Kompletny przewodnik po HR dla małych firm w 2022 r.

Jako właściciel lub menedżer małej firmy jesteś przyzwyczajony do noszenia wielu kapeluszy. Nie tylko odpowiadasz za nadzór strategiczny i przywództwo swojej firmy, ale także mocno angażujesz się w codzienne zadania, zwłaszcza jeśli chodzi o HR.

Ale zakres funkcji HR, nawet dla małej firmy, jest ogromny. Może to szybko przytłoczyć Twój czas i możesz spędzić wiele godzin na papierkowej robocie HR i administracji. Ledwo masz wystarczająco dużo czasu, aby upewnić się, że nic nie wymyka się przez szczeliny, nie mówiąc już o skoncentrowaniu się na rozwoju i rozwoju firmy.

Nic dziwnego, że posiadanie wystarczającej ilości czasu na zrobienie wszystkiego jest jednym z pięciu największych zmartwień właścicieli małych firm.

Dlatego nieuchronnie pojawia się potrzeba delegowania HR — innej osobie lub zespołowi w organizacji. Ale skąd wiesz, kiedy jest na to odpowiedni czas? A jak stworzyć dedykowaną osobę lub zespół HR?

Czytaj dalej, aby się dowiedzieć!

Co to jest HR?

HR oznacza zasoby ludzkie. Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) definiuje zarządzanie zasobami ludzkimi jako „proces zarządzania pracownikami organizacji… aby skutecznie spełniać cele organizacji”.

Zespół HR jest ostatecznie odpowiedzialny za pełne doświadczenie pracownika, od zatrudnienia do zwolnienia, rezygnacji lub przejścia na emeryturę — ​​i wszystko pomiędzy.

To zawiera:

• Rekrutacja i utrzymanie
• Zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami
• Płace, w tym zgodność podatkowa
• Satysfakcja, zaangażowanie, bezpieczeństwo i dobre samopoczucie pracowników
• Onboarding i offboarding
• Recenzje wydajności
• Nagrody i wyróżnienia dla pracowników
• Rozwijanie i utrzymywanie zasobów pracowniczych, takich jak podręczniki szkoleniowe i podręczniki pracownicze
• Tworzenie kultury firmy
• Udział i komunikacja pracowników
• Trening i rozwój
• Śledzenie czasu i frekwencja
• Zgodność z prawem pracy

Małe firmy zajmują się kwestiami HR od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika. Mając tylko garstkę personelu, możliwe jest samodzielne zarządzanie zadaniami HR, oprócz obowiązków związanych z zarządzaniem i własnością. Ale wraz z rozwojem firmy łatwo zauważyć, że ta lista staje się zbyt obszerna, aby jedna osoba mogła samodzielnie zarządzać!

Kluczowe funkcje HR dla małych firm

Kluczowe obszary zasobów ludzkich dla małych firm to:

1. Rekrutacja i utrzymanie
2. Odszkodowania i świadczenia
3. Zaangażowanie pracowników
4. Trening i rozwój
5. Zgodność z prawem pracy.

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich i wyjaśnijmy, dlaczego są one ważne dla Twojej firmy.

Przyciąganie i zatrzymywanie najlepszych talentów to jedna z najważniejszych funkcji HR dla małych firm. Ale to nie jest tanie. Dobre praktyki rekrutacji i utrzymania wymagają czasu i pieniędzy na opracowanie i wdrożenie.

Rekrutacja polega na przygotowaniu opisów stanowisk, stworzeniu ram do podejmowania decyzji o zatrudnieniu, zarządzaniu procesem rekrutacji, w tym rozmowach kwalifikacyjnych, wypełnianiu dokumentów zgodności, takich jak umowy o pracę i dokumenty uprawniające do pracy, oraz zaprojektowanie i wdrożenie procesu onboardingu.

Różnorodność, równość i integracja (DEI) to ważny aspekt rekrutacji dla firm każdej wielkości. DEI musi być czymś więcej niż tylko symbolicznym gestem. Musi przenikać każdy poziom i funkcję Twojej organizacji, w tym HR. DEI jest ważnym czynnikiem przyciągania najlepszych talentów — prawie 80% pracowników chce pracować w organizacji, która ceni DEI.

Oprócz przyciągania nowych talentów dział HR odpowiada również za zasady i praktyki dotyczące retencji. Strategie mające na celu zwiększenie satysfakcji i zaangażowania pracowników, a także szkolenia i rozwój to dobre sposoby na poprawę retencji pracowników.

Dział HR jest zazwyczaj odpowiedzialny za określenie filozofii wynagrodzeń w organizacji, strategii wynagrodzeń i struktury wynagrodzeń, w tym wynagrodzenia podstawowego i wynagrodzenia dodatkowego.

Projektując strukturę wynagrodzeń, należy pamiętać o wszelkich ustawowych płacach minimalnych, a także o tym, co konkurencja oferuje pracownikom.

Ważną częścią Twojego pakietu wynagrodzeń są świadczenia pracownicze, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, płatne urlopy, elastyczne godziny pracy, prowizje i programy wellness dla pracowników. Korzyści mają znaczenie dla pracowników. Chociaż wynagrodzenie jest ważne, 79% pracowników zaakceptowałoby nowe lub dodatkowe świadczenia w stosunku do podwyżki.

Podobnie jak ustawowa płaca minimalna, ważne jest, aby określić wszelkie świadczenia, które musisz zapewnić zgodnie z prawem. Zależą one od Twojej lokalizacji i mogą obejmować świadczenia, takie jak odszkodowanie dla pracowników, płatny czas wolny i ubezpieczenie od niezdolności do pracy.

Innym aspektem wynagrodzenia są płace i podatki. Nawet w przypadku małych firm z ograniczoną liczbą pracowników procesy te mogą szybko stać się złożone i czasochłonne. Wielu właścicieli małych firm nie docenia, ile czasu może zająć lista płac, która może wynosić prawie pięć godzin w każdym okresie rozliczeniowym.

Zaangażowanie pracowników to związek, jaki pracownik ma z organizacją i jej celami. Odgrywa ważną rolę w sukcesie Twojej firmy. Może to bezpośrednio wpłynąć na rentowność — zaangażowani pracownicy są bardziej wydajni i rzadziej będą nieobecni w pracy. Z drugiej strony 74% aktywnie niezaangażowanych pracowników poszukuje nowej pracy lub zwraca uwagę na inne możliwości.

Dział HR zajmuje się projektowaniem strategii i procesów dotyczących wszelkich podstawowych problemów wpływających na zaangażowanie, takich jak podnoszenie morale pracowników. Poprawia to retencję i wyniki finansowe.

Oferowanie pracownikom możliwości stałego rozwoju zawodowego ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia poziomu motywacji i zaangażowania. Pracownicy są spragnieni szans na zdobycie nowych umiejętności. W ankiecie Deloitte prawie 80% milenialsów określiło formalne szkolenie w miejscu pracy, szkolenie w miejscu pracy oraz rozwój zawodowy jako ważne, aby pomóc im osiągać najlepsze wyniki.

Dobrze zaprojektowany program szkoleniowo-rozwojowy pomaga również przygotować pracowników do awansów wewnętrznych, oszczędzając koszty rekrutacji zewnętrznej.

Obowiązki HR w zakresie szkoleń i rozwoju obejmują przygotowanie podręcznika dla pracowników, który określa misję Twojej firmy, podstawowe wartości, oczekiwania pracowników, politykę firmy oraz procedury dyscyplinarne i rozwiązania stosunku pracy.

Nawet w przypadku małych firm istnieje szeroka gama praw i przepisów prawa pracy, które regulują interakcje między pracownikami. Jedną z głównych funkcji HR jest śledzenie wszelkich zmian w przepisach prawa pracy i upewnianie się, że Twoja organizacja jest z nimi w pełni zgodna.

Na przykład małe firmy z siedzibą w USA muszą rozważyć swoje zobowiązania wynikające z szeregu przepisów federalnych, w tym:

• Ustawa o bezpieczeństwie i higienie pracy z 1970 r
• Tytuł VII Ustawy o Prawach Obywatelskich z 1964 r.
• Ustawa o dyskryminacji ze względu na wiek w zatrudnieniu z 1967 r.
• Tytuły I i V Ustawy o Amerykanach z Niepełnosprawnością z 1990 roku
• Ustawa o urlopie rodzinnym i medycznym
• Ustawa o uczciwych standardach pracy
• Krajowa ustawa o stosunkach pracy

Koszt nieprzestrzegania przepisów może być wysoki, co skutkuje wysokimi grzywnami lub innymi karami. Inne koszty obejmują utratę reputacji i zakłócenia w działalności firmy podczas rozwiązywania problemu. Co jednak najważniejsze, pracownicy chcą wiedzieć, że angażujesz się w kwestie zgodności mające na celu ich ochronę.

Korzyści z delegowania HR

Skuteczny HR to podstawa sukcesu firmy, niezależnie od jej wielkości. HR nadaje ton komunikacji wewnętrznej i bezpośrednio wpływa na kulturę Twojej firmy, a także na wyniki finansowe. Twoi pracownicy są Twoim najcenniejszym zasobem — dbanie o ich dobro poprzez zasady i procedury HR musi być priorytetem.

Powołanie dedykowanej osoby HR lub utworzenie działu HR wymaga początkowej inwestycji czasu i pieniędzy. Ma to jednak wiele zalet, zarówno w perspektywie krótko-, jak i długoterminowej.

• Oszczędza czas . Jako właściciel lub menedżer małej firmy Twój czas jest niezwykle cenny. Przejmowanie obowiązków HR, oprócz prowadzenia firmy, może obciążać Cię dużym obciążeniem pracą, w tym czasochłonnymi zadaniami administracyjnymi i zarządzaniem dokumentami. Delegując HR, możesz uwolnić swój czas, aby skupić się na innych zarządzaniu na wysokim szczeblu i podejmowaniu strategicznych decyzji mających na celu rozwój Twojej firmy.
• Oszczędza pieniądze . Koszt podejmowania błędnych decyzji HR — lub niepodejmowania decyzji w ogóle — może być wysoki. Na przykład, jeśli chodzi o złe zatrudnienie, Gallup ostrożnie szacuje, że koszt zastąpienia pracownika może być 0,5-2 razy większy od jego rocznej pensji.

Dedykowana osoba lub zespół HR może skoncentrować swój czas i zasoby na podejmowaniu wysokiej jakości, skutecznych decyzji HR. Mogą również rozwijać lepszą wydajność poprzez standaryzację i centralizację procesów HR i podejmowania decyzji.

• Rozwija własną wiedzę z zakresu HR . Wyznaczając konkretną osobę lub zespół do zarządzania HR, możesz zacząć budować wiedzę instytucjonalną swojej organizacji. Dzięki temu osoby pełniące role HR mogą stać się specjalistami, posiadającymi konkretną wiedzę o Twojej organizacji i jej pracownikach. Takie połączenie zwiększa szanse na efektywniejsze podejmowanie decyzji HR.
• Zapewnia zgodność . Biorąc pod uwagę złożoność i ciągle zmieniający się charakter przepisów i regulacji dotyczących pracy, nierealistyczne jest oczekiwanie, że będziesz zachowywać zgodność przy jednoczesnym zarządzaniu firmą. Dedykowany zespół HR ma czas i wiedzę, aby śledzić rozwój, prowadzić niezbędną ewidencję i zarządzać audytami. Nieprzestrzeganie niezbędnych przepisów i regulacji może być kosztowne, dlatego delegowanie obowiązków HR jest opłacalną inwestycją.

Alternatywa – firmy outsourcingowe HR

Zamiast wyznaczania dedykowanej osoby HR lub tworzenia wewnętrznego zespołu HR, niektóre małe firmy korzystają z usług outsourcingu zasobów ludzkich, takich jak Profesjonalna Organizacja Zatrudnienia (PEO).

POG działa jako pracodawca zastępczy dla organizacji, zawierając umowy z pracownikami w imieniu organizacji. Taka struktura pozwala PEO na obsługę szeregu administracyjnych funkcji HR w imieniu małej firmy, w tym płac, podatków, świadczeń pracowniczych, wynagrodzeń pracowniczych, zgodności i innego wsparcia HR.

Jeśli rozważasz tę opcję, ważne jest, aby rozważyć koszty i korzyści. Dla właścicieli małych firm perspektywa outsourcingu administracji HR może być atrakcyjna — oszczędza dużo czasu i oddaje Twój HR w ręce doświadczonej osoby trzeciej.

Ale PEO zazwyczaj pobierają wysokie opłaty za usługi HR dla małych firm. Zaangażowanie się w usługę outsourcingu HR może również stłumić wiedzę instytucjonalną Twojej organizacji, co może być szczególnie przydatne w miarę rozwoju Twojej firmy. Pracownicy mogą również mieć zastrzeżenia do kontaktów z osobami trzecimi w sprawach zatrudnienia.

Kiedy jest odpowiedni czas na delegowanie HR?

Właściwy czas na powołanie dedykowanych specjalistów HR lub utworzenie wewnętrznego zespołu HR zależy od okoliczności Twojej firmy, w tym budżetu, przewidywanego wzrostu i wielkości.

Zgodnie z ogólną zasadą, wielu specjalistów HR mówi, że powinieneś rozważyć delegowanie funkcji HR, gdy Twoja organizacja rozrośnie się do ponad 10 pracowników. W tym momencie zarządzanie zasobami ludzkimi może stać się zbyt trudne dla właściciela lub menedżera małej firmy, zwłaszcza jeśli chodzi o zgodność, ponieważ wymagania dotyczące zgodności mogą być złożone, gęsto sformułowane i często ewoluować.

Inne wskaźniki obejmują, kiedy:

• Zaczynają pojawiać się błędy, na przykład brak zgodności z wymaganiami
• Organizacja stoi przed okresem znaczących zmian lub wzrostu
• Po prostu nie jesteś w stanie nadążyć za codziennymi procesami HR, a także z inną pracą
• Procesy HR zajmują większość Twojego czasu, przez co nie możesz skupić się na pracy na poziomie strategii

Kiedy dojdziesz do tego punktu, nadszedł czas, aby poważnie rozważyć powołanie dedykowanej osoby lub zespołu HR.

Jak założyć dział HR w 7 krokach

Proces delegowania HR jest specyficzny dla okoliczności Twojej firmy i zależy od takich czynników, jak wiek i wielkość firmy, jej przewidywany wzrost i branża. Jako punkt wyjścia, oto osiem kroków, które pomogą Ci zidentyfikować Twoje potrzeby HR i utworzyć wewnętrzny dział HR.

Zrozumienie aktualnego stanu HR w Twojej organizacji pomaga zidentyfikować potrzeby i zapewnia ramy do budowy zespołu HR. Przyjrzyj się kluczowym funkcjom HR przedstawionym na początku tego artykułu i zastanów się, czy Twoja organizacja obecnie je wykonuje. Jeśli tak, jak dobrze to robi? Jeśli nie, czy jest to obszar, którym musisz się zająć?

Zbieranie informacji zwrotnych od innych pracowników lub działów na temat ich potrzeb HR może również pomóc w tym kroku. Pod koniec tego procesu określisz potrzeby i priorytety HR swojej organizacji.

Po zidentyfikowaniu potrzeb HR swojej organizacji możesz utworzyć zespół, który je zaspokoi.

Może się okazać, że na początek potrzebujesz tylko jednej dedykowanej osoby z działu HR, na przykład głównego specjalisty ds. HR. Większe firmy lub te, które szybko się rozwijają, mogą potrzebować większego zespołu HR. Może to obejmować kombinację menedżera HR, menedżera ds. Rekrutacji, koordynatora HR i asystentów HR.

Nawet w przypadku małego zespołu HR ważne jest, aby jasno zdefiniować role i obowiązki, aby upewnić się, że zaspokajasz potrzeby organizacji.

Gdy już wiesz, jakie stanowiska musisz obsadzić, możesz poszukać utalentowanych osób, które je obsadzą. Podczas rekrutacji zewnętrznej na stanowisko HR zwracaj uwagę na podstawowe umiejętności, takie jak inteligencja emocjonalna, silna komunikacja, rozwiązywanie konfliktów, rozwiązywanie problemów i zarządzanie czasem.

Nie zapomnij o swoich dotychczasowych pracownikach — zawsze możesz awansować ich wewnętrznie, jeśli ktoś posiada niezbędne umiejętności.

Innym sposobem na zbudowanie zespołu HR jest identyfikacja obecnych pracowników z potencjałem i inwestowanie w ich szkolenie i rozwój, aby później przejść do roli HR.

Wykorzystanie oprogramowania do automatyzacji codziennych zadań i usprawnienia procesów HR jest niezbędne do stworzenia efektywnego zespołu HR.

Duża część HR to prowadzenie dokumentacji. W celu zapewnienia zgodności i kontroli należy przechowywać różne dokumenty kadrowe, takie jak informacje o płacach, rejestry szkoleń, dokumenty rekrutacyjne, formularze uprawniające do zatrudnienia, działania dyscyplinarne i rejestry dotyczące wypowiedzenia. Korzystanie z oprogramowania HR z aplikacją mobilną umożliwia pracownikom i zespołowi HR aktualizowanie i dostęp do tych danych z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.

Możesz także użyć aplikacji do zarządzania pracownikami, aby zautomatyzować szereg zadań związanych z HR, w tym śledzenie czasu pracy na liście płac, onboarding, ankiety pracownicze, szkolenia, a nawet nagrody i uznanie.

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) są niezbędne do mierzenia efektywności Twojego zespołu HR. HR KPI obejmują rotację pracowników, satysfakcję, koszty szkoleń, produktywność, absencję i wewnętrzne wskaźniki awansu.

Wyznaczenie tych celów pomoże Ci później przejrzeć wyniki swojej osoby lub zespołu HR i ich wkład w ogólną strategię biznesową. W międzyczasie kierują również podejmowaniem decyzji HR.

Podejmowanie decyzji HR zależy również od Twojego budżetu. Przydzielanie zasobów finansowych Twojemu zespołowi HR pomaga teraz ustalać priorytety wydatków i zapewniać sprawne działanie HR.

Aby to zrobić, przejrzyj poprzednie wydatki na HR swojej organizacji i zaplanuj przewidywane potrzeby HR. Pamiętaj, że Twój budżet HR musi obejmować podstawowe funkcje, takie jak wynagrodzenia, świadczenia, DEI oraz bezpieczeństwo i dobre samopoczucie pracowników, a także rekrutację, technologię HR oraz szkolenia i rozwój.

Budżet HR musi pochodzić z poziomu przywództwa, aby działał równolegle z szerszym budżetowaniem i celami biznesowymi organizacji.

Gdy Twój zespół HR będzie już na miejscu, mogą zabrać się do pracy, zajmując się HR Twojej organizacji. Obejmuje to opracowanie strategii HR, a także wspieranie polityk i procedur.

Podczas gdy delegowanie funkcji HR usuwa je z codziennej listy rzeczy do zrobienia, nadal będziesz musiał nadzorować zespół HR. Powinieneś kontynuować przegląd potrzeb HR swojej firmy w ramach szerszej strategii biznesowej, zwłaszcza gdy Twoja mała firma stale się rozwija. Z biegiem czasu może się okazać, że będziesz musiał dodać lub dostosować role lub przedefiniować priorytety HR, aby odzwierciedlić zmieniające się potrzeby Twojej firmy.

Dalsze zasoby kadrowe dla małych firm

Decydując o delegowaniu obowiązków HR, chcesz być jak najlepiej poinformowany.

Oto kilka dodatkowych zasobów dotyczących HR dla małych firm:

• Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) ma szereg pomocnych artykułów
• Małe firmy z siedzibą w Stanach Zjednoczonych mogą odwoływać się do witryny internetowej Departamentu Pracy — zwłaszcza w przypadku pytań dotyczących zgodności — lub bloga HR Izby Handlowej Stanów Zjednoczonych
• Akademia Innowacji HR (AIHR) oferuje kilka bezpłatnych zasobów HR online, w tym blogi, podcasty, przewodniki i studia przypadków
• Nasz blog Connecteam zawiera szereg artykułów na różne tematy związane z HR w małych firmach

Czas na delegowanie HR w Twojej małej firmie?

Jako właściciel małej firmy bez wątpienia poświęcasz dużo czasu na zarządzanie codziennymi funkcjami HR swojej firmy. Jednak takie podejście może szybko stać się niemożliwe do opanowania, zwłaszcza gdy Twoja firma i liczba pracowników rośnie.

Delegowanie działu HR dla Twojej małej firmy do dedykowanej osoby lub zespołu HR uwalnia Twój czas i zwykle oszczędza pieniądze Twojej firmy na dłuższą metę. Zapewnia, że ​​Twoja organizacja przestrzega wszelkich odpowiednich przepisów prawa pracy i przepisów. Jednocześnie buduje wewnętrzny zespół, który zna tajniki potrzeb HR Twojej organizacji.

Na wynos? Jeśli nadal zarządzasz potrzebami HR firmy, którą jesteś właścicielem lub prowadzisz, być może nadszedł czas, aby rozważyć przekazanie tych obowiązków. Jest to zmiana, z której możesz skorzystać Ty, Twoja firma i Twoi pracownicy.