Jak dać swoim pracownikom podwyżkę, korzystając z poprawki FLSA do przepisów o godzinach nadliczbowych

Cokolwiek myślisz o obecnych zasadach płacy za nadgodziny w Ustawie o sprawiedliwych standardach pracy, nie można ignorować ich wpływu na rynek pracy w USA. Tak jak zmienia się rynek, zmieniają się też przepisy. Te zmiany w zasadach określonych przez DOL dotyczą milionów pracowników i pracodawców w całym kraju, a ich ignorowanie może wpędzić firmy w wiele problemów prawnych. Zachowanie zgodności w ciągle zmieniającym się środowisku rynkowym i legislacyjnym wymaga zachowania czujności i sprawności operacyjnej .

Nowelizacja FLSA z 2016 r., pod chwytliwym i zapadającym w pamięć tytułem „Ostateczna zasada aktualizacji przepisów określających i wyznaczających zwolnienia dla pracowników wykonawczych, administracyjnych i specjalistycznych”, odświeża przepisy i kryteria ustalania zwolnień z targów pracowników umysłowych Ochrona płacy minimalnej i wynagrodzenia za nadgodziny zgodnie z ustawą o normach pracy.

Zasadniczo, i tutaj chcesz się pochylić, zmiany progu wynagrodzenia dla zwolnienia z nadgodzin sprawiają, że warto zaoferować pracownikom nie zwolnionym podwyżkę wynagrodzenia w celu obniżenia kosztów nadgodzin. Jednak tylko wtedy, gdy można udowodnić, że większość ich obowiązków to „białe kołnierzyki”, ponieważ wtedy próg zwolnienia wynosi zaledwie 47 tys. rocznie.

Zdezorientowany? Cóż, nie jesteś jedyny. Rozbijmy to na czynniki pierwsze, aby dowiedzieć się, jak dokładnie, jako pracodawca, możesz zachować zgodność z najnowszymi przepisami FLSA, uniknąć pozwów sądowych związanych z nadgodzinami, utrzymać opłacalność listy płac, a jednocześnie zapewnić swoim pracownikom podwyżkę.

Jakie są wymagania FLSA dotyczące wynagrodzenia za nadgodziny?

FLSA określa standardy minimalnego wynagrodzenia, które pracodawcy muszą płacić większości swoich pracowników, a także określa wytyczne dotyczące obowiązkowego wynagrodzenia za nadgodziny:

Pracodawca, który wymaga lub zezwala pracownikowi na pracę w godzinach nadliczbowych, jest zasadniczo zobowiązany do zapłacenia pracownikowi premii za taką pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownicy objęci ustawą o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA) muszą otrzymywać wynagrodzenie za nadgodziny za godziny przepracowane powyżej 40 w tygodniu pracy w wysokości co najmniej półtora raza ich zwykłej stawki wynagrodzenia. FLSA nie wymaga wynagrodzenia za nadgodziny za pracę w soboty, niedziele, święta lub zwykłe dni odpoczynku, chyba że nadgodziny są przepracowane w takie dni. (Źródło: DOL)

Brzmi całkiem prosto, ale teraz robi się trochę trudniej. Nie wszyscy pracownicy są objęci wymogami FLSA dotyczącymi godzin nadliczbowych i płacy minimalnej. FLSA zezwala na wyjątki od reguły dla niektórych pracowników, którzy pracują na stanowiskach administracyjnych, specjalistycznych, wykonawczych, wysoko wynagradzanych, sprzedaży zewnętrznej i specjalistach komputerowych.

Aby zostać sklasyfikowanym jako zwolniony, pracownicy muszą spełnić bardzo szczegółowe kryteria określone przez DOL. To zwolnienie z FLSA jest czasami określane jako zwolnienie „białych kołnierzyków” lub „EAP”:

Od 1940 r. przepisy Departamentu generalnie wymagają spełnienia każdego z trzech kryteriów, aby zwolnienie FLSA EAP mogło mieć zastosowanie: (1) pracownik musi otrzymywać z góry ustaloną i stałą pensję, która nie podlega obniżeniu z powodu różnic w jakości lub ilość wykonanej pracy („test podstawy wynagrodzenia”); (2) wysokość wypłacanego wynagrodzenia musi odpowiadać określonej kwocie minimalnej („test poziomu wynagrodzenia”); oraz (3) obowiązki pracownika muszą przede wszystkim obejmować obowiązki wykonawcze, administracyjne lub zawodowe określone w przepisach („test obowiązków”). (Źródło: DOL)

Parametry ustawione dla zwolnionej klasyfikacji pracowników zwykle zmieniają się od czasu do czasu na mocy orzeczeń DOL. Ostatnim z nich jest Ostateczne Orzeczenie z maja 2016 r., które weszło w życie 1 grudnia 2016 r.

Co zmieniło się wraz z nowelizacją przepisów FLSA dotyczącą godzin nadliczbowych z 2016 r.?

Jeśli zdarzyło Ci się kliknąć powyższy link do dokumentu Ostateczne orzeczenie, możesz trochę zwariować. Ponad osiemset stron tekstu w języku prawniczym DOL wystarczy, by kogoś uśpić lub, jeśli jego praca wymaga od niego przeczytania całości, wywołać u niego atak lęku. Jednak ta poprawka koncentruje się przede wszystkim na aktualizacji poziomów wynagrodzeń i wynagrodzeń potrzebnych pracownikom EAP, aby zostali sklasyfikowani jako zwolnieni z wymogu FLSA dotyczącego wynagrodzenia za nadgodziny.

Ostateczna zasada DOL z 2016 r. Wzrosła do minimalnego wymogu wynagrodzenia dla klasyfikacji zwolnień administracyjnych, zawodowych i wykonawczych z 455 USD tygodniowo (lub 47 476 USD rocznie) na stanowisko w pełnym wymiarze godzin. W przypadku wysoko opłacanych pracowników również podniesiono poprzeczkę, z rocznej pensji w wysokości 100 000 USD do 134 004 USD.

Każdy lubi premie i płatności motywacyjne. Wraz z poprawką DOL z 2016 r. Ty też to zrobisz. Po raz pierwszy przepisy FLSA zezwalają pracodawcom na korzystanie z premii, prowizji i płatności motywacyjnych w celu zaspokojenia do 10 procent minimalnego wymogu wynagrodzenia dla zwolnień administracyjnych, zawodowych i wykonawczych.

Należy zauważyć, że premie nieuznaniowe są ogólnie definiowane jako premie obiecane lub uzgodnione z góry. Niespodzianki się nie liczą. Ponadto płatności te można uwzględnić tylko wtedy, gdy są wypłacane co najmniej kwartalnie.

Od 1 stycznia 2020 r. DOL opublikuje korekty wymagań płacowych dla zwolnionych pracowników. Te aktualizacje będą publikowane co 3 lata i nie powinny zaskakiwać pracodawców i księgowych, ponieważ wszystkie zaktualizowane stawki zostaną opublikowane w Rejestrze Federalnym i na stronie internetowej Wydziału Płac i Godzin co najmniej 150 dni przed datą ich wejścia w życie. To daje dużo czasu na przygotowania.

Przestrzeganie przepisów FLSA dotyczących godzin nadliczbowych dzisiaj

Wraz z wejściem w życie korekty progu wynagrodzeń ostatecznej zasady DOL w 2016 r., miliony amerykańskich pracowników przekroczyły granicę między klasyfikacją pracowników zwolnionych i nie zwolnionych. Aby zachować zgodność, pracodawcy muszą zawsze zapewniać odpowiednią klasyfikację pracowników. Wszyscy pracodawcy są zobowiązani do utrzymywania dokładnego śledzenia czasu pracy i integralności rejestrów, aby zapewnić opłacalność płac .

Właściwe klasyfikowanie (i ponowne klasyfikowanie) pracowników zgodnie z najnowszymi wytycznymi FLSA to pierwszy krok do przestrzegania przepisów dotyczących nadgodzin. Powinieneś regularnie sprawdzać klasyfikacje swoich pracowników, a nie czekać na aktualizacje regulacyjne. Status zwolnienia pracownika może ulec zmianie nie tylko w wyniku dostosowania progów płacowych (od 1 stycznia 2020 r. co 3 lata), ale także innych okoliczności, takich jak zmiany organizacyjne.

Na przykład pracownik, który nie wykonuje już obowiązków objętych kryteriami zwolnienia lub zarabia mniej niż 913 USD tygodniowo, powinien zostać natychmiast przeklasyfikowany na niezwolnionego i otrzymywać wynagrodzenie za nadgodziny zgodnie z przepisami DOL.

Zmiana zaszeregowania pracownika, taka jak w powyższym przykładzie, może być kosztowna dla pracodawcy. Nie ma sposobu na obejście testu obowiązków przy ustalaniu zwolnienia, ale możliwe jest obniżenie wydatków poprzez zwiększenie wynagrodzenia pracownika, aby kwalifikował się do zwolnienia. Warto więc porównać koszty podwyższenia płacy zasadniczej dla pracowników zwolnionych z możliwością przeklasyfikowania ich na niezwolnionych i opłacania ich za nadgodziny zgodnie z wymogami FLSA.

Na przykład pracownik, którego pensja jest znacznie niższa niż 913 USD tygodniowo i rzadko pracuje w nadgodzinach, jest lepiej klasyfikowany jako nie zwolniony, niezależnie od jego roli w organizacji. Jednak w przypadku pracownika, którego wynagrodzenie jest zbliżone do tej samej kwoty tygodniowej i zwykle pracuje on regularnie ponad 40 godzin tygodniowo, bardziej opłacalne może być podniesienie wynagrodzenia w celu utrzymania statusu zwolnienia.

Dokładność i integralność danych wykorzystywanych do listy płac ma kluczowe znaczenie dla zgodności z przepisami DOL, niezależnie od płatności za nadgodziny i zasad. Co więcej, historyczne zapisy obecności mogą pomóc w określeniu pracowników, których klasyfikacja może ulec zmianie w ramach nowej FLSA, dzięki czemu możesz podjąć działania, zanim poniesiesz koszty.

[tg_shortcode id=”1631″]

Unikanie pozwów o wynagrodzenie za nadgodziny i audytów DOL

Po wejściu w życie nowych przepisów małe firmy z przestarzałymi klasyfikacjami pracowników z pewnością staną się łatwym łupem dla audytów DOL . Ale to nie jedyny powód, dla którego należy zapewnić zgodność zarządzania obecnością w firmie z wymaganiami FLSA.

Biorąc pod uwagę, że 42% spraw sądowych dotyczących wynagrodzeń i godzin pracy dotyczy nadgodzin, a chcesz uniknąć ciągnięcia ich do sądu, dokładne śledzenie nadgodzin zgodnie z przepisami ma sens. Jednak śledzenie OT może być trudne, gdy klasyfikacja pracownika zmieni się na niezwolnioną, podczas gdy nadal będziesz im płacić jako zwolniony. Zarówno DOL, jak i wyżej wymieniony pracownik mogą kosztować Cię więcej niż tylko reputację jako pracodawcy.

Nie chcesz pozostawiać odkrycia błędnej klasyfikacji pracownika DOL lub pracownikowi. Chcesz mieć dobre oprogramowanie płacowe, które pomoże Ci być na bieżąco z zachodzącymi zmianami, abyś mógł podejmować działania. Samokontrola to dobry początek dla bardzo małych firm, podczas gdy MŚP często wybierają zewnętrznych usługodawców do regularnego przeprowadzania audytów.

Jeśli słuchasz GI Joe, a zawsze powinieneś słuchać GI Joe, wiedza to połowa sukcesu. To prawda i w tym przypadku. Informowanie i edukowanie pracowników na temat firmowych zasad dotyczących godzin nadliczbowych i zmian w ich statusie zwolnień to jedyny sposób na zapewnienie zgodności i produktywności pracowników .

Przekazanie pracownikom ważnej wiedzy korporacyjnej, takiej jak zasady telepracy lub podręczniki dla pracowników, może zaoszczędzić na liście płac i zapobiec niechcianym procesom sądowym po fakcie.

Przyszłość jest teraz, a technologia jest tutaj, aby zmienić zgodność i efektywność kosztową z bólu w coś, co robisz bardzo dobrze.

Mobilne aplikacje do śledzenia czasu oferują takie funkcje, jak powiadomienia o nadgodzinach w czasie rzeczywistym wysyłane zarówno na telefon komórkowy pracownika, jak i kierownika. Aplikacje do udostępniania dokumentów przekazują pracownikom zasady dotyczące nadgodzin, aby nikt nie mógł twierdzić, że nigdy ich nie otrzymał, zwłaszcza gdy wprowadzane są zmiany.

Jednak w celu uzyskania pełnej, bezproblemowej zgodności aplikacja do śledzenia czasu, która bezproblemowo integruje się z Twoim rozwiązaniem płacowym, jest najszybszym i najłatwiejszym sposobem.

Stan prawa

W tej chwili zmiany FLSA dotyczące godzin nadliczbowych z 2016 r. są zawieszone w zawieszeniu prawnym dzięki uprzejmości sędziego z Teksasu, który orzekł, że poziom wynagrodzeń w ostateczności przekracza uprawnienia Departamentu i stwierdził, że ostateczna zasada jest nieważna. Najnowszy komunikat prasowy DOL stwierdza, że:

W dniu 31 sierpnia 2017 r. sędzia Sądu Okręgowego Stanów Zjednoczonych, Amos Mazzant, wydał wyrok doraźny przeciwko Departamentowi Pracy w skonsolidowanych sprawach kwestionujących ostateczną zasadę dotyczącą godzin nadliczbowych. Sąd orzekł, że poziom wynagrodzeń Ostatecznej Zasady przekroczył uprawnienia Departamentu i stwierdził, że Ostateczna Zasada jest nieważna. W październiku 2017 r. Departament Pracy złożył odwołanie od decyzji sędziego. Po zarejestrowaniu tego odwołania Departament Sprawiedliwości złoży wniosek do Piątego Okręgu o zawieszenie odwołania, podczas gdy Departament Pracy ponownie oceni poziom wynagrodzenia w celu zwolnienia.

Aby jeszcze bardziej skomplikować sprawę, należy wziąć pod uwagę przepisy stanowe, które mogą mieć różne przepisy dotyczące nadgodzin, wymagające wyższego lub niższego poziomu wynagrodzenia za zwolnienie z wynagrodzenia za nadgodziny. Dobrymi przykładami są Kalifornia i Samoa Amerykańskie.

Chcesz być pracodawcą przestrzegającym prawa i uniknąć przerażających audytów DOL i procesów sądowych za nadgodziny. Ale ustawodawcy stanowi i agencje federalne nie zamierzają ci tego ułatwiać, więc nie masz innego wyboru, jak zwrócić uwagę i przeprowadzić korekty płac, zanim pojawią się kłopoty.

Pamiętaj, że niezależnie od tego, jakie zmiany zostaną wprowadzone w systemie FLSA dotyczącym nadgodzin, zawsze będziesz musiał dokładnie śledzić statusy zwolnień pracowników i sytuację w nadgodzinach. Bycie na szczycie wyjątków od FLSA prawdopodobnie pozwoli ci zaoszczędzić pieniądze, a jednocześnie pozwoli ci dawać podwyżki swoim pracownikom. Wreszcie, śledzenie statusów zwolnień pomoże ci uniknąć kosztownych sporów sądowych, więc pamiętaj, aby mieć oko na nagrodę FLSA.