczenia nadgodzin i przerw

Oprogramowanie do zatwierdzania grafiku może automatycznie obliczać nadgodziny i wynagrodzenie za przerwy. Dzięki temu nie musisz samodzielnie wykonywać tych obliczeń. W ten sposób skraca czas zatwierdzania kart czasu pracy i zapewnia prawidłowe wynagradzanie pracowników.

Karty czasu pracy

Oprogramowanie do śledzenia czasu może również zestawiać wpisy czasu pracy pracowników i generować cyfrowe karty czasu pracy w ciągu kilku sekund. Oszczędza to pracownikom popełniania błędów, ponieważ nie muszą ręcznie rejestrować swoich godzin w grafiku.

Powiadomienia karty czasu pracy

Niektóre rozwiązania programowe umożliwiają pozostawienie notatki bezpośrednio w grafiku, jeśli potrzebne są dodatkowe informacje o wpisie czasu. Pracownicy otrzymają powiadomienie, aby mogli szybko przekazać informacje lub wprowadzić poprawki.

Najlepsze narzędzia do zatwierdzania kart czasu pracy

Przyjrzyjmy się bliżej niektórym z najlepszych narzędzi, których Twoja firma może używać do śledzenia czasu pracy i zatwierdzania kart czasu pracy.

Connecteam to kompleksowe oprogramowanie do śledzenia czasu pracy , które zapewnia, że ​​Twoi pracownicy otrzymują wynagrodzenie dokładnie i na czas. Nasze oprogramowanie ma funkcje zmniejszające liczbę pominiętych wpisów czasu, przyspieszające proces zatwierdzania i eliminujące kradzież czasu.

Po pierwsze, Connecteam ułatwia pracownikom śledzenie ich godzin pracy. Zegar czasu z obsługą GPS przypomina pracownikom o zarejestrowaniu się po przybyciu na miejsce pracy i wyrejestrowaniu się po wyjściu. Mogą rejestrować wejście i wyjście ze swojego smartfona jednym dotknięciem i kategoryzować każde wejście do projektu lub zadania.

Ty decydujesz, czy pracownicy mogą ręcznie edytować swoje wpisy czasu, co może pomóc w wyeliminowaniu kradzieży czasu.

Connecteam automatycznie gromadzi dane dotyczące czasu pracy pracowników, oblicza nadgodziny i przerwy oraz generuje cyfrowe karty czasu pracy dla każdego okresu rozliczeniowego. Na pierwszy rzut oka widać, ile pracownicy przepracowali, kiedy weszli na nadgodziny, a kiedy byli na przerwie.

Inną zaletą Connecteam jest to, że możesz informować pracowników na bieżąco podczas procesu zatwierdzania . Możesz rozmawiać z pracownikami za pomocą funkcji przesyłania wiadomości Connecteam, aby poprosić o więcej informacji na temat wpisu czasu. Ponadto pracownicy są automatycznie powiadamiani o wszelkich zmianach wprowadzonych w ich kartach czasu pracy. Po zatwierdzeniu karty czasu pracy jest ona zablokowana do dalszej edycji.

Connecteam integruje się z Quickbooks Online i Gusto w celu przetwarzania listy płac. Możesz także łatwo eksportować karty czasu pracy do użytku z innym oprogramowaniem do listy płac.

Connecteam jest bezpłatny dla firm zatrudniających do 10 pracowników . W przypadku większych firm Connecteam zaczyna się już od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 pracowników. Możesz wypróbować Connecteam za darmo przez 14 dni, aby zobaczyć, jak może usprawnić proces zatwierdzania kart czasu pracy.

TimeCamp to aplikacja do śledzenia czasu, która obsługuje zatwierdzanie dziennych i tygodniowych kart czasu pracy. Oprogramowanie umożliwia również menedżerom ustawianie przypomnień, tak aby karty czasu pracy docierały do ​​zatwierdzenia przed terminem listy płac.

Ponadto TimeCamp obsługuje komentarze w kartach czasu pracy. Dzięki temu menedżerowie i pracownicy mogą omawiać wpisy czasu, gdy potrzebne są dodatkowe informacje.

TimeCamp integruje się z kilkoma platformami produktywności, które pozwalają pracownikom automatycznie śledzić ich godziny pracy. Nie oferuje jednak żadnych funkcji śledzenia GPS, więc może nie być najlepszym wyborem dla firm zatrudniających pracowników pracujących w terenie.

TimeCamp oferuje bezpłatny plan dla nieograniczonej liczby użytkowników, ale obsługuje tylko śledzenie czasu. Plany obejmujące funkcje zatwierdzania grafiku zaczynają się od 10,99 USD na użytkownika miesięcznie.

Toggl Track to oprogramowanie do śledzenia czasu, które integruje się z ponad 100 popularnymi platformami. Te integracje umożliwiają Toggl Track automatyczne rejestrowanie godzin pracy pracowników i klasyfikację pracy do konkretnych projektów. Pracownicy mogą również ręcznie uruchamiać i zatrzymywać wpisy czasu za pomocą kliknięcia lub dotknięcia na komputerze lub smartfonie.

Toggl Track automatycznie tworzy karty czasu pracy i dzieli wpisy czasu według projektu lub zadania. Menedżerowie mogą przypisywać różne stawki płac do różnych projektów i przeglądać czas spędzony na przerwach i nadgodzinach.

Toggl Track nie oferuje żadnej integracji z oprogramowaniem płacowym, ale może eksportować dane z grafiku jako plik CSV. Brakuje również wbudowanych narzędzi komunikacyjnych do rozwiązywania problemów podczas procesu zatwierdzania. Menedżerowie i pracownicy będą musieli komunikować się poza Toggl, aby odnotować wszelkie zmiany w kartach czasu pracy.

Toggl Track oferuje bezpłatny plan dla firm zatrudniających do 5 pracowników. Płatne plany zaczynają się od 9 USD za użytkownika miesięcznie.

Streszczenie

Zatwierdzenie karty czasu pracy ma miejsce, gdy pracodawcy sprawdzają i zatwierdzają karty czasu pracy pracowników, aby upewnić się, że są one dokładne. Proces zatwierdzania pomaga wyeliminować błędy w rozliczeniach płacowych i zapewnia prawidłowe wynagradzanie pracowników. Jest to również niezbędne do spełnienia wymagań FLSA dotyczących zgłaszania odszkodowań.

Korzystanie z oprogramowania do zatwierdzania kart czasu pracy może ułatwić tworzenie grafików i skrócić czas potrzebny na prowadzenie listy płac. Uważamy, że Connecteam jest najlepszym narzędziem do zatwierdzania kart czasu pracy w firmach każdej wielkości.

Wypróbuj Connecteam za darmo przez 14 dni, aby zobaczyć, jak może uprościć zatwierdzanie kart czasu pracy i procesy płacowe.