Kompletny przewodnik ułatwiający zrozumienie elektronicznej wymiany danych (EDI)

Wstęp

Dla firm eCommerce i dostawców usług logistycznych wymiana dokumentacji biznesowej to codzienność. Elektroniczna wymiana danych (EDI) to instrumentalna technologia komunikacji dla firm. Chociaż EDI istnieje w pewnym stopniu od późnych lat czterdziestych XI wieku, jego obecny awatar najlepiej nadaje się do usprawnienia komunikacji B2B.

Każdy etap w łańcuchu dostaw wymaga zamówienia zakupu, listu przewozowego, etykiety wysyłkowej , faktur lub potwierdzeń zamówień. Łatwo jest stracić cenny czas i dokładność w natłoku papierów i padających słów. Aby zmniejszyć obciążenie przedsiębiorstw, najbardziej godnym zaufania źródłem jest EDI. Dowiedzmy się więcej o tej wszechstronnej technologii.

EDI: zwiastun nowej generacji komunikacji biznesowej

Elektroniczna wymiana danych, lepiej znana jako EDI, to technologia, która pomaga firmom komunikować się ze sobą cyfrowo. Jest to medium ułatwiające wymianę dokumentów biznesowych między dwoma systemami komputerowymi za pośrednictwem zabezpieczonej ścieżki sieciowej.

Obecnie EDI stał się głównym źródłem komunikacji do obsługi dokumentów, takich jak faktury i konosamenty, między dwoma lub więcej firmami. Ale nie zawsze tak było. Aby w pełni zrozumieć i docenić wartość EDI, rzućmy okiem na historię jej powstania.

Historia EDI

EDI był pomysłem starszego sierżanta armii amerykańskiej, Eda Guilberta. We wczesnych latach sześćdziesiątych pan Guilbert opracował standard przesyłania wiadomości elektronicznych w celu wymiany informacji o wysyłce i ładunku. Oznaczało to nadejście EDI.

Zyskał międzynarodową sławę po tym, jak parowiec amerykańsko-holenderski wysłał manifesty wysyłkowe za pośrednictwem teleksu, systemu elektronicznej wymiany odręcznych wiadomości za pośrednictwem dalekopisów. To był pierwszy raz, kiedy manifest wysyłkowy został wysłany w ciągu dwóch minut od jego wysłania.

Od tego czasu EDI zyskało popularność i zaufanie branży logistycznej, a wiele przełomowych wydarzeń szybko nastąpiło w kolejnych dekadach. Jednym z nich jest powołanie TDCC (Transportation Data Coordination Committee), która ustandaryzowała formaty EDI dla sektora transportowego. Później zmieniono go na Electronic Data Interchange Association.

Inne to rozwój sieci VAN (Value Added Network) i sformułowanie protokołu HTTP, który umożliwił transmisję danych przez Internet. Od początku lat 90-tych EDI zyskało zaufanie wielu amerykańskich przedsiębiorstw, a historia podaje, że w 1991 roku około 12 000 firm korzystało już z EDI na szeroką skalę.

Typy formatów dokumentów obsługiwanych przez EDI

Jedną z głównych cech EDI jest to, że eliminuje potrzebę interakcji w formie papierowej, a nawet eliminuje wykorzystanie e-maili do wymiany biznesowej. Ale jak to zrobić?

EDI obsługują dokumenty w standardowych formatach, które są przesyłane elektronicznie do systemu komputerowego przez Internet. Możesz myśleć o tych formatach jako o szablonie kodów, które komputery mogą zrozumieć i przetworzyć. EDI obsługuje ponad 1000 standardów dokumentów biznesowych ukierunkowanych na określone cele biznesowe. Oto kilka przykładów:

• Format ANSI X12 jest używany przez 300 000 firm w Ameryce Północnej. Na przykład EDI 856 dla powiadomienia o wysyłce z wyprzedzeniem i EDI 250 dla wysyłek zamówienia.
• EDIFACT to uniwersalny standard EDI zarządzany przez ONZ, zawierający liczne podzbiory dla transportu i handlu. Np. DELFOR (prognoza dostaw) i INVOIC- faktury.
• Format HIPAA zaprojektowany specjalnie dla branży medycznej.
• Standard ODETTE jest przeznaczony przede wszystkim dla przemysłu motoryzacyjnego w Europie i wykorzystuje kody EDI OFTP i OPTP2.

Różne typy systemów EDI:

Wiele różnych typów EDI świadczy o wszechstronności EDI w wymianie ustrukturyzowanych informacji za pośrednictwem punktów kontaktowych i systemów elektronicznych. Oto niektóre z najbardziej rozpowszechnionych trybów kanałów komunikacji EDI:

1) EDI punkt-punkt

Jest to bezpośredni i bezpieczny kanał komunikacji między dwoma indywidualnymi firmami. To połączenie nie może być replikowane ani udostępniane innym firmom przez żadną z zaangażowanych stron. To podejście EDI wymaga, aby obie firmy przyjęły ten sam protokół EDI. Nakazuje również, aby obie strony korzystały z tego samego pakietu EDI, takiego jak AS2 lub FTPS, dla kwalifikujących się transakcji EDI.

2) EDI przez VAN lub dostawcę usług sieciowych

W tej metodzie firma może zainicjować komunikację opartą na EDI z innymi stronami za pośrednictwem sieci o wartości dodanej (VAN) z połączeniem internetowym. Dostawca usług sieci VAN utworzy skrzynkę pocztową dla właściciela firmy. Skrzynka pocztowa staje się wówczas magazynem, w którym firmy mogą wysyłać i odbierać dokumenty.

EDI oparty na VAN umożliwia firmom szybkie udostępnianie dokumentów w formatach EDI i jest bardziej opłacalny niż EDI typu punkt-punkt. Działa również jako scentralizowany system, który umożliwia firmom śledzenie w czasie rzeczywistym miejsca pobytu ich dokumentów.

3) EDI oparty na sieci Web lub w chmurze

Przegląd tradycyjnej infrastruktury EDI, sieciowy lub oparty na chmurze EDI ułatwia wymianę danych B2B zgodnie z protokołami HTTP, FTPS lub AS2. W rzeczywistości AS2 jest najczęściej używanym systemem EDI w dzisiejszym środowisku cyfrowym dzięki bezpiecznemu szyfrowaniu i przystępnej cenie.

Firmy mogą wdrożyć oprogramowanie EDI w chmurze (jest ich mnóstwo na rynku) do wymiany dokumentów. Dostawca EDI w chmurze często oferuje translator EDI, umożliwiający firmom współdzielenie plików XML i płaskich.

4) EDI innej firmy

Takie podejście jest powszechnie określane mianem outsourcingu EDI. Tutaj firmy integrują się z zewnętrznym dostawcą usług i korzystają z ich platformy bez konfigurowania infrastruktury i ponoszenia kosztów konfiguracji.

Rozwiązania EDI innych firm są obecnie poszukiwane głównie dlatego, że firmy wolą integrować swoje EDI z istniejącym oprogramowaniem, takim jak ERP i WMS.

Rola EDI w eCommerce i logistyce

Oto lista głównych obszarów, w których EDI odgrywają rolę w handlu elektronicznym i logistyce:

1) Centralna technologia w zakresie zgodności dostawców

Zgodność dostawców jest jednym z popularnych obszarów w logistyce, w których EDI jest szeroko stosowany. Weźmy na przykład liczne dokumenty biznesowe obsługiwane przez technologię EDI, takie jak zamówienia zakupu i faktury. W rzeczywistości duże sieci handlowe, takie jak Walmart, Target i Costco, upoważniają swoich dostawców do komunikowania się z EDI.

Weźmy przypadek Walmart. Wydaje nawet 4 wymagania dotyczące zgodności dostawców EDI. Walmart wymaga, aby partnerzy handlowi posiadali zestaw 7 podstawowych dokumentów EDI, takich jak 821 (roszczenie) i 820 (przelew). Stara się również, aby dostawcy udowodnili pomyślnie swoją łączność EDI w ciągu 6 tygodni, aby zakwalifikować się jako partnerzy handlowi Walmart.

2) Przetwarzanie konosamentu i innych dokumentów przewozowych

Dzięki zautomatyzowanemu, prostszemu i bezpieczniejszemu rozpowszechnianiu informacji EDI zyskały stały status w branży transportowej i spedycyjnej. EDI są powszechnie używane do przetwarzania i przekazywania konosamentów, list przewozowych i manifestów ładunkowych.

EDI pomagają sformułować bezproblemowy kanał komunikacji między władzami portowymi a liniami żeglugowymi. Ułatwia i przyspiesza uzyskiwanie pozwolenia na międzylądowanie, postój lub cumowanie od właściwych organów. Podobnie spedytorzy mogą przesyłać swój prosty dokument administracyjny do zgłoszenia celnego przy użyciu formatu EDI CUSDEC.

3) Usprawnij zarządzanie magazynem i zapasami

EDI tworzy tokeny danych, które mogą zapewnić płynne przejście transakcji biznesowych. Istnieje kilka dokumentów EDI, które okazały się przydatne w zarządzaniu magazynem i zapasami . Obejmują one:

• EDI 945 lub informacja o wysyłce do magazynu, która umożliwia dostawcom 3PL szybkie wysłanie potwierdzenia wysyłki wraz ze szczegółami, takimi jak data, sposób dostawy i status płatności do dostawców.
• EDI 856, czyli zaawansowane powiadomienie o wysyłce, umożliwia dostawcom informowanie 3PL o wcześniejszym przybyciu partii ładunku lub towarów.
• EDI 862, czyli harmonogram wysyłek, przekazuje informacje o wszelkich zmianach dokonanych w wysyłce, takich jak zwiększenie lub zmniejszenie ilości zamówienia.

4) Zoptymalizuj komunikację TMS i ERP

Obecnie wiele firm e-commerce i przewoźników stara się zintegrować EDI z oprogramowaniem TMS (Transport Management System) i ERP (Enterprise Resource Planning). W ten sposób firmy internetowe mogą usprawnić komunikację biznesową z firmami spedycyjnymi.

Istnieje ponad 50 standardowych formatów dokumentacji EDI umożliwiających przesyłanie wiadomości między firmami drogą elektroniczną. Weźmy na przykład EDI 109 w przypadku szczegółów dotyczących zawartości statku, EDI 212 w przypadku manifestów dostawy przyczep pojazdów silnikowych i EDI 859 w przypadku faktur frachtowych.

Podobnie, jeśli EDI zostanie połączone z systemami ERP, może drastycznie zredukować błędy wprowadzania danych i stworzyć scentralizowaną bazę danych do przechowywania danych biznesowych. Przyspiesza to również czas przetwarzania zamówień i pomaga w oferowaniu lepszej obsługi klienta.

5) Wymusza zrównoważony rozwój w logistyce

Można bardzo dobrze wywnioskować, że korzystanie z EDI pomaga firmom zmniejszyć ślad węglowy i wprowadzić zrównoważony rozwój w swoich praktykach biznesowych. Przede wszystkim eliminuje konieczność używania papieru, pomagając tym samym w ochronie drzew.

Co więcej, EDI zmniejsza ryzyko błędów w zamówieniach. W ten sposób zmniejsza możliwość ponownego zamawiania i zwrotów, oszczędzając w ten sposób czas transportu, zużycie paliwa i emisję dwutlenku węgla przez pojazdy.

5 korzyści z wdrożenia technologii EDI przez firmy

Teraz, gdy rozumiemy rolę EDI w branży detalicznej i logistyce, przyjrzyjmy się bliżej, jak korzystne jest dla firm:

1) Przetwarzaj dokumenty z dwukrotnie większą prędkością

Według raportu B2B eCommerce Market Report z 2019 r. EDI stanowiło około 78,4% całej sprzedaży B2B prowadzonej drogą elektroniczną. Głównym powodem była szybkość, z jaką transmisja EDI odbywa się w zaledwie kilka minut. Umożliwia to firmom przyspieszenie procesów biznesowych i zwiększenie efektywności cyklu biznesowego o około 61%.

2) Zmniejsz koszty operacyjne o 1/20

Jedną z podstawowych cech EDI jest ograniczenie stosowania transakcji papierowych. To z kolei zmniejsza koszty związane z różnymi zmiennymi, w tym kosztami drukowania, przechowywania, archiwizacji, wysyłania i wyszukiwania.

Ponieważ EDI są tłumaczone maszynowo, obniża to również koszt ręcznego przetwarzania zamówień. Ogólnie rzecz biorąc, pozwala firmom zaoszczędzić około 35% całkowitych kosztów związanych z prowadzeniem firmy.

3) Zmniejsz procent błędów o 30%, zapewniając dokładność zamówienia

Nie ma prawie żadnych błędów technicznych związanych z EDI. Ponieważ formaty EDI są objęte ścisłymi protokołami i normami przestrzegania, prawdopodobieństwo wystąpienia błędów jest mniejsze. W rzeczywistości badania branżowe sugerują, że EDI pomaga firmom zmniejszyć liczbę błędów i niespójności o 30%.

Pomaga to firmom internetowym zabezpieczyć kontrakty handlowe z dużymi detalistami, takimi jak Home Depot i Walmart. Już 160 000 firm przeszło z ręcznego przetwarzania zamówień na transakcje EDI.

4) Zwiększ wydajność biznesową 2x

Włączenie EDI do przedsiębiorstw pomogło poprawić cykle zamówień i zamówień. Pomaga również poprawić widoczność operacji łańcucha dostaw, realizacji i czasów dostaw.

EDI ponadto pomaga w zwiększeniu efektywności biznesowej poprzez umożliwienie firmom wywiązywania się z umów SLA partnerów handlowych. W związku z tym EDI pomagają firmom wyeliminować przypadki obciążeń zwrotnych usług i kar za niezgodność.

5) Wzmocnij bezpieczeństwo transakcji o 90%

Transakcje EDI są przeprowadzane w bezpiecznych i chronionych sieciach, głównie w sieciach VAN i rozwiązaniach opartych na sieci/chmurze. Rozwiązania te tworzą pełną ścieżkę audytu, dzięki czemu firmy znają szczegóły swoich transakcji.

Większość, jeśli nie wszystkie, z tych usług wykorzystuje zaszyfrowane kody w celu zapewnienia integralności i bezpieczeństwa danych. Oprócz tego dostawcy usług EDI wprowadzają również środki zapobiegawcze przeciwko nieupoważnionemu personelowi. Środki te obejmują weryfikację autoryzacji, podpis cyfrowy i kroki związane z cyberbezpieczeństwem.

Jak wygląda przyszłość EDI?

W ciągu ostatnich kilku lat pojawiły się spekulacje, że lata świetności technologii EDI mają już za sobą. Ale prawda jest daleka od tego. Zgodnie z dominującymi statystykami rynkowymi, przewiduje się, że EDI osiągnie 4,04 miliarda USD do 2029 roku, wykazując CAGR na poziomie 11,6% w okresie prognozy. Szacuje się, że 59%-80% firm łańcucha dostaw przyjęło EDI.

Jedną z cech charakterystycznych technologii EDI jest jej zdolność adaptacji do zmieniającej się infrastruktury IT i potrzeb biznesowych. Trwają prace nad integracją EDI z API (Application Programming Interface). Pozwoliłoby to interfejsom API na rozpowszechnianie standardowych dokumentów wśród wielu partnerów biznesowych, a technologii EDI na dotarcie do większej liczby firm.

Co więcej, zmieniające się oczekiwania firm B2B wkraczających w eCommerce można zarządzać za pomocą EDI. EDI są skalowane, aby oferować „bezproblemowy” handel oparty na możliwościach automatyzacji.

Ponadto, biorąc pod uwagę ekosystemy bezpieczeństwa i wygodę przesyłania dokumentów za pomocą EDI, stała się kluczowym graczem w e-zamówieniach B2G (business to Government).

Unia Europejska właśnie w tym celu stworzyła standard Peppol (Pan European Public Procurement Online). Sugeruje to, że przyszłość EDI wykracza poza sferę B2B.

Wniosek

EDI to godna uwagi technologia komunikacji między przedsiębiorstwami, która umożliwia bezproblemowy transfer krytycznych informacji biznesowych. Ma bogatą historię stosowania w biznesie i logistyce od pierwszych lat po II wojnie światowej.

EDI sprawdziło się jako niezawodne, bezpieczne i zautomatyzowane rozwiązanie, które zmniejsza koszty, błędy i powolną prędkość w pocztowej komunikacji biznesowej. Przyszłość EDI ma na celu zwiększenie jego użyteczności poprzez połączenie z nowszymi technologiami, takimi jak API. Łącząc funkcje obu w celu stworzenia rozwiązania hybrydowego, firmy mogą przenieść efektywność na wyższy poziom.

Często zadawane pytania

1) Czym jest zgodność z EDI?

Zgodność z EDI to proces, w ramach którego firma ustala, że ​​może bezpiecznie i dokładnie wymieniać transakcje EDI ze swoimi partnerami handlowymi w oparciu o wymagania swoich partnerów.

2) Jakie jest dobre oprogramowanie EDI?

Dobre oprogramowanie EDI na rynku obejmuje IBM (dla dużych sprzedawców detalicznych i firm eCommerce), Cleo (do integracji z wieloma programami), Truecommerce (do płynnego zarządzania zapasami i dropshippingu) oraz SPS commerce (do obsługi klienta i zarządzania operacjami).