Wykorzystanie chatbotów AI w ERP: kluczowe korzyści i strategie do wdrożenia dla przedsiębiorstw

W obecnym szybko zmieniającym się ekosystemie biznesowym firmy nieustannie szukają innowacyjnych sposobów usprawnienia swoich działań i uzyskania przewagi konkurencyjnej.

Jednym z narzędzi, na którym polegali jako na zaufanym sposobie osiągnięcia tego celu, jest oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). W odpowiedzi na to dziedzina oprogramowania ERP wyłoniła się jako sprawdzone oprogramowanie, które pomaga firmom optymalizować i automatyzować procesy, dzięki czemu pracownicy mogą wykonywać zadania w bardziej uproszczony sposób. Wszystko to, gdy są wyjątkowo dobrze zbudowane.

W większości przypadków rozwiązania ERP są wyposażone w złożony interfejs, który zmusza użytkowników do nawigacji poprzez przełączanie się z jednej karty na drugą w celu uzyskania dostępu do ważnych informacji. Wynik końcowy? Użytkownicy spędzają więcej czasu pracując w systemie ERP niż pracując. Aby rozwiązać ten problem, firmy zaczęły zwracać się w stronę rozwiązań, które ułatwiłyby ich pracownikom uzyskanie potrzebnych danych bez konieczności przechodzenia przez wieloetapowe procesy.

W tym miejscu z pomocą przychodzi chatbot ERP AI.

Chatbot AI dla ERP w koncepcji oznacza platformę, która pozostaje wewnątrz oprogramowania ERP i pomaga użytkownikom w zapytaniach dotyczących informacji biznesowych. Na przykład, jeśli potrzebujesz szczegółów zysków i strat za ostatni kwartał, wystarczy, że wpiszesz „jakie były moje zyski i straty w drugim kwartale 2023 r.” w rozwiązaniach chatbota ERP AI, a otrzymasz numer.

Przyjrzyjmy się tej koncepcji szczegółowo, przechodząc do szczegółów technicznych.

Typowa architektura asystentów ERP opartych na sztucznej inteligencji

Istnieje wiele sposobów integracji systemów ERP z chatbotem AI, ale za najbezpieczniejszą uważa się tę architekturę –

1. Użytkownik wprowadza wyrażenia w jednym z wielu kanałów połączonych z ERP (Webchat, Slack itp.), a następnie są one przekazywane do łączników botów.
2. Złącze bota jest zwykle hostowane na platformie w chmurze. Wysyła wyrażenie do logiki bota, która jest hostowana w Twojej sieci lokalnej.
3. Logika bota zarządza wyrażeniem i zgłasza żądanie do:

• System backendowy, jeśli jest to konieczne do kontynuowania rozmowy.
• Silnik NLP w chmurze do wydobywania intencji i encji z wyrażenia.

1. Po zebraniu informacji logika bota otrzymuje wszystkie dane potrzebne do prowadzenia rozmowy.

Zaletą tej automatyzacji ERP z architekturą chatbotów jest to, że dane wprowadzone przez użytkownika są jedyną informacją, która zostaje ujawniona w chmurze. Wszystkie wrażliwe informacje zawarte w wyrażeniach są szyfrowane przez logikę bota, zanim zostaną wysłane do silnika NLP. Ponadto dane zaplecza pozostają w zaporze, ponieważ logika jest przechowywana lokalnie.

Oto widok architektury integracji SAP NLP przedstawiający wizualną reprezentację jej działania

Podczas gdy tak wiele dzieje się na backendzie, w frontendzie rozmowa między użytkownikami a chatbotem AI ERP odbywa się w ciągu kilku sekund.

Ale jak ten proces przekłada się na korzyści biznesowe? Rzućmy okiem…

Przeczytaj także: Mobilny ERP: Dlaczego nowoczesne przedsiębiorstwa muszą stosować mobilne rozwiązania ERP oparte na chmurze?

Zalety chatbotów AI w ERP

Wyobraź sobie, że używasz elementu, który bada dane z wielu segmentów oprogramowania ERP, a następnie zwraca się z odpowiedzią na Twoje pytanie biznesowe lub pomaga w zadaniach raportowania i wprowadzania danych. Automatyzacja ERP z chatbotami umożliwia to. A oto wynik tej łatwości.

1. Skuteczne rozwiązanie problemu

Jedną z największych zalet chatbotów AI w ERP jest ich wieloaspektowe podejście do rozwiązywania problemów. Zwykle działa to na trzy sposoby –

• Pomoc w często zadawanych pytaniach – zapewniają odpowiedzi w czasie rzeczywistym na często zadawane pytania, takie jak „pobierz mój odcinek wypłaty”, „gdzie mogę znaleźć raport wyników SEO za ostatni miesiąc”
• Rozwiązywanie problemów — szybko diagnozuj rozwiązania często występujących problemów w czasie rzeczywistym.
• Procesy krok po kroku – prowadź użytkowników przez złożone procesy i kroki, zmniejszając w ten sposób liczbę błędów.

1. Automatyzacja procesów

Asystenci ERP wspomagani sztuczną inteligencją bez trudu przejmują powtarzalne zadania, takie jak generowanie raportów, wprowadzanie danych i przepływy pracy związane z zatwierdzaniem. To włączenie pomaga usprawnić operacje i zwiększyć wydajność przy jednoczesnym zachowaniu precyzji.

Autonomicznie zarządzając tymi czynnościami, bity eliminują ryzyko błędu, uwalniając jednocześnie pracowników od przyziemnych zadań.

1. Wgląd w dane

Dzięki możliwościom sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego chatbot AI dla ERP jest w stanie analizować dane ERP i zbierać bezcenne spostrzeżenia, które promują świadome podejmowanie decyzji. Pomaga to firmom w przyspieszaniu wyborów opartych na danych i wykorzystywaniu możliwości, jednocześnie dając im pewność, jeśli chodzi o dostosowanie swoich planów do zmian rynkowych i popytu.

1. Spersonalizowana pomoc

Pracując z ogromną ilością zbiorów danych dotyczących historii wyszukiwania, ról i obowiązków oraz przeszłych interakcji, chatbot ERP AI jest w stanie oferować użytkownikom niestandardowe wskazówki. Na przykład, jeśli poprosisz bota o podanie wyników działań marketingowych, może on zasugerować wyszukanie najskuteczniejszej kampanii lub arkusz ROI specyficzny dla marketingu.

1. Uproszczona odpowiedź na problem

Proaktywność to cecha, która odróżnia przeciętny ERP od oprogramowania rzeczywiście wpływającego na biznes. Implementacja ERP AI obsługuje ulepszone alerty, w których użytkownicy mogą wchodzić w interakcję z powiadomieniami ze swoich urządzeń mobilnych lub komputerów PC.
Dzięki temu w przypadku wyjątkowych zdarzeń, takich jak awaria maszyny, spóźniona dostawa czy problemy z zapasami, użytkownicy mogą poprosić bota o więcej informacji, aby móc podjąć w odpowiednim czasie działania.

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się zaletom integracji chatbota AI z systemami ERP, ważne jest, aby zrozumieć, że aby firmy mogły osiągnąć korzyści charakterystyczne dla chatbota ERP AI, będą musiały mieć solidną strategię.

W Appinventiv pracując nad projektem polegającym na stworzeniu chatbota ERP AI kierujemy się kilkoma kluczowymi strategiami. Mimo że każdy projekt jest inny, istnieją pewne czynniki, które pozostają takie same w każdym zakresie wymagań.

Czynniki decydujące o powodzeniu Twojego projektu ERP

Dobrze zdefiniowany cel – zaczynamy od jasno określonego celu, który wyjaśnia, co chcesz, aby chatbot osiągnął w Twoim systemie ERP. Zestaw działań może obejmować automatyzację zadań, dostarczanie informacji lub po prostu udzielanie wsparcia. Cel ten pomaga następnie w przygotowaniu danych dla chatbota AI dla ERP.

Wybierz odpowiednią platformę AI – w naszej ofercie usług rozwoju AI kładziemy nacisk na zbudowanie chatbota ERP w oparciu o stos technologii i modele AI, które są zgodne z oprogramowaniem lokalnym. Niektóre z opcji, nad którymi pracujemy, to: Dialogflow, Microsoft Bot Framework, a nawet niestandardowe programowanie w Pythonie i bibliotekach takich jak NLTK lub spaCy.

Projektowanie przepływów konwersacji — kluczowa część naszych wysiłków związanych z rozwojem chatbota ERP AI polega na budowaniu przepływów konwersacji i dialogów dla chatbota poprzez identyfikację typowych zapytań użytkowników i odpowiednie budowanie odpowiedzi. Wdrażamy również komponenty NLU, aby pomóc chatbotowi skutecznie zrozumieć intencje i kontekst użytkownika. Obejmuje to również przeszkolenie chatbota w zakresie języka i terminologii specyficznej dla branży.

Wdróż i monitoruj – po przeszkoleniu chatbota ERP AI w oparciu o rzeczywiste interakcje użytkowników i udoskonaleniu jego reakcji w miarę upływu czasu, wdrażamy chatbota w Twoim systemie ERP lub opracowujemy system ERP obsługujący sztuczną inteligencję i monitorujemy jego wydajność poprzez ciągłą analizę interakcji użytkowników i udoskonalanie odpowiedzi chatbota.

Korzystając z tych strategii w celu zdefiniowania najlepszych przypadków użycia chatbota AI ERP, opracowaliśmy i wdrożyliśmy ponad 20 rozwiązań do planowania zasobów przedsiębiorstwa, z czego co najmniej 5 z nich posiada chatbota AI dla ERP. Zawsze koncentrujemy się na tworzeniu oprogramowania, które zapewnia szczegółowy wgląd w zapytania użytkowników w czasie rzeczywistym. Zainwestuj w nasze usługi tworzenia oprogramowania dla przedsiębiorstw już dziś, aby przekonać się o możliwościach sztucznej inteligencji w ERP.

Często zadawane pytania

P. Czym jest chatbot AI w kontekście ERP?

A. Chatbot ERP AI to funkcjonalność zintegrowana z oprogramowaniem, której celem jest odpowiadanie na zapytania pracowników w czasie rzeczywistym. Działa na architekturze, która przyjmuje zapytania użytkowników, wykorzystuje uczenie maszynowe, modele NLP i AI, aby zrozumieć kontekst rozmowy i przekształcić je w odpowiednie odpowiedzi.

P. Jakie są najważniejsze korzyści ze stosowania chatbotów AI w systemach ERP?

O. We współczesnych firmach obserwuje się wiele korzyści/przypadków użycia chatbota ERP AI. Niektóre z kluczowych zalet obejmują – lepszą wydajność, lepszą produktywność, zapewnianie spersonalizowanych rekomendacji i lepsze podejmowanie decyzji