21 memów przypominających o grafiku: zabawne i skuteczne podpowiedzi dla Twojego zespołu

Śledzenie godzin pracy pracowników może być prawdziwym obowiązkiem, ale wszyscy wiemy, że jest niezbędne do dokładnej listy płac i terminowego rozliczania. Niestety, zmuszanie pracowników do terminowego przesyłania grafików może wydawać się żmudną bitwą — prawdziwym wyzwaniem nawet dla najbardziej zorganizowanych menedżerów.

Na szczęście dostępne są zautomatyzowane rozwiązania, takie jak przypomnienia o grafiku, które upraszczają ten proces.

W tym artykule omówimy, dlaczego przypomnienia o grafiku są tak przydatne i jak oprogramowanie Connecteam do tworzenia grafików zmienia gry dla firm. Dołączymy również kilka przydatnych wskazówek i sztuczek, aby upewnić się, że w pełni wykorzystujesz jego potencjał.

Czym są przypomnienia grafiku?

Przypomnienia o grafiku są pomocnym narzędziem używanym przez pracodawców i menedżerów, aby upewnić się, że pracownicy przesyłają swoje karty czasu pracy na czas. Mogą być sformatowane jako pisemne notatki, ustne przypomnienia lub automatyczne powiadomienia wysyłane za pomocą oprogramowania lub narzędzi.

Głównym celem przypomnienia o grafiku jest pomoc pracownikom w śledzeniu przepracowanych godzin i upewnienie się, że są oni dokładnie wynagradzani za poświęcony czas.

Ustawiając przypomnienia i wysyłając „delikatne zachęty”, pracodawcy mogą uniknąć kłopotów związanych ze śledzeniem spóźnionych zgłoszeń i uniknąć zamieszania lub błędów w liście płac.

Skuteczne rodzaje przypomnień o grafiku

Od memów z przypomnieniami o grafiku po krzyki „Arkusze czasu pracy na dzisiaj!” w całym biurze istnieje wiele sposobów przypominania pracownikom o terminowym przesyłaniu kart czasu pracy.

Przyjrzyjmy się niektórym popularnym typom przypomnień o grafiku i omówmy, dlaczego niektóre są mniej skuteczne niż inne.

e-maile

Pracodawcy mogą przypominać pracownikom o terminowym przesyłaniu grafików pocztą elektroniczną.

Ta metoda może być jednak czasochłonna dla pracodawcy, zwłaszcza jeśli musi ręcznie wysyłać e-maile. Nawet zautomatyzowane wiadomości e-mail mogą z czasem stracić swoją skuteczność.

W końcu wszyscy wiemy, że bardzo łatwo jest otworzyć wiadomość e-mail, by po kilku chwilach o niej zapomnieć.

Wiadomości SMS

Pracodawcy mogą również wysyłać wiadomości tekstowe do swoich pracowników jako przypomnienie o przesłaniu grafiku.

Ta metoda jest szybka i łatwa, ale jeśli nie używasz odpowiedniej platformy do przesyłania wiadomości tekstowych, śledzenie, kto otrzymał, a kto nie otrzymał wiadomości, może być trudne. Podobnie jak w przypadku wiadomości e-mail, określenie, czy tekst został przeczytany, może być trudne.

Przypomnienia Kalendarza Google

Jeśli Twoja firma korzysta z Google Suite, istnieje możliwość wysyłania przypomnień przez Kalendarz Google. Korzystając z udostępnionego kalendarza, menedżerowie mogą wysyłać powiadomienia z kalendarza, a następnie powiadomienia e-mail.

Jeśli Twój zespół używa Kalendarza Google do większości codziennych czynności związanych z planowaniem, proste powiadomienie z kalendarza nie będzie się wyróżniać. Może nawet zgubić się w wielu innych spotkaniach, połączeniach i powiadomieniach o urodzinach w kalendarzu.

Luźne przypomnienia

Dzięki Slack możesz zautomatyzować okresowe przypomnienia o przesłaniu grafiku. A przy 18 milionach aktywnych użytkowników dziennie i 156 000 organizacji korzystających ze Slacka jest to popularny wybór dla wielu. Ale czy to naprawdę najlepszy wybór?

Niestety Slack jest dość drogi, zwłaszcza jeśli jesteś dużą organizacją z wieloma pracownikami. Na szczęście istnieje tańsza (i lepsza) alternatywa dla Slacka.

Automatyczne przypomnienia za pośrednictwem Connecteam

Nie wszystkie przypomnienia grafiku są sobie równe.

Jest jedno przypomnienie w grafiku, aby rządzić nimi wszystkimi, jedno przypomnienie, aby je znaleźć. Jedno przypomnienie, aby zebrać ich wszystkich i za zgodą HR związać ich.

Odpowiedzią są automatyczne przypomnienia za pośrednictwem oprogramowania, takiego jak Connecteam. Zaprojektowany, aby ułatwić życie pracodawcom i pracownikom, Connecteam robi to wszystko. Od dokładnego śledzenia godzin pracy za pomocą GPS na żywo po automatyzację kart czasu pracy do listy płac w kilka sekund, Connecteam usuwa ból z listy płac.

Śmieszne memy z przypomnieniami o grafiku

Tylko dlatego, że przypomnienia o grafiku są ważne, nie oznacza, że ​​muszą być poważne. Utrzymywanie zaangażowania i motywacji zespołu, nawet jeśli chodzi o te irytujące karty czasu pracy.

Nasze starannie dobrane memy z pewnością wywołają uśmiech na twarzach Twoich pracowników, gdy poruszają się po świecie terminów i papierkowej roboty.

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Źródło obrazu

Dlaczego przypomnienia o grafiku są tak ważne dla firm

Co z tego, że nie dostaniesz na czas grafiku swojego zespołu? Jeśli liczy się tylko to, że pracownik otrzymuje zapłatę, to czy przypomnienia o grafiku są naprawdę tak potrzebne?

W jednej odpowiedzi – tak. Tak, oni są. A powodów jest kilka.

Często przesyłanie kart czasu pracy uruchamia tę walkę w ostatniej chwili, aby zdążyć na czas. Czasami fałszowanie godzin może być zbyt kuszące (i łatwe).

Zdumiewające 43% pracowników godzinowych przyznaje, że wyolbrzymia ilość czasu przepracowanego podczas swoich zmian. To oszustwo dotyczące grafiku może oznaczać nieprawidłową listę płac i utratę produktywności. W rzeczywistości brakujące i niedokładne karty czasu pracy kosztują amerykański sektor usług profesjonalnych około 7,5 miliarda dolarów dziennie!

Przypomnienia o kartach czasu pracy mogą zapobiec temu negatywnemu wpływowi na wyniki finansowe, pociągając pracowników do odpowiedzialności za uczciwe i dokładne karty czasu pracy.

Działy płac polegają na dokładnych i aktualnych danych z kart czasu pracy w celu obliczania wynagrodzeń i przetwarzania płatności. Otrzymywanie spóźnionych kart czasu pracy może zakłócić proces listy płac, powodując opóźnienia lub nieprawidłowe płatności, co prowadzi do niezadowolenia pracowników.

Wysyłając przypomnienia o kartach czasu pracy i ustalając jasne terminy, menedżerowie, którzy muszą zatwierdzić karty czasu pracy, mogą mieć pewność, że zostaną przesłane na czas. Pomaga to utrzymać zorganizowany przepływ pracy i zapobiega opóźnieniom w ważnych procesach, takich jak lista płac i zarządzanie projektami.

Jedna na pięć rozliczanych godzin nie jest rejestrowana. W niektórych przypadkach nie jest to przypadek oszustwa związanego z ewidencją czasu pracy, ale raczej zapomnienie. Jeśli pracownicy nie pamiętają, jak spędzali czas pracy, mogą „wymyślać” swoje godziny i przesyłać niedokładne karty czasu pracy.

Aplikacja Time Clock dla pracowników firmy Connecteam została zaprojektowana właśnie z tego powodu. W jednej intuicyjnej aplikacji pracownicy mogą łatwo rejestrować i wyrejestrowywać w drodze. Oznacza to dokładne śledzenie czasu pracy, projektów, klientów, sprzętu, przebiegu i nie tylko. Stamtąd karty czasu pracy online są automatycznie tworzone i eksportowane do oprogramowania płacowego.

Pracownicy zgodziliby się: nie ma nic gorszego niż mikrozarządzanie.

A nawet menedżerowie i właściciele firm mają znacznie ważniejsze i pilniejsze sprawy, którymi mogliby się zająć, zamiast ciągłego przypominania pracownikom o przesyłaniu grafików.

Przypomnienia o grafiku eliminują to obciążenie, co oznacza, że ​​menedżerowie mają więcej czasu na skupienie się na strategicznych zadaniach.

Konsekwentne dokuczanie i kontynuacja ze strony przełożonych może nadwerężyć relację pracownik-menedżer — zwłaszcza jeśli dokuczanie koncentruje się na jednym pracowniku. Skuteczne przypomnienie o karcie czasu pracy zastępuje potrzebę ciągłych działań następczych automatycznym, prostym przypomnieniem.

Karty czasu pracy dostarczają cennych danych do śledzenia postępu projektu, takich jak ilość czasu spędzonego na różnych zadaniach lub projektach.

Przypomnienia o grafiku zapewniają kierownikom projektów dostęp do rzetelnych informacji o wykorzystaniu zasobów i rentowności projektu. Pomaga im to w podejmowaniu świadomych decyzji, efektywnej alokacji zasobów i utrzymywaniu projektów na właściwej drodze.

W wielu branżach obowiązują przepisy prawa pracy, które wymagają dokładnego rejestrowania godzin pracy pracowników. Niezłożenie kart czasu pracy w terminie może skutkować niezgodnością z tymi przepisami, potencjalnie prowadząc do konsekwencji prawnych i kar.

Zgodność jest szczególnie istotna dla firm, które działają w branżach, w których obowiązują surowe przepisy prawa pracy lub które podlegają audytom.

W niektórych branżach świadczących usługi terenowe przesyłanie grafików jest wymagane w celu zachowania zgodności. Przypominając pracownikom o przesyłaniu kart czasu pracy, Twoja firma może uniknąć konsekwencji prawnych i kar (i pozostać przygotowanym na wszelkie audyty).

Korzyści z kart czasu pracy dla pracowników

Nie jest tajemnicą, że większość pracowników zazwyczaj nie lubi przesyłać grafików. Ale zrobienie tego jest dla nich równie dobre, jak dla ciebie. Oto kilka powodów, które powinny zachęcić ich do przyjęcia i docenienia korzystania z kart czasu pracy:

Starannie wypełniając karty czasu pracy, pracownicy przyczyniają się do sprawnego przetwarzania listy płac. Kiedy precyzyjnie zapisują swoje godziny, ich wypłata odzwierciedla każdą minutę ciężkiej pracy, którą włożyli.

Dzięki kartom czasu pracy pracownicy otrzymują swoje ciężko zarobione wynagrodzenie na czas, bez rozbieżności i opóźnień.

Karty czasu pracy działają jak osobisty dziennik historii pracy pracownika. Konsekwentnie utrzymując karty czasu pracy, pracownicy tworzą rzetelny zapis swoich wysiłków w organizacji.

Posiadanie dokładnej ewidencji może się również przydać w przypadku jakichkolwiek sporów lub rozbieżności z pracodawcą.

Dzięki dokładnemu rejestrowaniu godzin i zadań pracownicy mają namacalny sposób komunikowania swojego obciążenia pracą i produktywności. Zapewnia to lepszy wgląd w ich wysiłki, pomagając menedżerom zrozumieć zakres obowiązków każdego pracownika i wartość, jaką wnoszą do organizacji.

Ten przystępny zapis przepracowanych godzin jest cenny do wykorzystania w przyszłości, na przykład podczas ubiegania się o awans. Pokazuje osiągnięcia w zakresie poświęcenia i niezawodności, ukazując rozwój zawodowy pracownika na przestrzeni czasu.

Wypełnianie kart czasu pracy wymaga od pracowników zastanowienia się nad tym, co zrobili i ile czasu spędzili na wykonywaniu zadań. To zachęca do lepszych praktyk zarządzania czasem, pomagając pracownikom ustalać priorytety ich obciążenia pracą i identyfikować działania marnujące czas.

Karty czasu pracy są cennym zasobem podczas oceny wydajności. Dostarczają konkretnych danych, które pomagają odpowiedzieć na następujące pytania:

• Czy jesteś na czas w swojej pracy?
• Czy rejestrujesz się i kończysz?
• Czy jesteś szczery w kwestii tego, jak spędzasz dzień?
• Czy trzymasz się wymaganego harmonogramu?
• Robiłeś nadgodziny?
• Czy robisz dłuższe przerwy?

Prowadząc dokładne karty czasu pracy, pracownicy mają obiektywne dowody, które pokazują ich etykę pracy, podkreślają ich wkład i wspierają ich oceny wydajności. Te namacalne dane pomagają również pracodawcom w dokonywaniu rzetelnych ocen i przekazywaniu sensownych informacji zwrotnych.

Jak skłonić pracowników do terminowego przesyłania grafików

W połączeniu z przypomnieniem o wpisie do karty czasu pracy musisz zastosować odpowiednie podejście do swoich pracowników, aby skłonić ich do przesłania swoich kart czasu pracy w terminie. Wypróbuj niektóre z poniższych strategii, aby zobaczyć, które najlepiej sprawdzą się w przypadku Twojego zespołu:

Używaj humoru

Spójrzmy prawdzie w oczy — przesyłanie grafików może być nudnym i żmudnym procesem. Czasami beztroskie podejście może zrobić różnicę.

Zamiast wysyłać oficjalne przypomnienia, spróbuj wysłać do swojego zespołu zabawne przypomnienia zawierające memy lub „śmieszne” e-maile. Dodanie do procesu odrobiny humoru może pomóc w stworzeniu pozytywnej i mniej wywołującej niepokój atmosfery wokół przesyłania grafików.

Wyjaśnij, dlaczego terminowe przesyłanie grafików jest ważne

Wielu pracowników nie lubi wypełniać kart czasu pracy. Ale pomoc w zrozumieniu, dlaczego jest to tak ważne, może być tylko zachętą, której potrzebują, aby to zrobić.

Utwórz zasady dotyczące przesyłania grafiku

Ustal zasady przesyłania grafików, które określają oczekiwania dotyczące terminowego przesyłania grafików — oraz konsekwencje nieprzestrzegania tego.

Konsekwencje takie mogą obejmować upomnienia słowne, pisemne, a nawet zawieszenie, w zależności od częstotliwości spóźnień. Upewnij się, że polityka i proces strajków są dobrze udokumentowane i dostępne dla wszystkich pracowników (jak na wewnętrznej wiki!).

Wykorzystaj automatyzację i technologię na swoją korzyść

Ciągle musisz kontaktować się z pracownikami, aby przesyłali swoje karty czasu pracy? Nikt nie ma na to czasu!

Funkcje oprogramowania i automatyzacji eliminują konieczność ręcznego wysyłania przypomnień o grafiku. Connecteam automatycznie oblicza godziny pracy Twoich pracowników, dzięki czemu możesz eksportować karty czasu pracy bezpośrednio do oprogramowania płacowego.

Zaplanuj strategicznie, kiedy wysyłać przypomnienia

Czas jest wszystkim, także jeśli chodzi o przypomnienia w grafiku. Rozważ skonfigurowanie przypomnień w strategicznych momentach, na przykład pod koniec tygodnia lub miesiąca.

Unikaj bombardowania pracowników przypomnieniami w weekendy, kiedy próbują się zrelaksować. Zamiast tego zaplanuj wysyłanie przypomnień w odpowiednim czasie, a zwiększysz szanse, że Twoi pracownicy faktycznie zwrócą uwagę i podejmą działania.

Upewnij się, że pracownicy rozumieją system

Pracownicy muszą wiedzieć, jak skutecznie korzystać z posiadanego oprogramowania do śledzenia czasu. W razie potrzeby zapewnij im szkolenia i zasoby, które przeprowadzą ich przez ten proces.

Gdy pracownicy poczują się pewnie w systemie, będą bardziej skłonni do dokładnego i terminowego wypełniania swoich grafików.

Nie przesadzaj

Chociaż przypomnienia są kluczowe, bombardowanie pracowników codziennymi przypomnieniami może przynieść odwrotny skutek. Jeśli zalejesz ich skrzynki odbiorcze ciągłymi przypomnieniami, mogą całkowicie je ignorować.

Znajdź właściwą równowagę między delikatnymi przypomnieniami a przytłaczającą wytrwałością. Pamiętaj, że chcesz motywować i angażować, a nie denerwować i frustrować.

Zatwierdzaj karty czasu pracy na czas

Karty czasu pracy to ulica dwukierunkowa. Tak jak pracownicy muszą terminowo przesyłać karty czasu pracy, tak samo kierownicy muszą odgrywać swoją rolę. Terminowe zatwierdzanie kart czasu pracy jest wyrazem szacunku dla wysiłków pracowników i wzmacnia znaczenie tego procesu.

Szybko przeglądając i zatwierdzając karty czasu pracy, dasz pozytywny przykład swojemu zespołowi i zachęcisz ich do priorytetowego traktowania swoich zgłoszeń.

Co się stanie, jeśli pracownik zapomni przesłać grafik?

Załóżmy, że nawet po wielu przypomnieniach o przesłaniu grafiku pracownik konsekwentnie nie dostarcza swoich grafików na czas.

Oto kilka możliwych rozwiązań, do których możesz się zwrócić:

Porozmawiaj z nimi

Zamiast wyciągać pochopne wnioski lub zakładać zaniedbanie, przeprowadź otwartą rozmowę z pracownikiem.

Poświęć trochę czasu, aby zrozumieć, dlaczego zapominają przesłać swój grafik.

Czy wynika to z braku jasności procesu? Zapomnienie? Inne podstawowe problemy osobiste?

Bądź otwarty na rozpoczęcie tej rozmowy, aby dowiedzieć się więcej, rozwiać wszelkie wątpliwości, udzielić wyjaśnień i zaoferować wsparcie w razie potrzeby.

Zapewnij zgodność z prawem pracy

Chociaż możesz chcieć wstrzymać płatność, jeśli pracownik nie przesyła swoich grafików, zgodnie z prawem pracodawcy nie mogą płacić pracownikom z opóźnieniem ani dokonywać potrąceń z ich wypłat wyłącznie z powodu niezłożenia grafiku.

Zgodnie z ustawą o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA) ostatecznie obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie ewidencji godzin przepracowanych przez pracowników. I dlatego posiadanie odpowiedniego oprogramowania do śledzenia czasu jest tak ważne.

Dlaczego warto wybrać Connecteam do przypomnienia o grafiku?

Skoro mowa o oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy, aplikacja Connecteam do ewidencji czasu pracy oferuje cały szereg funkcji i narzędzi, dzięki którym proces rozliczania czasu pracy jest wydajny i bezbolesny.

Niektóre z tych funkcji obejmują:

• Automatyczne śledzenie czasu Connecteam eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania czasu, zmniejszając ryzyko błędów i oszczędzając czas. Oznacza to, że pracownicy mogą łatwo śledzić swoje godziny pracy i przesyłać karty czasu pracy na czas.

• Dzięki konfigurowalnym grafikom możesz stosować różne stawki wynagrodzenia dla różnych pracowników lub zadań, co ułatwia zarządzanie listą płac. Niezależnie od tego, czy chcesz monitorować regularne godziny pracy, czy nadgodziny, dostosuj aplikację Timesheet do potrzeb swojej firmy.

• Przesłane karty czasu pracy są automatycznie konwertowane na listy płac, oszczędzając czas i zmniejszając liczbę błędów. Gwarantuje to, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie na czas i dokładnie, motywując ich do terminowego składania grafików.

• Bez względu na to, gdzie się znajdują, aplikacja mobilna Connecteam umożliwia pracownikom rejestrowanie wejść i wyjść ze smartfonów, ułatwiając śledzenie czasu i dokładniejsze karty czasu pracy. A dzięki śledzeniu GPS możesz sprawdzić, czy pracownicy rejestrują się we właściwych miejscach i we właściwych godzinach.

• Po przesłaniu grafików można je łatwo zaimportować do ulubionego oprogramowania do obsługi płac.

Twórz przypomnienia o grafiku bez wysiłku dzięki Connecteam

Śledzenie godzin pracy pracowników ma kluczowe znaczenie dla dokładności listy płac i rozliczeń, ale może być żmudnym zadaniem dla menedżerów. Za pomocą automatycznych przypomnień o karcie czasu pracy można usprawnić ten proces, oszczędzając czas i zwiększając wydajność.

Dzięki opartej na chmurze funkcji grafiku Connecteam możesz skonfigurować automatyczne przypomnienia, aby zachęcić zespół do przesłania godzin pracy w terminie, uwalniając czas i siłę intelektualną do innych ważnych zadań. Koniec z spóźnionymi zgłoszeniami lub niechlujnymi obliczeniami płac.

Ponadto Connecteam jest przyjazny dla użytkownika i dostępny z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym, zapewniając wgląd w godziny pracy pracowników w czasie rzeczywistym. Pożegnaj się z ręcznym śledzeniem czasu i przywitaj się z dokładnymi i wydajnymi procesami płacowymi.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj