Rota pracy: przepisy brytyjskie i najlepsze praktyki

Opublikowany: 2023-07-30

Zapewnienie, że Twoja firma ma odpowiednich pracowników zaplanowanych do pracy we właściwym czasie, może być czasochłonne i frustrujące. Ustanowienie rotacji pracy może pomóc, ale musisz wziąć pod uwagę coś więcej niż tylko potrzeby swojej firmy. Czas pracy pracowników w Wielkiej Brytanii podlega kilku regulacjom prawnym, które wpływają na sposób ustalania rotacji pracy.

W tym przewodniku przedstawiamy wymagania prawne, które musisz znać, aby tworzyć zgodne z przepisami harmonogramy pracy, które pozwalają zaoszczędzić na kosztach pracy. Omówimy również sposoby usprawnienia planowania, dzięki czemu można usunąć ból głowy związany z tworzeniem grafiku pracy i zapewnić płynne działanie firmy.

Co to jest rotacja pracy?

Rota pracy to harmonogram pracy, który:

Identyfikuje pracę, którą muszą wykonać członkowie zespołu
Ustala harmonogram zakończenia pracy
Określa, kto będzie wykonywał pracę

Pracodawcy stosują rotację pracy, aby ustalić oczekiwania dotyczące tego, kiedy ich pracownicy będą pracować. Rotas zapewnia również pracownikom odpowiednie przerwy i terminowe wykonywanie zadań przez członków zespołu.

Przepisy brytyjskie, które mają wpływ na rotację pracy

Harmonogramy pracy powinny uwzględniać potrzeby biznesowe, ale są również zobowiązane do przestrzegania kilku brytyjskich przepisów prawa pracy . Wymogi prawne wpływają na to, kiedy możesz planować pracowników do pracy, ile mogą pracować i kiedy są uprawnieni do przerw.

Maksymalne godziny pracy

Rozporządzenia dotyczące czasu pracy z 1998 r. określają maksymalne godziny pracy w Wielkiej Brytanii. Zgodnie z tymi przepisami pracownicy mogą pracować maksymalnie 48 godzin tygodniowo . Pracownicy mogą zrezygnować z tego ograniczenia, ale muszą to zrobić dobrowolnie i na piśmie.

Godziny pracy obejmują czas, w którym pracownik wykonuje obowiązki służbowe lub działa pod kierunkiem swojego pracodawcy. Obejmuje to czas podróży w ciągu dnia pracy, czas pracy poza domem oraz czas spędzony na dyżurze w miejscu pracy.

Godziny pracy nie obejmują czasu na odpoczynek, takiego jak przerwy na lunch. Nie obejmują one również czasu odpoczynku, gdy pracownik jest poza domem na noc lub na wezwanie, gdy jest poza miejscem pracy i nie wykonuje żadnej pracy.

Musisz dokładnie rejestrować godziny pracy swoich pracowników, aby uniknąć przypadkowego zaplanowania zbyt wielu godzin pracy.

Automatycznie rejestruj i przeglądaj godziny pracy na cyfrowych kartach czasu pracy

Koniec z żmudną papierkową robotą, zaokrąglonymi godzinami, ręcznymi obliczeniami lub błędami w listach płac.

Zacznij za darmo

Nocna praca

Oprócz maksymalnego czasu pracy, Regulamin czasu pracy z 1998 r. określa zasady pracy wykonywanej w porze nocnej. Pracownicy nocni nie mogą pracować dłużej niż przeciętnie 8 godzin w okresie 24-godzinnym .

Obliczenie, czy pracownik przepracował więcej niż 8 godzin jako pracownik nocny, może być trudne. Te 8 godzin oblicza się jako średnią z 17 tygodni. Tak więc pracownik może pracować na dłuższe zmiany, o ile jest rekompensowany czasem odpoczynku. Możesz przedłużyć 17-tygodniowy okres do maksymalnie 52 tygodni, jeśli Ty i Twój pracownik wyrazicie na to zgodę.

Każdy pracownik, który regularnie pracuje przez 3 lub więcej godzin nocnych, jest uważany za pracownika nocnego. Godziny nocne zwykle trwają od 23:00 do 6:00. To powiedziawszy, możesz inaczej zdefiniować godziny nocne w umowie o pracę.

Pracownicy poniżej 18 roku życia nie mogą wykonywać większości prac w godzinach od 22:00 do 6:00 . Istnieją pewne wyjątki dla określonych branż, takich jak rolnictwo. Istnieje również wyjątek, który pozwala pracodawcom zatrudnić 16- lub 17-latka, gdy mogą udowodnić, że żadna osoba dorosła nie jest dostępna do wykonania pracy.

Czy wiedziałeś?

Zegar czasu Connecteam ma funkcję raportu zmian, która automatycznie wyświetla przepracowane godziny na podstawie daty wykonania pracy. To znacznie ułatwia dokładne obliczenie tygodniowego czasu pracy pracownika, gdy nocna zmiana przypada na 2 tygodnie robocze.

Nadgodziny

W Wielkiej Brytanii nie ma prawnego wymogu pracy w godzinach nadliczbowych.

Podobnie, nie ma wymogu, aby pracodawca w Wielkiej Brytanii oferował nadgodziny lub płacił wyższe wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach, o ile średnia płaca pracownika nie spadnie poniżej krajowej płacy minimalnej.

Jako pracodawca powinieneś zawrzeć w umowie o pracę szczegółowe informacje na temat wynagrodzenia za nadgodziny i metod obliczania. Na przykład „półtora czasu” to metoda obliczania nadgodzin często wymagana w Stanach Zjednoczonych i powszechnie stosowana w umowach o pracę w Wielkiej Brytanii. Pracownikowi z takim zapisem w umowie przysługuje normalna stawka godzinowa powiększona o 50% tej stawki za każdą przepracowaną godzinę nadliczbową.

Porada profesjonalisty:

Regularne wyznaczanie pracownikom godzin nadliczbowych wpłynie również na to, ile musisz zapłacić, gdy pracownik bierze ustawowy płatny urlop. Kwota, do której pracownik jest uprawniony za swój ustawowy płatny urlop, obejmuje średnie zarobki za nadgodziny. Musisz prawidłowo śledzić godziny nadliczbowe, aby mieć pewność, że lista płac jest dokładna przez cały rok.

Przerwy na odpoczynek

Jako pracodawca w Wielkiej Brytanii musisz zapewnić przerwy w trakcie i pomiędzy zmianami pracowników. Musisz także zapewnić nieprzerwane okresy odpoczynku co tydzień lub co dwa tygodnie. Okresy odpoczynku są zazwyczaj nieodpłatne, ale możesz to zmienić w umowie o pracę.

W czasie zmiany roboczej trwającej 6 godzin i więcej pracownikowi przysługuje 1 przerwa na odpoczynek 20 minut. Zwykle byłaby to przerwa obiadowa pracownika. Pracownicy powinni robić tę przerwę w połowie zmiany, a nie na początku lub na końcu zmiany. Możesz ustawić dłuższe przerwy na odpoczynek według zasad.

Pracownicy mają prawo do 11 godzin odpoczynku między zmianami pracy . Na przykład pracownik, który kończy pracę o godzinie 23:00 jednej nocy, nie może ponownie pracować do godziny 10:00 następnego ranka.

Pracownicy muszą również mieć nieprzerwany czas odpoczynku — czas bez wymogu pracy — równy co najmniej 24 godzinom tygodniowo lub 48 godzinom co dwa tygodnie.

Pracownicy zatrudnieni na część etatu

Przepisy dotyczące pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin (zapobieganie mniej korzystnemu traktowaniu) z 2000 r. wymagają, aby pracodawcy oferowali takie same uprawnienia w zakresie godzin pracy i schematów zmian pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin, jak pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze godzin. Obejmuje to oferowanie takich samych przerw na odpoczynek w trakcie i pomiędzy zmianami.

Zawiadomienie o godzinach pracy

Prawo brytyjskie nie określa sztywnego terminu na powiadomienie pracowników o harmonogramie pracy. Wymagane jest jednak „rozsądne” powiadomienie.

Porada profesjonalisty:

Dobrą zasadą jest publikowanie grafiku pracy na 1 tydzień przed planowanymi zmianami.

Zmiany godzin pracy

Zgodnie z prawem brytyjskim nie ma określonego czasu na zmianę rotacji pracy.

To powiedziawszy, musisz powiadomić pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem o zmianach w ich godzinach pracy. Dokonanie jednorazowej tymczasowej zmiany jest generalnie dopuszczalne, jeśli poinformujesz pracowników o tym fakcie z 24-godzinnym wyprzedzeniem. Trwałe zmiany i zmiany dokonywane przez duże firmy często wymagają dłuższego okresu wypowiedzenia.

Czy wiedziałeś?

Pracownicy mają prawo żądać elastycznych godzin pracy, co może obejmować prośby o dostosowanie ich godzin pracy do konkretnych zmian.

Wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji dotyczącej rotacji pracy

Nie należy odrzucać grafiku pracy po zakończeniu zaplanowanych zmian. Są to dokumenty prawne i mogą stanowić dowód w sporach pracowniczych lub innych postępowaniach sądowych. Prawo brytyjskie wymaga przechowywania ewidencji czasu pracy przez 2 lata od daty jej sporządzenia.

Jak ustawić rotację pracy

Stworzenie skutecznej rotacji wydaje się proste, ale szybko może stać się wyzwaniem. Oto kilka najlepszych praktyk, o których warto pamiętać, oraz typowe modele ustalania rotacji pracy.

Najlepsze praktyki zarządzania rotacją pracy

Tworząc rotację pracy i zarządzając nią, pamiętaj o:

Przestrzegaj warunków umów pracowniczych. Różni pracownicy mogą być zatrudniani na różne maksymalne godziny pracy i różne harmonogramy czasu pracy. Oprogramowanie do planowania, takie jak Connecteam, sprawia, że śledzenie tych różnych reguł jest łatwiejsze i mniej podatne na błędy.
Ustal jasne zasady określające, kto może tworzyć lub zmieniać rotację pracy. Ogranicz osoby, które mogą zmieniać harmonogramy pracy, aby uniknąć przypadkowych błędnych harmonogramów lub niedoborów personelu.
Utwórz proces zatwierdzania żądań czasu pracy pracowników. Chociaż chcesz szybko odpowiadać na prośby pracowników, powinieneś traktować wszystkie prośby jednakowo i sprawiedliwie. Ponadto przed zatwierdzeniem należy rozważyć potrzeby biznesowe.
Zrównoważ zapotrzebowanie na umiejętności dla każdej zmiany. Na przykład nie chciałbyś zatrudniać w swojej restauracji tylko kelnerów, pomijając kucharzy. Upewnij się, że Twój harmonogram obejmuje pracowników z odpowiednimi umiejętnościami wymaganymi do każdego zadania, które należy wykonać.
Zapewnij odpowiedni nadzór. Nie należy prosić pracowników o pracę bez dostępu do kierownika liniowego lub przełożonego. Może to prowadzić do błędów, opóźnień, a nawet wypadków i urazów.
Stwórz plan awaryjny na wypadek nieobecności. Choroba i inne nieoczekiwane nieobecności mogą wyrzucić rotację personelu przez okno. Rozważ rotację na wezwanie lub inne plany tworzenia kopii zapasowych, aby zapewnić odpowiedni personel.
Miej plan na obawy pracowników. Upewnij się, że pracownicy mają jasność co do tego, z kim mogą rozmawiać, jeśli mają wątpliwości dotyczące swoich zmian.
Ustanowienie polityki dotyczącej zamiany zmian. Jasno określ, jak często mogą wymieniać się zmianami i do kogo powinni składać prośby o zamianę (jeśli nie do Ciebie).

Tradycyjne modele rotacji pracy

Planowanie rotacji pracy obejmuje zmiany o różnej długości. Możesz poeksperymentować z różnymi modelami, aby znaleźć wzorce zmian, które najlepiej sprawdzają się w Twojej firmie.

Do najczęściej spotykanych modeli rotacji pracy należą:

2 zmiany. Model ten dzieli dzień pracy na 2 zmiany pracownicze. Na przykład pracodawca handlu detalicznego może mieć wczesną zmianę od otwarcia sklepu do południa i późną zmianę od południa do zamknięcia sklepu. Pracownicy mogą być na stałe przypisani do wczesnych lub późnych zmian lub regularnie rotować od jednej do drugiej.
3 zmiany. Model ten dzieli dzień pracy na 3 zmiany pracownicze. Ten wzorzec jest bardziej powszechny w przypadku działalności całodobowej, takiej jak opieka pielęgniarska. Zmiany są często podzielone na 2 zmiany dzienne (np. 6:00-14:00 i 14:00-22:00) i 1 zmianę nocną (np. 22:00-6:00). Pracownicy mogą być przypisani na stałe do jednej zmiany lub rotować okresowo pomiędzy dostępnymi zmianami.
Rozłożony. Ten model planuje zmiany na 5 dni roboczych, ale rozkłada je na okres 6 lub 7 dni, aby zapewnić pokrycie w weekend. Pracownicy pracujący w weekend otrzymują zamiast tego rekompensujący dzień wolny od pracy.

Modele rotacji pracy mogą również obejmować niestandardowe opcje, takie jak zmiany o zmierzchu wczesnym wieczorem, tylko w weekendy lub 12-godzinne zmiany.

To może Cię zainteresować:

Dowiedz się, jak zmniejszyć rotację pracowników podczas planowania pracy zmianowej.

Użyj Connecteam, aby uprościć swoją pracę

Skonfigurowanie efektywnego harmonogramu pracy może zająć dużo czasu, ale możesz usprawnić ten proces za pomocą odpowiedniego oprogramowania.

Potężne funkcje planowania pracowników Connecteam ułatwiają tworzenie harmonogramu pracy i pomagają uniknąć kosztownych błędów. Oto kilka powodów, dla których warto rozważyć korzystanie z Connecteam:

Uproszczone planowanie. Korzystaj z szablonów, duplikatów i powtarzających się zmian pracowniczych, aby zaoszczędzić cenny czas i wysiłek podczas tworzenia grafików pracy dla swoich pracowników.
Zgodność z prawem. Ustaw niestandardowe zasady dotyczące nadgodzin, przerw i czasu wolnego, aby mieć pewność, że Twój grafik pracy jest zgodny z przepisami prawa pracy.
Zoptymalizowane harmonogramy. Aplikacja zapewnia pełny wgląd w dostępność, kwalifikacje, prośby o urlop i preferencje pracowników. Pomaga to uniknąć konfliktów lub podwójnych rezerwacji.
Szybka dystrybucja. Publikuj grafik pracy jednym dotknięciem urządzenia i udostępniaj go pracownikom za pośrednictwem aplikacji. Nie ma potrzeby ręcznego udostępniania kopii papierowych.
Mobilny dostęp do informacji. Aplikacja mobilna Connecteam zapewnia członkom Twojego zespołu stały dostęp do wszystkich informacji potrzebnych do odniesienia sukcesu.
Komunikacja w czasie rzeczywistym. Czat w aplikacji i kanał aktualizacji umożliwiają natychmiastową komunikację z pracownikami, eliminując potrzebę osobnych połączeń lub wiadomości tekstowych.
Przypomnienia o zmianach i zamienniki. Zautomatyzuj przypomnienia o zmianach, aby zapewnić pełne harmonogramy personelu i zapobiec niepojawianiu się. Gdy pracownik zgłosi się z powodu choroby, możesz szybko znaleźć zastępstwa za pomocą aplikacji.
Śledzenie czasu i raportowanie. Aplikacja Connecteam pozwala pracownikom rejestrować się z ich telefonów, ułatwiając rejestrowanie dokładnych godzin pracy i obliczanie nadgodzin, przerw i czasu wolnego. Możesz bezpośrednio eksportować karty czasu pracy do oprogramowania płacowego w celu płynnego przetwarzania.
Wkład pracownika. Twoi pracownicy mogą samodzielnie sprawdzać swoje harmonogramy, prosić o zamiany i składać wnioski urlopowe za pośrednictwem aplikacji. Daje im to większą elastyczność, pociąga do odpowiedzialności i zmniejsza zamieszanie związane z planowaniem zmian.

Zacznij korzystać z Connecteam za darmo już dziś!

Stwórz zgodną z prawem rotację pracy dla swojej firmy

Wdrożenie skutecznej rotacji pracy jest niezbędne do zapewnienia sprawnego działania. Jednak złożone przepisy i różne warunki umów o pracę mogą zmienić proste planowanie w ogromne zadanie.

Wdrażając najlepsze praktyki i będąc świadomym swoich wymagań prawnych, będziesz na dobrej drodze do stworzenia udanych, zgodnych grafików pracy.

Narzędzia Connecteam do planowania mogą pomóc Ci być na bieżąco — możesz łatwo uniknąć błędów, zachować zgodność i informować pracowników o ich zmianach w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca.