Wszystko, co powinieneś wiedzieć o zarządzaniu zasobami oprogramowania

Mówiąc prościej, Software Asset Management, znane również jako SAM, to praktyka biznesowa, która obejmuje zarządzanie i optymalizację zakupu, wdrażania, konserwacji, użytkowania i usuwania aplikacji w organizacji. Zasadniczo SAM służy do rozwiązywania wszelkich potencjalnych problemów związanych z licencjonowaniem oprogramowania. Obejmuje całą infrastrukturę i procesy niezbędne do skutecznego zarządzania, kontroli i ochrony zasobów oprogramowania na wszystkich etapach ich cyklu życia.

Narzędzia do zarządzania zasobami oprogramowania stanowią podkategorię narzędzi do zarządzania zasobami informatycznymi. Automatyzują czynności niezbędne do zapewnienia zgodności z prawami licencyjnymi oprogramowania i regulowania kosztów oprogramowania. Osiąga się to poprzez przechwytywanie warunków umowy licencyjnej w kodzie, automatyzację gromadzenia danych o użytkowaniu oprogramowania oraz obliczanie konsekwencji kosztów. Efektem końcowym jest pomoc firmom w optymalizacji wydatków na oprogramowanie.

Możliwości narzędzi do zarządzania zasobami oprogramowania

Jak wspomniano wcześniej, narzędzia do zarządzania zasobami oprogramowania mają na celu zapewnienie zgodności z warunkami licencjonowania oprogramowania. Mają kilka różnych systemów, które pełnią różne funkcje, które ostatecznie łączą się, aby zapewnić optymalizację i zgodność licencjonowania oprogramowania.

Systemy kontroli aplikacji

Ograniczają i zarządzają instalacjami oprogramowania na urządzeniach używanych przez firmę w celu poprawy bezpieczeństwa i zminimalizowania innych zagrożeń. O ile system ten zajmuje się głównie ochroną danych i wykrywaniem oszustw, Digital Guardian jest jednym z wiodących dostawców zajmujących się tymi problemami.

? Systemy zarządzania poprawkami

Automatyzują one wdrażanie poprawek oprogramowania, aby zapewnić aktualność komputerów i zgodność z odpowiednimi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa i wydajności.

? Systemy zarządzania licencjami

Takie systemy zapewniają wnikliwe archiwum uprawnień licencyjnych, które pomogą firmie dowiedzieć się, gdzie są one niedostatecznie licencjonowane, a tym samym narażone na audyt zgodności lub nadmierne licencjonowanie, w którym to przypadku przepłacają one na zakup niepotrzebnego oprogramowania.

? Narzędzia katalogu produktów

Narzędzia te służą do zbierania szczegółowych informacji o produkcie, takich jak nazwa, edycja, wersja i formularze umowy licencyjnej dla produktów używanych przez firmę. Pomaga w normalizacji konwencji nazewnictwa produktów w firmie i umożliwia mapowanie między innymi narzędziami programistycznymi używanymi w złożonym rozwiązaniu SAM.

? Systemy zarządzania żądaniami

Ułatwiają pracownikom składanie wniosków o aplikacje przy użyciu ustandaryzowanego formularza. W ten sposób firmy mogą śledzić zakupy oprogramowania, a następnie wiedzieć, czy potrzebne są dodatkowe licencje, aby objąć nowe nabycie.

? Systemy pomiarowe oprogramowania

Umożliwiają śledzenie wykorzystania aplikacji w sieci. Poza tym można ich używać do egzekwowania zgodności w czasie rzeczywistym dla licencjonowanych aplikacji.

Inne narzędzia SAM obejmują narzędzia do inwentaryzacji oprogramowania i wdrażania oprogramowania, które gromadzą szczegółowe informacje o plikach oprogramowania, takie jak tytuł, identyfikator produktu, rozmiar, data, kierunek i edycja z nowo zainstalowanego oprogramowania oraz odpowiednio automatyzują i śledzą instalację nowych aplikacji.

Najważniejsze zalety zarządzania zasobami oprogramowania

Chociaż większość menedżerów IT może wdrażać narzędzia SAM w celu zapewnienia zgodności z umowami licencyjnymi i uniknięcia potencjalnych kar, istnieje wiele innych korzyści, które mogą wynikać z ich używania.

? Oszczędności kosztów

Oprogramowanie Software Asset Management umożliwia firmom uproszczenie systemów biznesowych. Dzięki temu zyskują większą kontrolę nad kosztami oraz wiedzę niezbędną do kierowania przyszłymi decyzjami inwestycyjnymi. Firma może stracić ponad 30% kosztów wydawania oprogramowania, ale w dużej mierze zależy to od tego, jak zdecentralizowane są zakupy IT w firmie, a także od umów negocjowanych z dostawcami oprogramowania.

? Uwalnia zasoby pracy

Automatyzując proces licencjonowania oprogramowania, firma może wyeliminować do 50% czynności administracyjnych. Uwolni to zasoby, a także odciąży dział IT, umożliwiając mu skupienie się na innych działaniach, które potencjalnie dodają wartości firmie.

? Zmniejszone ryzyko braku zgodności

Większość korporacji otrzymuje wnioski o audyt przynajmniej raz w roku. Korzystając z narzędzi do zarządzania zasobami oprogramowania, firma nie musi się zbytnio martwić, gdy otrzyma takie żądanie. Dzieje się tak, ponieważ wiedzą, że są w zgodzie, ponieważ wszystko zostało uporządkowane przez narzędzia SAM.

Problemy związane z licencjonowaniem, którym zapobiega zarządzanie zasobami oprogramowania

Jak wspomniano wcześniej, zarządzanie zasobami oprogramowania odgrywa dużą rolę w ograniczaniu nadmiernego licencjonowania. Dzieje się tak, ponieważ większość firm obawia się niedoboru licencji na oprogramowanie, przez co nabywają więcej licencji niż potrzebują. Poniżej znajdują się niektóre problemy z licencjonowaniem oprogramowania   rozwiązany przez zarządzanie zasobami oprogramowania.

? Instalacje niekontrolowane

Niektóre firmy wprowadziły środki zapewniające, że tylko określone osoby mają uprawnienia do wykonywania instalacji na komputerach używanych przez firmę (prawa administratora). Może to być czasami niewygodne, ponieważ spowalnia tempo, gdy ktoś musi czekać, aż upoważniona osoba wyrazi zgodę na instalację oprogramowania. Aby tego uniknąć, inne firmy wolałyby dać wszystkim uprawnienia do przeprowadzania instalacji, co może prowadzić do instalacji niepotrzebnych programów. Dzięki SAM firmy mogą kontrolować instalacje, zapewniając jednocześnie, że przepływ pracy i dynamika nie zostaną zakłócone.

? Standaryzacja umów

Częściej niż nie, firmy z wieloma umowami na oprogramowanie mają wiele nadmiernych licencji. W przypadku wielu umów trudno jest zachować przegląd uprawnień licencyjnych organizacji. W związku z tym można znaleźć scenariusz, w którym jeśli istnieje zapotrzebowanie na nowe oprogramowanie, zamiast przeglądać setki umów w celu sprawdzenia, czy oprogramowanie jest objęte gwarancją, łatwiej jest po prostu kupić nową licencję. Jeśli tak się stanie, okaże się, że firma ma więcej licencji, niż potrzebuje. Odpowiednie narzędzia SAM mogą pomóc tego uniknąć.

Software Asset Management to bardzo ważna praktyka i każda firma, a zwłaszcza duże korporacje, powinna ją przyjąć. Nie tylko ułatwia przestrzeganie umów licencyjnych, ale także zapobiega nadmiernemu licencjonowaniu, co z kolei zmniejsza koszty i skutecznie poprawia wyniki finansowe firmy, czego wszyscy chcą. Sekretem skutecznego zarządzania zasobami oprogramowania jest inwestowanie w odpowiednią technologię i zatrudnianie zespołu doświadczonych profesjonalistów do nadzorowania całego procesu.