Jak skutecznie zarządzać i prowadzić firmę w tych trudnych czasach

Nie możesz włączyć telewizora ani przeczytać wiadomości bez wzmianki o koronawirusie lub COVID-19, jak to zostało oficjalnie nazwane. A biorąc pod uwagę rosnącą każdego dnia liczbę zarażonych, nie jest to zaskakujące. Na dzień 26 lutego 2020 r. na całym świecie potwierdzono 81 109 przypadków.

Ponieważ koronawirus nadal rozprzestrzenia się na całym świecie, staje się również niezwykle uciążliwy dla firm na całym świecie. Już teraz widać jego wpływ na rynki i firmy, ponieważ wirus nadal powoduje zamieszanie, strach i niepewność – głównie z powodu braku komunikacji i rozpowszechniania dezinformacji.

Jeśli jest jedna rzecz, którą możemy powiedzieć na pewno, to fakt, że koronawirus może mieć wpływ na Twoją firmę we wszystkich aspektach: oczekuje się, że wpłynie to na HR, operacje, marketing, sprzedaż i wszystkie stanowiska kierownicze w firmie.Musisz stawić czoła tym zakłóceniom na wszystkich poziomach – od zdefiniowania planu ciągłości działania po dobre samopoczucie pracowników i przygotowanie do warunków pracy zdalnej.Chcesz być przygotowany na wypadek, gdyby Twoja firma również musiała poradzić sobie z potencjalną epidemią wśród członków zespołu – musisz przeprowadzić swój biznes przez kryzys związany z koronawirusem.

„Liderzy HR nie mogą czekać na rozwinięcie się kryzysu, aby zacząć reagować.Potrzebujesz teraz odpowiedzi na pytania, z którymi przyjdzie Ci się zmierzyć” — powiedział Brian Kropp, wiceprezes grupy Gartner.

To naTwoichbarkach spoczywa zapewnienie wszystkich odpowiedzi, których oczekują Twoi pracownicy i klienci. Niektóre z kluczowych pytań, które zalecamy sobie zadać, to: „W jaki sposób koronawirus wpłynie na moją firmę? Co z moimi pracownikami i klientami? Jak mam przeprowadzić wszystkich przez kryzys?” więc możesz przygotować się na to, co ma nadejść. Znalezienie i wdrożenie wykonalnego i skutecznego rozwiązania jest koniecznością. A jak mówi przysłowie: „im szybciej, tym lepiej”. Stwórz strategię, zanim koronawirus uderzy w Twoją firmę, miej plan działania na następny dzień i na kolejne miesiące.

Zacznij od wyznaczenia specjalnej grupy zadaniowej, która poprowadzi Twój zespół przez kryzys

Każdy plan wykonania wymaga silnego zespołu. Zacznij od wyznaczeniagrupy zadaniowej, która będzie odpowiedzialna za radzenie sobie z problemami, jakie stwarza koronawirus.Twój zespół powinien być przygotowany do kierowania i rozumienia biznesu we wszystkich aspektach, dlatego najlepiej jest włączyć przedstawicieli wszystkich krytycznych jednostek i działów biznesowych: HR, operacji, marketingu, sprzedaży, produktów i innych kluczowych działów, które uznasz za stosowne.

To nie jest codzienne zadanie, które jest sprawdzane, pracownicy Twojej grupy zadaniowej powinni być przygotowani do kierowania, gromadzenia informacji, efektywnej komunikacji i zapewniania przejrzystości, której będzie potrzebować Twoja organizacja, gdy sprawy będą wykonywane zdalnie i inaczej niż te, które są wykorzystywane przez Twoje zespoły Do.

Podzielmy gotowość do reagowania na trzy główne fronty:

• Klienci
• Pracownicy
• Dostawcy/Partnerzy

Zarządzanie kryzysem na oczach klientów

Bądź proaktywny. Przygotuj się na scenariusz, w którym mogą wystąpić opóźnienia w dostawie lub zmiany usług. Z góry określ, w jaki sposób poinformujesz o tym swoją bazę klientów i przygotuj to. Rozważ posiadanie dedykowanego kanału komunikacji z klientami, który może być związany z epidemią, jeśli pozwalają na to Twoje zasoby.

Co najważniejsze, utrzymaj najwyższy poziom obsługi w czasie kryzysu, zapewnij swoich klientów, że chociaż sprawy są bardziej skomplikowane, są pod kontrolą. Twoi klienci docenią, że są informowani i wiedzą, że jesteś na szczycie. Nie pozwól swoim klientom czerpać informacji z wiadomości i nigdy nie zakładaj, że wiedzą, co dzieje się za kurtyną — musisz przejąć kontrolę i poprowadzić narrację.

Upewnij się, że twoja grupa zadaniowa jest przygotowana do udzielenia odpowiedzi na następujące pytania:

• Czy otrzymam produkt na czas? Jeśli nie, czy otrzymam zwrot pieniędzy?
• Czy mogę nadal składać nowe zamówienia?
• Jeśli klient ma przyjechać na spotkanie biznesowe, czy tak się stanie? Mam pojawić się na spotkaniu?
• Ogólnie, co robi firma, aby się przygotować?
• W jaki sposób jestem bezpośrednio dotknięty tym kryzysem?

Oto kilka narzędzi, które pomogą Ci poradzić sobie z pytaniami przedstawionymi powyżej:

Jeśli nie możesz organizować spotkań osobistych

Istnieje wiele narzędzi do spotkań online, z których możesz korzystać. Newrow – niedawno przejęty przez Kalturę – to świetne rozwiązanie, które pozwala organizować wspólne spotkania online (wideo, konferencje lub telefon) za pomocą kliknięcia łącza. Pomoże Ci to bezzwłocznie połączyć się z klientem, gdy potrzebujesz najwięcej porozmawiać.

Jeśli Twoi klienci chcą rozmawiać z CEO

Aby zminimalizować stres klientów, upewnij się, że dyrektor generalny regularnie pojawia się, aby odpowiedzieć na pytania i pokazać, że wszystko jest na dobrej drodze. Na przykład może poprowadzić seminarium internetowe na żywo, aby klienci mogli zadawać pytania i być na bieżąco informowani bezpośrednio przez dyrektora generalnego.

Jeśli chcesz częściej informować swoich klientów

Wysyłaj newsletter, tak jak w przypadku Mailchimp, aby informować ich na bieżąco o statusie firmy podczas koronawirusa. Dodaj zdjęcia z biura i terenu, aby pokazać, że wszystko jest w porządku, dodaj wideo lub list od dyrektora generalnego itd.

Zarządzanie kryzysem na oczach pracowników

Oczywiście Twoi pracownicy będą mieli wiele pytań i możesz spodziewać się zamieszania w zespole. Ale to ty rządzisz, musisz poprowadzić swój biznes przez kryzys związany z koronawirusem. Bądź przygotowany do odpowiedzi na pytania swojego zespołu, zapewnienia jasności i utrzymywania stałego kontaktu:

Oto kilka kluczowych pytań, na które Twoja grupa zadaniowa powinna się przygotować:

• Gdzie i jak możemy (pracownicy) być informowani o rozwoju sytuacji?
• Jakie nowe procedury należy wprowadzić? (np. nowe zasady higieny, strefy ograniczone, maksymalna liczba uczestników spotkania, oznaki koronawirusa itp.)
• Jaka jest zaktualizowana polityka podróży firmy? Kto może zatwierdzić lot w czasie epidemii? Co powinno się stać z już zarezerwowanymi lotami? Czy wszystkie projekty i usługi są kontynuowane jak zwykle? Czy są jakieś projekty, które należy wstrzymać? (na przykład te, które wymagają podróży lub odbywają się w miejscach uważanych za wysokie ryzyko?)
• Czy lista płac będzie się odbywać jak zwykle? Czy spodziewane są jakieś opóźnienia?
• Jakich podstawowych zasad powinien przestrzegać każdy pracownik? Dostarczycie maseczki? Czy ograniczycie korzystanie z wind? Czy poprowadzisz członków swojego zespołu do pracy z domu, gdzie i kiedy będzie to możliwe?
• Co powinien zrobić pracownik, jeśli podejrzewa, że ​​może zostać zarażony? Jaki jest protokół zgłaszania takiego incydentu? Do kogo powinni się zwrócić?

Grupa zadaniowa musi wcześniej przygotować i skompilować informacje dotyczące koronawirusa, aby móc łatwo tworzyć przewodniki instruktażowe dla pracowników, aby edukować ich na temat wirusa (np. wymieniając sposoby unikania go i kluczowe objawy pozwalające go rozpoznać). Światowa Organizacja Zdrowia ma wiele pomocnych plakatów, które możesz wydrukować i udostępnić swojemu zespołowi — przejrzyj je tutaj.

Musisz korzystać z narzędzia, które w łatwy sposób pozwoli Ci dotrzeć do wszystkich Twoich pracowników, bez względu na to, gdzie się znajdują, abyś był przygotowany na warunki pracy zdalnej (m.in. w terenie, praca z domu, czy w biurze).Connecteam to świetne narzędzie, które właśnie to zapewnia — aplikację organizacyjną, dzięki której wszyscy są na bieżąco, udostępniają ważne aktualizacje i wiedzę, umożliwiając dwustronną komunikację, wypełnianie cyfrowych list kontrolnych i procedur oraz wiele więcej.

„Rozumiejąc, że jest to czas potrzebny, opracowaliśmy plan dla firm, które chcą być przygotowane na potencjalną epidemię w swojej organizacji. Nasz zespół jest oddany i gotowy pomóc każdej organizacji w szybkim wdrożeniu platformy komunikacyjnej, która pozwoli organizacjom komunikować się, dzielić wiedzą i być na bieżąco nawet w przypadku epidemii lub warunków pracy zdalnej” – powiedział Amir Nehemia , CEO Connecteam.

„Rozumiejąc dysfunkcję związaną z koronawirusem dla firm, jesteśmy gotowi wprowadzić takie rozwiązania w ciągu 48 godzin i podzielić się naszą wiedzą i spostrzeżeniami, aby zaoferować firmom najlepsze narzędzia i porady do radzenia sobie z tym kryzysem”.

Skontaktuj się z ekspertami Connecteam pod adresem: [email protected].

Zarządzanie kryzysem na oczach dostawców/partnerów

Niezależnie od tego, czy Twój dostawca/partner znajduje się w kraju lub mieście dotkniętym koronawirusem, czy nie, możesz spodziewać się wielu pytań z jego strony i potencjalnych przerw w świadczeniu usług.

Grupa zadaniowa musi być przygotowana i stale omawiać następujące kwestie:

• Czy będziesz nadal pracować jak zwykle?
• Czy powinniśmy spodziewać się opóźnień z powodu koronawirusa?
• Czy możesz zagwarantować, że możesz dostarczyć wszystko, co zostało zamówione?
• Czy powinniśmy spodziewać się wahań cen produktów i usług, które u Państwa zamawiamy?

Co tydzień dzwoń lub wysyłaj e-maile do swoich dostawców/partnerów, ponieważ status każdego pytania może się zmienić w dowolnym momencie i musisz być przygotowany na każdą sytuację.

Podziel się swoim planem z zarządem i kluczowymi interesariuszami

Musisz przedstawić zarządowi swój plan, aby pokazać, że jesteś przygotowany na najgorsze i możesz nadal zarządzać swoją firmą dzień i miesiące po pojawieniu się koronawirusa w Twoim kraju lub mieście. W końcu możesz przeprowadzić swoją firmę przez kryzys związany z koronawirusem, postępując zgodnie z krokami, które opisaliśmy powyżej.

Zaprezentuj swoją grupę zadaniową i jej program w celu zebrania informacji, zarządzania i dystrybucji komunikacji związanej z koronawirusem do klientów, pracowników i dostawców/partnerów, aby pokazać, że jesteś proaktywny w przygotowaniach do potencjalnego kryzysu i dać poczucie pewności swoim pracowników i klientów.