Twój pełny przewodnik po planie działań naprawczych

Kiedy słyszymy słowa plan działań naprawczych, pierwszą rzeczą, o której myśli większość ludzi, jest dyscyplina pracownicza lub coś w tym rodzaju. Nie mówię, że tego nie obejmuje, ale sięga znacznie głębiej. Więc teraz prawdopodobnie zastanawiasz się, jaki jest cel planu działania?

Krótko mówiąc, plan działań naprawczych zapewnia zaspokojenie potrzeb klienta, zgodność praktyki biznesowej z przepisami stanowymi, federalnymi i lokalnymi oraz wiele więcej.

Plan działań naprawczych sięga głęboko w każdy zakamarek Twojej firmy, aby ujawnić możliwe luki i błędy, co niekoniecznie jest złą rzeczą. Działania korygujące są przeprowadzane etapami w celu zidentyfikowania różnych sposobów przywrócenia firmy na właściwe tory i zapewnienia maksymalnej skuteczności i wydajności. Ponadto pomaga zachować spójność z misją i osiągnąć cele biznesowe.

Jaki jest cel planu działania?

Świetne pytanie! Pomyśl o tym w ten sposób, kiedy w pracy zdarzają się błędy, są chwile, w których można je naprawić. Są jednak sytuacje, w których nie ma prostego środka zaradczego. Bez planu działań naprawczych sytuacja może się nasilić, a reperkusje nie są tego warte. Plan działań naprawczych przewiduje środki zapobiegawcze, aby takie scenariusze się nie wydarzyły.

A teraz powtórzę, jaki jest cel planu działania – plany działań naprawczych są wprowadzane w celu zreformowania zadań, procesów, produktów, obsługi klientów, zachowania pracowników itp. Tak więc, jeśli nadal zadajesz sobie pytanie, jaki jest cel plan działania? Twoja odpowiedź powinna obejmować, że plan działań naprawczych zatrzymuje błędy, zanim staną się one krytyczne. Każdy problem, który się pojawi, możesz wykorzystać swój plan działań naprawczych, aby rozwiązać każdą sytuację.

Uwolnij pełny potencjał swojej firmy dzięki kompleksowemu oprogramowaniu do zarządzania Connecteam —

Plan działań naprawczych obejmuje:

• Usprawnij przepływy pracy
• Zidentyfikuj sposoby naprawy błędów, które mieszczą się w budżecie
• Popraw zadowolenie klientów
• Zwiększ wydajność i efektywność
• Ulepszone procesy lub metody
• Zapobiegaj powtarzaniu czynności

Connecteam — aplikacja dla pracowników nr 1

Dołącz do tysięcy firm, które planują, zarządzają zadaniami, wdrażają pracowników, zapewniają pracownikom dostęp do planu działań naprawczych w zasięgu ręki i wiele więcej!

Ucz się więcej!

Dlaczego działania korygujące są niezbędne?

W związku z debatą, czy potrzebny jest plan działań naprawczych, możesz zadać sobie pytanie, jaki jest cel planu działania? Musisz pamiętać, że pomaga to zlokalizować problemy i zapewnić rozwiązania. Siedzenie z powrotem na krześle nie pomoże w żadnej sytuacji, która się pojawi. Być może myślisz: no cóż, pracowałem na wielu stanowiskach i posiadanie własnej firmy nie powinno być niczym innym. Jeśli ktoś wyjdzie z szeregu, ustawię go z powrotem w kolejce i robota skończona.

Jednak plan działań naprawczych sięga znacznie głębiej. Chroni przed zamknięciem firmy lub wypłaceniem dużych sum pieniędzy za kary. Na przykład bez planu działań naprawczych w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa Twój pracownik może się odwrócić i pozwać Cię do sądu. Ponieważ nie miałeś planu działania na to, co się stało, nie masz dowodów na poparcie siebie, gdybyś musiał iść do sądu.

Jeśli Twoja firma obejmuje klientów, Twój plan działań naprawczych pomoże personelowi poznać procedurę w przypadku reklamacji klienta dotyczącej jakości produktu/usługi. Pracownicy będą mieli informacje, jakie działania naprawcze należy podjąć oraz czy skarga klienta jest sprawiedliwa. Myśląc o tym, zapewniasz swoim pracownikom wszystkie narzędzia, których potrzebują.

Kiedy ustalisz politykę firmy, Twój zespół może zająć się podejściem z perspektywy firmy, a nie tylko przypadkowym rozwiązaniem, dopóki klient nie będzie zadowolony. Dobrze napisany plan daje pewność, że Twój zespół poradzi sobie ze wszystkim szybko i skutecznie.

Plan działań naprawczych zapewnia spokój ducha, wiedząc, że Twoja firma jest chroniona na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.

Tworzenie doskonałego planu działań naprawczych

Aby rozpocząć pisanie działań naprawczych, które chcesz uwzględnić w swoim planie, powinieneś rozważyć następujące kwestie:

• Zidentyfikuj kluczowe problemy
• Zbadanie, dlaczego są to problemy dla Twojej firmy
• Wymyśl teoretyczne sytuacje, w których mogłoby się to wydarzyć
• Napisz lekarstwo
• Testowanie twoich teorii
• Analizuj swoje wyniki
• Zapisz je w swoim planie

Pamiętaj, że zawsze możesz wrócić i poprawić swój plan. Właściwe działania naprawcze oszczędzają wielu bólów głowy. Przyjrzymy się teraz, jak stworzyć plan.

Pierwszą rzeczą, od której należy zacząć, jest zrozumienie źródła problemu. Nawet jeśli masz aktualne zasady, których pracownicy powinni przestrzegać, czasami nie zostały one wystarczająco przemyślane i dlatego ten sam scenariusz się powtarza. Kiedy zrozumiesz przyczynę, często będziesz w stanie zapewnić właściwe rozwiązanie.

Jeśli nadal zastanawiasz się, jaki jest cel planu działania? Spójrz na poniższy przykład. Pracownik podnosi pudło, które jest dla niego za ciężkie, rani się i nie ma wytycznych dotyczących podnoszenia przedmiotów. Musisz potraktować to jako zagrożenie dla zdrowia i bezpieczeństwa. Zastanawiasz się, dlaczego, u licha, myśleli, że można bezpiecznie podnieść coś tak ciężkiego? Czy wiedzą, ile mogą podnieść na swoją wagę i siłę?

Ważne jest, aby zidentyfikować możliwe problemy, zanim wystąpią, za pomocą działań naprawczych.

Teraz, gdy już wiesz, na czym polega problem, możesz przystąpić do podejmowania działań w celu zapewnienia odpowiedniego rozwiązania. Na przykład wszystkie pudła powinny być wyraźnie oznaczone ich wagą, aby pracownicy mogli podjąć przemyślaną decyzję.

Sprawdź, jak powstał ten problem. Na przykład żadne z pudeł nie zostało oznakowane. Następnie dowiedz się, co spowodowało, że problem wyszedł na jaw, na przykład zbyt wielu pracowników skarży się na ból pleców. Ponadto poszukaj wszelkich powiązanych obaw.

Przeprowadź badania i zapytaj pracowników, dlaczego doszło do określonej sytuacji. Jeśli trudność jest związana z klientem, poproś go o więcej informacji. Kiedy już znasz korzeń i masz jasne rozwiązanie, nadszedł czas, aby zastanowić się, jak napisać i wdrożyć swój plan.

Nawet jeśli przeprowadziłeś wszystkie badania, zapytaj pracowników, jakie środki można było podjąć, aby uniknąć powtórzenia się problemu.

To również zachęca do zaangażowania i pokazuje poziom troski o twoich pracowników. Im więcej osób wprowadzi dane, tym więcej danych będziesz mieć podczas pisania planu.

Connecteam – Zbuduj razem swój plan działań naprawczych!

Współpracuj ze swoimi pracownikami, korzystając z czatu w aplikacji, ankiet, zarządzania zadaniami i nie tylko, aby stworzyć idealny plan działań naprawczych!

Ucz się więcej!

Jeśli dotarłeś tak daleko i myślisz o zrobieniu tego wszystkiego w myślach bez zapisywania tego, i wciąż zastanawiasz się, jaki jest cel planu działania? Mamy szczegóły, aby wyjaśnić to jeszcze bardziej.

Kiedy zaczniesz pisać własny plan działań naprawczych, zobaczysz, jaki sens mają działania naprawcze. Możesz ustawić terminy, cele lub więcej celów, które chcesz osiągnąć. Poza tym jest to spisane. Dlatego zawsze możesz się do niego odnieść później.

Działania korygujące powinny obejmować:

• Problem
• Zasady Twojej firmy
• Procedury mające na celu uniknięcie tego problemu
• Lista obowiązków, niezależnie od tego, czy jest to indywidualny pracownik, kierownik itp.

Teraz, gdy masz już napisany plan działań naprawczych, nie będziesz się już zastanawiać, jaki jest cel planu działania. Gdy odniesiesz korzyści, będziesz chciał jak najszybciej przeszkolić swoich pracowników.

Twoje szkolenie powinno obejmować wszystkie możliwe scenariusze wraz ze wszystkimi Twoimi rozwiązaniami. Powinno być jasne, aby pracownicy opuszczali spotkanie ze zrozumieniem, czego się oczekuje w przypadku wystąpienia sytuacji. Ponadto Twoi pracownicy powinni mieć pewność wykonania wszelkich zadań.

Technologia może być Twoim najlepszym przyjacielem w zarządzaniu planem działań naprawczych, ponieważ obejmuje wiele ruchomych elementów. Na przykład wymaga skutecznej komunikacji i działań następczych w celu sprawdzenia, czy działanie naprawcze działa tak, jak powinno.

To może być dużo do zarządzania, zwłaszcza w przypadku wszystkich innych codziennych zadań. Jeśli nadal korzystasz z e-maili i wiadomości tekstowych, Twoje wysiłki w zakresie komunikacji często mogą zostać pominięte. Najgorsze jest to, że nie możesz nawet śledzić, kto widział twoją wiadomość.

Nie tylko zmarnowałeś czas, próbując dzwonić i gonić wszystkich, ale nadal zdarzają się błędy, ponieważ twoi pracownicy nie czytają twoich wiadomości. Ponieważ nie ma możliwości śledzenia, nie masz pojęcia, czy pracownicy wykonują swoje zadania.

Aplikacje typu „wszystko w jednym”, takie jak Connecteam, umożliwiają wdrożenie planu działań naprawczych w całej firmie, dzięki czemu każdy ma bezpośredni dostęp do planu działań naprawczych. Możesz także śledzić, kto jeszcze nie przeczytał Twoich instrukcji szkoleniowych, i możesz wysyłać automatyczne powiadomienia push, aby przypomnieć im o tym.

Ponadto możesz mieć zakładki i obserwować postępy personelu. Dzięki dodaniu filmów i zdjęć możesz ożywić swój plan działań naprawczych. Pracownicy będą mogli oglądać rzeczywiste scenariusze bezpośrednio na swoich urządzeniach mobilnych w swoim czasie, zamiast po prostu siedzieć w nudnym pokoju.

Dodatkowo nie musisz już wciskać wszystkiego w jedną sesję treningową i martwić się, czy wszyscy zrozumieją materiał. Pracownicy mogą szkolić się i odwoływać się bezpośrednio do aplikacji, nawet jeśli wystąpią rzeczywiste sytuacje. Ponadto pracownicy mają w zasięgu ręki działania naprawcze. Nie muszą już zmagać się z przeglądaniem dużego segregatora w środku kryzysu. Dzięki aplikacji Connecteam możesz tworzyć pliki dla każdego działania naprawczego, które Twój pracownik może łatwo wyszukać, aby znaleźć to, czego potrzebuje.

Gdy pojawi się nowe lub udoskonalone działanie naprawcze, wyślij aktualizację w całej firmie, a wszyscy będą na bieżąco. Pracownicy mogą wchodzić w interakcje z polubieniami i komentarzami, tak jak większość aplikacji społecznościowych, które już znają. Jeśli zauważysz, że pracownik nie przeczytał jeszcze Twojej aktualizacji, możesz skorzystać z czatu w aplikacji, aby wysłać mu przypomnienie do sprawdzenia. Jeśli działanie naprawcze dotyczy tylko jednego zespołu, możesz skonfigurować czaty grupowe w aplikacji i wysłać im wiadomość.

Connecteam ma znacznie więcej możliwości niż tylko szkolenie, przesyłanie wiadomości i aktualizowanie. Możesz skonfigurować zarządzanie zadaniami, zegar czasu (w tym integrację listy płac z QuickBooks Online i Gusto) i wiele więcej. Dzięki łatwej konfiguracji nawet pracownik, który nie jest obeznany z technologią, będzie z niego zadowolony i poczuje się bardziej komfortowo, jeśli pojawi się problem.

Kontynuuj swój plan działań naprawczych

Wszystko jest dobrze napisane i ma to na swoim miejscu. Musisz jednak monitorować i oceniać, czy nowy proces działa. Jeśli wrócimy do pierwotnego przykładu, możesz zapytać garstkę pracowników, jak czują się ich plecy od czasu nowego planu.

Wspaniałą rzeczą jest to, że możesz dostosować swój plan działań naprawczych w dowolnym momencie. Twój pracownik może zasugerować dodanie, aby następny pracownik nie spotkał się z tym samym doświadczeniem.

Dodanie elementu technologii do Twojego planu może pomóc Ci śledzić w czasie rzeczywistym i wprowadzać poprawki, jeśli zajdzie taka potrzeba. Nie będziesz już pytać, jaki jest cel planu działania? Zamiast tego będziesz pytać, dlaczego tak długo zajęło ci napisanie jednego!

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj