Dlaczego internetowy katalog pracowników jest niezbędny dla Twojej firmy

W dzisiejszych czasach każdy ma smartfon, który stał się najczęściej używanym narzędziem w naszym codziennym życiu. Za jednym naciśnięciem przycisku możemy łączyć się z innymi jak nigdy dotąd.

W wyniku tego postępu technologicznego 45% Amerykanów twierdzi, że ich telefon jest ich najcenniejszą własnością.

Dobrze ponad dekadę rewolucji mobilnej rozumiemy, że wciąż istnieje kilka krytycznych problemów, które sprawiają, że smartfon nie jest idealnym rozwiązaniem dla biznesu. Problemy obejmują:

1. Pracownicy muszą dodawać, usuwać i aktualizować kontakt pracownika za każdym razem, gdy ktoś nowy dołącza do firmy, opuszcza firmę lub zmienia swoją rolę lub numer telefonu.
2. Pracownicy nie mogą znaleźć swoich danych kontaktowych, jeśli nie znają nazwiska współpracownika.
3. Pracownicy zachowują wszystkie numery telefonów i dane innych pracowników nawet po opuszczeniu firmy, co może być poufnymi informacjami, których nie chcesz przechowywać.
4. Kiedy nowy pracownik dołącza do firmy, chcesz, aby działał tego samego dnia, zamiast ugrzęznąć w ręcznym wprowadzaniu wszystkich swoich współpracowników.

Wiele firm wciąż próbuje rozwiązywać te problemy za pomocą starych metod, takich jak stykówki, które bardzo trudno jest na bieżąco aktualizować.

Jakie jest rozwiązanie powyższych problemów?

Internetowa aplikacja katalogowa pracowników zawierająca wszystkie kontakty pracowników, którą można łatwo przeszukiwać i aktualizować w czasie rzeczywistym.

Jakie są główne zalety korzystania z oprogramowania do katalogowania pracowników online?

• Pracownicy mogą szybko i łatwo uzyskać dostęp do wszelkich danych kontaktowych pracowników z dowolnego miejsca.
• Katalog firm jest zawsze aktualny.
• Pracownicy mogą z łatwością przeprowadzić zaawansowane wyszukiwanie według nazwiska, lokalizacji, działu, stanowiska lub adresu e-mail.
• Jest to bezpieczne, więc gdy pracownicy opuszczają firmę, tracą dostęp do listy telefonów pracowników i wszystkich innych szczegółów zawartych w katalogu.
• Udostępniane są tylko kluczowe informacje, dzięki czemu można zapobiec przedostawaniu się niechcianych informacji do rejestrów publicznych.

5 najważniejszych korzyści dla firm korzystających z oprogramowania do katalogowania pracowników online

1. Buduj lepsze relacje w pracy

Kiedy potrafisz nadać imię twarzy, jesteś już bliżej stworzenia lepszych relacji w miejscu pracy. Zamiast mieć papierową książkę telefoniczną lub niezliczone numery w telefonie (i nie pamiętać, kto jest kim), oprogramowanie katalogu biznesowego umożliwia dołączanie zdjęć, biografii, stanowiska, lokalizacji, działu i tak dalej. Ułatwia to identyfikację, kto jest kim. Wizualny schemat organizacyjny połączony z katalogiem firmy tworzy bardziej ludzkie, społeczne doświadczenie, które zachęca do komunikacji i łączności.

2. Zwiększ zaangażowanie pracowników

Kiedy pracownicy mogą sami pozyskiwać informacje, czują się bardziej upoważnieni, co pomaga zwiększyć zaangażowanie pracowników. Ponadto oprogramowanie katalogów firmowych ułatwia szybkie i łatwe znajdowanie źródeł wiedzy, danych i innych informacji wydziałowych bez utraty rozpędu, ponieważ trzeba zatrzymywać się i prosić innych o informacje kontaktowe.

3. Wzmocnij kulturę firmy

Kiedy pracownicy wiedzą, jak pasują do firmy i mają szerszy obraz, mogą łatwo ustalić swoją tożsamość i zrozumieć swój cel w firmie. Korzystając z oprogramowania do katalogowania pracowników online, tworzysz bardziej spersonalizowany kanał społecznościowy, który wzmacnia kulturę Twojej firmy.

4. Współpraca staje się łatwiejsza

Oprogramowanie katalogowe firmy to świetny sposób na połączenie pracowników i ułatwienie współpracy między zespołami lub działami. Załóżmy na przykład, że chcesz skonfigurować program usprawniający proces wdrażania — za pomocą oprogramowania katalogowego firmy możesz łatwo określić, którzy współpracownicy mają odpowiednie doświadczenie i wiedzę, aby najlepiej pomóc Ci uporządkować myśli i osiągnąć cele.

5. Ulepszony onboarding

Kiedy ktoś nowy dołącza do firmy, jest przytłoczony wszystkimi nowymi nazwiskami i twarzami, a zwłaszcza tym, kto jest za co odpowiedzialny. To może być zawstydzające, gdy wielokrotnie prosisz członka zespołu o pomoc w zapamiętaniu, kto jest kim. Korzystając z oprogramowania do katalogów firmowych, możesz zmniejszyć ryzyko niezręcznych spotkań, umieszczając nazwisko na twarzy lub odwrotnie. Wszystko, co nowy pracownik musi zrobić, to sprawdzić katalog schematu organizacyjnego, aby wiedzieć, który pracownik jest za co odpowiedzialny, jaki jest jego tytuł zawodowy i tak dalej, dzięki czemu wdrożenie jest proste.

Korzystanie z internetowego oprogramowania katalogowego pracowników niesie ze sobą wiele korzyści. Chcemy pomóc Ci wybrać odpowiednie oprogramowanie dla Twojej firmy. Tutaj wymieniliśmy trzy najlepsze rozwiązania na rynku w tej chwili.

Najlepsze rozwiązania w zakresie oprogramowania do katalogów pracowników online

Connecteam to wszechstronna aplikacja dla pracowników, która jest łatwa w użyciu i ma mnóstwo funkcji, dzięki którym komunikacja w zespole to bułka z masłem. Jeśli masz dużą liczbę pracowników bez biurka, Connecteam jest dla Ciebie idealnym rozwiązaniem.

Connecteam jest korzystny zarówno dla menedżerów, jak i pracowników. Pracownicy mają na wyciągnięcie ręki dostęp do zawsze aktualizowanego katalogu pracowników, w którym mogą wyszukiwać dowolne osoby według imienia i nazwiska, daty urodzenia, lokalizacji, stanowiska, działu lub innych informacji dodanych do profilu. Już nigdy nie muszą ręcznie dodawać niczyjego numeru telefonu do swojego telefonu, ponieważ wszystko jest w pełni zautomatyzowane i aktualizowane. Z katalogu pracowników pracownicy mogą dzwonić lub wysyłać do siebie wiadomości, wysyłać gify, udostępniać formularze i wysyłać dowolne inne media.

Menedżerowie czerpią korzyści z tego, że nigdy więcej nie muszą ręcznie aktualizować karty kontaktowej pracownika. Pracownicy pracujący dla Twojej firmy będą aktywni, a gdy opuszczą firmę, ich profil zostanie dezaktywowany. Ponadto menedżerowie mają pełną kontrolę nad udostępnianymi informacjami. Jeśli nie chcesz, aby każdy pracownik miał dostęp do numeru telefonu domowego prezesa, możesz ukryć to pole (dotyczy każdego pracownika i każdego pola).

Oprócz dodawania do katalogu informacji kontaktowych pracowników można również dodawać dostawców, dostawców i klientów innych firm, z którymi często się kontaktujesz.

Plusy :

• Zaawansowane wyszukiwanie – szybko znajdź kogo szukasz, wyszukując według nazwiska, roli, oddziału, działu, lokalizacji, urodzin lub czegokolwiek innego w profilu użytkownika.
• Ustawienia zaawansowane – administratorzy decydują, kto pojawi się w katalogu i jakie atrybuty profilu są widoczne.
• Czat – wysyłaj wiadomości w aplikacji, dzwoń, wysyłaj e-maile lub wysyłaj wiadomości tekstowe.
• Stworzony do pracy w drodze — łatwo komunikuj się bezpośrednio z telefonu komórkowego w ciągu kilku sekund.
• Udostępnianie multimediów – wysyłaj współpracownikom zdjęcia, gify, dokumenty, formularze i emotikony.
• O wiele więcej — Connecteam to coś więcej niż tylko lista telefonów pracowników. Posiada również funkcje, takie jak posty społecznościowe, aktualizacje, ankiety, pole sugestii i inne.

Cena : Za jedyne 29 USD miesięcznie możesz korzystać ze wszystkich funkcji oferowanych przez Connecteam. Lub zacznij od bezpłatnego okresu próbnego, aby przetestować wody.

Jeśli masz licencje na Office 365 dla WSZYSTKICH pracowników, Skype jest dobrym rozwiązaniem dla Ciebie jako oprogramowanie do katalogowania pracowników online. Możesz łatwo rozmawiać lub dzwonić do kogo potrzebujesz za pomocą telefonu komórkowego, komputera stacjonarnego lub tabletu. Jeśli jesteś firmą high-tech, Skype będzie dla Ciebie odpowiedni.

Plusy :

• Udostępnianie ekranu — udostępniaj wszystko, czego potrzebujesz, na przykład prezentacje lub zdjęcia.
• Nagraj rozmowę – zawsze możesz wrócić i wysłuchać najważniejszych informacji, które mogłeś przegapić lub zapomnieć.
• Uzyskaj numer lokalny – możesz wybrać numer w dowolnym kraju lub regionie. W ten sposób osoby, które nie używają skype, mogą łatwo skontaktować się z Tobą i Twoimi pracownikami.

Cena : Gdy dzwonisz do użytkownika Skype, jest to całkowicie bezpłatne. Jeśli jednak musisz dzwonić na telefony stacjonarne lub komórkowe przez Skype, może to kosztować około 2,3 centa za minutę i kosztuje 4,9 centa za połączenie.

Jeśli jesteś przedsiębiorstwem, które korzysta z oprogramowania SAP (systemy, aplikacje i produkty), będzie to dobre oprogramowanie katalogowe dla Twojej firmy.

Plusy :

• Podejmowanie decyzji – wspomaga podejmowanie decyzji w sytuacji zagrożenia pracy.
• Wyszukiwanie pracowników — lokalizuj pliki i dane pracowników z dowolnego miejsca, nawet w trybie offline.

Cena : jeśli chodzi o cenę, musisz poprosić o demo, aby następnie otrzymać ofertę cenową.

Podsumowanie korzystania z oprogramowania do katalogowania pracowników online

Najczęściej używaną funkcją telefonu służbowego jest książka telefoniczna. Od pracowników rządowych i państwowych po małe i duże firmy, każdy pracownik musi w takim czy innym czasie skontaktować się ze współpracownikiem. Oprogramowanie do katalogowania pracowników online właśnie to umożliwia. To więcej niż tylko lista telefonów pracowników; oprogramowanie pomaga chronić dane firmy, jednocześnie szybko dostarczając potrzebne informacje.

Internetowe oprogramowanie katalogowe pracowników pomaga zespołowi komunikować się ze sobą, łączyć różne działy i umożliwia nowym pracownikom szybkie zapoznanie się ze schematem organizacyjnym firmy.

Dlatego posiadanie łatwego w obsłudze oprogramowania do katalogowania pracowników ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy.