Przewodnik krok po kroku dotyczący organizacji własnego wydarzenia hybrydowego

Prowadzenie wydarzenia hybrydowego może wydawać się zniechęcające, ale przy starannym zaplanowaniu i przeprowadzeniu może być fantastycznym przeżyciem zarówno dla Ciebie, jak i Twoich uczestników.

Ten krok po kroku obejmie wszystko, od jasnej wizji po poszukiwanie dochodowego sponsoringu, aby pomóc Twojej firmie w pełni wykorzystać to, co mają do zaoferowania imprezy hybrydowe.

Tak więc, niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz, czy jesteś już w centrum wydarzeń, czytaj dalej, aby uzyskać kompletny przewodnik po tym, jak przeprowadzić następne wydarzenie hybrydowe.

Jak zaplanować swoje wydarzenie hybrydowe?

1. Zdefiniuj swoją wizję

Niezbędna jest jasna wizja wydarzenia hybrydowego. Jakie są Twoje cele? Co chcesz osiągnąć? Jakiego rodzaju doświadczenia chcesz, aby posiadali Twoi uczestnicy? Pamiętaj o tych rzeczach podczas planowania wydarzenia, abyś mógł pozostać na dobrej drodze.

Oto kilka kluczowych pytań, które należy sobie zadać;

• Dla kogo jest Twoje wydarzenie?
• Czym chcesz się z nimi podzielić?
• Jakim zaangażowaniem są zainteresowani?
• Gdzie i kiedy poprowadzisz wydarzenie?

Bez jasnej wizji nie będziesz wiedział, do czego dążysz. Pomyśl o tym, jak ważne może być wydarzenie hybrydowe dla Twojej firmy, aby dać ci jasny obraz tego, jak chcesz je wykorzystać.

To jak podróż na ulubioną plażę, ale zamiast tego wskakujesz do samochodu i każesz urządzeniu SatNav zabrać Cię na wybrzeże. Jest zbyt niejasny i niezdefiniowany, a choć na pewno gdzieś skończysz, prawdopodobnie nie jest to miejsce, w którym chcesz być.

Wyraź się jak najdokładniej i jak najdokładniej, a wszystko inne ułoży się na swoim miejscu.

Pamiętaj, że jest to wydarzenie hybrydowe, więc musisz je angażować. To klucz do udanej imprezy.

Na tym etapie musisz więc pomyśleć o tym, jak połączyć świat fizyczny i wirtualny, aby zapewnić zaangażowanie i wartość obu widzom. Na przykład, być może wirtualni widzowie mogą głosować w czasie rzeczywistym, aby wpłynąć na pewne rzeczy, które dzieją się w fizycznym miejscu.

Jeśli masz panel prelegentów, którzy przeprowadzają pytania i odpowiedzi, czy wirtualna publiczność również będzie miała możliwość zadawania pytań lub komentowania tego, co zostało powiedziane? Czy możesz zaoferować doświadczenia w wirtualnej rzeczywistości?

Bądź kreatywny. Im bardziej angażujesz się, tym wydarzenie będzie bardziej atrakcyjne.

2. Tworzenie planu

Teraz masz jasny obraz swojego ostatecznego celu; czas nakreślić trasę. W tym miejscu zaczniesz wchodzić w sedno planowania wydarzeń.

Niektóre kluczowe kwestie, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia planu, obejmują;

• Twój budżet
• Twoja linia czasowa
• Twoja strategia marketingowa
• Twoi mówcy/panerzy/rozrywka
• Twoje miejsce
• Jak zaangażujesz swoich zdalnych uczestników?
• Jakiej technologii będziesz potrzebować

Są szanse, że będziesz chciał zainwestować w jakąś strategię organizacyjną. Możesz użyć dokumentu tekstowego lub mieć folder z linkami. Może nawet konkretny notatnik sprawdzi się w Twoim przypadku, ale nie wydaje się to zbyt funkcjonalne.

Zamiast tego polecam korzystanie z technologii i korzystanie z jakiejś platformy do zarządzania planowaniem wydarzeń. Osobiście lubię używać EventEngage, ponieważ jest to kompleksowe narzędzie do organizacji wydarzeń, które obsługuje wszystko i utrzymuje wszystko w jednym miejscu, ale tak naprawdę zależy to od Ciebie.

Jeśli chodzi o faktyczne zorganizowanie wirtualnego aspektu Twojego wydarzenia hybrydowego, musisz pomyśleć o tym, w jaki sposób je zorganizujesz. Najprostszym sposobem byłoby transmitowanie wydarzenia do kanałów mediów społecznościowych lub platformy do transmisji na żywo, takiej jak Twitch lub YouTube.

W takim przypadku możesz obejrzeć czat na żywo lub przeczytać komentarze, aby uczynić rzeczy bardziej interaktywnymi. Jednak będziesz mieć znacznie bardziej wciągające wrażenia, jeśli zintegrujesz dedykowaną hybrydową platformę do hostingu wydarzeń, która może zaoferować wszystkie funkcje, których potrzebujesz, aby wydarzenie było jak najlepsze.

Na tym etapie gry czas też zacząć myśleć o sponsoringu. Sponsoring może być świetnym sposobem na zrekompensowanie niektórych kosztów związanych z prowadzeniem wydarzenia. Może również pomóc w przyciągnięciu większych i lepszych mówców / panelistów / rozrywki.

Szukanie sponsorów może wydawać się zniechęcające, ale istnieje prosty, krok po kroku proces, którego używają profesjonaliści, aby to uprościć.

1. Stwórz listę potencjalnych sponsorów pasujących do celów Twojego wydarzenia.
2. Dotrzyj do nich i wyślij im swoją talię sponsorską. Jest to dokument, który przedstawia korzyści płynące ze sponsorowania Twojego wydarzenia.
3. Skontaktuj się z nimi po zapoznaniu się z Twoją propozycją.

3. Zbierz swój zespół eventowy razem

Mówiąc najprościej, nie można samemu zorganizować i poprowadzić udanego wydarzenia hybrydowego. Jest po prostu zbyt wiele do zrobienia i zarządzania, więc będziesz potrzebował zespołu za sobą.

Dlatego budowanie zespołu eventowego jest jednym z najważniejszych kroków w planowaniu wydarzeń.

Musisz upewnić się, że masz odpowiednich ludzi, którzy pomogą ci zrealizować twoją wizję, a wszyscy będziecie musieli być na tej samej stronie i mieć ten sam sposób myślenia. Nie chcesz mieć w zespole osoby, która sprawia problemy, która będzie stwarzać problemy w najistotniejszych momentach.

Dlatego nie spiesz się, budując swój zespół i upewnij się, że wszystko podziela te same wartości i ideały, jakie będzie wydarzenie.

Oczywiście, jakie role pełnisz w swoim zespole, zależy od Ciebie i będzie zależeć od budżetu, skali i wizji wydarzenia.

Aby uprościć sprawę, zacznij od kilku podstawowych ról, w tym;

• Menedżer wydarzeń
• Dyrektor kreatywny
• Menadżer marketingu
• Koordynator mówców
• Menedżer ds. Sponsorowania
• Koordynator Wolontariatu

Już na etapie planowania zacznij delegować zadania i układać bardziej szczegółowy plan. Pomoże to zapewnić płynne działanie w ciągu dnia.

Delegacja naprawdę jest tutaj kluczowa, ponieważ jako event manager nie będziesz w stanie zrobić wszystkiego sam. I to jest w porządku! Częścią bycia dobrym liderem jest wiedza, kiedy delegować zadania.

4. Rozważ swoją strategię promocji

Teraz, gdy Twoje wydarzenie zaczyna się zbliżać i powinieneś zacząć widzieć, jak wszystko jest zorganizowane i zarezerwowane, musisz zacząć myśleć o jego promocji. Innymi słowy, rozpowszechnianie informacji, że Twoje wydarzenie się odbędzie i stworzenie wystarczającej ilości szumu lub szumu, zainteresuje ludzi Twoją ofertą.

Twoja strategia promocji ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojego wydarzenia. W końcu po co organizować fantastyczne wydarzenie, jeśli nikt o tym nie wie?

Wszystkie rodzaje promocji mogą być tutaj ważne, ale trik do udanej promocji wydarzenia polega na zrozumieniu, kim są Twoi docelowi odbiorcy i jak najlepiej do nich dotrzeć. W końcu powinieneś wydawać tysiące na ukierunkowane reklamy na Instagramie, ale po co, jeśli twoja docelowa grupa odbiorców nie jest na Instagramie?

Istnieje kilka sposobów na promowanie swojego wydarzenia hybrydowego, w tym:

• Media społecznościowe
• Promuj influencerów
• Pozwól swoim sponsorom reklamować się
• Opublikuj lokalne banery
• Utwórz stronę internetową lub stronę docelową
• Opublikuj informację prasową
• Marketing e-mailowy
• Wyświetlaj reklamy kierowane
• Pisz posty na blogu
• Pisz na forach

Bądź kreatywny i myśl nieszablonowo. Ponownie, mówię to, ponieważ jest to tak ważne, rozważ kluczowe elementy swojego wydarzenia, aby wybrać odpowiednie kanały promocji:

• Twoja grupa docelowa
• Z jakich kanałów korzystają
• Z jakim rodzajem treści się angażują?
• Kiedy jest najlepszy czas, aby do nich dotrzeć?
• Jakie jest Twoje wezwanie do działania?

Jak zorganizować swoje wydarzenie hybrydowe?

Teraz w centrum Twojego wydarzenia; hosting go .

W tym miejscu łączy się cała twoja ciężka praca i możesz zobaczyć owoce swojej pracy. Oczywiście, organizowanie udanego wydarzenia hybrydowego wymaga wiele wysiłku i wciąż jest wiele do zrobienia.

Zacznij od swojego lokalu

Miejsce fizyczne to miejsce, w którym odbędzie się rdzeń Twojego wydarzenia, gdzie wszyscy prelegenci i zajęcia oraz angażujące, zabawne rzeczy, które planujesz zrobić. Oznacza to, że musisz skonfigurować swoje wydarzenie w taki sam sposób, jak tradycyjne wydarzenie, a następnie w razie potrzeby dodać elementy wirtualne.

Twoja konfiguracja technologiczna ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojego wydarzenia hybrydowego. W końcu, jeśli Twoi uczestnicy nie widzą ani nie słyszą, co się dzieje, nie będą długo czekać.

Aby uniknąć problemów technicznych, przetestuj swoją konfigurację na długo przed wydarzeniem. Pomoże to zapewnić płynne działanie w ciągu dnia.

Skoncentruj się na treści

Ostatecznie sukces Twojej imprezy hybrydowej opiera się na jednym bardzo ważnym elemencie i nie, to tylko zaangażowaniu.

To wartość.

Twoje wydarzenie musi wnieść wartość do życia publiczności. Niezależnie od tego, czy jest to wartość rozrywki, czy edukacji, to zależy od Ciebie, ale musisz skupić się na treściach i sposobie ich dostarczania.

Na przykład możesz dostarczać treści takie jak;

• Keynotes
• Wywiady
• Dyskusje panelowe
• Warsztaty
• Sesje breakout

Niezależnie od branży, w której działasz, musisz zapewnić wartość w tych obszarach i zapewnić dostarczanie treści w najlepszy możliwy sposób. Twoje miejsce, technologia i konfiguracja muszą to zapewnić.

Wyobraźcie sobie mecz piłki nożnej, ale mikrofony komentatorów są ustawione zbyt nisko, więc nikt nie słyszy, co się mówi, a kamery są tak odsunięte, że nikt nie widzi, co się dzieje.

To wydarzenie, szczerze mówiąc, będzie do dupy i musisz tego unikać za wszelką cenę. Jakość jest absolutnie wszystkim na imprezie hybrydowej, a dla wielu widzów będzie to pierwsze wrażenie na temat tego, co masz do zaoferowania, więc spraw, aby to się liczyło.

Nie zmarnuj swojej szansy!

Wielki dzień

Prędzej czy później nadejdzie wielki dzień, ale biorąc wszystko pod uwagę w tym przewodniku, powinieneś być dobrze zorganizowany i mieć wszystko w torbie. Jasne, pojawią się problemy przed iw dniu, ale im bardziej jesteś nad wszystkim tym, czym jesteś, tym szybciej możesz zareagować i tym bardziej możesz skupić się na tym, co naprawdę ważne;

Zapewnij swoim odbiorcom cenne i wciągające wrażenia, które pokochają i których nigdy nie zapomną!

Nie ma wątpliwości, że wydarzenia hybrydowe to przyszłość (wewnętrzny link do innego artykułu, który napisałem tutaj) i nigdy nie było lepszego czasu, aby pracowały dla Ciebie.

Wniosek

Organizacja wydarzenia hybrydowego to świetny sposób na dotarcie do szerszej publiczności i nawiązanie z nią kontaktu na nowe i ekscytujące sposoby. Bez wątpienia zajmie to trochę pracy, ale na pewno warto, gdy zobaczysz, jak zaangażowani są Twoi odbiorcy w to, co Twoja firma ma do zaoferowania.