Dlaczego i jak wdrożyć oprogramowanie do zarządzania obiektami

W dzisiejszym coraz bardziej złożonym środowisku pracy organizacje koncentrują się na budowaniu solidnej infrastruktury na rzecz zrównoważonego rozwoju. Obejmuje zarówno infrastrukturę fizyczną, jak i infrastrukturę bazową dla procesów i systemów, które nią zarządzają. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem placu budowy, placówki edukacyjnej, czy biura firmy, prawdopodobnie napotkasz wiele problemów, ponieważ przestrzeganie przepisów dotyczących utrzymania i organizacji jest wyzwaniem.

W centrum organizacji znajduje się system zarządzania obiektem, który usprawnia procesy w celu uzyskania maksymalnej wydajności i wykorzystania infrastruktury. Menedżerowie obiektów muszą być świadomi istnienia różnych platform i wprowadzać je w zintegrowane, uporządkowane i dobrze zarządzane rozwiązanie.

Liczne wskazówki i przewodniki dotyczące zarządzania obiektami pomagają uprościć i przyspieszyć cały proces zarządzania. W tym poście zrozumiemy, dlaczego i jak wdrożyć oprogramowanie do zarządzania obiektami, ale zanim to nastąpi, rzućmy trochę światła na podstawy zarządzania obiektami, typy, funkcje i nie tylko.

Co to jest zarządzanie obiektami?

Według Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO) zarządzanie obiektami to funkcja organizacyjna, która integruje ludzi, miejsce i procesy w środowisku zabudowanym w celu poprawy jakości życia ludzi i produktywności podstawowej działalności.

International Facility Management Association (IFMA), najbardziej rozpoznawalne profesjonalne stowarzyszenie dla zarządców obiektów na całym świecie, definiuje to jako „praktykę koordynowania fizycznego miejsca pracy z ludźmi i pracą organizacji”.

Zarządzanie obiektami obejmuje narzędzia, oprogramowanie i usługi, które wspierają funkcjonowanie, bezpieczeństwo i zrównoważony rozwój firmy. Kilka działań związanych z zarządzaniem obiektem obejmuje:

• Zarządzanie najmem (administracja i księgowość)
• Planowanie i zarządzanie projektami kapitałowymi
• Konserwacja i operacje
• Zarządzanie energią
• Doświadczenie pracownika i użytkownika
• Zarządzanie nieruchomościami
• Zarządzanie awaryjne i ciągłość działania
• Zarządzanie przestrzenią

Co to jest oprogramowanie do zarządzania obiektami?

Oprogramowanie do zarządzania obiektami to niestandardowe oprogramowanie zaprojektowane i opracowane w celu optymalizacji zarządzania budynkiem. Umożliwia organizacjom zarządzanie ogólnymi programami napraw i konserwacji za pomocą internetowego pulpitu nawigacyjnego lub aplikacji do zarządzania obiektem. Nowoczesne oprogramowanie FM ma również na celu usprawnienie realizacji przepływu pracy i wzmocnienie komunikacji w zespole.

Obecnie oprogramowanie do zarządzania obiektami jest częścią małych i dużych firm, które pomaga im zwiększać produktywność aktywów i przekształcać elementy, które można podjąć, w znaczące wyniki. Rozwiązania technologiczne umożliwiają menedżerom obsługującym wiele obiektów wykonywanie wielu funkcji w ramach bieżącej konserwacji i napraw, takich jak pozyskiwanie i zgodność z przepisami dla wykonawców komercyjnych, planowanie konserwacji, fakturowanie i analiza danych.

Rozwiązania oparte na chmurze pomagają firmom przeglądać dane w czasie rzeczywistym dzięki dodatkowym środkom bezpieczeństwa. Pomaga również analizować wzorce wydatków w czasie i pomaga w redukcji kosztów, jednocześnie poprawiając komunikację z dostawcami usług i interesariuszami wewnętrznymi.

Przyjrzyjmy się teraz rodzajom oprogramowania do zarządzania obiektami.

Rodzaje oprogramowania do zarządzania obiektami

Badając rozwiązania systemowe w zakresie oprogramowania do zarządzania obiektami przedsiębiorstwa, musiałeś natknąć się na wiele trudnych do rozszyfrowania terminów. Obecnie na rynku dostępne są różne rodzaje oprogramowania do zarządzania obiektami, które zapewniają różne funkcjonalności na różnych poziomach dla biznesu.

Poniżej znajdują się rodzaje oprogramowania do zarządzania obiektami dostępne obecnie na rynku.

Zintegrowany system zarządzania miejscem pracy

Zintegrowany system zarządzania miejscem pracy lub IWMS to kompletny zestaw narzędzi do zarządzania obiektami. Dzięki IWMS możesz obsłużyć wszystko, od portfela nieruchomości po tworzenie planów pięter, planowanie konserwacji, kontrolę itp. Zgodnie z prognozą wdrożenie rozwiązań IWMS prowadzi do zmniejszenia zużycia energii o 10%, poprawy przestrzeni roboczej o 40%, a koszty utrzymania obiektu spadły o 14%.

Komputerowe wspomaganie zarządzania obiektem

Wspomagane komputerowo oprogramowanie do zarządzania obiektami, czyli CAFM, to oprogramowanie do zarządzania obiektami, które umożliwia menedżerom poprawę długoterminowego planowania przestrzeni, obiektów, budżetów, konserwacji zapobiegawczej i zgłoszeń serwisowych w celu zapewnienia pełnej zgodności z potrzebami biznesowymi. Pomaga planować, wykonywać i monitorować wszystkie działania związane z zarządzaniem przestrzenią i miejscem pracy.

Skomputeryzowany system zarządzania konserwacją

CMMS lub skomputeryzowane systemy zarządzania konserwacją są powszechnie stosowane w branżach, w których infrastruktura fizyczna ma kluczowe znaczenie. Jest to oprogramowanie, które centralizuje dane serwisowe i terminowo przetwarza czynności serwisowe. Kilka funkcji CMMS to rejestr aktywów, zarządzanie zasobami i pracą, zarządzanie zleceniami pracy, raportowanie, analiza i audyt.

Zarządzanie aktywami przedsiębiorstwa

EAM lub zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa to pakiet oprogramowania, systemów i usług wymaganych do konserwacji i kontroli sprzętu operacyjnego. EAM koncentruje się na optymalizacji jakości i wykorzystaniu aktywów przy jednoczesnym zwiększeniu produktywności i obniżeniu kosztów operacyjnych. Obejmuje zarządzanie pracą, konserwację aktywów, zarządzanie łańcuchem dostaw i inicjatywy BHP.

Dostawca usług tworzenia oprogramowania na zamówienie może pomóc w zaprojektowaniu, opracowaniu i wdrożeniu oprogramowania do zarządzania obiektami, które integruje różne funkcje spełniające wymagania biznesowe w czasie rzeczywistym.

Funkcje oprogramowania do zarządzania obiektami

Oprogramowanie do zarządzania obiektami jest wyposażone w różne funkcje, które definiują jego możliwości. Obecnie narzędzia do zarządzania obiektem stają się coraz bardziej innowacyjne, zintegrowane i zaawansowane z dodatkowymi funkcjami. Oto kilka funkcji, które musisz znać, szukając oprogramowania do zarządzania obiektem:

Uproszczone zarządzanie zleceniami pracy

Wydajne oprogramowanie zapewnia uproszczone zarządzanie zleceniami pracy w zakładzie. Pracownicy mogą wprowadzać żądania konserwacji bezpośrednio do systemu, a zlecenia pracy mogą być kierowane do wykonawców po zatwierdzonych stawkach.

Platforma SaaS

Oprogramowanie jako usługa lub oprogramowanie do zarządzania obiektami w przedsiębiorstwie oparte na chmurze ogranicza wzrost liczby instalacji i aktualizacji oprogramowania, jednocześnie eliminując potrzebę obsługi dodatkowego sprzętu, co zmniejsza koszty posiadania.

Integracje z innymi firmami

Sprawny system zarządzania obiektem umożliwia bezproblemową integrację z innymi firmami, takimi jak systemy księgowe i płatnicze, w celu zminimalizowania błędów wprowadzania danych oraz zautomatyzowania procesów płatności i audytu.

Dostępny katalog wykonawców

Oprogramowanie do zarządzania obiektami zapewnia łatwo dostępny katalog wykonawców z regularnie utrzymywanymi i aktualizowanymi informacjami o kontrakcie. Dodatkowo możesz uzyskać dostęp do katalogu, aby znaleźć wykwalifikowanych wykonawców, którzy posiadają odpowiednie umiejętności do konkretnych projektów.

Uproszczony interfejs użytkownika

Pulpit nawigacyjny systemu zarządzania obiektem musi oferować przejrzysty, prosty i nowoczesny interfejs użytkownika. Uproszczony interfejs użytkownika zmniejsza bałagan podczas przeglądania danych zespołu, przyspiesza czas szkolenia i umożliwia szybszą rozbudowę zespołu.

Dlaczego warto wdrożyć oprogramowanie do zarządzania obiektami?

Prowadzenie i zarządzanie wieloma obiektami jednocześnie może być trudne, jeśli robisz to tradycyjnie. Musisz zarządzać różnymi systemami budynku, utrzymywać kanał komunikacji w czasie rzeczywistym i efektywnie wykorzystywać wszystkie przestrzenie, aby zmaksymalizować produktywność i rentowność firmy.

Zamiast pracować z dokumentami i listą kontrolną, oprogramowanie do zarządzania obiektami utrzymuje wszystko w jednym, internetowym desce rozdzielczej. Powtarzające się zadania są zautomatyzowane, a zasoby są wykorzystywane w sposób, który zapewnia obiekty na wydajnym i produktywnym poziomie.

Poniżej przedstawiamy kilka powodów, które podkreślają znaczenie oprogramowania do zarządzania obiektem:

Zautomatyzuj naprawę i konserwację

Jak wspomniano powyżej, system zarządzania obiektem zapewnia usprawnienie zadań naprawczych i konserwacyjnych, dzięki czemu zarządcy nieruchomości i właściciele sklepów nie muszą tracić czasu na pracę z personelem konserwacyjnym. Pozwala im poświęcić swoją energię na inne aspekty biznesowe, takie jak zarządzanie sprzedażą i dostawą.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania obiektami, takim jak IWMS, mogą obserwować i śledzić stan obiektu w czasie rzeczywistym, ustalać harmonogramy napraw z wyprzedzeniem i automatyzować wydawanie żądań konserwacji, gdy określone warunki nie są spełnione.

Spraw, aby budynki były energooszczędne

Budynki komercyjne i przemysłowe, takie jak transport, gaz i produkcja, obsługują wiele obiektów i systemów, takich jak HVAC, filtracja wody i oświetlenie, i wymagają dużej ilości energii, która wymaga dużych budżetów operacyjnych.

Dzięki wydajnemu oprogramowaniu do zarządzania obiektami można znaleźć sposoby na zwiększenie energooszczędności krytycznych systemów. Rozwiązania te pozwalają na obszerne audyty energetyczne w celu określenia, które systemy zużywają więcej energii i gdzie można obniżyć poziom energii przy zachowaniu standardowych funkcji operacyjnych.

Wydłużenie cyklu życia systemów i aktywów

System zarządzania obiektem pomaga organizacjom w maksymalnym wykorzystaniu ich zasobów i maksymalizacji cyklu życia usług dzięki wbudowanym narzędziom i możliwościom zarządzania. Gdy systemy są regularnie konserwowane, działają wydajnie przez dłuższy czas. Możesz także uzyskać raporty z konserwacji, aby natychmiast przeanalizować, które systemy wymagają konserwacji.

Pomaga zaplanować i określić najlepszy czas na zaplanowanie napraw, konserwacji zapobiegawczej lub wymiany maszyn. Zmniejsza przestoje systemu i zwiększa produktywność, generując znaczny zwrot z inwestycji.

Zoptymalizuj układ i instalację krytycznych systemów

Instalacja systemów o znaczeniu krytycznym może wykopać głębokie dziury w kieszeniach, ale systemy zarządzania obiektem umożliwiają menedżerom, architektom i inżynierom przeglądanie kompleksowego obrazu całego obiektu na jednym pulpicie nawigacyjnym. Pozwala im to zapewnić bardziej zoptymalizowany układ dla instalacji systemowych.

Raporty wydajności, audyty energetyczne i analizy łącznie pomagają interesariuszom biznesowym w podejmowaniu lepszych decyzji, które gwarantują wydajną wydajność krytycznych systemów i zapewniają lepszy zwrot z inwestycji.

Jak wdrożyć oprogramowanie do zarządzania obiektami?

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania obiektami to nie tylko jednodniowa praca; musisz zbadać wymagania swojej organizacji, takie jak działania, które musisz wykonać w oprogramowaniu w placówce, w jaki sposób może ono zapewnić lepszą wydajność i nie tylko.

Poniżej znajduje się pięć etapów, przez które przechodzi każda organizacja, aby wdrożyć oprogramowanie do zarządzania obiektem:

Etap I: Identyfikacja personelu

Konieczne jest zrozumienie personelu, który będzie wchodzić w interakcję z rozwiązaniem do zarządzania obiektem. Możliwości obejmują prawie wszystkich, ale musisz to rozgryźć. Na przykład pracownicy naziemni przesyłają stałe zgłoszenia za pośrednictwem portalu CMMS, kierownicy działów aktualizują istniejący katalog pracowników, kierownicy ds. planowania polegają na wnikliwych danych z pulpitu nawigacyjnego w zakresie decyzji dotyczących nieruchomości i finansów, kierownicy obiektów zbierają i analizują te dane w celu poprawy miejsca pracy i Administratorzy IT integrują urządzenia biurowe poprzez system.

Określ, kto czego potrzebuje i dlaczego, oraz oceń niektóre cechy, korzyści i funkcje, aby uprościć kolejną fazę.

Etap II: Opracuj swoje oprogramowanie

Następnym etapem jest opracowanie oprogramowania, które odpowiada Twoim potrzebom biznesowym. W przypadku opracowywania oprogramowania możesz zapoznać się z firmami zajmującymi się oprogramowaniem do zarządzania obiektami, aby zapewnić gotowe do wdrożenia rozwiązania programowe, lub zlecić ich opracowanie przez dostawcę niestandardowych usług programistycznych. Nie ma wątpliwości, że opracowanie niestandardowego oprogramowania do zarządzania obiektami jest najlepszym podejściem do etapu drugiego.

Gotowe oprogramowanie może nie mieć wszystkich funkcji, których wymaga Twoja firma, lub może mieć dodatkowe funkcje, których w ogóle nie potrzebujesz, jest to kosztowna inwestycja. Natomiast jeśli chodzi o tworzenie oprogramowania na zamówienie, otrzymujesz to, czego faktycznie potrzebujesz dla swojej firmy, wraz z usługami wsparcia, aby zapewnić płynne działanie oprogramowania.

Zebrane informacje można wykorzystać do podejmowania świadomych decyzji w procesie tworzenia oprogramowania . Faza tworzenia oprogramowania jest kluczowa, ponieważ obejmuje dokładne wdrożenie oprogramowania do zarządzania obiektem. Upewnij się, że oprogramowanie, które wybierzesz, spełnia kryteria Twoich potrzeb i oczekiwań biznesowych. Zweryfikuj swojego MVP pod kątem każdego aspektu, takiego jak interfejs użytkownika, możliwości integracji, śledzenie raportów itp.

Etap III: Zdefiniuj i zbuduj system

Teraz, gdy w końcu masz opracowane niestandardowe oprogramowanie, nadszedł czas, aby zmapować przepływy pracy. Zacznij od wykonania poniższych kroków, aby zintegrować oprogramowanie z istniejącymi operacjami w celu stworzenia systemu:

• Wypisz procesy i zadania, które możesz zautomatyzować za pośrednictwem platformy
• Gromadzenie i analiza danych, które możesz ulepszyć w oprogramowaniu
• Skonfiguruj tryby komunikacji i współpracy zintegrowane z oprogramowaniem
• Zrewiduj ręczne procesy, które należy przywrócić w oprogramowaniu

Firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania na zamówienie pomoże Ci ukończyć konfigurację Twojej firmy oraz pomoże zbudować i usprawnić każdy unikalny aspekt systemu.

Etap IV: Programowanie i wdrażanie

Przed wdrożeniem systemu oprogramowania przetestuj go i upewnij się, że jest odpowiednio opracowany. Ten etap jest również nazywany etapem mycia, woskowania i polerowania, na którym system jest gotowy do wdrożenia. Jednak wdrożenie testowe może zakłócić działanie systemów i sfrustrować pracowników, dlatego przed wdrożeniem należy rozważyć ostatnie kroki:

• Przetestuj przepływy pracy i procesy, aby upewnić się, że działają zgodnie z planem
• Ustal poświadczenia dla pracowników zgodnie z uprawnieniami i wymaganiami wstępnymi
• Identyfikuj połączenia międzydziałowe, takie jak portale i przepływy pracy
• Przeprowadź audyt bezpieczeństwa i dostępność między wieloma aplikacjami

Etap V: Normalizacja użytkowania

Teraz, gdy już wdrożyłeś system zarządzania obiektem, uczyń z niego standard wykonywania wszelkich czynności w organizacji. Oprogramowanie do zarządzania obiektem powinno być podstawą operacji i podejmowania decyzji. Najlepszym sposobem na zauważenie zwrotu z inwestycji jest normalizacja jego wykorzystania w różnych branżach w Twojej placówce.

Utworzenie systemu zarządzania obiektem to postępujący proces, który ma zapewnić, że spełnisz wymagania swojego miejsca pracy, aby ogromnie się rozwijać.

Wniosek

Technologia zarządzania obiektami codziennie wprowadza nowe ulepszenia z udziałem nowych technologii, które pomagają tworzyć zrównoważone, zaawansowane systemy spełniające standardowe wymagania biznesowe, przy jednoczesnym zapewnieniu godnych uwagi wyników. Rozwiązanie do zarządzania obiektem pomaga zidentyfikować lepsze sposoby usprawnienia operacji i procedur konserwacji. Dzięki najlepszym praktykom Twoja placówka okazuje się być bardziej proaktywna i mniej reaktywna.

Appinventiv, najszybciej rozwijająca się firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania na całym świecie, może pomóc w projektowaniu, opracowywaniu i wdrażaniu wydajnego niestandardowego oprogramowania do zarządzania obiektami w celu usprawnienia procesów biznesowych. Jesteśmy zespołem ponad 800 wynalazców obsługujących klientów na całym świecie, dostarczając im interaktywne rozwiązania na nowo definiujące doświadczenia związane z oprogramowaniem, które zapewniają najlepszy zwrot z inwestycji dla Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, aby opracować niestandardowe oprogramowanie do zarządzania obiektami.

Często zadawane pytania:

P: Jakie analizy danych musi śledzić oprogramowanie do zarządzania obiektami?

Odp.: Analizy zarządzania obiektem obejmują kluczowe trendy danych, wzorce i spostrzeżenia w danych obiektu. Istnieją głównie 4 wskaźniki, które oprogramowanie do zarządzania obiektem musi brać pod uwagę:

Opisowy: pokazuje, co się teraz dzieje na podstawie przychodzących danych

Diagnostyka: wyjaśnia, dlaczego dane są takie, jakie są i dlaczego miały miejsce zdarzenia

Przewidywanie: Pomaga przewidzieć, co może się wydarzyć w przyszłości

Nakazowe: instruuje i podaje sugestie, jak wpływać na dane i wprowadzać istotne zmiany

P: Jakie jest najlepsze oprogramowanie między IWMS, CAFM, CMMS i EAM?

A. To zależy od użyteczności firmy. Zgodnie z wymaganiami biznesowymi możesz wybierać spośród IWMS, CAFM, CMMS i EAM. Jednak zintegrowany system zarządzania miejscem pracy oferuje kompletny pakiet, który spełnia prawie wszystkie wymagania biznesowe.

P: Jaki jest zwrot z inwestycji w oprogramowanie do zarządzania obiektem?

O. Oprogramowanie do zarządzania obiektami zapewnia wysoki zwrot z inwestycji, zwłaszcza w przypadku obsługi i optymalizacji firm działających w wielu lokalizacjach, które stosują tradycyjne metody list kontrolnych na papierze. Aby obliczyć ROI, pomnóż całkowity roczny koszt utrzymania przez całkowity procent rocznych oszczędności. Aby określić zwrot z inwestycji, odejmij koszt wdrożenia oprogramowania i łączne roczne oszczędności w zakresie wydajności.