Formularz wniosku o urlop: najlepsze praktyki i bezpłatny szablon

Oferowanie czasu wolnego jako benefitu ma zalety zarówno dla pracowników, jak i dla firmy. Zwiększa produktywność, poprawia samopoczucie pracowników i sprawia, że ​​pracownicy są szczęśliwsi. Aby czerpać te korzyści, kluczowe znaczenie ma planowanie czasu wolnego pracowników.

Jednak zaplanowanie czasu wolnego dla wszystkich może być trudne, aby Twoja firma działała płynnie pod ich nieobecność. Pracownicy zwykle chcą mieć wolne mniej więcej w tym samym czasie — na przykład podczas świąt i ważnych wydarzeń sportowych. Jak decydujesz, kto to otrzyma?

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o wnioskach o urlop, jak sprawiedliwie ustalać priorytety wniosków oraz o najlepszych praktykach dotyczących procesu składania wniosków o urlop.

Co to jest formularz wniosku o urlop?

Formularz wniosku o czas wolny to jeden sposób, w jaki można poprosić o czas wolny, a także ustnie, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub za pośrednictwem systemu wniosków o czas wolny, takiego jak Connecteam.

Pracownicy składają wniosek o czas wolny, składając wniosek o czas wolny, fizycznie za pomocą formularza papierowego lub cyfrowo za pośrednictwem firmowego intranetu. Lider lub kierownik zespołu otrzyma formularz i będzie mógł zdecydować, czy jego zespół ma możliwość zwolnienia tego pracownika z pracy.

Wnioski o urlop mają różne formy, od formalnych po zwykłe rozmowy. W niektórych firmach umysłowych, w których pracownicy zarządzają swoim czasem, prośby o urlop są bardziej powiadomieniem niż prośbą.

Jednak jako menedżer powinieneś prowadzić rejestr wszystkich próśb i powiadomień, aby móc rozłożyć liczbę pracowników, którzy jednocześnie biorą wolne.

Powinieneś również usprawnić sposoby otrzymywania wniosków o urlop; w przeciwnym razie możesz zostać przytłoczony prośbami. Aplikacja Connecteam pomaga uprościć proces, łącząc wszystkie wnioski w jednym scentralizowanym rejestrze.

Pobierz bezpłatny formularz wniosku o urlop do wydrukowania tutaj

Dokumenty Google

PDF

Płatny czas wolny vs niepłatny czas wolny

Pracownicy mogą mieć płatny czas wolny (PTO) lub bezpłatny czas wolny (UTO).

Zasadniczo nie ma prawnego obowiązku zapewnienia płatnego urlopu. Jednak zaoferowanie swoim pracownikom PTO wspiera ich w znalezieniu dobrej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Niepłatny czas wolny również może to wspierać; jednakże konsekwencje finansowe mogą zniechęcić pracownika do wykorzystania tego czasu.

Jest jeden przypadek, w którym musisz zapewnić PTO. Jeśli pracownik przepracował dla Ciebie co najmniej 1250 godzin w ciągu ostatnich 12 miesięcy, ma prawo do płatnego urlopu na mocy Ustawy o urlopach rodzinnych i lekarskich (FMLA) w celu opieki nad przewlekle chorym członkiem rodziny. Pracownicy wnioskujący o tego typu PTO powinni mieć pierwszeństwo przed innymi.

Jakie są korzyści z udzielania wolnego czasu?

Oferowanie pracownikom czasu wolnego może przynieść Twojej firmie kilka korzyści, takich jak:

• Silna kultura firmy : oferowanie czasu wolnego jako korzyści dla pracowników stworzy kulturę zaufania i własności. Pracownicy będą wyczekiwać swojego czasu wolnego, jeśli zostanie on zarezerwowany z wyprzedzeniem i będą mogli zrównoważyć życie zawodowe i osobiste. To ostatecznie zwiększy zaangażowanie i zbuduje lojalność wobec Twojej firmy.
• Zmniejszona rotacja: Forbes twierdzi, że wypalenie pracowników jest głównym powodem dużej rotacji pracowników. Aż 50% pracowników odchodzi z pracy z tego powodu! Zaoferowanie pracownikom czasu wolnego zapobiegnie wypaleniu, dając im czas na odpoczynek i regenerację sił.
• Zwiększona produktywność: gdy pracownicy wiedzą, że mają wolne lub zbliżają się skrócone godziny pracy, będą motywowani do cięższej pracy, aby osiągnąć swoje cele w miejscu pracy. Powoduje to większą produktywność, nie tylko dlatego, że pracownicy pracują ciężej, ale także dlatego, że mają wystarczająco dużo czasu na odpoczynek między pracą.
• Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: oferowanie pracownikom wolnego czasu pozwala im uczestniczyć w ważnych sprawach w życiu osobistym, takich jak rodzinne śluby, wakacje i ukończenie szkoły. Wspiera to Twoich pracowników w osiąganiu właściwej równowagi między pracą a życiem prywatnym i zwiększa zaangażowanie, gdy są w pracy.

6 najlepszych praktyk dotyczących wniosków o urlop

Pierwszym krokiem, który chcesz zrobić podczas zatwierdzania wniosków o urlop, jest upewnienie się, że masz solidne zasady dotyczące czasu wolnego. Powinno to obejmować sposób, w jaki pracownicy mogą zarezerwować czas wolny, kto zatwierdzi ich prośbę i co mogą zrobić, jeśli ich prośba zostanie odrzucona. Powinieneś również uwzględnić, ile czasu wolnego przysługuje pracownikom i określić wszelkie kryteria ich wniosku. Może to obejmować liczbę osób, które mogą mieć wolne w okresie świątecznym lub podczas wydarzeń sportowych.

Napisanie polityki miejsca pracy na ten temat może być czasochłonne. Jednak na dłuższą metę będzie to opłacalne, ponieważ pracownicy zawsze będą mieli punkt odniesienia dla wszelkich zapytań związanych z urlopami.

Jak wspomniano powyżej, istnieje wiele okazji, w których wielu pracowników chce wziąć wolne. Może to stanowić wyzwanie dla menedżerów, ponieważ nadal potrzebujesz wystarczającej siły roboczej do prowadzenia firmy, ale chcesz, aby wszyscy byli również zadowoleni.

Naszą pierwszą wskazówką dotyczącą ustalania priorytetów próśb jest zachęcanie zespołu do elastyczności. Zachęcaj menedżerów do wspierania pracowników w poświęcaniu czasu, którego potrzebują, poprzez znajdowanie obejść w okresach szczytu. Być może będziesz musiał ułatwić negocjacje, aby zapewnić wszystkim czas wolny.

Naszą drugą wskazówką jest jasne określenie, w jaki sposób podejmowane będą decyzje dotyczące zatwierdzeń czasu wolnego. Czy będą one oparte na zasadzie kto pierwszy, ten lepszy, stażu pracy lub kto ma najwięcej wolnego czasu? Wszystkie te opcje są prawidłowe, ale to Ty decydujesz, co jest odpowiednie dla Twojej firmy!

Załóżmy, że twoja polityka mówi, że tylko 20% pracowników może wziąć PTO na raz w okresie świątecznym. Możesz rozważyć rozszerzenie tego do 30 lub 35%, aby każdy mógł wziąć urlop, którego potrzebuje. To samo należy rozważyć w przypadku dużych imprez sportowych, takich jak Superbowl, jeśli Twoi pracownicy są wielkimi fanami sportu.

Wszelkie wnioski PTO dotyczące czasu osobistego lub urlopu należy rozpatrywać oddzielnie od rozważań dotyczących nieobecności pracowników. Kiedy pracownik jest chory lub odwiedza lekarza, nieobecności te zwykle nie mogą być przełożone i dlatego powinny być zatwierdzone w ramach osobistych wniosków o urlop.

Oczywiście pracownicy nie mogą pomóc, gdy będą chorzy lub będą potrzebować leczenia. Jednak odmówienie pracownikowi PTO z powodu nieobecności innego pracownika może wywołać napięcie wśród pracowników. Zastanów się, czy możesz pozwolić obu pracownikom na jednoczesne zwolnienie, aby chory pracownik mógł odpocząć, a drugi mógł cieszyć się swoim osobistym czasem. Jeśli walczysz o personel, spróbuj zaoferować nadgodziny dostępnemu pracownikowi lub zachęć do pracy tego dnia, aby zwiększyć zatrudnienie.

Po zatwierdzeniu PTO pracownika prawdopodobnie zarezerwował on loty i zakwaterowanie lub zrobił plany z przyjaciółmi lub rodziną. W rezultacie anulowanie ich prośby może być rozczarowujące. Nawet w nagłych przypadkach powinieneś zbadać wszystkie inne możliwości, zanim odrzucisz ich zatwierdzony wniosek o urlop. W przeciwnym razie możesz znaleźć się wśród wielu niezadowolonych pracowników.

Istnieje wiele różnych sposobów otrzymywania wniosków o urlop, od rozmowy po karteczkę samoprzylepną na biurku. Chociaż metody ręczne mają swoje zalety, mogą też mieć wady: co się stanie, jeśli zapomnisz o rozmowie? Albo zgubiłeś karteczkę? W tym scenariuszu będziesz mieć zatwierdzone urlopy dla pracowników, ale nie będziesz pamiętał, kiedy są wnioski i nie możesz ich zaplanować!

Tutaj idealnie sprawdza się system taki jak Connecteam. Zintegrowany system wniosków urlopowych Connecteam przechowuje wszystkie narzędzia do zarządzania personelem w jednym miejscu.

Łatwe w użyciu karty czasu pracy online pomagają zobaczyć, kto jest w pracy, kto ma wolne i jest chory bezpośrednio z telefonu.

Wypróbuj Connecteam za darmo już teraz i z łatwością obsługuj wnioski o urlop