25 Przykłady kradzieży i defraudacji w miejscu pracy

Częścią Twojej pracy jako właściciela firmy jest śledzenie i ochrona zasobów firmy. Obejmuje to szukanie śladów defraudacji lub kradzieży pracowniczej. Aby robić to skutecznie, warto znać różne rodzaje defraudacji, które są powszechne w małych firmach. Czytaj dalej, aby zapoznać się z pełną listą przykładów defraudacji.

Co to jest defraudacja?

Defraudacja to nadużycie lub kradzież funduszy lub własności firmy. Istnieje wiele sposobów, w jakie pracownik lub właściciel firmy może ukraść lub sprzeniewierzyć zasoby, które można zobaczyć na poniższej liście.

Jak dochodzi do defraudacji?

Defraudacja ma miejsce, gdy pracownik lub właściciel firmy kradnie lub sprzeniewierza fundusze firmy. Na przykład pracownik może przyjąć płatność za transakcję bez umieszczania środków na firmowym koncie bankowym. Zobacz listę poniżej, aby zobaczyć więcej przykładów defraudacji.

Typowe przykłady defraudacji i kradzieży pracowników

Defraudacja odnosi się do szerokiego zakresu działań, w ramach których pracownicy lub decydenci kradną lub niewłaściwie wykorzystują zasoby firmy. Aby chronić swoją małą firmę, oto kilka przykładów defraudacji, o których warto wiedzieć. A jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się: „Jak radzę sobie z defraudacją i kradzieżą pracowników?” pod każdym przykładem znajdziesz również wskazówki.

1. Anulowanie Transakcji w Kasie

Gdy pracownik zawiera transakcję i pobiera pieniądze, może unieważnić transakcję i zatrzymać pieniądze dla siebie. Może to być trudne do wykrycia, ponieważ system powinien się zrównoważyć, ale klient nadal otrzymał swój produkt lub usługę, a Twoja firma nie otrzymuje środków.

Zapobieganie: Wiele nowoczesnych systemów punktów sprzedaży ma ustawienia, które wymagają zgody przełożonego lub kierownika, aby anulować sprzedaż. Zaktualizuj swój system lub wprowadź tę funkcję, aby uniknąć dawania pracownikom takiej możliwości.

2. Zbieranie wpłat gotówkowych od fundraiserów

Jeśli Twoja firma lub organizacja organizuje zbiórki pieniędzy, możesz zbierać datki, które nie są liczone od razu. Jeśli tylko jeden pracownik ma dostęp do tych funduszy, zanim zostaną one przywłaszczone, może zebrać część dla siebie.

Zapobieganie: Zatrudnij więcej niż jednego pracownika odpowiedzialnego za zbieranie i liczenie funduszy.

3. Realizowanie czeków klienta

Pracownik może założyć konto bankowe o nazwie zbliżonej do firmy. Następnie mogą zrealizować czeki klientów lub przekierować płatności elektroniczne na swoje konto zamiast na konto firmy.

Zapobieganie: To przestępstwo występuje najczęściej, gdy jeden pracownik jest odpowiedzialny zarówno za pobieranie płatności, jak i za śledzenie zapisów księgowych. Oddziel obowiązki, aby było wiele osób, które mogą wykryć potencjalne problemy.

4. Zawyżone rachunki klientów

Pracownik może obciążyć klientów kwotą wyższą niż stawka Twojej firmy za określony produkt lub usługę lub dodać dodatkowe opłaty i zgarnąć dodatkowe pieniądze.

Zapobieganie: przeprowadzaj okresowe audyty praktyk rozliczeniowych klientów i badaj skargi klientów dotyczące rozliczeń lub dodatkowych opłat.

5. Fałszowanie płatności

Pracownik może wypisywać sobie czeki lub przelewać środki z konta bankowego pracownika, jeśli ma dostęp do Twoich danych i podpisu. Mogą następnie tworzyć oszukańcze zapisy księgowe, aby ukryć te płatności.

Zapobieganie: Unikaj udostępniania swojego podpisu elektronicznego i kontroluj płatności wydatków, aby wykryć wszelkie dziwactwa.

6. Fałszowanie płatności dostawcy

Pracownik może założyć fałszywe konta dostawców lub edytować zapisy księgowe, aby wyglądało na to, że płatności są dokonywane na rzecz dostawców. Ale potem wysyłają te pieniądze do siebie.

Zapobieganie: okresowo przeglądaj wszystkie płatności na rzecz dostawców lub poproś więcej niż jednego pracownika o sprawdzanie wpisów.

7. Kradzież danych karty kredytowej klienta

Pracownicy, którzy zbierają dane kart kredytowych klientów w celu sfinalizowania zakupów, mogą następnie zapisywać numery do wykorzystania przy własnych zakupach. Jest to kradzież bezpośrednio od klientów i może prowadzić do braku zaufania do Twojej firmy.

Zapobieganie: używaj oprogramowania płatniczego, które sfałszowuje pełny numer karty kredytowej i unikaj ręcznego pobierania informacji, chyba że jest to absolutnie konieczne.

8. Podwójne zanurzenie

Pracownicy mogą pobierać dodatkowe pieniądze z twojego rachunku wydatków, najpierw obciążając wydatkiem firmową kartę kredytową, a następnie żądając zwrotu środków, tak jakby sami za to zapłacili.

Zapobieganie: Rozdziel obowiązki, aby inni pracownicy mogli sprawdzić, czy wydatek został już pokryty. Oprogramowanie do zarządzania wydatkami może usprawnić ten proces.

9. Niewłaściwe korzystanie z konta wydatków

Pracownicy mogą również żądać zwrotu kosztów niezwiązanych z funkcjami firmy. Na przykład mogą starać się o pokrycie osobistego lunchu, nawet jeśli nie spotykali się z klientem.

Zapobieganie: Stwórz jasną politykę określającą, co jest, a co nie jest objęte ubezpieczeniem. Następnie użyj oprogramowania do zarządzania wydatkami, aby zebrać dane i pokwitowania.

10. Nadużywanie zniżek pracowniczych

Jeśli sklep lub restauracja oferuje zniżki tylko pracownikom, niektórzy mogą próbować oferować te przywileje przyjaciołom, rodzinie lub innym osobom.

Zapobieganie: Stwórz ścisłą politykę dotyczącą tego, kto może, a kto nie może korzystać z tych zniżek. Sprawdź nadmierne zakupy dokonane przez dowolnego pracownika.

11. Kradzież gotówki

Pracownicy mający wyłączny dostęp do gotówki mogą przyjmować niewielkie kwoty, licząc na to, że nie zostaną zauważeni. Jednak te małe przyrosty mogą się z czasem sumować.

Zapobieganie: Ta kradzież często ma miejsce, gdy jeden pracownik jest odpowiedzialny za pieniądze hrabstwa lub dokonywanie depozytów bankowych. Istnieje wiele najlepszych praktyk w zakresie obsługi gotówki, których Twoja firma powinna przestrzegać, aby tego uniknąć, w tym posiadanie więcej niż jednej osoby dokonującej tych wpłat.

12. Kradzież materiałów biurowych

Pracownik może ukraść zapasy z twojego magazynu i przynieść je do domu, a nawet sprzedać.

Zapobieganie: Przechowuj tylko niewielkie ilości materiałów dostępnych w jednym czasie. Lub poproś pracowników, aby poprosili o więcej określonej pozycji.

13. Kradzież wyposażenia

Wyposażenie często obejmuje większe przedmioty, takie jak komputery lub technologie. Pracownicy mogą zabrać te przedmioty do domu lub sprzedać je za gotówkę.

Zapobieganie: Poproś pracowników o wylogowanie się z dużych urządzeń lub wymagaj, aby pozostali w biurze.

Więcej przykładów defraudacji, które warto znać

Defraudacja odnosi się do szerokiego zakresu działań, które pracownicy lub decydenci podejmują dla osobistych korzyści. Oto jeszcze więcej przykładów defraudacji, o których powinni wiedzieć właściciele firm.

14. Sprzedawanie tajemnic handlowych – szpiegostwo korporacyjne

Ten rodzaj sprzeniewierzenia ma miejsce, gdy pracownik sprzedaje zastrzeżone informacje konkurencji.

Zapobieganie: Udzielaj dostępu tylko do informacji, które są niezbędne dla ról każdej osoby. Korzystaj z bezpiecznego przechowywania ważnych danych i śledź, kto ma do nich dostęp.

15. Korzystanie z firmowej karty kredytowej do użytku osobistego

Jeśli Twoi pracownicy mają dostęp do firmowych kart kredytowych, używanie ich do zakupów osobistych może kwalifikować się jako defraudacja.

Zapobieganie: ustal jasne zasady korzystania z kart kredytowych i regularnie przeglądaj zakupy.

16. Włamanie do Twojej lokalizacji

Pracownicy, którzy mają wewnętrzne informacje o Twojej lokalizacji, takie jak kody alarmowe lub lokalizacje kosztowności, mogą uczestniczyć we włamaniach.

Zapobieganie: używaj kamer bezpieczeństwa i alarmów oraz uważnie śledź, kto ma dostęp do poufnych informacji.

17. Kradzież towaru

Pracownicy handlu detalicznego mogą kraść fizyczne produkty z półek lub zabierać przedmioty, które zostały niedawno zwrócone:

Zapobieganie: ustal rygorystyczne praktyki dotyczące zapasów i zwrotów oraz używaj kamer bezpieczeństwa do monitorowania aktywności.

18. Odzyskiwanie utraconego sprzętu

Pracownik twierdzi, że skradziono laptopa lub inny sprzęt. Dostają nowy, a stary zatrzymują lub przekazują członkowi rodziny.

Zapobieganie: Używaj oprogramowania do śledzenia lokalizacji urządzeń firmowych lub wyłączaj je, jeśli zostaną zgubione lub skradzione.

19. Tworzenie pracowników duchów

Pracownicy, którzy kontrolują Twoją listę płac, mogą założyć nowych pracowników, którzy nie istnieją. „Płacą” tym fałszywym pracownikom i zatrzymują pieniądze dla siebie.

Zapobieganie: Regularnie przeglądaj listy płac i porównuj je z aktami pracowników. Jest to również główny powód, dla którego lista płac jest jedną z funkcji, którą powinieneś zlecić renomowanemu dostawcy.

20. Kradzież funduszy podatkowych

Pracownicy odpowiedzialni za płacenie podatków mogą zatrzymać te pieniądze dla siebie. Nie tylko brakuje tych funduszy, ale będziesz także narażony na większy rachunek podatkowy.

Zapobieganie: Regularnie kontroluj swoje praktyki podatkowe lub zleć tę funkcję renomowanej firmie podatkowej.

21. Zbieranie łapówek

Łapówki to płatności od dostawców na rzecz pracowników w zamian za działalność firmy lub inne korzyści.

Zapobieganie: Istnieje wiele sposobów lepszego zarządzania zobowiązaniami i należnościami. Zacznij od samodzielnego wyboru dostawców lub stwórz komitet, który podejmie te decyzje.

22. Kradzież tożsamości

Ten rodzaj defraudacji ma miejsce, gdy pracownik używa nazwy Twojej firmy do otwierania kart kredytowych lub zaciągania pożyczek na własne zakupy.

Zapobieganie: Regularnie sprawdzaj konta i zdolność kredytową swojej firmy, aby zauważyć wszelkie nieprawidłowości.

23. Wykorzystanie zasobów firmy do założenia firmy

Jeśli pracownik wykorzystuje czas, sprzęt lub fundusze firmy do rozpoczęcia własnej działalności bez Twojej wiedzy, kwalifikuje się to jako defraudacja.

Zapobieganie: Ustal jasne zasady dotyczące korzystania z zasobów firmy.

24. Schematy Ponziego

Schemat ponzi ma miejsce, gdy firma lub osoba fizyczna obiecuje wysokie zyski inwestorom lub interesariuszom, ale płaci im pieniędzmi od nowych inwestorów zamiast produktem lub usługą, którą firma rzekomo zapewnia. Ten typ programu jest najczęściej spotykany w firmach zajmujących się zarządzaniem finansami i planowaniem emerytalnym.

Zapobieganie: Śledź, w jaki sposób pieniądze są przywożone i dokąd trafiają. Jeśli pracujesz z inwestorami, bądź całkowicie przejrzysty w kwestii pochodzenia funduszy.

25. Fałszowanie dokumentacji biznesowej

Wiele form defraudacji obejmuje fałszowanie dokumentacji biznesowej w celu zatuszowania sprzeniewierzenia funduszy lub oszukania inwestorów.

Zapobieganie: Znajdź renomowaną firmę księgową, aby zlecić te zadania na zewnątrz i okresowo kontroluj swoje zapisy i finanse.

Czy defraudacja jest przestępstwem białych kołnierzyków?

Tak, sprzeniewierzenie jest jednym z najczęstszych przestępstw umysłowych. Surowość i rodzaj opłaty mogą się znacznie różnić, ale ogólnie uważa się, że jest to forma kradzieży lub oszustwa.

Jaka jest kara za defraudację?

Rodzaj zarzutów karnych, jakie można spotkać za defraudację, może się znacznie różnić w zależności od sytuacji i ilości pieniędzy lub zasobów, które zostały skradzione lub niewłaściwie wykorzystane. Przepisy różnią się również w zależności od stanu. Drobne opłaty za defraudację są często uważane za wykroczenia, które mogą wiązać się z grzywną lub więzieniem. Zbrodnia defraudacji może wiązać się z poważnymi wyrokami więzienia do 15 lat.

Czy można sprzeniewierzyć własną firmę?

Defraudacja ma miejsce, gdy fundusze lub zasoby firmy są niewłaściwie wykorzystywane do osiągnięcia osobistych korzyści. Jeśli jesteś jedynym właścicielem swojej firmy, generalnie nie możesz zostać oskarżony o defraudację, ponieważ jesteś właścicielem tych zasobów. Jeśli jednak Twoja firma jest częścią spółki lub ma wielu interesariuszy, niewłaściwe wykorzystanie funduszy może zostać uznane za oszustwo.

Obraz: Depositphotos