Przejrzysta komunikacja w miejscu pracy: jak tworzyć kulturę otwartości

Pandemia COVID-19 przyniosła znaczącą zmianę w kulturze i oczekiwaniach w miejscu pracy. Gdy świat się ożywił, wielu pracowników ponownie oceniło, jak postrzegają znaczenie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Zmiana priorytetów doprowadziła rekordową liczbę osób do odejścia z pracy w poszukiwaniu firm, które są bardziej zgodne z ich wartościami.

W obecnej sytuacji pracownicy oczekują dobrego traktowania przez pracodawców i chcą czuć się wartościową częścią zespołu. Przejrzysta komunikacja między Tobą a Twoimi pracownikami jest kluczem do tworzenia szczęśliwszych członków zespołu, którzy czują się docenieni i chcą ciężko pracować dla Twojej firmy.

Dzięki odpowiedniemu zestawowi narzędzi komunikacyjnych możesz wspierać przejrzystą komunikację między pracownikami na wszystkich poziomach Twojej firmy.

Pytasz, jak stworzyć kulturę otwartej i szczerej komunikacji w swoim miejscu pracy?

Po pierwsze, potrzebujesz zrozumienia przejrzystej komunikacji i narzędzi potrzebnych do wdrożenia tej filozofii we własnej firmie.

Czym jest przejrzysta komunikacja?

Przejrzysta komunikacja to praktyka, w której informacje — zarówno dobre, jak i złe — są jasno i otwarcie udostępniane na wszystkich poziomach Twojej firmy.

Przy tego rodzaju stylu komunikacji udostępniasz informacje:

• W górę : Członkowie Twojej siły roboczej mogą otwarcie komunikować się ze swoimi przełożonymi.
• W dół : Członkowie Twojego zespołu zarządzającego mają odpowiednie kanały, narzędzia i możliwość swobodnej komunikacji ze swoimi pracownikami.
• Komunikacja pozioma : pracownicy na każdym szczeblu mogą otwarcie komunikować się ze swoimi współpracownikami.

Przejrzysta komunikacja nie musi być skomplikowana. Może to być tak proste, jak planowanie cotygodniowych spotkań firmy, korzystanie z wiadomości na czacie lub wysyłanie wewnętrznych biuletynów w celu wyjaśnienia jej najnowszych strategii, wiadomości i decyzji.

Przejrzystość przynosi korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom, a kiedy organizacja traktuje komunikację priorytetowo, przynosi to wymierne korzyści.

Dlaczego przejrzysta komunikacja w miejscu pracy ma znaczenie

Istnieje wiele powodów, dla których warto wprowadzić atmosferę przejrzystości w swojej firmie. Po pierwsze poprawia morale.

W niedawnej ankiecie 68% pracowników stwierdziło, że oczekuje od swojej firmy większej przejrzystości.

Wielu z tych respondentów uważało, że w rezultacie poprawi się ich równowaga między życiem zawodowym a prywatnym.

Oto pięć dodatkowych korzyści, jakie Twoja organizacja może odczuć, stosując przejrzystą komunikację.

Według Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi jasna, skierowana do góry komunikacja jest niezbędna do napędzania innowacji. W wielu firmach pracownicy na stanowiskach niekierowniczych niechętnie odchodzą od normalnych procedur z obawy przed poinformowaniem kierownictwa o niepowodzeniach.

Aby jednak wprowadzać innowacje, musisz pogodzić się z porażką. Członkowie Twojego zespołu powinni czuć wystarczające wsparcie, aby dzielić się pomysłami i przyczyniać się do usprawnień procesów. Może prowadzić do wielkich rzeczy.

Legenda głosi, że na przykład na początku XX wieku pracownik fabryki w firmie zajmującej się kojarzeniem zapałek zwrócił się do kierownictwa z pomysłem nałożenia papieru ściernego tylko na jedną stronę pudełek zapałek.

Ta innowacja pozwoliła firmie zaoszczędzić setki tysięcy dolarów, a wszystko dlatego, że ktoś na pierwszej linii poczuł potrzebę zabrania głosu.

Twoi pracownicy na wszystkich poziomach są pełni pomysłów. Stwórz kulturę, w której czują się uprawnieni do zabierania głosu i zachęcania pracowników do podejmowania ryzyka. Niektóre z tych pomysłów mogą się nie sprawdzić, ale Twoi pracownicy docenią tę szansę.

Przejrzysta komunikacja to jeden z najlepszych sposobów na budowanie zaufania między Tobą a Twoimi pracownikami. Kiedy jesteś otwarty i uczciwy w kwestii procedur decyzyjnych, Twój zespół kierowniczy wydaje się bardziej przystępny, a Twoi pracownicy czują się bardziej cenieni.

Zapewnienie kultury zaufania pomoże zmniejszyć rotację pracowników, ponieważ pracownicy, którzy ufają swoim pracodawcom, są mniej skłonni do rezygnacji z pracy.

Pracownicy na wszystkich poziomach Twojej firmy są bardziej skłonni do zaangażowania, jeśli zachęcasz do przejrzystości. Dzieje się tak dlatego, że poczują się bardziej uprawnieni do skontaktowania się z tobą i przedyskutowania sposobów, w jakie możesz pomóc uczynić ich pracę bardziej znaczącą.

Największe talenty często opuszczają organizacje, gdy ich potrzeby nie są zaspokajane. Oferowanie otwartych linii komunikacyjnych i zdrowych, szczerych dyskusji na temat strategii i decyzji pomaga Twoim pracownikom rozwiązywać problemy w miejscu pracy, zanim dotrą do tego punktu.

W dzisiejszych czasach firmy z różnych branż konkurują o najlepsze talenty, więc Twoja marka musi się wyróżniać, aby przyciągnąć odpowiednich ludzi. Wydarzenia wewnętrzne, programy uznawania pracowników i kanał komunikacji w stylu mediów społecznościowych sprzyjają wzajemnemu zaangażowaniu.

Przyszli pracownicy dowiedzą się o silnej kulturze firmy, przeglądając Twoją organizację w witrynach takich jak Glassdoor, Indeed i LinkedIn.

Kładąc podwaliny pod uczciwą, przejrzystą komunikację z obecnymi pracownikami, tworzysz również z organizacji doskonałe miejsce do pracy i prowadzenia interesów.

Co brak przejrzystości może zrobić w miejscu pracy?

Zaufanie jest hitem:

Zaufanie jest podstawą każdego odnoszącego sukcesy zespołu lub organizacji. Bez przejrzystości zaufanie spada, pozostawiając pracowników kwestionujących swoje motywy i intencje. Produktywność cierpi, gdy ludzie stają się ostrożni i niechętni do współpracy.

Młyn plotek idzie w górę:

W przypadku braku jasnej i otwartej komunikacji spekulacje i plotki szaleją. Pracownicy zaczynają wypełniać luki własnymi narracjami, co prowadzi do dezinformacji i niepotrzebnego niepokoju. Zamiast skupiać się na swoich zadaniach, spędzają czas na rozszyfrowywaniu prawdy od fikcji.

Motywacja spada:

Kiedy pracownicy czują się pozostawieni w ciemności lub uważają, że ich opinie nie mają znaczenia, ich motywacja słabnie. Brak przejrzystości rodzi wycofanie i apatię. Ludzie tracą kontakt z celami organizacji, co skutkuje spadkiem produktywności i straconymi szansami.

Eskalacja konfliktów:

Nieporozumienia i błędne interpretacje rozkwitają, gdy brakuje przejrzystości. Bez jasnych kanałów komunikacji konflikty pojawiają się i jątrzą. Zespoły stają się podzielone, produktywność gwałtownie spada, a środowisko pracy staje się toksyczne.

Jak promować kulturę przejrzystej komunikacji

Jeśli nie masz jeszcze kultury otwartego udostępniania, podejmij te kroki, aby zapewnić większą przejrzystość w miejscu pracy.

Pracownicy lubią pracować w firmach, w których czują się doceniani. Wspieranie relacji na wszystkich poziomach jest jednym z najłatwiejszych sposobów osiągnięcia tego przez organizację. Możesz pielęgnować relacje poprzez:

• Bycie konsekwentnym
• Unikanie plotek
• Zapewnienie wspierającej atmosfery
• Jasne komunikowanie wytycznych i oczekiwań

Korzystaj z cyfrowych narzędzi komunikacyjnych, takich jak funkcja planowania Connecteam, aby organizować regularne spotkania z członkami zespołu i menedżerami, aby sprawdzać i omawiać pilne tematy. Regularnie wyznaczaj czas na budowanie zespołu, aby Twoi pracownicy mogli się łączyć i dzielić tym, co mają wspólne.

Przejrzysta komunikacja jest kluczowym czynnikiem pomagającym pracownikom sprostać wyzwaniom w miejscu pracy. Niektórzy liderzy mogą odczuwać pokusę, by chronić swoje zespoły przed trudnymi wiadomościami lub rosnącymi obawami.

Jednak autentyczność i szczerość (szczególnie w obliczu przeciwności losu) pomagają ludziom ci zaufać, a zaufanie jest kluczowe dla każdego zdrowego związku.

Przejrzystość zaczyna się u góry. Zachęcaj swoich menedżerów do otwartej i szczerej komunikacji ze swoimi pracownikami i między sobą. Niech Twój zespół zarządzający poprosi pracowników o opinie i wykorzysta ich wiedzę do wprowadzenia ulepszeń. Jeśli pracownicy uważają, że nie działasz zgodnie z ich opiniami, mogą przestać je oferować.

Niektórzy pracownicy mogą nie czuć się komfortowo, poruszając drażliwe tematy. W takim przypadku rozważ zaoferowanie im możliwości zachowania anonimowości. W ten sposób możesz utrzymywać oparte na zaufaniu relacje ze wszystkimi członkami zespołu, jednocześnie zajmując się delikatnymi kwestiami w miejscu pracy.

Tworząc kulturę przejrzystości, bądź konsekwentny i upewnij się, że wszyscy na wszystkich poziomach mogą uzyskać informacje zwrotne, które są dla nich najlepsze. Używaj tych narzędzi regularnie, aby uzyskać najlepszy efekt:

• Biuletyny firmowe
• Sesje opinii pracowników
• Wiadomości błyskawiczne
• Anonimowe ankiety

Korzystaj z platformy zaangażowania, takiej jak Connecteam, aby rozpoznawać swój zespół, gdy radzi sobie dobrze. Świętuj sukcesy i motywuj pracowników, którzy dzielą się świetnymi pomysłami, korzystając z cyfrowych nagród.

Możesz nawet tworzyć nieformalne grupy na czacie społecznościowym, aby zachęcać do koleżeństwa i prowadzić rejestr ważnych kamieni milowych zespołu, aby Twoi pracownicy wiedzieli, że je doceniasz.

Wyznacz jasne linie odpowiedzialności za zadania i procesy. Kiedy każdy członek zespołu zna swoje obowiązki, może lepiej zrozumieć swoje oczekiwania i być pociągniętym do odpowiedzialności. Odpowiedzialność jest również kluczowa w zachęcaniu członków zespołu do dzielenia się pomysłami.

Bycie odpowiedzialnym nie oznacza karania zespołu za każdy błąd. Niektóre błędy są bardziej kosztowne niż inne i należy je naprawić. Jednak większość niepowodzeń daje Twojemu zespołowi szansę na naukę i rozwój. Kiedy zdarzają się błędy, zbierz swój zespół, aby przedyskutować sytuację i opracować rozwiązania, które zapobiegną ich wystąpieniu w przyszłości.

Zaproś pracowników na wszystkich poziomach do udziału w podejmowaniu decyzji. Daj każdemu członkowi zespołu szansę wyrażenia opinii i opracowania rozwiązań dla całej firmy. Zezwolenie wszystkim na udział w podejmowaniu decyzji pomaga budować silniejsze relacje w zespole i może pomóc w znalezieniu rozwiązań, których kierownictwo mogło nie wziąć pod uwagę.

Ułatw udział wszystkim, używając zrozumiałej dla wszystkich terminologii, zwłaszcza jeśli zapraszasz do udziału osoby pracujące w różnych częściach Twojej firmy. Każdy zespół może mieć inny żargon i akronimy, których używa na co dzień, ale pozostali pracownicy nie będą znać tych terminów i mogą czuć się wykluczeni.

Będą chwile, w których nie będziesz mógł dzielić się informacjami ze swoim zespołem. Jeśli jesteś zaangażowany w proces sądowy, fuzję lub inną sprawę prawną, możesz być zobowiązany do zachowania ścisłej poufności. Bez względu na powód zatajania informacji, bądź szczery wobec swoich pracowników i wyjaśnij, dlaczego to robisz.

Jeśli nie jesteś uczciwy, Twoi pracownicy mogą pomyśleć, że coś przed nimi ukrywasz, co zrywa relację opartą na zaufaniu, nad którą tak ciężko pracowałeś.

Po wdrożeniu przejrzystych praktyk komunikacyjnych w całej firmie uwzględnij je w brandingu swojej firmy. Promuj swoje zaangażowanie w przejrzystość w:

• Twoja misja i deklaracje wartości
• Strona Twojej firmy
• Oferty pracy i opisy
• Firmowe konta w mediach społecznościowych

Wyróżnij swoich pracowników i ich pomysły w mediach społecznościowych, aby pokazać, że doceniasz swój zespół. Wreszcie, stosuj przejrzystą komunikację w swoich praktykach związanych z rekrutacją, zatrudnianiem i wdrażaniem, aby nowi członkowie zespołu wiedzieli, czego mogą się spodziewać od samego początku.

Bycie oddanym swoim pracownikom i ich rozwojowi jest doskonałym narzędziem pomagającym przyciągać i zatrzymywać utalentowanych pracowników.

Korzystaj z nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych, aby poprawić przejrzystość

Po podjęciu kroków w celu zbudowania przejrzystości utrzymywanie regularnej, otwartej komunikacji jest najlepszym sposobem na dalsze rozwijanie kultury zaufania. Właściwy zestaw narzędzi i zasad pomoże Ci utrzymać tempo.

Wiadomości błyskawiczne

Systemy wiadomości błyskawicznych, takie jak te dostępne za pośrednictwem Connecteam, pozwalają zespołowi pozostawać w kontakcie ze sobą w podróży, w różnych lokalizacjach i według różnych harmonogramów — nawet jeśli nie zapisali numerów telefonów wszystkich współpracowników.

Wiadomości błyskawiczne pozwalają członkom zespołu terenowego komunikować się ze swoimi menedżerami w obliczu wyzwań lub podejmowania decyzji na miejscu, a także umożliwiają członkom zespołu łączenie się ze sobą w celu rozwiązywania problemów i dzielenia się pomysłami w czasie rzeczywistym. Odpowiednie narzędzie zapewnia bezpieczne czaty grupowe lub czaty 1 na 1, a menedżerowie powinni mieć możliwość łatwego kontrolowania uprawnień i minimalizowania zakłóceń, które mogą pojawiać się w przypadku zbyt wielu prywatnych czatów bocznych.

Produktywne konwersacje peer-to-peer mogą odbywać się z łatwością w aplikacji komunikacyjnej. Gdy pracownicy napotkają problemy, mogą porozmawiać z innymi członkami zespołu, aby zapytać, czy ktoś inny napotkał ten sam problem, a jeśli tak, to w jaki sposób go rozwiązał. Mogą zobaczyć, czy inni są dostępni, aby pomóc lub podzielić się pomysłami. Dostęp do regularnych wiadomości pomaga zespołom czuć się połączonymi i wspieranymi zarówno przez współpracowników, jak i przełożonych.

Anonimowe ankiety

Niektóre opinie mogą być trudne do usłyszenia i równie trudne do podzielenia się nimi. Członkowie zespołu mogą wahać się przed przekazaniem opinii bez zachęty, ale ankieta może przełamać lody, prosząc o pomysły i wkład w określone tematy.

Umożliwienie członkom zespołu zachowania anonimowości może sprawić, że poczują się bardziej komfortowo podczas omawiania trudnych kwestii, prowadząc do bardziej otwartych i uczciwych spostrzeżeń i danych od zespołu.

Możesz strategicznie planować swoje ankiety, aby zbierać szybkie informacje zwrotne w czasie rzeczywistym po wprowadzeniu zmian, lub możesz utrzymywać regularną kadencję, aby monitorować nastroje pracowników i postępy w zakresie wszelkich znanych problemów.

Na przykład jeden pracownik może mieć problem z systemem planowania, który uważa za niesprawiedliwy, ale może nie chcieć rozmawiać o tym bezpośrednio ze swoim przełożonym lub przed kolegami z obawy, że zabrzmi to marudnie.

Anonimowa ankieta pozwala temu pracownikowi wyrazić swoją opinię bez obawy o karę, a jeśli wielu pracowników podziela podobne obawy, ich przełożony może zobaczyć okazję do rozważenia tej opinii i wprowadzenia zmian.

Listy kontrolne pracy

Tworząc kulturę odpowiedzialności, potrzebujesz sposobu, aby pomóc wszystkim członkom zespołu zrozumieć ich obowiązki. Dzięki przypisaniom zadań i notatkom zadań Connecteam możesz tworzyć listy kontrolne, które pomogą Twojemu zespołowi zachować spójność.

Listy kontrolne sprawiają również, że każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za swoje codzienne zadania. Listy kontrolne pracy są również świetne podczas wdrażania, pomagając nowym pracownikom ustalić rutynę i zapoznać się z ich codziennymi zadaniami, jednocześnie promując poczucie spełnienia, gdy przechodzą przez listę.

Inne funkcje związane z odpowiedzialnością, takie jak przypomnienia o harmonogramie, mogą pomóc w motywowaniu zespołu i promowaniu odpowiedzialności.

Biuletyny wewnętrzne

Twój zespół marketingowy może opracować biuletyny, aby informować klientów. Firmy mogą korzystać z tego samego podejścia, aby pozostać w kontakcie z pracownikami. Regularne wewnętrzne biuletyny z aktualizacjami i ogłoszeniami pozwalają dzielić się ważnymi spostrzeżeniami dotyczącymi firmy i cennymi treściami w zespole, a wszystko to za jednym razem.

Kiedy członkowie zespołu otrzymują tę samą centralną komunikację w tym samym czasie, wszyscy znajdują się na tej samej stronie — i mogą nawet znaleźć coś interesującego do rozmowy podczas przerwy lub przestoju.

Korzystaj z wewnętrznych biuletynów, aby otwarcie i szczerze informować o tym, co dzieje się w Twojej firmie. Na przykład, jeśli jesteś właścicielem firmy budowlanej, prawdopodobnie masz do czynienia z inflacją i problemami z łańcuchem dostaw. Zaoferuj informacje o tym, co robisz jako firma, aby poradzić sobie z tymi wzrostami kosztów, i pokaż swojemu zespołowi, że jest wystarczająco ceniony, aby wziąć go pod uwagę.

Uznanie i nagrody dla pracowników

Regularne okrzyki i wyrazy uznania za dobrze wykonaną pracę pomagają zespołom budować pozytywną kulturę. Poszukaj okazji do świętowania swojego zespołu, na przykład życząc im wszystkiego najlepszego z okazji urodzin i rocznicy pracy oraz gratulując im sukcesów, zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym.

Ktoś mógł znaleźć nowy sposób rozwiązania typowego problemu w miejscu pracy. Pracownik mógł wyjść poza to, obsługując klienta. Aby zachęcić do przejrzystej komunikacji, użyj tego narzędzia do nagradzania członków zespołu, którzy zabierają głos i przedstawiają dobre pomysły lub niezbędne krytyczne opinie.

Dostrzeganie i nagradzanie tego wkładu — czy to poprzez słowną pochwałę przed zespołem, nagrody fizyczne, takie jak mała karta podarunkowa na bezpłatną kawę, czy jedno i drugie — pomaga zachęcić innych do zabrania głosu, gdy widzą, że jest to doceniane.

Blog o przywództwie

Pisanie miesięcznego lub kwartalnego bloga to doskonały sposób dla właścicieli firm i menedżerów na kontakt ze swoimi zespołami i zaprezentowanie ich ludzkiej strony. Jeśli jesteś dobry w słowach, spisywanie przemyśleń i dzielenie się nimi ze swoim zespołem to świetny sposób na wgląd w swoją osobowość i motywację do budowania firmy, co może pomóc w nawiązaniu silniejszej więzi z członkowie twojego zespołu.

Jeśli piszesz o ogólnych wiadomościach firmowych, posyp kilka odniesień do swojego ulubionego programu telewizyjnego lub drużyny sportowej. Następnym razem, gdy będziesz rozmawiać z pracownikami, zapytaj, czy ktoś jeszcze obserwuje. Nie martw się zbytnio o wzbudzanie szacunku i powtarzanie biznesowych tematów do rozmów, ale wykorzystaj okazję do podzielenia się swoim spojrzeniem na problemy, które rozwiązujesz.

Im lepiej twoi pracownicy rozumieją, kim jesteś i skąd pochodzisz jako osoba i lider biznesu, tym bardziej prawdopodobne jest, że będą czuć się komfortowo, zwracając się do ciebie z problemami i pomysłami.

Oprogramowanie wprowadzające i szkoleniowe

Przejrzysta komunikacja nie tylko ułatwia standaryzację procesu wdrażania i szkolenia, ale jest także doskonałą okazją do ustanowienia precedensu otwartej, uczciwej i przystępnej komunikacji w Twojej firmie.

Uchwyć swoje procesy za pomocą oprogramowania wprowadzającego i szkoleniowego. Connecteam pozwala tworzyć quizy, przesyłać materiały szkoleniowe i generować listy kontrolne dla zespołu onboardingowego, aby każdy nowy pracownik wiedział, czego od niego oczekujesz od pierwszego dnia. Scentralizowany proces zapewnia, że ​​nowi pracownicy nie otrzymują sprzecznych informacji od różnych przełożonych ani nie tracą czegoś, czego wszyscy ich współpracownicy nauczyli się w drugim tygodniu.

Nie zapomnij również o kontynuacji w trakcie i wkrótce po wejściu na pokład. Dzięki regularnym spotkaniom i informacjom zwrotnym od pracowników możesz dowiedzieć się, co działa dobrze podczas szkolenia i wdrażania, a co wymagać drobnych poprawek, dzięki czemu możesz powtarzać i ulepszać następnym razem oraz tworzyć konsekwentnie udane podejście.

Ostatnie słowo w sprawie przejrzystej komunikacji

Przejrzysta komunikacja w miejscu pracy jest integralną częścią utrzymania zaangażowania, zadowolenia i produktywności pracowników. Wspieranie otwartej i przejrzystej komunikacji oraz budowanie kultury zaufania w Twojej firmie pozwala pracownikom na wszystkich szczeblach dzielić się pomysłami i przyczyniać się do sukcesu Twojej firmy. Musisz być wrażliwy i otwarty na konstruktywne informacje zwrotne, aby robić to dobrze. Potrzebne są również odpowiednie narzędzia komunikacji.

Narzędzie do zarządzania pracownikami Connecteam zapewnia wiele zasobów, z których możesz korzystać, aby pozostać w kontakcie ze swoimi pracownikami i informować ich na bieżąco. Skorzystaj z funkcji, takich jak czat zespołowy, narzędzia do planowania, listy kontrolne zadań, materiały wprowadzające i narzędzia do rozpoznawania, aby zaangażować swój zespół i podnieść jego morale.

Zacznij korzystać z Connecteam za darmo już dziś .

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj