Tworzenie oprogramowania księgowego ERP — wszystko, co musisz wiedzieć

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to narzędzie, które jest zwykle kojarzone z funkcjami obsługującymi duże ilości danych, na przykład operacje, relacje z klientami i sprzedaż. Ale najważniejsze pytanie brzmi, czy jest to równie korzystne w obsłudze liczb i funkcji księgowych?

Integracja systemu ERP i zarządzania finansami firmy może wydawać się bardzo osobliwa, ponieważ ma się wrażenie, że zwyczajowo do celów księgowych tylko oprogramowanie księgowe może wykonać to, co jest wymagane. Jednak prawda jest taka, że ​​oprogramowanie księgowe ERP zapewnia znacznie więcej niż proste oprogramowanie księgowe. Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć wszystko, co musisz wiedzieć o systemach księgowych ERP.

Co oznacza ERP w księgowości?

Podstawowe oprogramowanie księgowe z zestawem modułów jest w stanie z łatwością wykonywać określone zadania finansowe, takie jak generowanie PO, fakturowanie/fakturowanie, płatności elektroniczne, obsługa wydatków, ewidencja czasu pracy itp. Czym jest oprogramowanie księgowe ERP i czym się różni?

System ERP przeznaczony do zarządzania księgowością i finansami jest w stanie wykonać wszystkie powyższe zadania. Ponadto może śledzić wiele zasobów materialnych i niematerialnych, takich jak godziny pracy, cykl życia produktu i inne wskaźniki wydajności. Oprogramowanie księgowe ERP może również zautomatyzować różne zadania wykonywane przez użytkowników w dziale finansowym. Zapewnia, że ​​wszystkie transakcje są prawidłowo rozliczane i raportowane.

Różnice między oprogramowaniem ERP a oprogramowaniem księgowym

Dla lepszego zrozumienia, oto podsumowanie kluczowych różnic między oprogramowaniem ERP a oprogramowaniem księgowym.

Oprogramowanie

Istnieje duża różnica w zakresie oprogramowania, gdy porównamy dwa systemy, ERP i oprogramowanie księgowe. Oprogramowanie księgowe działa samodzielnie, natomiast system finansowy ERP integruje się z danymi z innych narzędzi wykorzystywanych do różnych procesów biznesowych.

Specyficzne dla branży

Oprogramowanie księgowe ma ograniczenia, jeśli chodzi o zaspokajanie potrzeb branżowych. System ERP można dostosować i wdrożyć w oparciu o konkretną branżę lub potrzeby organizacyjne uwzględniające szerszy krajobraz usług.

Pomimo różnic, nadal istnieje złudzenie, że ERP jest innym rodzajem oprogramowania księgowego, ale prawda jest taka, że ​​ERP jest znacznie bardziej niezawodny. Przełammy niektóre z mitów dotyczących oprogramowania finansowego ERP.

Błędne wyobrażenia dotyczące systemu księgowego ERP

Jak wyjaśniono, system księgowy ERP robi znacznie więcej niż to, co robi oprogramowanie księgowe. Jest to bardziej zaawansowane podejście do rozwiązywania problemów księgowych, gdzie poszczególne moduły są zintegrowane w ramach pakietu ERP.

Mit 1: Początkujące i małe firmy nie potrzebują oprogramowania księgowego ERP

Biorąc pod uwagę, że firma jest mała, z mniejszą liczbą pracowników, operacjami i księgowością można zarządzać bez wdrażania jakiegokolwiek oprogramowania księgowego, jest fałszywym założeniem. Nawet małe firmy, zwłaszcza te, które chcą się rozwijać, potrzebują skutecznego systemu księgowego, który zapewni sprawne funkcjonowanie ich miejsca pracy.

Appinventiv, jako jedna z wiodących firm tworzących oprogramowanie ERP, może projektować oprogramowanie księgowe ERP dla firm dowolnej wielkości i branży. Oprogramowanie zdolne do skalowania wraz z rozwojem firmy.

Mit 2: System księgowy ERP to kosztowne przedsięwzięcie

Dla wielu system księgowy ERP wydaje się kosztowny. Koszt należy porównać z korzyściami i łatwością, jaką niesie ze sobą system. Pozostawianie żmudnych, powtarzalnych zadań w takim systemie nie tylko oszczędza czas, ale także oszczędza koszty na dwa sposoby. Po pierwsze, uwalniając zasoby do wykonywania bardziej strategicznych zadań, a po drugie, zmniejszając podatność procesu na błędy, co pozwala zaoszczędzić na przeróbkach. W porównaniu z korzyściami i wynikami, koszt staje się tego wart.

Mit 3: Integracja systemu księgowego ERP z innymi narzędziami jest czasochłonna

Jednym z najczęstszych mitów na temat wdrażania systemu finansowego ERP jest to, że integracja z istniejącym środowiskiem technicznym firmy może zająć tygodnie, a nawet miesiące. Oprogramowanie księgowe ERP firmy Appinvetiv może pomóc w ukończeniu konfiguracji i integracji w ciągu zaledwie kilku dni w oparciu o początkowe wymagania biznesowe jasno określone w momencie planowania.

Mit 4: Zrozumienie systemu księgowego ERP jest trudne

Zakłada się, że uczenie się, rozumienie i przyzwyczajanie się do każdego nowego systemu wymaga dodatkowych godzin i długich sesji szkoleniowych. Jednak w końcu pracownik dostosowuje się do nowego systemu tylko metodą prób i błędów, co zabiera dodatkowy czas na wykonanie podstawowej pracy. Odpowiednie szkolenia, przyjazne dla użytkownika moduły eLearningowe, szybkie wsparcie i skuteczne usługi serwisowe z pewnością wprowadzą na ścieżkę łatwego uczenia się i adaptacji do nowego systemu, oferującego indywidualny rozwój użytkownikom.

Teraz, gdy zrozumieliśmy, czym jest system ERP w księgowości, zrozumiemy różne konwencjonalne elementy księgowości.

Mówiąc językiem laika, zespół ds. rozrachunków z dostawcami odpowiada między innymi za interakcję z dostawcami, generowanie faktur, płatności na rzecz dostawców oraz zarządzanie notami debetowymi i kredytowymi. Z drugiej strony zespół ds. należności odpowiada za windykacje od klientów wewnętrznych i zewnętrznych, generowanie PO i nie tylko. Nie będzie przesadą stwierdzenie, że obsługiwane transakcje są obszerne, złożone i powtarzalne. Dzięki temu niezbędny jest dobrze zaprojektowany system księgowy ERP.

Elementy oprogramowania księgowego ERP

Podstawy rachunkowości stanowią podstawę podstaw rachunkowości. Te elementy pozostają nienaruszone przy tworzeniu oprogramowania księgowego ERP, które umożliwia wsparcie i monitorowanie działalności finansowej firmy.

Księga Główna

Jak sama nazwa wskazuje jest to podstawowa księga rachunkowa. Tworzenie codziennych zapisów księgowych i zestawianie ich na koniec okresu to żmudna praca. Jeden błąd może doprowadzić do niedopasowania w bilansie i będziesz musiał zacząć od zera.

Dzięki wdrożeniu oprogramowania księgowego ERP zarządzanie tymi dziennikami może zostać zautomatyzowane. Ponadto księgi pomocnicze również mogą być zintegrowane, aby odzwierciedlić transakcje w księdze głównej. Raporty finansowe, takie jak bilans próbny, rachunki zysków i strat, rachunki przepływów pieniężnych i bilanse, można wygenerować za pomocą kilku kliknięć, co czyni je szybkim i skutecznym.

Należności

Jak sama nazwa wskazuje, aplikacja ta śledzi przychodzące transakcje. Ponadto, znana jako księga klientów, jej główną rolą jest śledzenie faktur klientów, inkas, prowizji itp. Solidny system finansowy ERP, wraz ze śledzeniem wszystkich powyższych, pomaga w generowaniu paragonów klientów po zintegrowaniu z interfejs systemu zarządzania gotówką.

Zobowiązania

Naprzeciwko należności, zobowiązania śledzą transakcje wychodzące. Ten element oprogramowania ERP księgowego, znany również jako księga dostawców, śledzi transakcje dostawców, które obejmują faktury, płatności, noty kredytowe, noty debetowe itp. Można to również zintegrować z interfejsem zarządzania gotówką dla płatności dostawców.

Lista płac

Przechwytywanie grafików, obliczanie wypłat, wynagrodzeń, potrąceń podatkowych, płatności za nadgodziny, wypłat prowizji od sprzedaży i wiele więcej po włączeniu do finansowego systemu ERP ułatwia proces wypłat. Prawidłowe i terminowe przetwarzanie wynagrodzeń i innych świadczeń może również działać jako korzystne narzędzie zatrzymywania, zapewniając zadowolenie klientów.

Analityka i audyty

Zbieranie informacji i ich automatyzacja brzmi dobrze, ale ma sens tylko wtedy, gdy pomaga w planowaniu procesów biznesowych pod kątem wzrostu i ekspansji. Skuteczny system księgowy ERP zadba o zgodność z wymogami już w momencie wbijania detali i przetwarzania ich po raz pierwszy. W związku z tym narzędzie wykona te kroki skrupulatnie, bez narażania na szwank zapewnienia, że ​​Twoje dane są zawsze zgodne z audytem.

Dane w jednym miejscu można przekształcić w sensowną analitykę , która zapewni szersze spojrzenie na proces biznesowy, który jest bardziej zyskowny niż inne. Pomoże Ci stworzyć strategie ulepszania i wypełniania luk w procesach w celu uzyskania lepszych wyników i ogólnego rozwoju organizacji.

Zrozumienie różnych elementów procesu księgowego i systemu ERP pozwoliło nam lepiej zrozumieć, czym jest system ERP w księgowości. Przyjrzyjmy się teraz procesowi rozwoju systemu ERP.

Proces rozwoju ERP

Po obaleniu wszystkich mitów i zrozumieniu podstaw wierzymy, że jesteś wystarczająco przekonany, aby wybrać spersonalizowany finansowy system ERP. Korzystając z wiedzy partnera technologicznego, takiego jak Appinventiv, możesz rozpocząć proces rozwoju dostosowanego oprogramowania ERP. Aby stworzyć produkt, który jest w stanie zaspokoić większość Twoich potrzeb biznesowych, wykonaj podstawowe kroki wymienione poniżej:

1. Określ cel – Jasno określ zakres prac i powód rozwoju systemu ERP. Ustal jasne oczekiwania i omów sposoby osiągnięcia celów.
2. Prototyp – Twórz szkielety, aby zwizualizować interfejs użytkownika.
3. Develop – Ten etap obejmuje wybór między serwerem lokalnym a serwerem w chmurze, zarządzanie i utrzymanie baz danych w formacie łatwo skalowalnym i elastycznym, płynną integrację istniejących aplikacji z systemem ERP, a na koniec zaprojektowanie oprogramowania ERP w oparciu o makiety tworzone jako prototypy. Dowiedz się, ile kosztuje zbudowanie systemu ERP .
4. Test – W celu pomyślnego wdrożenia systemu każdy aspekt systemu ERP powinien zostać dokładnie przetestowany.

Wyposażenie zespołu

Posiadanie solidnego systemu księgowego ERP nie wystarczy do dodania wartości do procesu. Ważne jest, aby przeszkolić swoich ludzi, aby maksymalnie wykorzystać zalety systemu.

• Informuj zespół – zaakceptowanie nowego systemu jest kluczowe, ponieważ wiąże się z koniecznością włożenia dodatkowych wysiłków w naukę wraz z pełnieniem dotychczasowej roli. Faza transformacji czasami staje się trudna, ponieważ nie wszyscy w zespole mogą lubić zmiany w procesie i mogą nie być gotowi do poświęcenia dodatkowego wysiłku na naukę nowych rzeczy. Kluczem jest sprawienie, by wszyscy zrozumieli wizję stojącą za wprowadzeniem nowego systemu. Ponadto ważne jest, aby przekazać im, w jaki sposób pomoże im w ich osobistym rozwoju, przechodząc od wykonywania monotonnej pracy do ról strategicznych.
• Oceń zdolności swojego zespołu — znajomość mocnych i słabych stron zespołu ma kluczowe znaczenie. Zrozumienie poziomu umiejętności i chęci do nauki w zespołach będzie bardzo pomocne w planowaniu przyszłego przebiegu działań i przyjmowaniu odpowiednich technik.
• Stały plan treningowy – Ostateczny i szczegółowy plan treningowy pomoże Tobie i Twojemu zespołowi ocenić czas potrzebny na naukę i zastosowanie odpowiednich funkcji nowego systemu. Jeśli to możliwe, platforma do nauki we własnym tempie najlepiej sprawdza się w przypadku pracujących profesjonalistów. Jednak nadal będą wymagane terminy.
• Postępy i informacje zwrotne – Oferowanie szkoleń za pośrednictwem solidnego LMS pomoże Ci śledzić ich postępy w nauce. Pomoże Ci również w zebraniu konstruktywnych informacji zwrotnych na temat produktu i modułów szkoleniowych.

Jak Appinventiv może pomóc w rozwoju oprogramowania ERP?

Dzięki sprawdzonej historii i tysiącom dostarczonych produktów mamy wiedzę i przepustowość do zarządzania projektami każdego rozmiaru i typu. Dzięki zespołowi około 1000 kreatywnych techników z dumą dostarczamy projekty przy użyciu najnowszych technologii w określonych i uzgodnionych terminach.

Pozytywne referencje od naszych klientów oraz zróżnicowane portfolio projektów w różnych branżach są dla nas motywacją do obsługi każdego klienta z podobnym zaangażowaniem. Jednym z takich przykładów jest pomyślne wdrożenie usług rozwoju oprogramowania ERP dla jednego z największych na świecie sprzedawców mebli, IKEA.

Niezależnie od wielkości organizacji, automatyzacja systemu i procesów księgowych nigdy nie jest za późno. Appinventiv może pomóc Ci zbudować system księgowy ERP dostosowany do Twoich potrzeb organizacyjnych.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby omówić wymagania dotyczące oprogramowania księgowego ERP.

Zawijanie!

W szybko zmieniającym się świecie biznesu i postępie technologicznym organizacje muszą wdrażać najnowsze narzędzia i techniki. Ułatwi to nie tylko rozwój osobisty pracowników, ale także umożliwi Twojej firmie opracowanie strategii i zaplanowanie przyszłego rozwoju, co pozwoli Ci nadążyć za konkurencyjnym tempem świata biznesu. Systemy księgowe ERP mogą pomóc Ci zrobić krok, który może być tylko początkiem zostania liderem w swojej branży.

Często zadawane pytania

P. Jakie są technologie wykorzystywane do tworzenia oprogramowania finansowego ERP?

O. Chociaż ważne jest, aby poświęcić dużo czasu na wymyślanie systemu, pamiętając o konkretnych celach, równie ważne jest zadbanie o techniczną stronę projektu. Systemy finansowe ERP zawierają różne moduły, funkcje i inne podobne elementy. Ponadto integracja z istniejącymi systemami sprawia, że ​​jest to wielowarstwowy, złożony system.

Istnieje więcej niż jeden język programowania, który możesz wybrać w zależności od potrzeb biznesowych i rodzaju danych, z których będziesz korzystać.

• Java — jeśli Twoje systemy zaplecza i przepływy pracy są złożone, system ERP oparty na Javie będzie obsługiwał system księgowy ERP oparty na chmurze.
• .NET – Używając .NET, a nawet lepiej ASP.NET, możesz stworzyć system ERP, który niekoniecznie musi być oparty na chmurze. Twój moduł księgowy ERP może bezproblemowo działać przy podstawowej łączności z Internetem.
• Python – Ponieważ oprogramowanie finansowe ERP opiera się na logice biznesowej i danych, tworzenie systemu finansowego w oparciu o Python ma sens, ponieważ podstawową siłą języka jest programowanie w logice biznesowej.

P. Jakie są główne korzyści z korzystania z systemu finansowego ERP?

O. Z jego wdrożenia można czerpać wiele korzyści. Niektórzy z nich są:

• Pobieranie szczegółowych raportów finansowych
• Mniej błędów dzięki automatyzacji przepływu pracy
• Zmniejszona redundancja zasobów
• Brak powielania wpisów danych, dzięki czemu lepsza kontrola
• Bezpieczeństwo danych finansowych

P. Co jest lepsze? Gotowe oprogramowanie księgowe ERP czy oprogramowanie dostosowane?

O. Ponieważ oprogramowanie księgowe ERP jest zintegrowane z innymi funkcjami wewnętrznymi służącymi do pobierania danych i ogólnych raportów, najlepiej jest dostosować wymagany system do wymagań i celów biznesowych.