Kompletny przewodnik po rozpoczęciu udanych programów szkoleniowych dla pracowników

Nigdy nie było tak krytycznego czasu, aby organizacje skupiły się na uczeniu się i rozwoju swoich pracowników.

Przy rekordowej liczbie osób dołączających do Wielkiej Rezygnacji i odchodzących z pracy, pracodawcy szukają sposobów na przyciągnięcie i zatrzymanie najlepszych talentów. Z kolei pracownicy powracający na rynek pracy po pandemii chcą podnieść swoje umiejętności, dlatego przy podejmowaniu decyzji o przyjęciu roli traktują priorytetowo możliwości rozwoju zawodowego.

Ponadto postęp technologiczny w miejscu pracy postępuje w szybkim tempie. Bez szkolenia pracownicy nie mogą nadążyć, co utrudnia organizacjom utrzymanie konkurencyjności.

Więc jakie jest rozwiązanie?

Szkolenie pracowników na ratunek

Jedną ze strategii radzenia sobie z tymi problemami jest inwestowanie w program szkolenia pracowników, który oferuje swoim pracownikom zajęcia lub kursy mające na celu nauczenie ich nowych umiejętności lub rozwinięcie już istniejących. Szkolenie nie tylko przyczynia się do rozwoju zawodowego Twoich pracowników i poprawia ich zdolność do wykonywania swojej pracy, ale jest również solidnym uzasadnieniem biznesowym, biorąc pod uwagę jego bezpośredni wpływ na utrzymanie pracowników i wyniki finansowe.

Jeśli zastanawiasz się, jak stworzyć program szkoleniowy dla swoich pracowników, nie szukaj dalej. W tym artykule poprowadzimy Cię przez proces tworzenia programu szkoleniowego, który utrzyma zaangażowanie Twoich pracowników i zaspokoi ich potrzeby rozwoju zawodowego, a jednocześnie zwiększy konkurencyjność Twojej organizacji.

Znaczenie szkolenia pracowników

Szkolenie pracowników nie jest tanie. Przeciętna firma amerykańska wydaje każdego roku 1286 dolarów na każdego pracownika na szkolenia. Czy warto?

Odpowiedź brzmi: tak. Inwestowanie w rozwój programu szkoleń pracowników:

• Bezpośrednio wpływa na wyniki Twojej organizacji . Podnoszenie umiejętności pracowników ma bezpośredni pozytywny wpływ na ich produktywność i jakość pracy. To z kolei usprawnia procesy organizacyjne i zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów, przyczyniając się do zwiększenia zysków.
• Poprawia retencję pracowników . Szkolenia i rozwój mają znaczenie dla pracowników i wpływają na ich zaangażowanie w organizację. W ankiecie LinkedIn 94% pracowników stwierdziło, że zostanie dłużej u pracodawcy, który zainwestował w ich szkolenie i rozwój.
• Przyciąga największe talenty . Szkolenie jest również ważnym czynnikiem dla nowych pracowników i może dać Ci przewagę konkurencyjną, jeśli chodzi o rekrutację najlepszych talentów. 80% pracowników w USA twierdzi, że rozwój zawodowy pracodawcy i możliwości szkolenia są ważnymi czynnikami przy przyjmowaniu nowej roli.
• Pomaga być na bieżąco z postępem technologicznym . Technologia biznesowa rozwija się w zawrotnym tempie. Organizacje potrzebują pracowników, którzy potrafią pracować z nowymi i zmieniającymi się technologiami. Zamiast zastępować pracowników w celu rozwiązania problemu niedoboru umiejętności w organizacji — którego koszt może wynieść nawet 4000 USD na nowego pracownika — można skorzystać ze szkoleń, aby podnieść kwalifikacje pracowników.

Co uwzględnić w programie szkolenia pracowników

Jeśli chodzi o programy szkoleniowe dla pracowników, nie ma żadnych zasad! Możesz zaprojektować program, który odpowiada potrzebom Twojej organizacji i pracowników. Są jednak dwie rzeczy, które Twój program szkoleniowy powinien dotyczyć — rodzaje szkoleń pracowników, które zamierzasz oferować, oraz sposób, w jaki je przeprowadzisz.

Rodzaje szkoleń pracowników

Kluczowym aspektem każdego programu szkoleniowego jest określenie, jakie rodzaje szkoleń zaoferujesz swoim pracownikom.

Orientacja i onboarding to formy szkoleń mające na celu zapoznanie nowych pracowników z organizacją oraz jej procesami i kulturą. Szybkie przyzwyczajenie nowych pracowników i sprawne zintegrowanie ich z organizacją jest ważne dla utrzymania pracowników i budowania silnej kultury firmy.

Szkolenie oparte na kompetencjach jest powszechnym podejściem stosowanym przez wiele organizacji. Kompetencje to zespół umiejętności, zdolności, wiedzy i zachowań, takich jak planowanie strategiczne lub efektywne zarządzanie zasobami. Szkolenie oparte na kompetencjach może być stosowane w zespołach wymagających tych samych umiejętności do wykonywania różnych ról.

Szkolenie z zakresu umiejętności koncentruje się na rozwijaniu uzupełniającej się grupy umiejętności, które pracownik musi wykonywać w ramach określonego rodzaju pracy, na przykład szkolenie sprzedażowe lub marketingowe. Szkolenie menedżerskie to kolejny przykład, często wykorzystywany przez organizacje do identyfikacji i rozwijania wewnętrznego potencjału przywódczego poprzez wyposażenie pracowników w wiedzę, umiejętności i narzędzia niezbędne do odniesienia sukcesu jako menedżer.

Szkolenie oparte na umiejętnościach uczy pracowników konkretnych umiejętności technicznych, które muszą natychmiast wykorzystać w swojej roli, na przykład przy nauce nowego oprogramowania. Dzięki temu umiejętności pracowników są aktualne i zgodne z konkurencją.

Dla porównania, trening umiejętności miękkich wyposaża pracowników w cechy osobowości, postawy społeczne i indywidualne zachowania niezbędne do rozwoju w roli. Niektóre z najbardziej pożądanych umiejętności miękkich to kreatywność, perswazja, współpraca i zdolność adaptacji. Poprawa tych umiejętności pośrednio przyczynia się do funkcjonowania organizacji i ogólnego sukcesu.

Szkolenie w zakresie zgodności jest wymagane przez prawo. Szkolenie to jest obowiązkowe dla określonej roli lub branży zgodnie z odpowiednimi przepisami, regulacjami lub polityką. Obejmuje takie tematy, jak zdrowie i bezpieczeństwo w miejscu pracy, etyka, jakość, szkolenie w zakresie różnorodności lub odnowienie licencji zawodowej. Zwykle ma na celu zminimalizowanie ryzyka, regulację zawodu lub zapewnienie lepszego środowiska pracy.

Szkolenie dotyczące produktów lub usług . Ten rodzaj szkolenia bada tajniki Twojego produktu lub usługi, pomagając Twoim pracownikom w pełni go zrozumieć. Często jest traktowany priorytetowo dla zespołów sprzedaży, obsługi klienta lub marketingu, dzięki czemu mogą skuteczniej komunikować funkcje i zalety Twojego produktu lub usługi.

Metody realizacji szkoleń

Sposób, w jaki prowadzisz szkolenie, jest równie ważny jak sama treść. Możesz wybrać metodę, która najlepiej odpowiada Twoim zasobom i preferencjom uczenia się pracowników. Nie musisz po prostu wybierać jednej — mieszać i dopasowywać różne rodzaje metod szkoleniowych dla pracowników, aby zmaksymalizować ich efektywność.

Szkolenie online

Aplikacje mobilne, takie jak Connecteam, to nowy standard szkolenia pracowników. Dzięki bezpośredniemu dostępowi do materiałów szkoleniowych online za pośrednictwem swoich urządzeń osobistych pracownicy mogą uczyć się więcej we własnym tempie.

Internetowe programy szkoleniowe dla pracowników:

• Oszczędź czas i pieniądze. Nie musisz koordynować czasu, w którym każdy może wziąć udział w sesji szkoleniowej. Zamiast tego pracownicy mogą uzyskać dostęp do materiałów w dogodnym dla nich czasie.
• Zagwarantuj spójność w całej organizacji, ponieważ każdy pracownik otrzymuje te same informacje i szkolenia.
• Pozwalają trenować wiele lokalizacji w różnym czasie bez dodatkowych kosztów.
• Cyfrowo śledź i oceniaj ukończenie szkolenia. W ten sposób Ty i Twoi pracownicy zawsze macie aktualny zapis ich nauki.
• Daj pracownikom dostęp do informacji, kiedy tylko tego potrzebują, zmniejszając niepewność, dezinformację i błędy.
• Są zazwyczaj tańsze niż szkolenia stacjonarne.

Szkolenie osobiste

Pracownicy muszą być fizycznie obecni na osobiste szkolenie, które może odbywać się na miejscu w Twojej organizacji lub w lokalizacji zewnętrznej. Prowadzone przez instruktora — albo kogoś doświadczonego w Twojej organizacji, albo zewnętrznego dostawcę — przykłady szkoleń osobistych obejmują warsztaty, seminaria lub dni szkoleniowe.

Szkolenie osobiste jest trudniejsze do zorganizowania. Musisz znaleźć dogodny czas na przeprowadzenie treningu, a także przestrzeń. Może być również droższy, jeśli uwzględnisz dodatkowe koszty, takie jak koszty podróży, wynajem miejsca i koszty szkolenia.

Nauka mieszana

Nauka mieszana to połączenie szkolenia internetowego i osobistego. Możesz zastosować go jako stałe podejście do szkolenia swoich pracowników lub użyć go krótkoterminowo, aby pomóc pracownikom przejść do nauki online.

To hybrydowe podejście zapewnia większą elastyczność i oszczędność kosztów w porównaniu z całkowicie osobistym szkoleniem.

Szkolenie rówieśnicze

Szkolenie rówieśnicze lub wspólne uczenie się polega na uczeniu się pracowników od siebie nawzajem, na przykład poprzez coaching lub mentoring. Takie interaktywne szkolenie to idealny sposób na dzielenie się i budowanie wiedzy instytucjonalnej.

Chociaż szkolenie rówieśnicze często odbywa się organicznie między pracownikami, warto je rozważyć i wyraźnie uwzględnić w swoim formalnym programie szkoleniowym.

Rotacja pracy

Praktyczne podejście do szkolenia, rotacja stanowisk polega na przenoszeniu pracowników między różnymi zadaniami lub rolami w celu zdobycia nowej wiedzy i umiejętności. Oprócz różnorodności, rotacja stanowisk daje również pracownikom lepsze i szersze zrozumienie organizacji.

Przed skorzystaniem z niego ważne jest opracowanie polityki i strategii rotacji stanowisk, aby zapewnić, że ten rodzaj szkolenia jest korzystny, a nie destrukcyjny dla pracowników i Twojej firmy.

Mikrouczenie

Microlearning to technika obejmująca krótkie kursy szkoleniowe, na przykład 5-minutowe filmy szkoleniowe online. Mikronauka przedstawia nowe informacje w kawałkach wielkości kęsa, co skutkuje bardziej angażującą i skuteczną metodą szkoleniową w porównaniu z bardziej czasochłonnymi metodami dostarczania. Pozwala to uniknąć nudy pracowników i prowadzi do większej retencji wiedzy niż tradycyjne metody.

Trening indywidualny lub grupowy

Temat, który poruszasz, może mieć wpływ na to, czy szkolić pracowników indywidualnie, czy zespołowo. Podczas gdy szkolenie indywidualne można dostosować do konkretnych potrzeb pracownika i zapewnić mu elastyczność w ukończeniu szkolenia w dogodnym momencie, szkolenie grupowe może również służyć jako dobra okazja do budowania zespołu, promując współpracę.

Wewnętrzne lub zlecone na zewnątrz

Szkolenia wewnętrzne są opracowywane i prowadzone wewnętrznie przez organizację. Zarządzanie szkoleniami w ten sposób pozwala dostosować program szkoleniowy do potrzeb organizacji, jednocześnie budując bibliotekę edukacyjną treści w oparciu o opracowane przez Ciebie materiały szkoleniowe dla pracowników. Jednak opracowywanie treści szkoleniowych może być procesem czasochłonnym.

Alternatywnie możesz zlecić szkolenie, zatrudniając zewnętrznego trenera lub facylitatora, który przyjdzie do Twojego biura, lub wysyłając pracowników na zewnętrzną konferencję branżową. Chociaż takie podejście jest zazwyczaj droższe, możesz skorzystać z pomocy eksperta prowadzącego pracowników przez szkolenie.

8 wskazówek, jak stworzyć skuteczny program szkolenia pracowników

Przed podjęciem decyzji o tym, jakie szkolenie zaoferować swoim pracownikom, konieczne jest określenie, co chcesz dzięki niemu osiągnąć. Każdy program szkoleniowy, który tworzysz, powinien wspierać szerszą strategię biznesową Twojej organizacji. Z tego powodu ważne jest zaangażowanie lub skonsultowanie się z kierownictwem wykonawczym podczas projektowania programu szkolenia pracowników.

Pomaga to zdefiniować cele i zadania programu treningowego. Zadaj sobie pytania takie jak:

• W jaki sposób to szkolenie wspiera nasze cele biznesowe?
• Jak to szkolenie poprawi nasz wskaźnik retencji?
• W jaki sposób zapewnimy, że nasze szkolenie będzie angażujące?

Na przykład, jeśli jednym z aspektów strategii biznesowej jest zwiększenie zysków poprzez poprawę wydajności, szkolenie powinno koncentrować się na nauczeniu pracowników szybszego korzystania z maszyn produkcyjnych lub oprogramowania.

Dobrym pomysłem jest również zaangażowanie pracowników w tworzenie programu szkoleniowego. Poszukiwanie ich wkładu pomaga zidentyfikować ich cele zawodowe, luki w wiedzy i preferowane style uczenia się. Podkreśla to potrzeby szkoleniowe Twojej organizacji i może również pomóc w ustaleniu priorytetów szkoleniowych.

Aplikacja ankietowa to łatwy sposób na zbieranie i zestawianie opinii pracowników na temat potencjalnego programu szkoleniowego. Zaangażowanie pracowników w proces wzmacnia, że ​​cenisz ich opinię — a pracownicy będą bardziej angażować się w program, który pomogli ukształtować.

Uzbrojony w jasne zrozumienie celów i zadań szkoleniowych, a także informacje zwrotne od pracowników, możesz zacząć identyfikować tematy i docelowych pracowników dla swojego programu szkoleniowego.

Użytecznym narzędziem do tego jest analiza potrzeb szkoleniowych. Odgórna analiza potrzeb szkoleniowych polega na określeniu przez kierownictwo potrzeb szkoleniowych ich zespołów tak, jak je postrzegają. Alternatywnie możesz przyjąć bardziej zdecentralizowane podejście i zaangażować pracowników bezpośrednio w proces. Pracownicy informują kierownictwo o swoich potrzebach szkoleniowych, a kierownictwo lub dział HR może następnie ustalić priorytety szkoleniowe na podstawie tych informacji zwrotnych.

Alternatywnie analiza luki w umiejętnościach — w której porównujesz umiejętności potrzebne do wykonania pracy z umiejętnościami już posiadanymi przez pracownika — może również pomóc w identyfikacji potencjalnych tematów szkoleniowych.

Najczęściej Twoje potrzeby szkoleniowe będą większe niż budżet szkoleniowy. Ważne jest, aby zidentyfikować najpilniejsze obszary, na których należy się skoncentrować, i odpowiednio ustalić priorytety programu szkoleniowego. Na przykład, jeśli doświadczasz problemów w kulturze swojej firmy, Twój program szkoleniowy może priorytetowo traktować umiejętności miękkie, takie jak komunikacja i skuteczna praca w zespole. Jeśli Twoja organizacja przewiduje znaczny wzrost i musi przygotować przywództwo, szkolenie w zakresie zarządzania może być Twoim najwyższym priorytetem.

Programy szkoleniowe nie są uniwersalne dla wszystkich propozycji. Budując program szkoleń dla pracowników, należy dostosować zarówno rodzaj szkolenia, jak i sposób realizacji do potrzeb pracowników, ich ról i organizacji. Pomaga to pracownikom rozwijać umiejętności i zdolności potrzebne do wykonywania pracy, jednocześnie wspierając strategię biznesową organizacji.

Na przykład, jeśli zarządzasz zespołem pracowników zmianowych bez biurka, zaplanowane szkolenia na miejscu mogą nie mieć większego sensu. Oferowanie szkoleń, do których pracownicy mogą uzyskać dostęp w dowolnym momencie, z dowolnego miejsca za pośrednictwem aplikacji, może lepiej odpowiadać Twoim pracownikom.

Biblioteka edukacyjna lub podręcznik szkoleniowy dla pracowników to idealne źródło informacji dla pracowników, którzy wolą pracować samodzielnie. W Internecie dostępnych jest wiele szablonów podręczników szkoleniowych, które pomogą Ci je złożyć. Inni pracownicy mogą preferować szkolenia interaktywne lub praktyczne niż szkolenia oparte na materiałach.

Oprócz dostosowania rodzaju szkolenia i metody realizacji, program szkolenia pracowników powinien wykorzystywać połączenie szkolenia formalnego i samodzielnego.

Szkolenie formalne obejmuje wyznaczone sesje szkoleniowe, które są zgodne z ustrukturyzowanym programem nauczania, ustalonym przez organizację. Może obejmować wszystkie rodzaje szkoleń — od umiejętności technicznych po umiejętności miękkie. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach takich jak orientacja i onboarding.

Z drugiej strony, samokształcenie daje pracownikom odpowiedzialność za własne uczenie się. Mogą wybrać swoje cele i materiały do ​​nauki oraz zdecydować, kiedy chcą odbyć szkolenie. Jednym z najlepszych sposobów zarządzania tym jest biblioteka edukacyjna online z materiałami szkoleniowymi, które pracownicy mogą wyszukiwać i uzyskiwać do nich dostęp. Idealne w przypadku umiejętności miękkich, takich jak komunikacja, praca zespołowa lub zarządzanie czasem, samokształcenie może być przydatne dla długoterminowych pracowników, którzy chcą podnieść swoje umiejętności.

Wniosek jest taki, że Twój szerszy program szkoleniowy powinien wykorzystywać kombinację zarówno szkolenia samodzielnego, jak i formalnego, w zależności od tematu i docelowych odbiorców.

Nie da się stwierdzić, czy Twój program treningowy jest skuteczny bez mierzenia jego wyników. Możesz to zrobić, zbierając dane przed i po treningu oraz porównując wyniki po treningu z celami i celami, aby dowiedzieć się, czy osiągnąłeś to, co sobie założyłeś.

Ponadto warto zmierzyć poziom zaangażowania pracowników w program szkoleniowy. Jest to szczególnie łatwe dzięki internetowej platformie szkoleniowej, na której można przechowywać zapisy szkoleń pracowników.

Równie pomocne są dane jakościowe. Poszukuj opinii pracowników na temat skuteczności swojego programu szkoleniowego, aby dowiedzieć się, co się sprawdza, a także obszary wymagające poprawy, bezpośrednio z tematów szkolenia. Jeśli nie widzisz oczekiwanych wyników programu treningowego, być może nadszedł czas, aby go przejrzeć i dostosować.

Możesz wykorzystać dane zebrane w swoim programie treningowym, aby je przejrzeć i wprowadzić niezbędne zmiany. Wskaźniki i informacje zwrotne od pracowników powinny podkreślać wszelkie obszary problemowe lub braki w umiejętnościach, a problemy te można rozwiązać podczas opracowywania programu szkoleniowego.

Nawet skuteczne programy szkoleniowe powinny być regularnie przeglądane i aktualizowane w razie potrzeby. Potrzeby pracowników i organizacji ewoluują, a program szkoleniowy powinien zostać odświeżony, aby to uwzględnić. Dotyczy to zwłaszcza umiejętności technicznych związanych z nowymi technologiami w miejscu pracy.

Udane programy treningowe to maraton, a nie sprint. Prowadzenie jednodniowego seminarium i wytyczenie linii pod program szkoleniowy na rok nie da wiele. Zamiast tego program szkoleniowy musi być ciągły, a wydarzenia osobiste powinny być zaplanowane z dużym wyprzedzeniem, aby zachęcić do maksymalnej frekwencji.

Oferowanie szeregu możliwości szkoleniowych przez cały rok zapewnia aktualność wiedzy technicznej Twoich pracowników i pomaga ustrukturyzować ich rozwój zawodowy. Pomaga także organizacji zoptymalizować budżet szkoleniowy.

Często zadawane pytania dotyczące szkolenia pracowników

Czy pracownicy chcą szkoleń?

Tak, pracownicy chcą szkoleń zawodowych i możliwości rozwoju w miejscu pracy. W niedawnym badaniu przeprowadzonym przez University of Phoenix 49% pracowników stwierdziło, że chce rozwijać swoje umiejętności, ale nie ma pewności, jak to zrobić, a 52% stwierdziło, że muszą nauczyć się nowych umiejętności w ciągu najbliższych 12 miesięcy.

Kto odpowiada za szkolenie pracowników?

Szkolenie pracowników to wysiłek zespołowy, wymagający współpracy różnych działów w organizacji, jak również pojedynczego pracownika. Jednak HR jest zazwyczaj odpowiedzialny za opracowanie i nadzór nad programem szkolenia pracowników. Większe organizacje mogą mieć dedykowany zespół ds. uczenia się i rozwoju w swoim dziale HR.

Czy pracodawcy mogą zmusić pracowników do opłacania szkoleń?

Chociaż obowiązujące przepisy są różne, pracodawcy zazwyczaj muszą pokryć koszty szkolenia pracowników, zwłaszcza gdy jest to bezpośrednio związane z ich rolą, obecność jest obowiązkowa i jest oferowana w godzinach pracy.

Jaki jest najczęstszy rodzaj szkolenia pracowników?

Onboarding to jeden z najczęstszych rodzajów szkoleń pracowników. Każdy nowy pracownik musi zostać wprowadzony, co czyni go ważną częścią programu szkolenia pracowników organizacji.

Udany program szkoleniowy przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom

Jeśli jeszcze go nie masz, opracowanie programu szkoleniowego dla pracowników powinno znajdować się na szczycie listy twoich priorytetów. Skuteczne szkolenie może zwiększyć Twoje wyniki finansowe, poprawić wskaźnik rekrutacji i retencji oraz pomóc Twojej organizacji dostosować się do wszelkich postępów technologicznych w miejscu pracy.

Teraz, gdy wiesz, że Twoi pracownicy są głodni szkoleń i możliwości rozwoju, postępuj zgodnie z naszymi powyższymi wskazówkami, aby stworzyć udany program szkoleniowy!