Zatrudnij wykonawców lub pracowników dla swojej małej firmy?

Pracownicy kontra kontrahenci – wybór jest inny dla każdej małej firmy. Jednak większość małych firm polega na połączeniu tych dwóch. Zastanów się: w 2015 r. Biuro Odpowiedzialności Rządu USA stwierdziło, że 17,2% pracowników było wykonawcami. Niewielka liczba tych pracowników (1,3%) to pracownicy agencyjni, 3% to pracownicy kontraktowi, a prawie 13% to niezależni kontrahenci, którzy dostarczali produkty i usługi swoim klientom. Co więcej, wraz ze wzrostem telepracy i rosnącymi kosztami opieki zdrowotnej, oczekuje się, że w nadchodzących latach więcej pracowników dołączy do swoich kolegów jako kontrahenci.

Nie dyskontujmy jednak zbyt szybko wartości pracowników! Pracownicy mają również szereg zalet, co oznacza, że ​​właściciele firm często stają przed trudnym wyborem przy podejmowaniu decyzji między tymi dwiema grupami pracowników. Pomożemy Ci ułatwić ten wybór, pokazując różnicę między wykonawcami a pracownikami, sposób opodatkowania każdej grupy i nie tylko.

Kluczowe różnice między wykonawcami a pracownikami

Zanim zdecydujesz, czy zatrudnić wykonawcę, czy pracownika, ważne jest zrozumienie różnic między tymi dwoma typami pracowników. Jednym słowem niezależny wykonawca to osoba prowadząca własną działalność gospodarczą, która prowadzi własną działalność gospodarczą, podczas gdy pracownicy są zatrudniani przez Twoją firmę. Oto zestawienie różnic:

Charakterystyka niezależnych wykonawców:

• Kontrahent prowadzi własną działalność gospodarczą, która obejmuje reklamę, fakturowanie, podatki, ubezpieczenie zdrowotne i wiele innych. Wszystkie te rzeczy należy uwzględnić w kosztach ogólnych tego wykonawcy, gdy przedstawią ci swoje stawki.
• Wykonawcy często działają pod nazwą firmy. Jednak nie zawsze tak jest – samotni freelancerzy, tacy jak pisarze i artyści, czasami działają pod własnym nazwiskiem jako osoby samozatrudnione.
• Więksi kontrahenci to właściciele firm, tak jak Ty, co oznacza, że ​​będą mieli własny zestaw pracowników.
• Większość wykonawców będzie miała własne narzędzia. Na przykład elektryk nie poprosi cię o dostarczenie mu przecinaków do drutu, a pisarz zostanie wyposażony w oprogramowanie niezbędne do wykonania pracy.
• Kontrahenci zazwyczaj pracują dla więcej niż jednej osoby, aby mieć pewność, że ich biznes pozostaje stabilny i rentowny. Oznacza to, że często ustalają własne godziny, nie tylko ze względu na elastyczność, ale także po to, aby zaplanować czas na każde z potrzeb swoich klientów.

Charakterystyka Pracowników:

• Pracownicy wykonują tylko jedną pracę, zamiast zajmować się reklamą lub fakturowaniem firmy (chyba że jest to ich praca) i zazwyczaj opłacają tylko niewielką część swojego ubezpieczenia zdrowotnego, a większość pokrywa pracodawca.
• Wykonawcy mają tendencję do wykonywania pracy własnymi metodami, ale pracownicy są związani rzeczami, które dyktujesz. Pracują zgodnie ze swoimi opisami stanowisk i pozostają w granicach wyznaczonych przez procedury operacyjne Twojej firmy.
• Mówiąc o procedurach operacyjnych, pracownicy zwykle muszą zostać przeszkoleni w zakresie metod Twojej firmy, podczas gdy kontrahenci, jak wspomnieliśmy powyżej, mają własne umiejętności i działają według własnych metod.
• W przeciwieństwie do niezależnego kontrahenta, pracownik pracuje wyłącznie dla Ciebie w ustalonych przez Ciebie godzinach pracy.

Oczywiście powyższe cechy nie zawsze są ustalone w kamieniu. Na przykład możesz zapewnić swoim pracownikom elastyczne godziny pracy lub możesz wymagać od wykonawców przestrzegania procedur operacyjnych Twojej małej firmy. Ponieważ linie te mogą czasami być zamazane, IRS ma kilka zasad prawa zwyczajowego, które pomagają określić, czy ktoś jest wykonawcą, czy pracownikiem:

• Co najważniejsze, czy Twój pracownik jest związany pisemną umową, czy też otrzymuje świadczenia, takie jak ubezpieczenie lub urlop? Jeśli dana osoba jest związana umową, to zdecydowanie jest wykonawcą. Jednak kontrahenci zazwyczaj płacą za własne świadczenia, więc ktoś, kto otrzymuje świadczenia z Twojej firmy (i nie jest związany umową), jest pracownikiem.
• Jeśli chodzi o koszty prowadzenia działalności, firmy zazwyczaj radzą sobie z tymi kosztami, udostępniając narzędzia lub zwrot kosztów pracownikowi. Z drugiej strony kontrahenci są odpowiedzialni za te koszty, więc wbudują je w opłatę, którą naliczają.
• Ostateczna zasada jest prosta: jeśli Twoja firma kontroluje czas pracownika i sposób, w jaki podchodzi do swojej pracy, można to uznać za relację pracodawca-pracownik.

Ponieważ rozróżnienie między pracownikami a kontrahentami jest często tak niejasne, IRS stworzył formularz SS-8, który ma pomóc w określeniu statusu pracowników. Nawet jeśli nie zatrudniłeś jeszcze nikogo do swojej małej firmy, możesz rzucić okiem na ten formularz, aby lepiej zrozumieć różnice między pracownikami a niezależnymi kontrahentami.

Wymagania podatkowe dla wykonawców i pracowników

Pracując z kontrahentami, Twoje obowiązki podatkowe jako właściciela firmy są stosunkowo proste: zatrudniając kontrahenta, będzie on zobowiązany do wypełnienia formularza W-9, który jest w zasadzie formularzem, który podaje poprawną nazwę kontrahenta i numer NIP . Następnie musisz śledzić pieniądze, które płacisz wykonawcy, aby w styczniu przesłać formularz 1099 zarówno do wykonawcy, jak i do IRS. Pamiętaj, że wystarczy przesłać formularz 1099, jeśli zapłaciłeś temu wykonawcy więcej niż 600 USD w ciągu roku.

Jeśli zatrudniasz pracowników, Twoje obowiązki podatkowe będą znacznie bardziej skomplikowane. Zaczyna się od poproszenia nowego pracownika o wypełnienie formularza W-4. W tym formularzu dowiesz się, ile podatku należy potrącić z ich wynagrodzenia, a także będziesz musiał potrącić federalny podatek dochodowy, podatki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, podatek od bezrobocia oraz wszelkie dodatkowe podatki wymagane w Twoim stanie.

Gdy nadejdzie koniec roku, będziesz musiał dostarczyć formularz W-2 każdemu pracownikowi i IRS. Ten formularz zawiera listę płac, napiwków i innych form rekompensaty, a także listę wszystkich podatków potrąconych z zarobków pracownika.

Konsekwencje błędnej klasyfikacji pracowników i wykonawców

Pomysł bycia w gorącej wodzie z IRS jest przerażającą perspektywą dla każdego, zwłaszcza dla właścicieli małych firm. Jeśli jednak przypadkowo błędnie zaklasyfikujesz swoich pracowników, prawdopodobnie konsekwencją będzie śmierć Twojej małej firmy. Oto czego można się spodziewać w różnych sytuacjach związanych z błędną klasyfikacją pracowników:

• Jeśli pracownik jest bezzasadnie sklasyfikowany jako niezależny wykonawca (to znaczy, że nie masz ważnego powodu, aby ta osoba była wykonawcą), być może będziesz musiał zwrócić podatki od zatrudnienia, które powinieneś był zapłacić za tego pracownika.
• Jeśli pracownik uważa, że ​​jest pracownikiem, który został błędnie sklasyfikowany jako wykonawca, może wypełnić formularz 8919, który zgłasza do IRS niepobrane podatki na Medicare i Social Security.

Fajną rzeczą jest to, że istnieją przepisy na wypadek błędnej klasyfikacji pracowników – nie, że powinieneś, ale na wypadek popełnienia błędu. Jeśli możesz udowodnić, że istniał uzasadniony powód, aby traktować pracownika jako pracownika, a nie kontrahenta, możesz kwalifikować się do ulgi podatkowej. W takich sytuacjach najlepiej jest zajrzeć do publikacji IRS 1976 w celu uzyskania wymagań kwalifikacyjnych.

Decydowanie między niezależnymi wykonawcami a pracownikami

Teraz, gdy znasz różnicę między wykonawcami a pracownikami, obowiązki podatkowe dla każdego z nich oraz konsekwencje błędnej klasyfikacji pracowników, skąd wiesz, jaka jest właściwa decyzja dla Twojej firmy? To zależy. Wyboru należy dokonywać indywidualnie.

W przypadku niektórych specjalistów jest mało prawdopodobne, że będziesz potrzebować ich usług w pełnym wymiarze godzin, a na pewno nie będziesz chciał odpowiadać za narzędzia i inne rzeczy, których potrzebują do wykonywania swojej pracy (dotyczy to profesjonalistów, takich jak prawnicy, hydraulicy i elektrycy ). Teoretycznie powinieneś potrzebować tych usług tylko raz na jakiś czas, więc najlepiej jest zatrudniać, gdy zajdzie taka potrzeba.

Oto kilka innych czynników do rozważenia:

• Dokładnie analizuj koszty. W wielu przypadkach okaże się, że kontrahenci są w rzeczywistości bardziej opłacalni, mimo że ich koszty ogólne są uwzględnione w opłatach, które płacisz tylko dlatego, że nie ponosisz odpowiedzialności za podatki, świadczenia lub sprzęt. Uwzględnij płace, podatki, świadczenia i wszystkie inne koszty związane z zatrudnieniem i porównaj je ze stawkami wykonawców.
• Zastanów się, ile czasu zajmie dana praca. Na przykład, jeśli potrzebujesz menedżera mediów społecznościowych tylko do pracy nad strategią marketingową przez godzinę lub dwie dziennie, wykonawca może być najlepszym wyborem. Podobnie, jeśli masz stosunkowo niewielką liczbę pracowników, możesz zlecić zadania związane z zasobami ludzkimi na zewnątrz. Jeśli jednak Twój dział kadr wymaga, aby ktoś był dostępny przez cały czas, aby odpowiadać na pytania dotyczące świadczeń, listy płac itp., lepszym rozwiązaniem może być pracownik pełnoetatowy.
• Zastanów się, jak długo będziesz potrzebować pracownika. Rzeczy takie jak praca sezonowa lub jednorazowe projekty, takie jak niestandardowe oprogramowanie ERP, najlepiej radzą sobie z wykonawcami, którzy oczekują przejścia z pracy do pracy. Stałe stanowiska są jednak lepiej obsadzane przez stałych pracowników.
• Pomyśl o tym, jak Twoja firma wygląda na osoby z zewnątrz. Jeśli stale przejeżdżasz przez pracowników tymczasowych w celu zaspokojenia potrzeb pracowniczych, będziesz mieć wysoki wskaźnik rotacji, co prowadzi do spadku publicznego postrzegania Twojej firmy. Zadowoleni, lojalni pracownicy mają tendencję do szerzenia dobrego słowa i sprawiania, że ​​Twoja firma wygląda świetnie.

Wybór między niezależnymi wykonawcami i pracownikami należy do Ciebie i tylko do Ciebie — i będziesz musiał oprzeć swoje decyzje na różnych czynnikach. Jeśli Twoja mała firma jest taka jak większość, prawdopodobnie uzyskasz dobrą równowagę zarówno między pracownikami, jak i kontrahentami.