RODO i zimne e-maile: praktyczny przewodnik dotyczący zachowania zgodności

Sujan Patel

• 24 kwietnia 2023 r

Wbrew temu, co mogłeś przeczytać, RODO nie zabiło zimnych e-maili. Nadal możesz je wysłać. Musisz tylko bardziej uważać na sposób, w jaki gromadzisz, zarządzasz i przechowujesz dane, których używasz do ich wysyłania.

Dobrą wiadomością jest to, że jeśli już stosujesz najlepsze praktyki dotyczące zimnej poczty e-mail – to znaczy nie „spryskujesz i nie modlisz się” ani nie spamujesz ludzi nieistotnymi wiadomościami – jesteś już w połowie drogi.

Nie potrzebujesz do tego administratora przetwarzania danych (szczerze mówiąc, większość firm i tak nie ma na to pieniędzy). Zamiast tego zapoznaj się z tym praktycznym przewodnikiem krok po kroku, jak zachować zgodność z RODO jako osoba indywidualna lub mały zespół sprzedaży.

Uwaga: ten przewodnik koncentruje się tylko na wysyłaniu zimnych e-maili. Istnieje wiele innych wymagań, które musisz spełnić, jeśli chodzi o wysyłanie e-maili marketingowych do osób, które wyrażają zgodę na otrzymywanie wiadomości od Ciebie lub używanie plików cookie w Twojej witrynie.

I oczywiście nie jesteśmy prawnikami. Jeśli masz jakieś szczególne obawy dotyczące statusu RODO lub jego wymagań, skonsultuj się z prawnikiem, który jest zaznajomiony z rozporządzeniem.

Szybkie odświeżenie RODO

Jeśli w jakiś sposób to przegapiłeś, UE przyjęła ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) w 2016 r., zastępując dyrektywę o ochronie danych z 1995 r. (która została wprowadzona w pierwszych dniach Internetu).

Państwa członkowskie UE miały dwa lata – do maja 2018 r. – na dostosowanie się do nowego rozporządzenia, które według Juliany De Groot z Digital Guardian „nakazuje podstawowy zestaw standardów dla firm przetwarzających dane obywateli UE w celu lepszego zabezpieczenia przetwarzania i przepływu danych osobowych obywateli”.

Zasadniczo, aby zachować zgodność z RODO, firmy muszą być bardziej świadome sposobu, w jaki przetwarzają i wykorzystują dane osobowe, co obejmuje między innymi:

• Nazwy
• Numery telefoniczne
• Adresy e-mail
• adresy IP
• Identyfikatory urządzeń mobilnych

Nawet zaszyfrowane dane mogą należeć do tej kategorii. Jory MacKay z Close.com pisze: „Zasadniczo, jeśli informacje, które posiadasz, mogą zostać wykorzystane do zidentyfikowania osoby w jakikolwiek sposób, jest to objęte RODO”. Brak odpowiedniej ochrony informacji zgodnie z rozporządzeniem może prowadzić do nałożenia grzywny.

5 najlepszych praktyk RODO dotyczących zimnych e-maili

Tak więc, jeśli podążasz za kimś, kto wysyła zimne e-maile, prawdopodobnie brzmi to dość onieśmielająco. Czy naprawdę nadal możesz wysyłać zimne wiadomości informacyjne i zachować zgodność z RODO? Tak, ale może to wyglądać inaczej niż to, co robiłeś w przeszłości.

1. Docieraj tylko do osób, które mogą skorzystać z Twojego produktu

Według Dana Vanrenena, dyrektora zarządzającego Taskeater: „Zgodnie z RODO gromadzone dane osobowe powinny być adekwatne i adekwatne do celu ich przetwarzania (zasada c: minimalizacja danych). Oznacza to, że musisz wziąć pod uwagę dwie kluczowe kwestie: adekwatność zbieranych danych (ile danych naprawdę potrzebujesz do tego, co zamierzasz osiągnąć) oraz trafność zbierania danych (czy dane, które zbierasz, są odpowiednie dla twoje cele).”

Rozkładając to na czynniki pierwsze, każda oferta wysyłana za pośrednictwem zimnej poczty powinna być wyraźnie powiązana ze specyfiką działalności potencjalnych klientów.

• Na przykład skontaktowanie się z firmą, która według Ciebie korzysta z produktu SaaS konkurencji, ponieważ zostawiła ona recenzję produktu w Product Hunt, aby zaprezentować Twoje rozwiązanie jako zamiennik związany z ich działalnością biznesową.
• Spamowanie każdego adresu, który można znaleźć w prezentacji sprzedaży CRM, ponieważ „każda firma potrzebuje CRM” nie jest.

Aby osiągnąć ten poziom szczegółowości, będziesz musiał podzielić swoje listy na segmenty i ściśle spersonalizować zimne e-maile w oparciu o potrzeby biznesowe potencjalnych klientów. Pomocne mogą być narzędzia do personalizacji wiadomości e-mail, takie jak Mailshake.

Na marginesie – Mac Hasley pisze w Convert, że „ogólne adresy e-mail info@company, sales@company, marketing@company nie są danymi osobowymi”. Ponieważ RODO dotyczy osób fizycznych, ogólne adresy e-mail, takie jak ten, mogą nie zostać naruszone.

Nie są idealne z marketingowego punktu widzenia, ale mogą być opcją, jeśli nie jesteś w stanie spełnić opisanych powyżej wskazówek dotyczących konkretnego celu.

2. Bądź w stanie dokładnie wyjaśnić, w jaki sposób zdobyłeś czyjś adres e-mail

Ponieważ głównym celem RODO jest zapewnienie, aby firmy odpowiednio obchodziły się z danymi osobowymi, ważne jest, aby gromadzić tylko te dane, które są faktycznie potrzebne do prowadzenia kampanii – i wyjaśniać, dlaczego wysyłasz e-maile i jak odbiorcy mogą usunąć swoje dane z Twojej listy.

Na przykład użyj takiej wiadomości:

„Kontaktuję się, ponieważ znalazłem Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail na LinkedIn i wygląda na to, że Twoja firma może skorzystać z naszego [produktu/usługi]. Jeśli nie chcesz otrzymywać ode mnie żadnych wiadomości, po prostu daj mi znać, a usunę Twoje informacje”.

Jak widzisz, nie musisz używać zimnego linku do rezygnacji z subskrypcji. W rzeczywistości potrzebujesz czegoś więcej, aby objąć wszystkie bazy RODO. Należy pamiętać o dwóch rzeczach:

1. Musisz jasno określić, w jaki sposób znalazłeś ich informacje (tutaj nie ma mowy o prawnikach)
2. Musisz natychmiast usunąć ich dane, jeśli cię o to poproszą

Nie oznaczaj ich po prostu jako niesubskrybowanych w swoim systemie zarządzania pocztą e-mail. Właściwie usuń je z dowolnego miejsca, w którym zapisałeś ich informacje.

3. Zapoznaj się z granicami zgody na dane

Wysłanie ważnego, uzasadnionego zimnego e-maila to jedno. Na to, co robisz później, ma taki sam wpływ RODO.

Większość marketerów lubi wrzucać zimne kontakty e-mailowe w sekwencję pielęgnowania po początkowym zaangażowaniu. Może teraz nie pasują, ale dzięki regularnym interakcjom będziesz o nich pamiętać, kiedy będą potrzebować Twojego produktu lub usługi.

Wyzwanie polega na tym, że zgodnie z RODO może być konieczne poproszenie o pozwolenie na podjęcie działań następczych w ten sposób. Steven MacDonald z SuperOffice pisze: „Kiedy zbierasz dane osobowe, takie jak adres e-mail, musisz nie tylko poinformować osobę fizyczną, że je przechowujesz, ale musisz także upewnić się, że Twoi potencjalni klienci aktywnie „wyrażą zgodę” lub wybiorą dołączenia do określonej listy e-mailowej, zanim zaczniesz wysyłać im wiadomości marketingowe”.

Aby uczynić sprawę trudniejszą, Hasley mówi, że „Prośba o zgodę na otrzymywanie materiałów marketingowych sama w sobie jest wysyłaniem materiałów marketingowych”.

Jakie opcje pozostają? Dalsze wiadomości e-mail mogą być w porządku, o ile spełniają te same kryteria, co początkowe wiadomości informacyjne, w tym sensie, że musisz:

• Mieć podstawę prawną (inaczej konkretny, ukierunkowany powód) do wysłania wiadomości
• Jasno określ, jakich danych osobowych używasz, dlaczego ich używasz i jak je przechowujesz
• Nie przechowuj danych osobowych dłużej niż to konieczne

W ramach tych ograniczeń wysyłanie spersonalizowanych wiadomości uzupełniających, które obejmują te trzy elementy, może być w porządku. Włączenie każdego napotkanego e-maila w ogólną sekwencję pielęgnowania może nie być możliwe (chyba że jesteś w stanie zachęcić odbiorców do wyraźnego i wyraźnego wyrażenia zgody na otrzymywanie wiadomości marketingowych).

4. Praktykuj dobre bezpieczeństwo danych

Wreszcie, bądź dobrym zarządcą danych. Zrób to niezależnie od tego, czy podlegasz RODO:

• Udzielanie dostępu do danych tylko osobom, które tego potrzebują
• Upewnij się, że wszelkie przechowywane dane są bezpieczne podczas ich przetwarzania
• Przechowuj dane tylko tak długo, jak ich potrzebujesz
• Nieudostępnianie danych nikomu innemu bez poinformowania o tym potencjalnego klienta

Niekoniecznie potrzebujesz dedykowanego administratora danych, jeśli możesz samodzielnie podjąć te kroki. Nawet jeśli nie jesteś, konsultant może być w stanie obserwować Twoje praktyki dotyczące danych i wydawać zalecenia, aby zapewnić zgodność z przepisami przy znacznie niższych kosztach niż zatrudnianie nowego pełnoetatowego pracownika ds. danych.

Czy RODO mnie dotyczy?

Powiedziawszy to wszystko, jest jeszcze jedna rzecz, którą musimy wyjaśnić. RODO to rozporządzenie UE. Czy to oznacza, że ​​jeśli mieszkasz w USA, nie musisz się martwić?

Tak i nie. RODO obejmuje dane osobowe wszystkich obywateli UE – bez względu na to, gdzie na świecie się znajdują. Jeśli masz 100% pewności, że Twoja firma współpracuje tylko z obywatelami USA, zgodność z RODO może być mniej ważna. Jeśli jednak nie możesz zagwarantować, że osoby, z którymi się kontaktujesz, nie są obywatelami UE mieszkającymi lub pracującymi za granicą, warto spróbować zapoznać się z RODO.

Poza tym praktycznie wszystko opisane tutaj – od ochrony danych osobowych po wysyłanie ukierunkowanych komunikatów informacyjnych – powinno być uważane za najlepsze praktyki dla wszystkich organizacji. Jeśli zgodność z RODO zmusza Cię do ponownego przemyślenia sposobu wysyłania zimnych e-maili na lepsze, jest to korzystne dla e-mail marketingu.