Wysyłka EDI: kompleksowy przewodnik dla firm e-commerce

Rozwiązania wysyłkowe EDI istnieją już od dziesięcioleci, ale korzyści z nich wynikające są często nieznane właścicielom firm działających w handlu elektronicznym.

Niezliczone organizacje e-commerce korzystają z wysyłki EDI. Brak czasu na zrozumienie, w jaki sposób może to ulepszyć Twoją strategię wysyłkową, oznacza utratę nieocenionej przewagi konkurencyjnej.

W tym przyspieszonym kursie na temat procesów frachtowych i logistycznych EDI zagłębimy się w te powszechnie stosowane przepływy pracy i technologie, abyś mógł je wykorzystać w operacjach wysyłkowych w handlu elektronicznym.

Co to jest wysyłka EDI?

Wysyłka EDI i realizacja EDI pozwalają na szybki, wydajny i bezbłędny transfer danych pomiędzy partnerami.

EDI (elektroniczna wymiana danych) to system technologiczny przeznaczony do wymiany dokumentów biznesowych w ustandaryzowanym formacie elektronicznym.

Oto tylko kilka dokumentów, którymi EDI może zarządzać i udostępniać je w branży spedycyjnej i logistycznej:

• Faktury i powiadomienia o wysyłce z wyprzedzeniem
• Dokumenty płatnicze
• Dokumenty wysyłkowe
• Dokumenty inwentarzowe
• Dokumenty celne
• Szczegóły dostawy
• Szczegóły magazynu
• Listy przewozowe
• Zlecenia kupna

Kiedy jeden podmiot wysyła zamówienie lub wniosek, technologia EDI błyskawicznie tworzy i przesyła niezbędne dokumenty do systemu odbiorcy.

Zrozumienie EDI w wysyłce e-commerce

Skuteczność wysyłki EDI wynika ze standardowych formatów elektronicznych, które przyjęli wszyscy użytkownicy.

Kiedy wszyscy dostawcy, spedytorzy, sprzedawcy detaliczni i dostawcy usług logistycznych korzystają z tego samego systemu operacyjnego, informacje są płynnie przesyłane z systemu jednego podmiotu do bazy danych innego podmiotu.

Przepływ pracy EDI można podzielić na trzy proste kroki:

1. Przygotowanie danych: Przedsiębiorstwa stosują ustandaryzowany format do przygotowywania dokumentów elektronicznych (np. zamówień, faktur) do wymiany.
2. Wysyłanie: Następnie dokumenty są wysyłane z rozwiązania EDI do odbiorcy za pośrednictwem bezpiecznego kanału elektronicznego. Proces ten zachodzi automatycznie i nie wymaga żadnego wkładu człowieka.
3. Potwierdzenie i integracja: Wiadomości są sprawdzane i wysyłane są potwierdzenia odbioru. Błędy są automatycznie oznaczane do sprawdzenia. Dane są następnie automatycznie integrowane z systemami back-end odbiorcy.

Ręczne wykonanie tego przepływu pracy prawdopodobnie zajęłoby wiele godzin i wymagałoby zaangażowania wielu pracowników.

Dzięki technologii wysyłki EDI możesz przyspieszyć wysyłanie i odbieranie faktur, usuwając problemy z łańcucha dostaw e-commerce i przyspieszając procesy realizacji.

Ważne dokumenty EDI

Rozwiązania EDI w zakresie transportu i wysyłki opierają się na zestawie standardowych dokumentów EDI.

Istnieją dziesiątki dokumentów, z których każdy pełni określoną funkcję. Do najpopularniejszych dokumentów EDI, z którymi się spotkasz, należą:

1. Zamówienie zakupu (EDI 850): Zamówienie zakupu to podstawowy dokument EDI wysyłany przez kupującego w celu zamówienia określonej liczby i rodzaju towarów po uzgodnionej cenie.
2. Potwierdzenie zamówienia zakupu (EDI 855) : sprzedawca wysyła komunikat EDI 855 w celu potwierdzenia, że ​​otrzymał i przetworzył zamówienie kupującego.
3. Zaawansowane powiadomienie o wysyłce (EDI 856): sprzedawca wysyła zaawansowane powiadomienie o wysyłce, w skrócie ASN, aby umożliwić kupującemu potwierdzenie wszystkich szczegółów przed wysyłką ładunku.
4. Faktura (EDI 810): Oprócz EDI 855 sprzedawca prześle kupującemu również fakturę. EDI 810 określa należne opłaty i zawiera warunki spłaty, takie jak „płatność płatna przy odbiorze”.
5. List przewozowy (EDI 211): EDI 211 jest odpowiednikiem papierowego listu przewozowego przewoźnika samochodowego. Nadawca wysyła to do przewoźnika i podaje opis dostawy.
6. Potwierdzenie funkcjonalne (EDI 997): Odbiorca lub nadawca wysyła potwierdzenie funkcjonalne w odpowiedzi na każde żądanie transakcji.
7. Zlecenie płatnicze/Awizo przelewu (EDI 820): Płatnicy korzystają z EDI 820 w celu dostarczenia sprzedawcom informacji o oczekujących płatnościach.

Dokumenty EDI, których potrzebujesz, zależą od Twojej pozycji w łańcuchu dostaw, partnerów handlowych, z którymi współpracujesz i branży, w której działasz.

6 korzyści EDI w spedycji i logistyce

Zintegrowanie procesów transportu i wysyłki EDI ze strategią e-commerce może przynieść wiele korzyści, w tym:

1. Wydajność

Wydajność jest największą zaletą rozwiązań wysyłkowych EDI.

Wymiana dokumentów papierowych wymaga znacznej ilości ręcznego wprowadzania danych. Członkowie Twojego zespołu muszą faksować, skanować i wysyłać pocztą elektroniczną dokumenty papierowe, marnując cenny czas.

Z drugiej strony EDI pozwala zautomatyzować wprowadzanie danych i zoptymalizować wydajność w łańcuchu dostaw.

Rozwiązania EDI wysyłają i odbierają dokumenty niemal natychmiast, konsolidując dane dotyczące zamówień w bezpiecznym i scentralizowanym miejscu.

2. Oszczędności

Wysyłka EDI jest również korzystna dla Twojego budżetu.

Strategie ręcznego zamawiania i fakturowania są żmudne i pracochłonne, odrywają Twój zespół od bardziej dynamicznych zadań i prowadzą do marnowania pracy.

Po wdrożeniu procesów opartych na EDI możesz drastycznie obniżyć koszty pracy związane z przetwarzaniem faktur i zamówień.

Możesz także obniżyć wydatki na zarządzanie dokumentami, ponieważ nie będziesz już musiał przetwarzać, zarządzać, przechowywać i organizować setek dokumentów fizycznych.

3. Zmniejszona liczba błędów

Rozwiązania wysyłkowe EDI eliminują potrzebę ręcznego wprowadzania danych, przekształcając przepływy pracy i zmniejszając ryzyko błędów przy wprowadzaniu danych. EDI pomaga zapewnić Tobie i Twoim partnerom dokładne i terminowe dostawy.

Ponadto minimalizacja błędów zapewnia lepszą obsługę klientów końcowych. Możesz zapobiec brakom w magazynie, niedoborom zapasów lub błędnie wybranym dostawom.

Dokładność zamówień jest ważna, ponieważ poprawia wizerunek Twojej marki i pomaga osiągnąć cele rozwojowe.

4. Ulepszone zarządzanie zapasami

Kiedy ręcznie zarządzasz fakturami, zamówieniami zakupu i innymi dokumentami, stale pracujesz z informacjami sprzed kilku dni, a nawet tygodni.

Niedokładne lub nieaktualne dane powodują opóźnienia, nieprawidłowe zarządzanie zapasami i wyczerpanie zapasów – to zła wiadomość dla Twojej firmy.

Dzięki rozwiązaniom wysyłkowym EDI możesz uzyskać dostęp do danych o zapasach i zamówieniach w czasie rzeczywistym. Te spostrzeżenia pomogą Ci utrzymać odpowiednią podaż towarów, uniknąć nadmiernych zapasów i wzmocnić przepływ środków pieniężnych.

Aby zmaksymalizować widoczność w całej organizacji, upewnij się, że Twój system EDI jest zintegrowany z innymi rozwiązaniami programowymi.

Gdy Twoje aplikacje zostaną w pełni zintegrowane, możesz stworzyć ujednolicone centrum komunikacyjne dla wszystkich operacji związanych z wysyłką, zamówieniami i logistyką. Rezultatem jest znacznie wydajniejsza i sprawniejsza firma.

5. Mniej odpadów

W ostatnich latach branża logistyczna podjęła wspólne wysiłki, aby zmniejszyć swój ślad węglowy i wytwarzać mniej odpadów.

Technologie spedycyjne i logistyczne EDI odgrywają kluczową rolę w zmniejszaniu produkcji odpadów. Przechodząc na technologię cyfrową, możesz radykalnie zmniejszyć zużycie papieru, ponieważ nie musisz już tworzyć, rozpowszechniać i przechowywać dokumentów fizycznych.

Przyjmując podejście cyfrowe, możesz także zaoszczędzić na kosztach pomocniczych, ponieważ nie będziesz już musiał wydawać zasobów na wykonywanie następujących zadań:

• Kupno papieru
• Zarządzanie dokumentami fizycznymi
• Recykling faktur i innych dokumentów papierowych
• Przesyłanie faktur, paragonów i zamówień pocztą

Jeśli Twoja organizacja jest zaangażowana w działania ekologiczne, wysyłka EDI będzie cennym dodatkiem do Twojej inicjatywy.

6. Wzmocnione relacje partnerskie

Jeśli chcesz pielęgnować pozytywne relacje ze swoimi partnerami, staraj się, aby interakcje z Twoją firmą były jak najbardziej bezproblemowe. Rozwiązania EDI Ci w tym pomogą.

Dzięki EDI możesz błyskawicznie przekazywać wiadomości, poprawiać efektywność biznesową i skuteczniej służyć swoim partnerom.

Mogą także szybko przekazywać informacje Twojej firmie, składać zamówienia, dokonywać zakupów i uzyskiwać zasoby potrzebne do prosperowania.

Kiedy Ty i Twoi partnerzy-dostawcy korzystacie z EDI, wszyscy wygrywają.

Wyzwania i złożoność wysyłki EDI

Wysyłka EDI jest wygodna i szeroko stosowana, ale to nie znaczy, że jest rozwiązaniem bezbłędnym.

Pomimo tego, że jest to najbardziej pragmatyczny sposób zarządzania wysyłką i innymi procesami logistycznymi, EDI ma sporo niedociągnięć, w tym następujące:

Koszty i złożoność

Największą wadą wysyłki EDI są związane z nią koszty i złożoność.

Aby skonfigurować i utrzymać system, należy zakupić licencję na oprogramowanie, wdrożyć technologię EDI i zintegrować ją z innymi rozwiązaniami. Proces ten może zająć kilka miesięcy i wiązać się ze znacznymi wymaganiami dla Twojego zespołu IT.

Jeśli prowadzisz mniejszą firmę ze słabszym działem IT, być może będziesz musiał zaangażować zasoby zewnętrzne, aby ułatwić integrację. Takie postępowanie zwiększy koszty wdrożenia EDI.

Nawet gdy system jest uruchomiony i działa, należy stale przeznaczać na niego zasoby, aby działał zgodnie z założeniami. Te bieżące koszty utrzymania przyniosą duży zwrot, ale musisz być ich świadomy, zanim przejdziesz do EDI.

Zgodność

Chociaż dokumenty EDI są uważane za „zestandaryzowane”, nadal możesz napotkać problemy ze zgodnością. Każda firma może wymagać różnych pól i akceptować różne dane w tych samych formatach dokumentów, co prowadzi do przeszkód w integracji.

Różnice te często wymagają od organizacji budowania i utrzymywania odrębnych integracji z każdym ze swoich partnerów. Ponadto każdy partner może wymagać innej metody bezpiecznej komunikacji, co wymaga dodatkowej infrastruktury, którą należy zbudować i utrzymać.

Dodatkowo dokumenty EDI są na bieżąco aktualizowane. Nawet jeśli Ty i Twój partner korzystacie z dokumentów z tej samej platformy, możesz nie mieć tej samej wersji każdego pliku. Jeśli używasz najnowszej wersji dokumentu, a oni korzystają z zeszłorocznego wariantu, mogą pojawić się problemy ze zgodnością.

Prywatność danych

W obliczu szalejących cyberataków firmy słusznie obawiają się o bezpieczeństwo danych.

Aby zaangażować się w wysyłkę i logistykę EDI, musisz utworzyć połączenie między swoją siecią a sieciami partnerów-dostawców. Jeśli te połączenia sieciowe nie są odpowiednio zarządzane, mogą narazić infrastrukturę IT na ataki.

Mając to na uwadze, niezwykle ważne jest wdrożenie jasnych protokołów konserwacji infrastruktury i sieci IT. Przestrzegaj najnowszych najlepszych praktyk w zakresie cyberbezpieczeństwa i korzystaj z nowoczesnego oprogramowania ochronnego, takiego jak zapory ogniowe i rozwiązania antywirusowe.

Ponadto musisz rygorystycznie weryfikować swoich partnerów handlowych. Przed zaangażowaniem się w wysyłkę EDI z partnerem handlowym ważne jest, aby upewnić się, że poważnie podchodzi on do cyberbezpieczeństwa.

Jak zapewnić bezpieczne transakcje EDI

Jeśli chcesz czerpać korzyści z transakcji wysyłkowych EDI bez narażania swojej organizacji na niepotrzebne ryzyko cyberbezpieczeństwa, pamiętaj o zaznaczeniu następujących pól:

Wybierz bezpieczny protokół EDI

Odpowiedni protokół EDI stanowi podstawę szybkiej, wydajnej i bezpiecznej wymiany danych pomiędzy Twoją firmą i partnerami handlowymi. Chociaż dostępnych jest wiele różnych protokołów, trzy z najbardziej powszechnych i bezpiecznych to:

• HTTP/HTTPS: Hypertext Transfer Protocol i rozszerzenie Hypertext Transfer Protocol Secure to dwa z najczęściej używanych protokołów bezpieczeństwa w EDI, ponieważ można je szyfrować przy użyciu różnych rozwiązań, w tym TLS lub SSL. To powiedziawszy, nie są tak niezawodne i solidne, jak inne protokoły bezpieczeństwa opisane poniżej.
• AS2 (Oświadczenie o zastosowaniu 2): AS2 działa poprzez protokoły HTTP lub HTTPS, ale oferuje większą niezawodność i bezpieczeństwo. Wykorzystuje szyfrowanie i certyfikaty cyfrowe, aby zabezpieczyć Twoje dane podczas przesyłania.
• FTP/FTPS: Protokół przesyłania plików zapewnia lepszą niezawodność niż HTTP i HTTPS kosztem prostoty. Protokół przesyłania plików Bezpieczny i bezpieczny protokół przesyłania plików (SFTP) to bezpieczne wersje o różnych mocach i idealnych przypadkach użycia.

Wybrany protokół ma ogromny wpływ na bezpieczeństwo połączeń wysyłkowych EDI. Dlatego przed wybraniem protokołu należy dokładnie ocenić każdą opcję.

Wyjaśnij i ustal zasady

Wdrażając nowe technologie i procesy pracy, należy stworzyć zasady nimi rządzące.

Ta sama zasada dotyczy wysyłki EDI. Zapewnij swoim pracownikom jasne i łatwe do przestrzegania procedury EDI, aby rozumieli oczekiwania.

Twoja polityka powinna określać, jakich transakcji EDI wymaga każdy partner handlowy. Zapewniając jasne wskazówki dotyczące tego, kto potrzebuje jakich dokumentów, możesz zoptymalizować strategię udostępniania informacji i zwiększyć zwrot z inwestycji w technologię EDI.

Wdrożyć infrastrukturę kontroli dostępu

Wiodące technologie EDI obejmują wbudowaną infrastrukturę kontroli dostępu, która pozwala ograniczyć liczbę osób mogących przeglądać i modyfikować Twoje dane.

Skorzystaj z tych rozwiązań, aby ograniczyć dostęp do systemu EDI w oparciu o rolę i uprawnienia każdego użytkownika w organizacji.

Aby zapewnić większe bezpieczeństwo i kontrolę, rozważ wymaganie uwierzytelniania dwuskładnikowego lub wieloskładnikowego.

Wymagają one od użytkowników przejścia przez wiele warstw weryfikacji, zanim będą mogli uzyskać dostęp do Twojej sieci. Na przykład może być konieczne podanie hasła i zeskanowanie identyfikatora.

Uważaj na podejrzane i nieautoryzowane działania

Przeprowadzaj regularne audyty swojej technologii EDI, aby wcześnie wykryć wszelkie nietypowe działania lub podejrzane zamówienia.

Podczas audytu Twój zespół powinien szukać wszelkich działań odbiegających od oczekiwanych trendów, takich jak wyjątkowo duże zakupy lub nierozpoznane transakcje.

Utrzymanie bezpieczeństwa procesów EDI wymaga proaktywnego podejścia. Dlatego będziesz musiał przeprowadzać regularne testy bezpieczeństwa.

W ramach tych testów Twój zespół IT powinien spróbować zlokalizować luki w zabezpieczeniach Twojej infrastruktury cyfrowej i zaradzić im, zanim złe podmioty uzyskają dostęp do Twojej sieci.

Przyszłość EDI w spedycji i logistyce

Technologia EDI od dziesięcioleci jest podstawą przestrzeni spedycyjnej i logistycznej.

Chociaż nastąpił znaczny postęp w innych technologiach logistycznych, takich jak systemy zarządzania transportem i magazynem, rozwiązania EDI w transporcie w dalszym ciągu są tworzone na zamówienie, kłopotliwe i powolne we wdrażaniu.

Aby zachować konkurencyjność, firmy e-commerce muszą skoncentrować się na utrzymaniu elastyczności łańcucha dostaw, pozyskując partnera w zakresie spedycji i logistyki stosującego bardziej nowoczesne podejście do EDI, które umożliwi im wejście na rynek z nowymi klientami i dostawcami w ciągu kilku dni, a nie tygodni lub miesięcy.

Nowoczesne podejście zmniejsza złożoność EDI, umożliwiając firmom integrację systemów backendowych przy użyciu nowocześniejszych technologii programistycznych, w tym interfejsów API korzystających z JSON.

Eliminuje konieczność budowania niestandardowych integracji dla każdego partnera i odpowiedniego konwertowania danych do wymaganego formatu EDI.

W miarę jak rozwiązania e-commerce oceniają nowe rozwiązania wysyłkowe i logistyczne, należy od razu zapytać o możliwości EDI, potrzebne zasoby i czas potrzebny na rozpoczęcie współpracy z nowymi partnerami handlowymi.

Orderful oferuje rozwiązania EDI dla firm e-commerce w celu optymalizacji procesów logistycznych.

W połączeniu z technologią realizacji EDI firmy ShipBob firmy internetowe mogą ulepszyć swoją wielokanałową strategię sprzedaży detalicznej, integrując swoją witrynę sklepową z różnymi sprzedawcami detalicznymi i rynkami, aby zapewnić płynną realizację i wysyłkę.

„Nauka dostosowywania naszej strategii sprzedaży, marketingu i opakowań do wymagań każdego sprzedawcy detalicznego była wyzwaniem, ale ShipBob naprawdę się przydaje. ShipBob jest zgodny z EDI z dziesiątkami popularnych sprzedawców detalicznych, a ich integracja API umożliwia im realizację zamówień zgodnie z wytycznymi dotyczącymi zgodności każdego sprzedawcy.”

Aaron Patterson, dyrektor operacyjny The Adventure Challenge

Często zadawane pytania dotyczące wysyłki EDI

Poniżej znajdują się odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące wysyłki EDI.

Jakie rodzaje przedsiębiorstw mogą odnieść korzyści z wykorzystania EDI w transporcie i logistyce?

Każdy sprzedawca detaliczny, przewoźnik lub podmiot logistyczny może skorzystać z procesów i technologii wysyłkowych EDI.

Czym różni się EDI w wysyłce od faktury papierowej?

EDI zastępuje faktury i zamówienia w formie papierowej. Zamiast zarządzać dokumentami fizycznymi, spedytorzy, przewoźnicy i sprzedawcy detaliczni mogą przeprowadzać wszystkie transakcje cyfrowo.

Jaka jest różnica między EDI a EDIFACT?

EDI i EDIFACT są dość podobne pod względem możliwości i funkcji. Jednak EDIFACT jest używany głównie w Azji i Europie. I odwrotnie, EDI jest używane głównie w Stanach Zjednoczonych i innych krajach Ameryki Północnej.

Czy wysyłka EDI jest możliwa dla firm każdej wielkości?

W przeważającej części tak. Większość firm, w tym małe i średnie firmy, może wdrożyć wysyłkę EDI. Istnieją jednak wyjątki, takie jak małe firmy, które dysponują przestarzałym stosem technologii i nie mają miejsca w budżecie na modernizację.

Ile czasu zajmuje zazwyczaj wdrożenie systemu EDI w operacji spedycyjnej lub logistycznej?

Wdrożenie systemu EDI może zająć od 30 do 60 dni lub dłużej, w zależności od różnych czynników, w tym wielkości organizacji i posiadanych zasobów IT. Wdrożenie może potrwać dłużej, jeśli napotkasz problemy ze zgodnością technologii lub inne wyzwania.