Dogłębny przewodnik po kradzieży czasu: dlaczego i jak to się dzieje, koszt i jak temu zapobiec

Jeśli pracownicy mają możliwość fałszowania swoich kart czasu pracy lub zegarów, prawdopodobnie to zrobią. Na przykład poproszą zaufanego współpracownika, aby zarejestrował ich, gdy się spóźniają. Nazywa się to biciem kumpla. W Stanach Zjednoczonych bicie kumpla powoduje, że pracodawcy płacą rocznie 373 miliony dolarów niepotrzebnych kosztów pracy.

Prosząc współpracownika, aby cię zarejestrował, zasadniczo pomijasz zmianę, niezależnie od tego, czy jest to część całej zmiany. Jeśli pracownik jest wpisany, ale nie przyjeżdża przez kolejne 20 minut, oznacza to kradzież czasu.

Jeśli Twoja firma rejestruje czas na papierze, daje to pracownikom możliwość kłamania na temat liczby przepracowanych godzin. Lub jeśli pozwolisz pracownikom podłączyć swój czas za pomocą programu, takiego jak arkusz Excela, mogą łatwo dostosować swój czas.

Pracownicy często zaokrąglają swój czas. Na przykład, jeśli pracownik opuści biuro o 5:55, zamiast tego zaokrągli czas do 6:00. W końcu co to za kilka minut tu i tam? (Cóż, zgodnie z liczbami, pracodawcy w Stanach Zjednoczonych tracą rocznie 11 miliardów dolarów z powodu kradzieży czasu pracy pracowników .)

Kradzież czasu w pracy może być spowodowana przez pracowników robienie dłuższych przerw niż jest to dozwolone w zasadach dotyczących przerw. Na przykład pracownik może zrobić sobie 45-minutową przerwę na lunch, ale na swojej karcie godzinowej zaznacza tylko 30 minut. To samo dotyczy robienia nadmiernych przerw na dym.

Przeczytaj nasz przewodnik na temat przerw na posiłki i odpoczynek, jeśli nadal nie masz pewności, jaka powinna być polityka.

Kiedy pracownik wykonuje zadania osobiste lub przewija w mediach społecznościowych, będąc w firmie, jest to kradzież czasu. Te sprawy powinny być załatwione w czasie przerwy na lunch, ale zamiast tego są załatwiane na zegarze. Na przykład rozmawiają przez telefon, płacą rachunki, organizują randki lub opiekę nad dziećmi, rozmawiają z przyjacielem i tak dalej. A może publikują w mediach społecznościowych, takich jak Facebook czy Twitter. Albo pracownik może grać w gry na swoim telefonie lub pisać SMS-y do członków rodziny. Więc nawet jeśli są w pracy, pracownik zdecydowanie nie pracuje.

Pracownicy mogą być bardzo podstępni, kradnąc czas, gdy podróżują w pracy. Pracownik może popijać kawę w kawiarni lub kupować książkę w lokalnej księgarni – wszystko to na zegarze to kradzież czasu.

Pracownik może stawić się wcześniej, ale zamiast od razu zabierać się do pracy, robi kawę lub rozmawia ze współpracownikiem o sprawach niezwiązanych z pracą. Albo pracownik może zakończyć pracę 15 minut wcześniej, ale zamiast wychodzić, spędza czas do oficjalnego końca zmiany.

Tworząc politykę dotyczącą kradzieży czasu, należy rozważyć, czy pracownik kradnie czas w pracy, może to być spowodowane tym, że po prostu nie rozumie, czego oczekuje się od jego stanowiska pracy. Na przykład, jeśli kelner w restauracji wysyła SMS-y do znajomych, ponieważ w pobliżu nie ma żadnego klienta, ale chcesz, aby sprzątali stoły lub zamiatali podłogę – musisz to wyjaśnić.

Pracownicy powinni dokładnie rozumieć, jakie są ich obowiązki w pracy, aby nie tracić czasu w firmie. Nie proś ich po prostu o zrobienie czegoś, na przykład „Czy możesz zamiatać podłogę?” Ponieważ mogą uznać to za jednorazowy obowiązek. Zamiast tego powiedz im, że jeśli nie pomagają klientom, muszą wykonać następujące zadania (A, B, C, D itd.)

Powinno to być zrobione od pierwszego dnia i może być łatwo dostępne w podręczniku pracownika w sekcji dotyczącej zasad dotyczących kradzieży czasu. Jasno ustal, jak będzie wyglądał pierwszy dzień, tydzień, miesiąc itd. dla pracownika, szczególnie w odniesieniu do jego roli i zakresu obowiązków.

Korzystanie z mobilnego rozwiązania do śledzenia czasu pracy znacznie ułatwia zarządzanie godzinami pracy pracowników .

Connecteam to doskonały przykład systemu rejestracji czasu pracy i obecności, który umożliwia pracownikom wchodzenie i wychodzenie ze zmian za pomocą smartfonów. Dzięki temu śledzenie czasu jest dostępne w dowolnym momencie, z dowolnego miejsca pracy. Ponadto, gdy pracownik wejdzie lub wyrejestruje się, jego znacznik czasu GPS jest również mapowany, dzięki czemu zawsze wiesz, kiedy i gdzie był w momencie wejścia lub wyjścia.

Każdy pracownik ma swój unikalny login, co sprawia, że ​​Connecteam jest doskonałym rozwiązaniem do ograniczania uderzania kolegów. Przeczytaj więcej tutaj, aby dowiedzieć się, dlaczego tak wiele małych firm wybiera Connecteam ze względu na swoje potrzeby w zakresie śledzenia czasu.

• Funkcje Geofence zapewniają, że pracownicy w ogóle nie są w stanie zarejestrować się, gdy nie znajdują się w obszarze roboczym
• Ograniczenia zegara czasu sprawiają, że pracownicy nie mogą rejestrować się wcześniej niż powinni, nawet jeśli zdecydowali się stawić wcześniej i SĄ na miejscu pracy, czekając tylko na rozpoczęcie zmiany
• Automatyczne wyrejestrowanie pomaga zapewnić, że pracownicy nie „zapomną” o wyrejestrowaniu lub po prostu pozostaną w miejscu pracy trochę dłużej bez powodu, aby codziennie zdobywać kilka minut więcej
• Powiadomienia w czasie rzeczywistym informują o pracownikach, którzy nadal są zarejestrowani, o pracownikach, którzy zostali automatycznie wyrejestrowani, a co więcej, jako menedżer dokładnie wiesz, co dzieje się w terenie
• Ustaw zablokowane dni w aplikacji – oznacza to, że administrator z odpowiednimi uprawnieniami przeglądał godziny na ten dzień i zatwierdzał godziny do listy płac
• Otrzymuj alerty, gdy pracownik rejestruje się z nowym urządzeniem . Jeśli pracownik zarejestruje się z innym modelem lub wersją telefonu (lub nawet inną wersją aplikacji Connecteam), kierownik zostanie ostrzeżony, ponieważ oznacza to, że albo pracownik kupił nowy telefon, albo poprosił kogoś o zalogowanie się do swojego użytkownika w aplikacji .

Dodatkowo, za pośrednictwem aplikacji mobilnej, pracownicy mogą poprosić o urlop, przeglądać bieżące lub przeszłe grafików, a nawet eksportować je do integracji Quickbooks Online lub Gusto Connecteam w celu uzyskania 100% dokładnej listy płac, mogą komunikować się z Tobą za pośrednictwem czatu w aplikacji, mogą dodawać szczegółowe informacje notatki do zmiany i wiele więcej.

Connecteam daje tobie, menedżerowi, wszystkie narzędzia, których potrzebujesz, aby upewnić się, że twoi pracownicy pracują tylko w czasie, w którym powinni, i zapewnia ci wszystkie informacje, których potrzebujesz przez cały czas, aby ustalić i kontynuować twoją kradzież czasu polityka jest łatwiejsza do zarządzania.

W swoim kodeksie postępowania dotyczącym polityki dotyczącej kradzieży czasu jasno określ zasady dotyczące wchodzenia i wychodzenia z zegarka. Jako menedżer jest dla ciebie oczywiste, że rejestrowanie się dla współpracownika jest nie-nie lub że granie w gry na osobistym telefonie podczas rejestracji jest uważane za kradzież czasu, jednak może to być oczywiste dla wszystkich innych.

Pracownicy nie zawsze zatrzymują się i zastanawiają, jakie są konsekwencje ich zachowania i jak zaszkodzi to wynikom firmy. Ponadto poważnie ucierpiała uczciwość pracownika i jego współpracowników.

Więc zapisz to w swoim kodeksie postępowania i podręczniku pracownika, aby jasno określić, jaka jest polityka dotycząca kradzieży czasu. Znaki ręczne i plakaty w całym miejscu pracy. Dołącz wiadomość do aplikacji zegara czasu. Zorganizuj comiesięczne spotkanie, aby przypomnieć wszystkim o zasadach.

Niezależnie od używanej metody zawsze bądź proaktywny i upewnij się, że wszyscy są na bieżąco z zasadami dotyczącymi kradzieży czasu.

Ponadto upewnij się, że przestrzegasz zasad dotyczących śledzenia godzin pracy Twojego pracownika.

Nie ma wątpliwości, że menedżerowie mają wiele zadań do żonglowania i czasami rzeczy upadają. Jeśli jednak pozwolisz, by kradzież czasu pozostała niezaznaczona, wysyłasz swoim pracownikom niewłaściwą wiadomość. Dlatego ważne jest, abyś kontynuował postępowanie dyscyplinarne, gdy ktoś kradnie czas.

Na przykład, jeśli kradzież czasu zostanie popełniona i złapana, możesz postępować zgodnie z następującymi wytycznymi, aby poradzić sobie z tą sprawą: ostrzeżenie ustne, ostrzeżenie pisemne, zawieszenie i rozwiązanie umowy. Zapisz to w swojej polityce dotyczącej kradzieży czasu, aby pracownicy wiedzieli, co się stanie i kiedy.

Jednak upewnij się, że wszystkie wykroczenia są sprawdzane przed upomnieniem pracownika. Na przykład przyłapujesz pracownika na robieniu selfie, gdy w pobliżu nie ma klientów, zamiast dawać formalne ostrzeżenie ustne lub je pisać, porozmawiaj z nim, aby przypomnieć mu o zasadach. Upewnij się, że rozumieją, jakie obowiązki powinny wypełniać, jeśli w pobliżu nie ma klientów. Jest ogromna różnica między spóźnieniem się o dwie minuty a dwugodzinną przerwą na lunch. Jasno określaj zasady dotyczące kradzieży czasu we wszystkich okolicznościach.