7 Przykłady formatów wiadomości e-mail dla firm

Jeśli chodzi o prowadzenie udanego biznesu, komunikacja jest kluczem. Skuteczna komunikacja biznesowa wymaga nie tylko przejrzystości, ale także stosowania odpowiednich formatów wiadomości e-mail i etykiety. W tym artykule przeanalizujemy 7 różnych przykładów formatów wiadomości e-mail dla firm, aby pomóc Ci rozpocząć tworzenie profesjonalnych wiadomości e-mail, które przynoszą wyniki za każdym razem. Zacznijmy!

Dlaczego właściwy format wiadomości e-mail jest ważny?

Profesjonalne e-maile o odpowiednim formacie są ważne, aby upewnić się, że w swojej korespondencji spotkasz się jako profesjonalna i wiarygodna osoba. Pomaga przekazać właściwy przekaz, zbudować dobre relacje z kontaktami i utrzymać dobrą reputację. Odpowiednio sformatowany e-mail może również pomóc w utrzymaniu przejrzystości, organizacji i tematu rozmów.

• CZYTAJ WIĘCEJ: Jak przywołać wiadomość e-mail w Gmailu

Czym formalny format wiadomości e-mail różni się od nieformalnego formatu wiadomości e-mail?

Formalny format wiadomości e-mail jest zwykle mniej swobodny niż nieformalny format wiadomości e-mail. W oficjalnym e-mailu powinieneś używać bardziej profesjonalnego tonu i unikać używania skrótów lub slangu. Powinieneś również generalnie unikać używania emotikonów w oficjalnych wiadomościach e-mail.

Jaki jest właściwy format biznesowej wiadomości e-mail?

Pisanie e-maili biznesowych jest zgodne z pewnym zestawem konwencji, które odróżniają je od innych rodzajów pisania. Przestrzegając tych konwencji, stworzysz dopracowane i profesjonalne wrażenie, które docenią Twoi odbiorcy. Przyjrzyjmy się właściwemu formatowi e-maili biznesowych i kilku wskazówkom, dzięki którym Twoje e-maile będą dobrze napisane i skuteczne.

1. Profesjonalny adres e-mail

Twój adres e-mail powinien być profesjonalny i łatwy do zapamiętania. Unikaj używania pseudonimów lub innych nieprofesjonalnych adresów. Możesz utworzyć osobny adres e-mail, którego będziesz używać wyłącznie do korespondencji biznesowej. Jeśli Twoja firma ma stronę internetową, Twój adres e-mail powinien zawierać nazwę domeny Twojej firmy.

2. Wiersz tematu

Tematy powinny być jasne, zwięzłe i na temat. Jeśli to możliwe, używaj zwrotów akcji, takich jak „Wymagane działanie” lub „Ważne ogłoszenie”. Wiersz tematu może również pomóc odbiorcy szybko rozpoznać cel wiadomości e-mail. Pamiętaj, aby unikać ogólnych tematów, takich jak „Cześć” lub „Cześć”, a także wszelkich potencjalnie spamujących słów, takich jak „bezpłatny” lub „promocja”.

3. Otwieranie wiadomości e-mail

Twoje otwarcie powinno być jasne i profesjonalne. Rozpocznij od powitania, takiego jak „Kochanie”, po którym następuje imię odbiorcy. Jeśli dobrze znasz tę osobę, możesz użyć jej imienia. W przeciwnym razie trzymaj się bardziej formalnego zwrotu grzecznościowego. Linia otwierająca powinna być również uprzejma i serdeczna, na przykład „Mam nadzieję, że ten e-mail cię odnajdzie”.

4. Treść e-maila

Treść wiadomości e-mail powinna być zwięzła i uporządkowana. Podziel treść na akapity, każdy z własnym tematem lub pomysłem. W stosownych przypadkach używaj aktywnego języka, takiego jak „sugeruję” lub „zalecamy”, i unikaj używania długich słów lub wyrażeń. Ważne jest również unikanie zbyt swobodnego języka, takiego jak slang lub skróty.

5. Wniosek e-mailowy

Skuteczne zakończenie wiadomości e-mail powinno podsumować główne punkty wiadomości i zawierać wezwanie do działania, takie jak „proszę dać mi znać, jeśli masz jakieś pytania”, jeśli to konieczne. Konkluzja e-maila powinna być zwięzła, uprzejma i profesjonalna. Pomocne może być również zawarcie pozdrowienia końcowego lub innego oświadczenia.

6. Wyloguj się przez e-mail

Twój podpis e-mail powinien być uprzejmy i profesjonalny. Typowe przykłady to „Z poważaniem”, „Dziękuję” lub „Pozdrowienia”. W razie potrzeby możesz również dołączyć podpis z danymi kontaktowymi.

7. Podpis e-mail

Twój podpis e-mail powinien zawierać imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy i dane kontaktowe. Możesz również dołączyć zdjęcie głowy lub logo, jeśli chcesz jeszcze bardziej spersonalizować swój podpis.

• CZYTAJ WIĘCEJ: Jak przywołać wiadomość e-mail w programie Outlook

Profesjonalne wskazówki dotyczące formatu wiadomości e-mail

Biznesowe wiadomości e-mail powinny być zgodne ze standardowym, profesjonalnym formatem wiadomości e-mail, aby zapewnić przejrzystość i uporządkowanie wiadomości. Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących tworzenia skutecznych e-maili biznesowych:

Zacznij od chwytliwego, odpowiedniego tematu

Podczas pisania profesjonalnego e-maila temat powinien być jasny i zwięzły, aby odbiorca znał cel wiadomości e-mail. Pomocne może być również użycie słów akcji w temacie, aby zwrócić na siebie uwagę.

Spersonalizuj swój e-mail

Podczas pisania profesjonalnego e-maila personalizacja wiadomości e-mail za pomocą imienia i nazwiska odbiorcy, stanowiska lub nazwy firmy może pomóc w nawiązaniu bardziej znaczącego kontaktu z odbiorcą. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku wiadomości e-mail wysyłanych do wielu osób.

E-maile powinny być zwięzłe i na temat

E-maile biznesowe powinny być zwięzłe i na temat. Unikaj używania długich słów lub wyrażeń oraz unikaj zbędnych szczegółów, które mogą zmylić czytelnika. Jeśli to możliwe, e-maile powinny być krótkie, starając się nie przekraczać dwóch lub trzech akapitów.

Spraw, aby Twój e-mail był łatwy do odczytania

Pisząc biznesowy e-mail, używaj aktywnego języka i krótkich zdań. Powinieneś także podzielić treść na akapity, aby ułatwić czytelnikowi przeglądanie. Unikaj żargonu lub terminów technicznych i używaj punktorów, aby ułatwić czytelnikowi szybkie znalezienie kluczowych punktów.

Powstrzymaj się od używania slangu, skrótów ani emotikonów

Biznesowe e-maile powinny być profesjonalne i jako takie, slang, skurcze i emotikony są generalnie nieodpowiednie. Unikaj ich używania, chyba że masz pewność, że nie zostaną źle zrozumiane przez odbiorcę. Unikaj slangu, takiego jak LOL, i oszczędnie używaj emotikonów. Skurcze, których należy unikać, obejmują „nie mogę”, „nie chcę” i „nie powinienem”.

Bądź świadomy tonu

Ton Twojego e-maila powinien odzwierciedlać rodzaj rozmowy, którą przeprowadziłbyś osobiście. Ostrożnie dobieraj słowa i unikaj wrażenia, że ​​jesteś zły, agresywny lub sarkastyczny. Ważne jest, aby być uprzejmym i profesjonalnym, nawet jeśli wiadomość e-mail zawiera negatywne informacje.

Bądź miły, uprzejmy i wdzięczny

Twoje e-maile powinny być zawsze uprzejme i serdeczne. Używaj w swoich wiadomościach słów takich jak „proszę”, „dziękuję” i „uprzejmie”, aby okazać szacunek. Powinieneś także doceniać czas i wysiłek tej osoby, zwłaszcza jeśli ci w czymś pomaga.

Bądź towarzyski, energiczny i sympatyczny

Podczas pisania biznesowego e-maila ważne jest, aby być otwartym i energicznym. Używaj pozytywnych słów, które wyrażają entuzjazm, i pamiętaj o podaniu swoich danych kontaktowych, aby odbiorca mógł z łatwością skontaktować się z Tobą.

Wspomnij o punktach z poprzedniej rozmowy

Jeśli Twój e-mail jest odpowiedzią na coś, o co odbiorca wcześniej powiedział lub zapytał, pamiętaj o uwzględnieniu konkretnych punktów z poprzedniej rozmowy. Pomoże to pokazać odbiorcy, że zwracasz uwagę na jego myśli i obawy. Pomoże to również odświeżyć pamięć odbiorcy i ułatwić mu zrozumienie tego, co do niego mówisz.

Zakończ wezwaniem do działania

Kończąc profesjonalną wiadomość e-mail, pamiętaj o załączeniu wezwania do działania. Może to być prośba odbiorcy o opinię, wkład lub opinię na temat czegoś, o czym wspomniałeś w e-mailu. Może to być również zaproszenie ich do podjęcia określonego działania. Cokolwiek to jest, upewnij się, że wezwanie do działania jest jasne i łatwe do zrozumienia dla odbiorcy.

Użyj profesjonalnego podpisu e-mail

Jak wspomniano wcześniej, Twój podpis e-mail powinien zawierać Twoje imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe, a także zdjęcie w głowę lub logo, jeśli chcesz. Pomoże to stworzyć bardziej profesjonalne wrażenie na odbiorcy, co jest ważne podczas wysyłania e-maili biznesowych. Ponadto należy rozważyć umieszczenie profesjonalnego zastrzeżenia w podpisie e-maila ze względów prywatności i prawnych. Pomoże to chronić Ciebie i odbiorcę.

Dołącz list motywacyjny lub inny odpowiedni plik

Jeśli masz odpowiednie dokumenty, które chcesz dołączyć do wiadomości e-mail, takie jak list motywacyjny lub życiorys, pamiętaj o ich załączeniu. Pomoże to pokazać, że przejmujesz inicjatywę i jesteś proaktywny. Pamiętaj tylko, aby przed wysłaniem upewnić się, że załączniki są wolne od wirusów.

Dokładnie sprawdzaj e-maile przed wysłaniem

Przed wysłaniem firmowego e-maila warto sprawdzić go pod kątem błędów gramatycznych, ortograficznych i interpunkcyjnych. Zwróć szczególną uwagę na wszelkie instrukcje lub prośby zawarte w e-mailu, ponieważ ważne jest, aby były one dokładne i jasne. Czasami pomocne jest przeczytanie wiadomości e-mail na głos przed jej wysłaniem, ponieważ może to pomóc w wyłapaniu ewentualnych błędów.

Szybko odpowiadaj na wszystkie e-maile

Chociaż niekoniecznie musi to nastąpić w ciągu kilku minut, należy dołożyć wszelkich starań, aby szybko odpowiadać na wszystkie e-maile. To pokazuje odbiorcy, że szanujesz jego czas i cenisz jego wkład. Pomoże to również rozwinąć silne relacje robocze ze współpracownikami i klientami.

• CZYTAJ WIĘCEJ: 50 przykładów biznesowych powitań poczty głosowej

Jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail?

Profesjonalny e-mail powinien mieć jasny cel i być wolny od błędów gramatycznych lub ortograficznych.

Pierwszym krokiem jest określenie celu wiadomości e-mail. Próbujesz umówić się na spotkanie, przedstawić się potencjalnemu klientowi lub podziękować komuś za jego interesy?

Gdy znasz cel wiadomości e-mail, możesz zacząć tworzyć wiadomość. Używaj zwięzłego i jasnego języka oraz unikaj slangu lub nieformalnego języka.

Ważne jest również, aby sprawdzić wiadomość e-mail przed jej wysłaniem, aby wychwycić literówki lub błędy. Jeśli poświęcisz czas na staranne przygotowanie profesjonalnego e-maila, z pewnością zrobisz na nim świetne wrażenie.

Jakie są cztery części oficjalnego e-maila?

Cztery części oficjalnego e-maila to temat, zwrot grzecznościowy, treść wiadomości i podpis.

Temat powinien być krótki i na temat. Powinien dać czytelnikowi wyobrażenie o tym, o czym jest e-mail.

Powitanie lub zwrot grzecznościowy powinien być skierowany do czytelnika z podaniem jego nazwiska lub stanowiska. Treść wiadomości to miejsce, w którym napiszesz swój e-mail. Pamiętaj, aby sprawdzić swoją wiadomość przed jej wysłaniem.

Podpis to Twoje imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe. Dzięki temu odbiorca wie, z kim rozmawia i jak może się z Tobą skontaktować.

Obraz: Elementy Envato