Kompletny przewodnik po zaokrąglaniu zegara

Śledzenie godzin pracy pracowników może być trudnym i czasochłonnym zadaniem, zwłaszcza jeśli rejestrują się lub wychodzą kilka minut wcześniej lub później. Aby ułatwić ten proces, firmy mogą stosować zaokrąglanie czasu. Polega to na zaokrąglaniu wejść i wyjść pracowników w górę lub w dół do najbliższego przedziału czasu.

Kluczowe dania na wynos

• Zaokrąglanie zegara czasu jest legalne, jeśli czas jest zaokrąglany do maksymalnego przyrostu 15 minut i nie powoduje konsekwentnie niedostatecznego wynagrodzenia pracowników.
• W poszczególnych stanach obowiązują różne zasady dotyczące zegara. Te stany to Waszyngton, Kalifornia, Teksas i Michigan.
• Istnieją trzy metody zaokrąglania czasu: przyrosty co 5, 6 i 15 minut.
• Najlepsze praktyki dotyczące zaokrąglania zegara czasu obejmują stosowanie sprawiedliwych przyrostów zaokrąglania, regularne komunikowanie się z pracownikami na temat zaokrąglania oraz coroczne przeglądanie zasad zaokrąglania.
• Musisz prowadzić dokładne rejestry godzin pracy pracowników, aby zapewnić przestrzeganie przepisów prawa pracy.

Zaokrąglanie zegara nie jest tak powszechne jak kiedyś, dzięki popularności oprogramowania do cyfrowego śledzenia czasu. Zaokrąglanie zegara ma jednak zalety. Może pomóc usprawnić procesy płacowe, uprościć obliczenia płac i zapobiec kradzieży czasu pracowników. Ale może to również prowadzić do sporów pracowniczych, a nawet problemów prawnych, jeśli nie zostanie wykonane prawidłowo.

Poniżej omawiamy najlepsze praktyki zaokrąglania zegara czasu i sposoby unikania tendencyjnego zaokrąglania. Omawiamy również trzy metody zaokrąglania i udostępniamy kilka przykładowych wykresów zaokrąglania czasu.

Co to jest zaokrąglanie zegara?

Zaokrąglanie zegara polega na zaokrąglaniu przez pracodawcę godzin pracy pracownika w górę lub w dół. Godziny są zaokrąglane na podstawie wstępnie ustawionych przedziałów czasu — zwykle 5, 6 lub 15 minut.

Pracodawcy często stosują zaokrąglanie zegara czasu, aby ułatwić ustalenie, ile pracownik przepracował, co skraca czas potrzebny na sporządzenie listy płac. Zasadniczo jest to zgodne z prawem, jeśli odbywa się w spójny i uczciwy sposób, który nie prowadzi do ciągłego niedostatecznego wynagrodzenia pracowników.

Załóżmy na przykład, że twój pracownik otrzymuje 20 USD za godzinę i pracuje 9 godzin dziennie. Zarejestrowali się o 8:02 i zakończyli o 17:01. Bez zaokrągleń należałoby obliczyć wynagrodzenie pracownika za dokładny czas przepracowany. Wyglądałoby to mniej więcej tak:

(20 USD x 9 godzin) + (1/60) x 20 USD) – ((2/60) x 20 USD) = 179,67 USD

Możesz jednak z łatwością zaokrąglić czas rozpoczęcia do godziny 8:00 i koniec do godziny 17:00. Obliczenie jest znacznie prostsze:

20 USD x 9 godzin = 180 USD

Różnica 33 centów jest znikoma. Dzięki zaokrągleniu zegara czasu obliczenia płac są bardzo proste.

Zaokrąglanie zegara czasu dla pracowników zwolnionych i nie zwolnionych

Istnieją różne zasady zegara czasu dla pracowników godzinowych i niegodzinowych lub pracowników najemnych. Pracownicy godzinowi nie są zwolnieni z zaokrąglania czasu, podczas gdy pracownicy niegodzinowi lub pracownicy najemni są „zwolnieni”.

Oznacza to, że możesz zaokrąglić godziny pracy pracownika, który nie jest zwolniony. Wynika to z faktu, że muszą oni otrzymać wynagrodzenie za nadgodziny przepracowane powyżej 40 godzin. Muszą również otrzymywać federalną płacę minimalną.

Z drugiej strony zwolnieni pracownicy nie muszą otrzymywać wynagrodzenia za nadgodziny przepracowane powyżej 40 godzin. Jednak nadal musisz udowodnić ustawie Fair Labor Standards Act (FLSA), że pracownicy ci nie przekraczają regularnie 40-godzinnego tygodnia pracy. Zaokrąglenie nawet kilku minut tu i tam może spowodować, że tygodniowe wpisy czasu pracy pracowników przekroczą 40 godzin. Dlatego nie jest to zalecane

Reguły zegara według stanu

Oprócz federalnych przepisów dotyczących zegara czasu, niektóre stany mają własne przepisy dotyczące zegara czasu. Stany te obejmują:

• Waszyngton . Prawo stanu Waszyngton wymaga, aby pracodawcy płacili pracownikom niezwolnionym 1,5-krotność ich normalnej stawki za każdy czas przepracowany powyżej 40 godzin.
• Kalifornia . Kalifornijskie rozporządzenie płacowe stanowi, że karty czasu pracy pracowników muszą być wypełniane w języku angielskim iw sposób uniemożliwiający manipulację. Kalifornia wymaga od pracodawców używania papierowych kart czasu pracy napisanych atramentem (nie ołówkiem) lub cyfrowych kart czasu pracy.
• Teksas . Texas Payday Law zezwala pracodawcom na używanie cyfrowych zegarów i kart czasu pracy do rejestrowania czasu pracy. Stwierdza również, że pracodawcy muszą tworzyć i przechowywać ewidencję czasu pracy dla każdego okresu rozliczeniowego przez okres do 3 lat.
• Michigan . Pracodawcy w stanie Michigan muszą prowadzić ewidencję całkowitej liczby godzin przepracowanych każdego dnia przez pracowników, z wyraźnym wskazaniem godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Czas powinien być śledzony z dokładnością do najbliższej dziesiątej części godziny (6 minut) lub mniej.

Dlaczego pracodawcy zaokrąglają czas pracowników?

Teraz, gdy masz dobre pojęcie o tym, czym jest zaokrąglanie czasu, omówmy niektóre z powodów, dla których pracodawcy zaokrąglają czas pracowników. Zaokrąglanie pomaga:

• Popraw sprawiedliwość. Zaokrąglanie może pomóc w zapewnieniu sprawiedliwego i równego traktowania wszystkich pracowników przy obliczaniu liczby przepracowanych godzin.
• Pozwól na elastyczność. Zaokrąglanie godzin pracy zapewnia pewną elastyczność w ich dniu pracy. Na przykład pracownicy mogą spóźnić się o 5 minut, jeśli utkną w korku, lub wyjść 5 minut wcześniej, aby stawić się na spotkanie, a stracony czas nie wpłynie na ich wynagrodzenie.
• Uprość obliczenia płac. Obliczanie wynagrodzenia na podstawie liczb całkowitych i prostych ułamków jest łatwiejsze niż obliczanie płatności na podstawie czasu co do sekundy.
• Skróć czas pracy administracyjnej i zwiększ produktywność. Zaokrąglanie może zaoszczędzić czas na zadaniach, takich jak wprowadzanie danych i obliczanie listy płac, dzięki czemu Ty i Twoi pracownicy możecie skupić się na ważniejszych zadaniach.
• Zminimalizuj błędy i zredukuj koszty. Czas zaokrąglania listy płac ogranicza błędy, co zapobiega powstawaniu niedopłat lub nadpłat dla pracowników. Oznacza to również, że menedżerowie nie będą musieli tracić czasu na poprawianie błędów, co pomaga zaoszczędzić na kosztach pracy.
• Zapewnienia zgodności. Zaokrąglając czas na liście płac i prowadząc ewidencję czasu pracy pracowników, pracodawcy mogą mieć pewność, że przestrzegają przepisów prawa pracy. Obejmują one przepisy FLSA i Departamentu Pracy dotyczące przerw, czasu pracy, wynagrodzenia za nadgodziny i nie tylko.

Czy zaokrąglanie czasu jest legalne?

Legalne zaokrąglanie czasu

Departament Pracy uważa, że ​​zaokrąglanie czasu pracy jest legalne, o ile pracodawcy przestrzegają następujących zasad:

• Zaokrąglanie zegara powinno być sprawiedliwe dla pracownika. Nie można zaokrąglać godzin pracy pracowników w dół tylko po to, aby zaoszczędzić na kosztach płac. Zasadniczo należy zaokrąglać godziny pracy pracowników w sposób korzystny dla pracownika.
  
  Na przykład zaokrąglenie godziny 8:03 do godziny 8:00, więc płacą za te 3 minuty. Pomoże to uniknąć reklamacji i sporów dotyczących płatności.

• Pracodawcy nie mogą zaokrąglać w odstępach większych niż 15 minut. Oznacza to, że nie można zaokrąglać w dół w odstępach pół godziny lub godziny. Oprócz zaokrąglania do 15 minut, DOL umożliwia zaokrąglanie do 5 minut i zaokrąglanie do 1/10 godziny (6 minut).

• Pracodawcy muszą przestrzegać zasady 7 minut. Ta zasada dotyczy 7-minutowego znaku w 15-minutowym oknie. Na przykład, jeśli pracownik zarejestruje się przed 9:07, możesz zaokrąglić czas w dół do 9:00. Jeśli jednak pracownik zarejestruje się o 9:08, należy zaokrąglić ten czas do 9:15.
  
  Poza tymi zasadami zaokrąglanie czasu zegarowego może zostać uznane za nielegalne.

Niedozwolone zaokrąglanie zegara

Oto dwa przykłady zaokrąglania zegara, które może powodować problemy prawne.

1. Załóżmy, że pracownik przychodzi o 7:56 i wychodzi o 17:03. Powinieneś zaokrąglić ich czas rozpoczęcia do 7:55 i zaokrąglić ich czas zakończenia do 17:05. Dzięki temu pracownikowi można zapłacić za dodatkowe 3 minuty.
   
   Załóżmy jednak, że zaokrąglasz czas rozpoczęcia do godziny 8:00 i koniec do godziny 17:00. W ten sposób zaokrągliłeś ich czas rozpoczęcia i zakończenia w sposób sprzyjający Twojej firmie, a nie pracownikowi.
   
   W tym przykładzie pracownik stracił 7 minut przepracowanego czasu. Chociaż nie wydaje się to dużą różnicą, jeśli robi się to codziennie przez rok, daje to 30 godzin nieodpłatnej pracy. Grozi to roszczeniem o niewypłacone wynagrodzenie.

2. Powiedzmy, że zaokrąglasz czas swoich pracowników do najbliższych pół godziny, w przeciwieństwie do najbliższych 5, 6 lub 15 minut, na które pozwala DOL.
   
   Na przykład wyobraź sobie, że pracownik spóźnia się o 8:07. Powinieneś przestrzegać zasady 7 minut i zaokrąglać ich czas do 8:15. Powiedz jednak, że zamiast tego zaokrąglisz ich czas zegarowy do 8:30.
   
   Dałoby to 23 minuty nieodpłatnej pracy na ten dzień – do 100 nieodpłatnych godzin rocznie, jeśli byłyby wykonywane regularnie.

Różne typy zaokrąglania zegara

5 minut

Przy zaokrąglaniu 5-minutowym każdy 5-minutowy przyrost w ciągu godziny ma 2,5-minutowy próg.

Jeśli pracownik zarejestruje wejście lub wyjście przed tym progiem, jego czas zegarowy zostanie zaokrąglony w dół. Ich czas zegarowy jest zaokrąglany w górę, jeśli rejestrują się lub zakończą po przekroczeniu tego progu.

Na przykład:

6 minut

Zaokrąglenie 6-minutowe jest również znane jako zaokrąglenie 1/10 godziny. Przy zaokrąglaniu 6-minutowym godzina jest dzielona na 6-minutowe przedziały z 3-minutowym progiem.

Jeśli pracownik zarejestruje wejście lub wyjście przed 3-minutowym progiem, jego czas zegarowy zostanie zaokrąglony w dół do najniższego przedziału 6-minutowego. Ich czas na zegarze jest zaokrąglany w górę do najbliższych 6-minutowych przedziałów, jeśli rejestrują się lub wylogowują po przekroczeniu 3-minutowego progu.

Na przykład:

15 minut

Zaokrąglanie 15-minutowe podlega zasadzie 7-minutowej. Ta zasada określa, czy pracodawca powinien zaokrąglać czas pracowników w górę, czy w dół.

Jeśli pracownik rejestruje się lub wychodzi przed progiem 7 minut, jego czas zegarowy jest zaokrąglany w dół do poprzedniego kwadransa. Ich czas zegarowy jest zaokrąglany w górę, jeśli zarejestrowali się lub wylogowali po przekroczeniu 7-minutowego progu.

Na przykład:

Wyzwania związane z zaokrąglaniem zegara czasu

Istnieje kilka pułapek, o których należy pamiętać, zaokrąglając czas pracowników.

• Pracuj poza godzinami pracy. Praca poza godzinami pracy jest poważnym naruszeniem przepisów FLSA. Na przykład, jeśli pracownik zarejestruje się o 8:55 i zaokrąglisz jego czas rozpoczęcia do 9:00, przepracuje on te 5 minut za darmo.
  
  W ciągu tygodnia daje to prawie 25 minut nieopłaconego czasu. Brak zapłaty pracownikom za przepracowany czas może skutkować roszczeniem do FLSA.

• Praca de minimis. De minimis odnosi się do każdej ilości czasu lub zadania zbyt małego, aby budzić niepokój. DOL określa, że ​​minimalny czas to mniej niż 15 minut.
  
  W ten sposób pracodawcy mogą zaokrąglić czas w górę lub w dół w ciągu 15 minut. Jednak obecnie jest to ponownie oceniane w Kalifornii.

• Niedokładne karty czasu pracy . Nadmierne zaokrąglanie grafików pracowników może ostatecznie doprowadzić do powstania niedokładnych grafików. Pracownicy mogliby wówczas domagać się niesprawiedliwego lub niezgodnego z prawem obniżenia wynagrodzenia w ramach FLSA.
  
  Aby tego uniknąć, ważne jest, aby zaokrąglanie grafiku było spójne w całej firmie. Powinieneś również zawrzeć informacje na temat zaokrąglania czasu pracy w swoim podręczniku pracownika, aby zminimalizować nieporozumienia.

• Spory płacowe. Nadmierne zaokrąglanie czasu pracowników może prowadzić do rozbieżności w rozliczeniach płacowych. Czasami pracownicy mogą oczekiwać, że otrzymają wynagrodzenie wyższe niż w rzeczywistości. Aby tego uniknąć, należy poinformować pracowników o swojej polityce zaokrąglania godzin i zawsze sprawiedliwie zaokrąglać godziny pracy.
• Monitorowanie pracowników. Zaokrąglanie godzin pracy pracowników może sprawić, że Twój zespół poczuje się, jakby był mikrozarządzany. Może to doprowadzić do obniżenia morale, zmniejszenia produktywności, a nawet zwiększenia rotacji pracowników.

Najlepsze praktyki dotyczące zaokrąglania zegara czasu

Zastanów się, czy nie musisz zaokrąglać czasu pracowników

Nowe technologie ułatwiły śledzenie czasu pracy pracowników co do sekundy. Pracownicy mogą korzystać z aplikacji cyfrowych do rejestrowania wejść i wyjść bezpośrednio ze swoich telefonów komórkowych. Nowoczesne systemy śledzenia czasu generują również automatyczne cyfrowe karty czasu pracy i często integrują się z oprogramowaniem płacowym. Ułatwia to pracodawcom płacenie pracownikom dokładnie tego, co im się należy.

W ten sposób możesz nie potrzebować — lub nie chcieć — używać zaokrąglania czasu.

Utwórz i przestrzegaj zasad zegara czasu

Solidne zasady zaokrąglania czasu to najlepszy sposób na zapewnienie spójności i uczciwości w zaokrąglaniu.

Twoja polityka powinna zawierać następujące elementy:

• Przyrosty zaokrąglenia, które zostaną użyte. Na przykład 5 minut, 6 minut lub 15 minut.
• W którym momencie godzina zostanie zaokrąglona w górę lub w dół. Na przykład w 7. minucie dla 15-minutowych zasad zaokrąglania.
• Przykładowa tabela ilustrująca wpływ czasu zegarowego na wynagrodzenie pracowników.
• Data ostatniego przeglądu polisy.

Możesz również dołączyć krótkie wyjaśnienie, dlaczego zdecydowałeś się na zaokrąglenie czasu zegarowego w ten sposób. Może to pomóc w promowaniu kultury uczciwości i przejrzystości.

Po napisaniu polityki przekaż ją bezpośrednio pracownikom. Możesz to zrobić ustnie podczas spotkania lub rozmowy telefonicznej. Możesz też wysłać notatkę lub e-mail albo opublikować wiadomość w aplikacji czatu dla pracowników, aby zaktualizować swój zespół.

Istotne jest również uwzględnienie zasad zaokrąglania w podręczniku pracownika. Poproś pracowników, aby podpisali podręcznik po przeczytaniu go, aby upewnić się, że rozumieją zasady.

Następnie pamiętaj o egzekwowaniu zasad, stosując metodę zaokrąglania do wszystkich godzin pracy. Należy to robić konsekwentnie we wszystkich zespołach i we wszystkich wzorcach pracy, aby zapewnić sprawiedliwość.

Na koniec skontaktuj się ze swoim dostawcą listy płac za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub spotkania, aby zaktualizować ich zasady zaokrąglania.

Używaj sprawiedliwych zaokrągleń

Przyjmuje się, że uczciwe zaokrąglenia wynoszą 5, 6 lub 15 minut. Przyrosty, które są zbyt małe (np. 2 minuty) lub zbyt duże (np. 30 minut) nie są zgodne z prawem ani uczciwe wobec Twoich pracowników. Mogą czuć się mikrozarządzani, sfrustrowani lub niedostatecznie wynagradzani za swoją pracę.

Unikaj tendencyjnego zaokrąglania

Zazwyczaj stronnicze zaokrąglanie ma miejsce, gdy pracodawca zaokrągla czas w dół w sposób, który konsekwentnie skutkuje nieodpłatną pracą. Jest to korzystne dla pracodawcy w stosunku do pracownika i może powodować nieufność wśród pracowników.

Na przykład polityka zaokrąglania 15 minut, która zaokrągla cały czas w dół do najbliższego kwadransa, zostałaby uznana za stronniczą, ponieważ faworyzuje pracodawcę.

Pamiętaj, aby zaokrąglić czas w sposób sprawiedliwy dla wszystkich. Na przykład polityka zaokrąglania 15 minut, która jest zgodna z zasadą 7 minut, przynosi równe korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.

Porozmawiaj ze swoimi pracownikami o zaokrąglaniu czasu pracy

Zaokrąglanie grafiku może być trudnym tematem do omówienia z pracownikami, ponieważ niektórzy mogą uważać, że przynosi to korzyści tylko pracodawcy. Na przykład, jeśli pracownicy konsekwentnie zaokrąglają w dół liczbę wejść i wyjść, mogą czuć, że tracą wynagrodzenie.

Komunikowanie się z pracownikami na temat zasad zaokrąglania czasu pracy może pomóc im bardziej pozytywnie się do tego odnieść. Na przykład pracownicy, którzy wiedzą, że ich rejestracje są zawsze zaokrąglane do najbliższych 5 minut, będą mieli większą pewność, że ich wypłaty są dokładne.

Ten rodzaj otwartej komunikacji może również pomóc w budowaniu ogólnej kultury zaufania i przejrzystości w Twojej organizacji.

Co roku przeglądaj swoje zasady zaokrąglania

Coroczne przeglądanie zasad zaokrąglania zapewnia, że ​​jesteś na bieżąco z najnowszymi przepisami, dzięki czemu Twoja firma pozostaje zgodna.

Pokazuje również pracownikom, że postępujesz zgodnie z określonymi wytycznymi i nie zaokrąglasz ich czasu bez powodu. Może to pomóc im poczuć się bardziej komfortowo, podejmując decyzję o zaokrągleniu ich godzin pracy.

Ponadto przegląd zasad zaokrąglania może zwrócić uwagę na takie problemy, jak spóźnienia pracowników lub nadmierna liczba nadgodzin. Następnie możesz podejmować decyzje biznesowe oparte na danych, aby rozwiązać te problemy.

Prowadź dokładne zapisy

Nawet w przypadku zaokrąglania czasu pracy pracodawcy muszą prowadzić dokładne rejestry godzin pracy pracowników. Pracodawcy powinni przechowywać kopie odcinków wypłat i wszelkie inne rejestry płac przez okres do 3 lat.

Rekordy powinny uwzględniać rejestrowanie wejść i wyjść oraz wszelkie dokonane zaokrąglenia. Powinny być również łatwo dostępne do wglądu dla pracowników, audytorów i agencji regulacyjnych.

Ogólnie rzecz biorąc, dokładne zapisy pomagają zapobiegać sporom i problemom prawnym.

Wniosek

Chociaż obecnie jest to mniej powszechne, zaokrąglanie czasu pracy pracowników może być cennym narzędziem usprawniającym rozliczanie czasu pracy i przetwarzanie listy płac. Jednak podczas zaokrąglania czasu konieczne jest przestrzeganie najlepszych praktyk, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych i sporów pracowniczych.

Stosując spójną politykę zaokrąglania i uczciwych przyrostów zaokrąglania, unikając stronniczego zaokrąglania, prowadząc dokładne rejestry i komunikując się z pracownikami, pracodawcy mogą zapewnić, że ich praktyki zaokrąglania czasu pracy są uczciwe, wydajne i zgodne z wymogami prawnymi.