Jak napisać formalny e-mail, który przyniesie rezultaty (z szablonami)
Opublikowany: 2023-09-13
- 20 sierpnia 2023 r
Zawartość
Czy kiedykolwiek byłeś w trakcie pisania e-maila i zastanawiałeś się, czy nie postępujesz zbyt swobodnie? Niezależnie od tego, czy jesteś sprzedawcą piszącym formalną wiadomość e-mail, wysyłasz profesjonalne zapytanie, czy pracujesz z nowym klientem, jeśli chcesz uzyskać wyniki, musisz przestrzegać kilku najlepszych praktyk.
Jak napisać oficjalny e-mail w 9 krokach
Wykonaj te dziewięć kroków, aby nadać odpowiedni ton swojemu kolejnemu oficjalnemu e-mailowi, niezależnie od tego, czy jest to Twoja pierwsza wiadomość, czy kolejna.
1. Weź pod uwagę swój adres e-mail
Wysyłając oficjalną wiadomość e-mail z osobistego adresu e-mail, ważne jest, aby upewnić się, że wygląda ona profesjonalnie i dokładnie odzwierciedla ton, który chcesz osiągnąć.
Jeśli nadal używasz szablonu sprzed lat z bezsensownymi literami, ciągami losowych liczb, nazwą ulubionej drużyny sportowej lub czymkolwiek innym, co współpracownik lub klient może uznać za nieprofesjonalne, czas na aktualizację. Najlepszy adres e-mail do wysyłania oficjalnych e-maili to zazwyczaj kombinacja Twojego imienia i nazwiska.
2. Używaj odpowiednich czcionek
Niebieski może być Twoim ulubionym kolorem, ale to nie znaczy, że nadaje się jako kolor tekstu w formalnych wiadomościach e-mail. Z tej samej strony, chociaż możesz mieć preferowaną czcionkę do wysyłania wiadomości do przyjaciół i rodziny, w przypadku formalnych e-maili trzymaj się stylów nie rozpraszających uwagi – Arial, Calibri lub Times New Roman.
Chcesz, aby Twoja wiadomość przyciągała czyjąś uwagę, a nie wybrana przez Ciebie czcionka.
3. Ostrożnie wybierz temat
Krócej znaczy lepiej – do pewnego stopnia. Według Kinsty większość tematów wiadomości e-mail ma maksymalnie 100 znaków, ale najlepszym sposobem na uzyskanie wyższych współczynników otwarć i klikalności jest długość od 110 do 140 znaków.
Pisząc temat, należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy:
- Kim jest Twoja publiczność? Twój temat będzie wyglądał inaczej w przypadku wysyłania oficjalnego e-maila do menedżera ds. marketingu i do kolegi z pracy.
- Co interesuje Twoich czytelników? Oprócz adresu e-mail, temat formalnej wiadomości e-mail jest tym, co daje czytelnikowi pierwsze wrażenie na Twój temat. Zachęć ich do otwarcia, skupiając się na tym, na czym im zależy, niezależnie od tego, czy chodzi o bolesne punkty klienta, czy o wzajemne powiązania.
Jednym z najważniejszych aspektów tematu wiadomości jest to, że musi on dokładnie odzwierciedlać treść formalnej wiadomości e-mail. Tematy spamu to świetny sposób na utratę zaufania i wiarygodności.
Potrzebujesz pomysłów na temat? Zapoznaj się z najlepszymi praktykami i przykładami .
4. Użyj odpowiedniego powitania
Kiedy już wykonasz te trzy kroki, czas wybrać odpowiednie oficjalne powitanie e-mailowe. Zapisz zwykłe pozdrowienia, takie jak „Hej” i „Cześć”, dla znajomych i rodziny.
Niektóre oficjalne pozdrowienia e-mailowe, które mają odpowiedni ton, obejmują:
- Cześć
- Pozdrowienia
- Droga
Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do potencjalnego klienta lub partnera biznesowego, niezbędny jest bardziej formalny ton. Zawsze chcesz także podać imię i nazwisko odbiorcy. Jeśli tego nie wiesz, znajdź to. Jeśli nie jest to prawdopodobne, możesz zaadresować swój oficjalny e-mail do „Kogo to może dotyczyć” lub „Zespół sprzedaży”, „Zespół ds. marketingu” itp., ale takie pozdrowienia nigdy nie powinny być Twoim pierwszym wyborem.
5. Przedstaw się odpowiednio
Pierwsze zdanie formalnego e-maila powinno krótko przedstawić Ciebie i Twoją firmę. Odbiorca nie potrzebuje historii Twojego życia.
Oto kilka wskazówek, jak formalnie przedstawić się za pośrednictwem poczty elektronicznej:
- Pisz krótko. Jeśli do przedstawienia się użyjesz więcej niż jednego zdania, czytelnik prawdopodobnie pominie cały akapit.
- Prowadź z pytaniem. „Czy mógłbyś wykorzystać większy ruch w sieci? Nazywam się John Smith z GenericSEOCompany i chciałbym pomóc.”
Pamiętaj, że czytelnik chce wiedzieć, co możesz dla niego zrobić; nie są aż tak zainteresowani tym, kim jesteś i dlaczego robisz to, co robisz (jeszcze).
6. Pokrój puch
Oficjalne e-maile powinny być zawsze krótkie i na temat. Lepiej wysłać e-mail składający się z dwóch lub trzech zdań, niż zawierać w nim nieistotne informacje. Podobnie nie wysyłaj e-maili jako jednego dużego bloku tekstu — podziel go, używając krótkich akapitów i wypunktowań.
Kawałki tekstu utrudniają odbiorcy znalezienie głównych punktów formalnego e-maila. Formatowanie wiadomości e-mail tak, aby zawierało dużo wolnego miejsca, ułatwia czytanie i znajdowanie ważnych informacji; zwiększa to również prawdopodobieństwo uzyskania odpowiedzi.
7. Zakończ to odpowiednio
Gotowy, żeby to zakończyć? Pamiętaj, aby odpowiednio zakończyć formalną wiadomość e-mail.
Podobnie jak w przypadku powitania, zostaw zwykłe zwroty do korespondencji z rodziną i przyjaciółmi. Na przykład zamiast kończyć słowami „Dziękuję”, użyj bardziej formalnego „Dziękuję”.
Oto niektóre formalne zamknięcia e-maili, które mają odpowiedni ton:
- Z poważaniem
- Z szacunkiem
- Z wyrazami szacunku
- Nie mogę się doczekać wiadomości od Ciebie
Kiedy już nawiążesz kontakt ze swoim korespondentem, możesz wybrać bardziej swobodne i zabawne, formalne zakończenia e-maili. Do tego czasu trzymaj się formalnych wyrażeń końcowych wymienionych powyżej.
8. Nie zapomnij o profesjonalnym podpisie
Adres e-mail i temat wiadomości dają odbiorcy pierwsze wrażenie na Twój temat, a podpis w wiadomości e-mail pozostawia mu ostatnie wrażenie.
Formalny podpis e-mailowy powinien zawierać:
- Pełne imię i nazwisko
- Stanowisko
- Informacje kontaktowe
- Linki do odpowiednich profili w mediach społecznościowych
Nie zadowalaj się nudnym, ogólnym podpisem — sprawdź najlepsze generatory podpisów e-mail do wiadomości biznesowych i formalnych.
9. Korekta (i korekta ponownie)
Po wysłaniu formalnego e-maila nie ma już odwrotu. Nawet jeśli przeczytasz go kilka razy przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”, łatwo przeoczyć proste błędy.
Grammarly i Hemingway to bezpłatne narzędzia, których możesz używać do wychwytywania błędów ortograficznych i gramatycznych, które mogłeś przeoczyć.
Najważniejsze rzeczy do sprawdzenia podwójnie, potrójnie i poczwórnie to imię i nazwisko odbiorcy oraz nazwa jego firmy — jeśli otworzysz e-mail i okaże się, że Twoje imię i nazwisko zostało napisane błędnie, czy w ogóle zadałbyś sobie trud przeczytania go? Prawdopodobnie nie. To samo dotyczy nazwy firmy: Milkshake i Mailshake to dwie bardzo różne rzeczy.
10 formalnych szablonów e-maili do wykorzystania w 2023 r
Na zakończenie artykułu przedstawiamy 10 bardziej formalnych szablonów wiadomości e-mail, które możesz dostosować i wykorzystać.
1. Prośba o informacje
Temat: Prośba o informacje na temat [produktu/usługi]
Drogi [imię odbiorcy],
Nazywam się [Twoje imię] z [Twoja firma]. Kontaktuję się, aby uzyskać więcej informacji na temat Twojego [produktu/usługi].
Czy mógłby Pan podać szczegółowe informacje lub zaproponować odpowiedni termin na dyskusję?
Z góry dziękuję,
[Twój podpis e-mail]
2. Prośba o spotkanie
Temat: Wezwanie na spotkanie w dniu [Data]
Witam [imię odbiorcy],
To jest [Twoje imię] z [Twoja firma]. Chciałbym umówić się na spotkanie w dniu [Data] w celu omówienia [Temat]. Proszę dać mi znać o swojej dostępności.
Z wyrazami szacunku,
[Twój podpis e-mail]
3. Kontynuacja po spotkaniu
Temat: Przedmioty działań i notatki z naszego spotkania
Drogi [imię odbiorcy],
Dziękuję za spotkanie ze mną w dniu [Data]. Przygotowałem przegląd elementów akcji i punktów godnych uwagi. [Krótka lista punktów]. Omówmy dalsze kroki.
Z poważaniem,
[Twój podpis e-mail]
4. Propozycja biznesowa
Temat: Propozycja biznesowa od [Twoja firma]
Witam [imię odbiorcy],
Nazywam się [Twoje imię] z [Twoja firma]. Mamy propozycję biznesową, która może przynieść korzyści obu stronom. [Opisz krótko propozycję]. Czy możemy omówić to bardziej szczegółowo?
Z szacunkiem
[Twój podpis e-mail]
5. Zapytanie o pracę
Temat: Zapytanie o pracę w [nazwa firmy]
Pozdrowienia,
Nazywam się [Twoje imię] i jestem zainteresowany stanowiskiem [ Stanowisko ] w Twojej cenionej firmie. [Opisz krótko swoje kwalifikacje i doświadczenie]. Czy moglibyśmy omówić to dalej?
Z wyrazami szacunku,
[Twój podpis e-mail]
6. Prośba o opinię klienta
Temat: Prośba o cenne uwagi
Drogi [imię odbiorcy],
Jestem [Twoje imię], [Twoje stanowisko] w [Twoja firma]. Cenimy Twoją opinię i będziemy wdzięczni za Twoją opinię na temat [Produktu/usługi].
Dziękuję,
[Twój podpis e-mail]
7. E-mail z przeprosinami
Temat: Nasze szczere przeprosiny za [problem]
Drogi [imię odbiorcy],
Z przykrością zawiadamiamy, że [opisz problem]. Ciężko pracujemy, aby rozwiązać ten problem i przepraszamy za wszelkie niedogodności.
Z poważaniem,
[Twój podpis e-mail]
8. Oferta cenowa
Temat: Oferta cenowa na [produkt/usługę]
Witam [imię odbiorcy],
Dziękujemy za zainteresowanie naszym [Produktem/usługą]. W załączeniu wycena zgodnie z Twoją prośbą. Omówmy dalsze szczegóły.
Z wyrazami szacunku,
[Twój podpis e-mail]
9. Zaproszenie na wydarzenie
Temat: Zaproszenie na [Wydarzenie] w dniu [Data] – Odpowiedź
Pozdrawiam [imię odbiorcy],
Mamy przyjemność zaprosić Państwa na [Wydarzenie] w dniu [Data]. W załączeniu szczegóły wydarzenia. Jednakże liczba miejsc i poczęstunek dla gości jest ograniczona, dlatego uprzejmie prosimy o potwierdzenie uczestnictwa przed uczestnictwem w wydarzeniu.
Nie możemy się doczekać, aż do nas dołączysz i mamy nadzieję, że ci się uda.
Gorące pozdrowienia,
[Twój podpis e-mail]
10. Ogłoszenie o aktualizacji produktu
Temat: Ekscytujące nowe funkcje w [Nazwa produktu]
Witam [imię odbiorcy],
Z radością ogłaszamy kilka nowych funkcji w naszym [Product Name]. Funkcje te [opisz je tutaj krótko]. Wierzymy, że te zmiany [opisz korzyści]. Umówmy się na rozmowę, która przeprowadzi Cię przez te ulepszenia.
Z wyrazami szacunku,
[Twój podpis e-mail]
Napisanie formalnego e-maila nie musi być wyzwaniem. Wykonaj te dziewięć kroków, a będziesz gotowy do wysyłania profesjonalnych, formalnych e-maili, które przyniosą rezultaty. Jeśli chcesz opanować sztukę docierania za pośrednictwem poczty elektronicznej, sprawdź nasze bezpłatne zajęcia mistrzowskie Cold Email.
